Att förstå vilka intressenter som finns, deras engagemang och hur de påverkar ett projekt är en nyckelfaktor för dess framgång. Detta har lett till att intressentkartor blivit ett allt populärare verktyg.
Företag kan ibland oväntat stöta på risker i sina projekt och uppleva svårigheter med att hantera de centrala aktörerna och deras inflytande på projekten. Kommunikationsproblem kan också försvåra samarbetet om det inte hanteras korrekt. Det är därför fördelaktigt att hitta metoder för att bedöma dessa risker och effekter genom effektiva kommunikationskanaler.
En välgjord intressentkarta kan hjälpa dig att hantera dina intressenter effektivt, bedöma deras intressen och inflytande samt bryta ner stuprör i dina projekt, vilket ökar chansen till ett framgångsrikt slutförande.
Som tur är behöver du inte rita dessa kartor manuellt, eftersom det finns en mängd programvaruverktyg som kan hjälpa dig.
I den här artikeln går vi igenom vad intressentkartor är, hur de kan vara till nytta och några verktyg för intressentkartläggning som kan hjälpa dig att skapa effektiva kartor.
Låt oss börja!
Vad är en intressentkarta?
En intressentkarta är en grafisk representation av hur intressenter är relaterade till ett projekt eller en organisation.
Denna karta kan även illustrera hur dessa relationer förändras över tid. Genom att studera kartan kan du analysera vilken inverkan intressenter har på projektet och organisationen, samt hur organisationen eller projektet påverkar intressenterna. Det är alltså en ömsesidig relation.
En intressentkarta konstrueras vanligtvis med två axlar. X-axeln visar intressenternas inflytande, medan y-axeln visar deras intresse. Den kvadrant där en intressent placeras bestämmer frekvensen, intensiteten och graden av engagemang.
Kartan visualiserar de personer som är involverade i och påverkas av ett projekt, vilket ger en klar bild av intressentgrupper, intressen och drivkrafter.
När du skapar en intressentkarta är det viktigt att tänka på följande:
- Kartan ska vara detaljerad och ge en fullständig översikt över alla relevanta intressenter.
- Den ska vara lätt att förstå, inte komplex eller svårtolkad.
- Informationen ska vara tydlig och lättillgänglig så att berörd personal snabbt kan fatta beslut.
- Intressenter bör organiseras i grupper baserat på inflytande, natur och gemensamma intressen.
Varför är intressentkartläggning viktigt?
Här följer några fördelar med att skapa intressentkartor för din organisation och dina projekt:
Identifiera nyckelpersoner: Intressentkartor underlättar identifieringen av viktiga intressenter, inklusive de som är avgörande för projektets framgång.
Du kan snabbt få en överblick och förstå vem du behöver informera, följa upp eller engagera i olika faser av projektet. Detta säkerställer att projektet slutförs i tid och med minsta möjliga störning.
Bättre beslutsfattande: Med en intressentkarta har du all viktig information om intressenterna. Därför kan du snabbare fatta bättre beslut och dra nytta av deras fulla potential genom att engagera dem på rätt sätt.
Om något går fel kan du reagera snabbt med välgrundade beslut för att skydda organisationen från eventuella risker och skador.
Effektiv projektstyrning: Kartan hjälper dig att analysera intressenternas makt och intresse. Med denna insikt kan du utveckla strategier och anpassa projektplanen. Det hjälper teamet att hålla sig till planen och säkerställa ett framgångsrikt slutförande inom tidsramen.
Ökad produktivitet: Genom att identifiera och bedöma projektets intressenter kan du skapa en produktiv engagemangsplan. Det gör att teamet kan fokusera ansträngningar, tid och resurser på rätt ställen, och bibehålla företagets rykte.
Förbättrad kommunikation: Genom att kategorisera intressenter baserat på intresse, nivå och andra faktorer kan roller fördelas. Detta säkerställer att alla följer samma strategi och ansvarsfördelning.
Detta möjliggör effektiv kommunikation mellan intressenterna och med organisationen utan förvirring eller missförstånd.
När används intressentkartor?
Intressentkartor kan användas i en mängd situationer, bland annat:
- Vid planering av lanseringen av en produkt eller tjänst kan du kartlägga intressenter och utveckla strategier.
- Inför en ny marknad eller geografisk plats är marknadsundersökningar viktiga, och intressentkartor kan hjälpa dig med detta.
- Du kan använda intressentkartor i samband med marknadsföringsstrategier, till exempel reklamkampanjer eller lojalitetsprogram.
Hur skapar man en intressentkarta?
Modern teknik har förenklat skapandet av intressentkartor. Det finns flera verktyg för intressentkartläggning som gör det enkelt att skapa bra kartor.
Men hur går man tillväga?
Det finns några steg du bör ta innan du börjar skapa kartan.
Här är en tre-stegsguide för hur du skapar en intressentkarta:
#1. Identifiera dina intressenter
Det första steget är att identifiera de viktigaste intressenterna. Börja med att organisera dem i tre kategorier: ledare, medarbetare och indirekta intressenter.
- Ledare: I denna kategori ingår beslutsfattare och ledare som påverkar projektets livscykel. De är direkt kopplade till projektet och har störst inflytande på organisatoriska och tekniska aspekter.
- Medarbetare: Här ingår projektledare, deras team och andra nyckelavdelningar, men även externa intressenter som kunder, myndighetspersoner och leverantörer.
- Indirekta intressenter: Denna grupp utgörs av personer som följer projektets utveckling på avstånd. De är kanske inte intresserade av projektet just nu men kan komma att engagera sig längre fram.
#2. Utför en intressentanalys
Analysera graden av engagemang för varje intressent i projektet. Bedöm deras intressen, möjliga påverkan och inflytande. Fundera på hur de kan påverkas positivt eller negativt och hur de kan bidra till projektet. Analysera även deras drivkrafter och använd denna information för att skapa grupper och strategier.
#3. Vidta åtgärder
Välj ett passande tillvägagångssätt för att skapa kartan baserat på intressenternas intresse och makt. Utveckla även effektiva kommunikationsplaner.
När du har koll på konceptet och hur du skapar en intressentkarta, välj ett kartläggningsverktyg för att skapa en karta som på ett tydligt sätt representerar dina intressenter.
Här är några bra alternativ:
Miro
Med Miros verktyg för intressentkartläggning får du koll på vilka som påverkar projektet och kan öka deras engagemang. Du kan skapa och samarbeta på kartor enkelt, och centralisera kommunikationen i tvärfunktionella team.
Den smidiga dra-och-släpp-funktionen gör designprocessen enkel. Med en oändlig arbetsyta, färdiga mallar, kraftfulla plattformsfunktioner och en stor uppsättning widgets kan teamet brainstorma effektivt. Miro erbjuder verktyg för kundberättelser, reseplaner, sprintplanering, retros, wireframing med mera.
Förutom färdiga mallar kan du skapa anpassade ramar och mallar. Arbeta fritt och utveckla din kreativitet. Använd post-it-lappar, former, frihandspenna, smarta ritverktyg och pilar.
Arbeta bättre med team som är utspridda geografiskt under brainstorming, workshops, processer och beslutsfattande. Använd arbetsytor med synkront och asynkront samarbete som om alla var på plats. Se hur kollegor interagerar med anslagstavlor.
Du kan enkelt dela kartor och dokument direkt från instrumentpanelen. Få även feedback, granskningar och godkännanden med chatt, kommentarer och inbäddade videor. Skapa ett nav för att underlätta tvärfunktionellt samarbete med olika verktyg.
Standardisera processer och skala dem i hela företaget för en sund digital transformation, oavsett var dina teammedlemmar befinner sig. Miro erbjuder säkerhet genom SSL-kryptering, revisionslogg, SSO, domänfiltrering och avancerad användarhantering. Miro är kompatibelt med PCI, GDPR och SOC-2. Det integreras med över 20 tjänster, inklusive Slack, Teams och Dropbox.
Moqups
Moqups är ett utmärkt verktyg för att skapa intressentkartor med färdiga mallar som hjälper dig att prioritera, identifiera och förstå viktiga intressenter i alla dina projekt.
Genom att analysera kartan kan du försäkra dig om att dina projekt får en bra start och garantera delaktigheten från viktiga aktörer från början. Med hjälp av mallarna kan teamet involvera viktiga personer i ett tidigt skede och öka chanserna till projektets framgång.
Verktyget lägger även en bra grund för kommunikation och engagemang i teamet. Kartor skapade i Moqups hjälper dig att prioritera intressenter och säkerställer att resurser används effektivt.
Identifiera och förebygg risker från intressenter som kan känna sig åsidosatta. Du kan även länka intressentkartor till andra visualiseringar, som wireframes, diagram och mockups. Skapa ditt arbetsflöde och avlägsna hinder i en och samma applikation.
Smaply
Med programvaran för intressentkartläggning Smaply får du en bättre förståelse för intressenternas perspektiv och kan hantera deras förväntningar. Du kan visualisera dina produkters ekosystem och hitta kopplingar.
Med Smaply kan du se vilka intressenter som påverkar ditt arbete och hur de är sammankopplade. Analysera hur viktiga intressenter interagerar, deras inflytande på din produkt/tjänst, och använd informationen för att förbättra dina erbjudanden.
Organisera intressenter i olika kategorier, som viktiga, nödvändiga eller intressanta, och identifiera om de är internationella, nationella eller lokala. Använd filter för att se specifika relationer och förstå intressenternas roller. Du kan anpassa din kommunikation till intressenternas intressen.
Högupplösta kartor från Smaply är perfekta för workshops. Bestäm vilka intressenter du ska fokusera på och skapa olika typer av kartor för andra produkter. Koppla intressenter till en reseplan och se hur de kan påverka användarens upplevelse.
Lägg till intressenter, länka dem med dra-och-släpp-funktionen och flytta runt dem på kartan. Skriv ut din karta och använd den i nästa workshop.
Lucidchart
Använd Lucidchart, ett utmärkt designverktyg, för att skapa intressentkartor. Det erbjuder många mallar för att identifiera intressenter och relationerna mellan dem. Du kan även använda det för att förstå deras intresse för ett specifikt projekt.
Identifiera hur mycket engagemang som krävs för varje intressent i ett projekt. Använd färdiga kartmallar och anpassa dem efter dina behov. Lucidchart säkerställer att din data är skyddad och privat. Verktyget använder 256-bitars krypterad anslutning genom TLS 1.2 och AES-256-kryptering för dataskydd.
Amazons tjänster för nyckelhantering skyddar de kryptografiska nycklarna som används av Lucidchart. Lucidchart är kompatibelt med GDPR, CCPA, PCI och SOC 2 och certifierat med Swiss-US och EU-US Privacy Shield. Integrera med Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip med flera.
Mural
Med Mural kan du använda hundratals färdiga mallar för intressentkartläggning och börja analysera nyckelpersoner i ditt projekt. Verktyget är användbart för både team och kunder och minimerar förvirring om ansvarsområden.
Mural gör visuellt samarbete enkelt i en dynamisk och delad miljö. Verktyget är intuitivt och enkelt att lära sig med kraftfulla funktioner som passar alla, oavsett kompetensnivå.
Använd post-it-lappar och text för att lägga till tankar, feedback och idéer. Skapa diagram med olika kopplingar och former för att visualisera komplexa arbetsflöden. Det finns även ett stort galleri med ikoner som du kan söka i.
Mural har ramverk som låter dig organisera idéer på ett effektfullt sätt. Dra och släpp bilder och GIF-filer och förbättra samarbetsprocessen. Du kan skriva och skissa fritt för att maximera kreativiteten.
Använd timern för att schemalägga aktiviteter och se till att alla tittar på samma saker samtidigt. Guida deltagare med instruktioner, dölj eller visa nästa steg. Använd superlåset för att fixera objekt.
Fira med konfetti, fokusera på positiva ögonblick och använd privat läge för att främja individuell input. Mural erbjuder flera sätt att kommunicera med teamet och dela diagram med hyperlänkar. Det stöder även kommentarer och textchatt.
Bygg effektiva arbetsflöden genom att integrera Mural med Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira med mera. Säkerheten är hög och följer de senaste protokollen, globala standarderna och mångsidiga säkerhetsmetoderna.
Slutsats
Oavsett om du planerar att lansera en ny produkt/tjänst eller går in på en ny marknad, är det viktigt att förstå och hantera intressenterna för att nå framgång.
Använd verktyg för intressentkartläggning för att visualisera intressenterna och hantera dina resurser och deras potential effektivt.