Grundorsaksanalys: En Djupdykning i Problemlösning
Oavsett hur noggranna vi är i vår planering eller hur strömlinjeformade våra system är, kommer problem att uppstå i alla projekt. Lyckligtvis finns det en kraftfull metod, känd som grundorsaksanalys (RCA), som kan hjälpa dig att identifiera och hantera dessa utmaningar effektivt.
Erfarna projektledare och företagsledare använder RCA-metoden för att undersöka problem som potentiellt kan skada verksamheten. Genom att identifiera de grundläggande problemen kan vi inte bara hitta lösningar utan också förebygga att liknande problem uppstår i framtiden.
Oavsett om du är verksamhetschef, projektledare, affärsutvecklare eller praktikant, är det viktigt att förstå RCA-metoden och de verktyg och mallar som underlättar processen.
Läs vidare för att få grundläggande och avancerad information om RCA. Du kommer även att upptäcka användbara mallar för grundorsaksanalys som kan hjälpa dig genom din projektledningskarriär.
Vad innebär en grundorsaksanalys?
RCA är en systematisk process för att identifiera de underliggande orsakerna till problem och flaskhalsar, med syftet att utveckla effektiva lösningar. Istället för att bara behandla symptom, strävar RCA efter att förebygga och lösa de faktiska problemen.
Ett team kan använda RCA genom att följa en uppsättning principer, metoder och tekniker. Genom att formulera processen på rätt sätt kan teamet dra nytta av RCA för att identifiera de problemorsakande faktorerna i alla affärstrender, projekt eller händelser.
Ett system för grundorsaksanalys hjälper dig att identifiera kärnan i ett problem eller avbrott i en organiserad process. Till exempel kommer hanteringen av kundtjänstärenden eller tillverkningen av varor alltid att stöta på utmaningar. RCA och dess dokumentation fungerar som ditt vapen för att bekämpa dessa nya problem.
Nästan alla branscher använder detta verktyg för att avslöja de djupare problemen som ligger bakom verksamheter eller tjänsteprocesser. Det är inte ekonomiskt hållbart att lösa samma problem om och om igen. Därför är det avgörande att identifiera grundorsaken och åtgärda den en gång för alla genom RCA-tekniken.
Varför är grundorsaksanalys så viktig?
#1. Minskade kostnader
Låt oss säga att otillräckligt underhåll av fabriksmaskiner leder till att rörliga delar går sönder. Att ständigt kontakta tillverkaren för utbyte ökar kostnaderna. Genom att istället utföra en RCA för att identifiera den grundläggande orsaken till felen, kan du spara både tid och pengar.
#2. Identifiering av brister och grundorsaker
Oavsett om ditt företag hanterar produkter, tjänster, processer, teknik eller system, kan en RCA före produktlansering hjälpa dig att identifiera designfel. Genom att åtgärda dessa fel och leverera högkvalitativa produkter eller tjänster vinner du kundernas förtroende.
#3. Utveckla effektiva felsökningsprocesser
RCA-dokument fungerar som en resurs för alla som är involverade i processen och kan hjälpa dem att lösa framtida problem. Du behöver inte anlita en expert eller betala en tredje part varje gång ett tidigare problem dyker upp igen.
#4. Säkerhetsförbättringar på arbetsplatsen
De flesta arbetsplatser med verksamhetskritiska och riskfyllda uppgifter använder RCA för att identifiera potentiella säkerhetsbrister. Detta hjälper organisationer att följa både lokala och internationella säkerhetskrav.
#5. Snabbare lansering av produkter
Genom att genomföra en noggrann RCA innan tillverkningsprocessen påbörjas kan du åtgärda designfel som ofta upptäcks av slutanvändare. Detta möjliggör snabbare lansering av kvalitetsprodukter jämfört med konkurrenterna.
#7. Omedelbar respons på problem
RCA hjälper företag att utveckla standardrutiner (SOP) för säkerhetsfrågor, programavbrott, processavbrott, naturkatastrofer med mera. Med tydliga SOP:er kan teamet agera snabbare och effektivare vid både nya och gamla problem.
Viktiga delar i en mall för grundorsaksanalys
När du skapar en RCA-mall eller anpassar en befintlig, se till att inkludera följande element:
#1. Beskrivning av händelsen
En detaljerad SOP för händelsebeskrivning bör ingå i en RCA-mall. Det är viktigt att ha ett företagsomfattande format där personal eller chefer kan ange händelsedetaljer som datum, tid, definition av incidenten, vittnen, offer etc.
#2. Tidslinje för händelser
Tidslinjen bör innehålla en grundlig beskrivning av alla händelser före, under och efter att incidenten eller problemet inträffade. Denna information hjälper till att identifiera de underliggande orsakerna. Tidslinjen kan inkludera information som tid, datum, involverade personer, skadade maskiner och förlorad data.
#3. Metod och undersökningsteam
Framgången för RCA-processen beror på dess metodik och det team som utför analysen. RCA-metoden bör följa standardprinciper, verktyg och mallar. Beroende på produktionsprocessen eller tjänsteleveranssystemet kan vissa parametrar behöva anpassas.
Efter att RCA-processen är klar, sammanställ ett RCA-dokument och dela det med olika avdelningar för granskning och feedback. Analysera feedbacken och använd den för att utforma den slutliga mallen för grundorsaksanalys som avdelningen eller företaget kommer att använda.
Samla ett team av erfarna personer från processen och förklara RCA-proceduren för dem. Detta team kommer att ansvara för att följa den föreslagna RCA-metoden.
#4. Grundorsaker och undersökningsresultat
När du väl genomfört RCA-processen, måste du undersöka problemen noggrant på en detaljerad nivå. Återigen är det viktigt att ha ett dedikerat team för detta arbete, vilket kan bestå av verksamhetschefer, processmedarbetare, ingenjörer, dataspecialister m.fl., beroende på verksamheten.
Utredningsprocessen kräver förhandsgodkända rutiner för dataregistrering, analys och rapportering.
#5. Handlingsplan för korrigering
När utredarna har identifierat lösningar på de problem som uppdagats under RCA-processen, måste dessa förslag dokumenteras. Utveckla en ytterligare SOP för att utbilda berörda medarbetare i hur de ska hantera sådana händelser i framtiden.
Ibland behöver företag få dessa SOP:er godkända av tekniska chefer, kvalitetskontrollansvariga och fabrikschefer för att säkerställa att alla är uppdaterade.
Populära verktyg för grundorsaksanalys
#1. Pareto-diagram
Detta verktyg, även känt som 80/20-regeln, används för att visualisera frekvensen av incidenter och deras kumulativa effekter. Enligt Vilfredo Pareto, skaparen av diagrammet, orsakar 20 % av potentiella fel 80 % av problemen i en process.
Med hjälp av diagrammet kan du fokusera på de 20 % av din produkt eller tjänst som sannolikt kommer att orsaka de flesta fel eller avbrott.
Pareto-diagrammet är i huvudsak ett stapeldiagram som visar orsakerna och frekvensen av fel. Om diagrammet är korrekt utformat, visar det tydligt snedfördelningen mellan fel och orsaker. Processledare brukar bli förvånade över hur små faktorer orsakar de flesta fel.
#2. 5 Varför
Detta är en enkel metod för att genomföra en RCA. Skapa en mall för grundorsaksanalys med frågor baserade på ”varför”. Ofta behöver du bara ställa frågan ”varför” fem gånger för att komma fram till grundorsaken till ett process- eller produktfel.
Vissa 5 Varför-baserade analyser kan dock behöva fler än fem frågor. Eftersom processen kräver utredningsförmåga och ifrågasättande, bör du följa en företagsomfattande process. Annars riskerar du att få otillförlitliga resultat.
En 5 Varför-analys startar med en problemformulering, följt av fem frågor om det aktuella problemet. Till exempel, ”varför slutade en kundtjänstmedarbetare att hantera ärenden?”. Om svaret är ”internet”, ställer du frågan ”varför fungerade inte internet?”. Fortsätt att ställa fler frågor tills du når grundorsaken.
#3. Fiskbensdiagram
Ishikawa-diagrammet, eller fiskbensdiagrammet, är en annan populär visuell metod för RCA. Det färdiga diagrammet liknar ett fiskben, vilket gett verktyget dess namn. Verktyget skapades av Kaoru Ishikawa, en välkänd innovatör inom kvalitetsledning från Japan.
I diagrammet representerar den högra eller vänstra delen problemet eller felet. Du drar sedan en rak linje och inkluderar kategorier av potentiella orsaker som rutiner, miljö, människor, utrustning etc. Inom dessa avsnitt måste du sedan placera de detaljerade orsakerna.
Företag använder oftast fiskbensdiagrammet för att analysera problem som är okända eller som aldrig har inträffat tidigare. Experter använder också verktyget för att analysera komplexa problem, utforska olika aspekter av grundorsaken och identifiera flaskhalsar i processen.
#4. Spridningsdiagram
Spridningsdiagram är ett RCA-verktyg som används för att skapa processrelaterade RCA-mallar för komplexa problem. När det finns fler grundorsaker än vad 80/20-regeln förväntar sig, behöver du visualisera sambandet mellan orsak och verkan.
Spridningsdiagram är ett flitigt använt verktyg för att hitta korrelationer mellan kvantifierbara variabler. Du skapar ett diagram med orsakerna och effekterna som variabler. Effekterna placeras på X-axeln och orsakerna på Y-axeln.
Om det resulterande diagrammet visar en kurva eller en rät linje, finns det en korrelation mellan komponenterna. Om ingen korrelation finns, behöver du justera variablerna på X-axeln.
#5. FMEA
Felläges- och effektanalys, eller FMEA, är ett populärt verktyg för RCA bland produktutvecklare och designers. Det hjälper teamet att identifiera potentiella problem innan produkten tillverkas i stor skala. Vanligtvis används en eller två prototyper för att identifiera designfel och andra problem.
Därefter genomförs en felanalys på prototypen för att identifiera alla möjliga fel. Dessa fel kan sedan dokumenteras i en annan tabell, där grundorsakerna identifieras och en effektanalys genomförs.
Du har nu lärt dig grunderna i grundorsaksanalys och dess verktyg. Nedan följer några användbara mallar för analysverktygen (RCAT) från följande kostnadsfria resurser:
Smartsheet
Du känner kanske redan till Smartsheet som ett ledande verktyg för digital arbetsplats, fjärrsamarbete och automatisering av arbetsflöden. Du kanske blir överraskad över att veta att du även kan använda deras mallbibliotek för att skapa effektiva RCA-dokument.
Smartsheet erbjuder olika typer av mallar för grundorsaksanalys som passar väl in i många affärsprojekt eller arbetsplatser. Till exempel erbjuder de tillgång till följande:
- Enkel RCA-mall
- Six Sigma DMAIC-metod för RCA
- RCA-mall baserad på 5 Varför-verktyget
- Kartläggning av grundorsaker inom sjukvården
- RCA för ett kemiföretag
Ovanstående mallar är tillgängliga i olika format som Microsoft Word-filer, Microsoft Excel-mallar och Adobe PDF-filer. Du kan enkelt ladda ner dessa format utan problem.
Guru
Gurus mall för RCA-proceduren är en annan pålitlig källa för att skapa RCA-dokument för företag. De erbjuder olika gratis exempel och verktyg för RCA-metoden, till exempel:
- Ett Pareto-diagrambaserat RCA-dokument för att identifiera problem som brist på utbildning, för få servicecenteranställda och bristfälliga förberedelser som orsakar problem för företaget.
- 5 Varför-tekniken för att identifiera varför ditt företags personalomsättning är högre än marknadsgenomsnittet eller konkurrenterna.
- Ett fiskbensdiagram som ett RCA-verktyg för att identifiera nya eller okända grundorsaker.
- Six Sigma och DMAIC för RCA
- FMEA för att identifiera problem som uppstår under en produkts utvecklingscykel.
TemplateLab
TemplateLab är en annan bra resurs för olika mallar inom konst, fastigheter, affärer, juridik, ekonomi med mera. Därför kan du även lita på denna resurs för högkvalitativt RCA-material som formulär, exempel och mallar.
Materialet på den här plattformen är lättillgängligt och kan enkelt laddas ner. Du hittar RCA-dokument i olika format som Adobe PDF, Microsoft Excel och Microsoft Word.
RCA-biblioteket erbjuder exempel från verkligheten, såsom RCA-utredningsrapporter, tomma formulär för RCA-datainsamling, RCA-dokument för nybörjare, RCA genom fiskbensdiagram och RCA för ett affärsutvecklingsteam.
Det är enkelt att redigera mallarna när du laddar ner Word- eller Excel-filer. Om du laddar ner PDF-filer behöver du använda ett PDF-redigeringsprogram för att anpassa dokumenten.
Sammanfattning
I den här artikeln har vi gått igenom en djupgående diskussion om grundorsaksanalys. Vi har även gått igenom några av de viktigaste verktygen och mallarna som kan användas i verkliga situationer.
Du bör känna dig mer säker och kompetent när det gäller att lösa problem på arbetsplatsen eller i projekt med hjälp av grundorsaksanalys.
Du kanske också är intresserad av dessa strukturverktyg för arbetsuppdelning för projektledning.