Shadow IT blir allt vanligare idag i organisationer världen över i takt med att nya och förbättrade tekniker och verktyg växer fram och blir lättillgängliga.
Föreställ dig detta: Medan du flitigt har följt alla protokoll, finns det en parallell värld av teknik som lugnt frodas inom din organisations väggar. Det kallas shadow IT.
Det involverar anställda som använder obehöriga verktyg för att utföra uppgifter, vilket kan öka deras produktivitet och effektivitet men också inkluderar sårbarheter och risker som dataintrång, efterlevnadsutmaningar och operativa komplikationer.
Därför är det viktigt att hitta den rätta balansen mellan att introducera nya idéer och att säkerställa säkerheten när man omsätter dessa åtgärder i praktiken.
I den här artikeln kommer jag att diskutera shadow IT i detalj, varför det händer, dess potentiella risker och hur man upptäcker och minskar dem för att möjliggöra säkerhet.
Låt oss börja!
Innehållsförteckning
Vad är Shadow IT?
Shadow IT hänvisar till användningen av teknologier, verktyg och mjukvarulösningar av avdelningar och anställda inom en organisation utan att IT-avdelningen vet eller erhållit officiellt godkännande från dem.
I enklare termer är det som att använda appar eller program som ditt företag inte har godkänt för att utföra företagsrelaterade uppgifter. Shadow IT kan härröra från behoven hos enskilda medarbetare eller avdelningar som inte är nöjda med tillgängliga IT-system. De kan tycka att vissa verktyg är mer bekväma eller användbara för att slutföra sina uppgifter.
Anta att du använder en fildelningsapp för att samarbeta i ett projekt eftersom den är användarvänlig, även om ditt företag har en annan godkänd plattform för detta ändamål. Det är skugga IT i aktion.
Även om det kan verka ofarligt eller kan ge bättre produktivitet, kan användningen av dessa verktyg få betydande konsekvenser. Eftersom de inte verifieras av ditt IT-team kan de ha sårbarheter eller sakna adekvata säkerhetsåtgärder. Detta kan resultera i dataexponering, potentiella intrång eller andra cyberattacker.
Därför är det viktigt att förstå shadow IT, ta reda på om någon utövar det i din organisation och mildra det så snart som möjligt för att upprätthålla en säker digital miljö inom din organisation.
Reasona Behind Shadow IT
Vissa anställda och avdelningar använder skugg-IT av flera skäl som verkar bra till en början men som kan ha allvarliga konsekvenser för din organisations IT-infrastruktur och datasäkerhet.
Här är några anledningar bakom shadow IT:
Okända processer
Ibland kan de officiella vägarna för att få nya verktyg i ett företag vara ganska komplexa och tidskrävande. Det är förståeligt att anställda, som är fokuserade på effektivitet, kan tycka att detta är frustrerande.
Som ett resultat kan de vända sig till skugga IT och börja använda ett annat verktyg som tjänar syftet men utan officiellt godkännande. De använder denna genväg för att lösa problem och öka produktiviteten, även om det kommer med potentiella säkerhetsrisker.
Speciella behov
Olika avdelningar på ett företag har olika behov som de godkända mjukvarulösningarna inte kunde tillgodose. Det är som att försöka passa i någon annans klänning.
När anställda möter den här situationen kan det leda till frustrationer och förlust av produktivitet. Som ett resultat kan de gå på egen jakt efter verktyg som kan passa deras behov perfekt. I slutändan slutar de med att använda programvara i hemlighet som deras företag inte officiellt erkänner eller godkänner.
Enkel användning
Anta att du hittar ett verktyg som är superenkelt att använda, som en smartphone-app. Om det är tillgängligt online kan anställda hoppa på första chansen att använda det, även om det inte är officiellt godkänt.
Detta beror på att det är snabbt och bekvämt att använda för att utföra uppgiften – lite som att ta en genväg genom en bakre passage istället för att följa huvudvägen.
Produktivitetsluckor
Ibland ser anställda hur de kan arbeta bättre eller snabbare, men företagets godkända verktyg räcker inte riktigt. Det är här shadow IT kommer in.
De kanske börjar använda andra verktyg som de hittar på egen hand, och tror att det kommer att hjälpa dem att göra sitt jobb bättre. Haken är att dessa verktyg kanske inte är säkra eller säkra.
Omedvetenhet om policyer
Företagets regler och riktlinjer kan vara lätta att missa, även av de bästa anställda. Dessutom kanske vissa anställda inte känner till vissa IT-policyer, så de letar efter lösningar själva. Det är som att försöka fixa något hemma utan att läsa bruksanvisningen först.
Företräde för bekanta verktyg
Tänk på att använda dina favoritverktyg på jobbet, de du verkligen är van vid. Vissa anställda kan ta med system eller verktyg från sina tidigare jobb eller personliga liv till sitt nuvarande arbete utan att inse att dessa verktyg kanske inte är säkra. Detta är uppenbart i fallet med organisationer som använder BYOD-policyer.
Tryck att leverera
När det är en snäv deadline kan de anställda känna värmen att slutföra sina uppgifter så snabbt som möjligt. Detta tryck kan få dem att hitta och använda verktyg som de tror kommer hjälpa dem att nå sina mål snabbare, även om dessa verktyg inte är officiellt tillåtna.
Brist på träning
Om ett företag introducerar nya verktyg men inte visar de anställda hur de ska användas på rätt sätt, är det som att ge någon en ny pryl utan en bruksanvisning. I det här fallet kan anställda falla tillbaka på verktyg de redan känner till, även om de inte är officiellt sanktionerade.
Risker och konsekvenser av Shadow IT
Att använda shadow IT kan från början verka bekvämt, men det medför inneboende risker och konsekvenser som kan påverka din organisation avsevärt.
Dataintrång
När anställda använder ogodkända verktyg ökar risken för ett dataintrång. Sådana verktyg kan sakna de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda känslig information.
Brist på kontroll
Shadow IT fungerar ofta tyst utan IT-avdelningarnas vetskap. Denna brist på synlighet gör att organisationer har begränsad kontroll och tillsyn över programvaran som används.
Tyvärr kan detta leda till olika utmaningar såsom inkonsekvenser i datahantering, efterlevnadsfrågor och till och med konflikter med organisationens övergripande IT-strategi.
Kompatibilitetsproblem
Olika verktyg som används genom shadow IT kanske inte är kompatibla med varandra eller organisationens befintliga system. Detta kan skapa integrationsproblem, hindra samarbete och produktivitet. Det är som att använda pusselbitar från olika uppsättningar – de passar helt enkelt inte ihop.
Reglerad bristande efterlevnad
Många branscher har strikta regler och riktlinjer när det gäller datasekretess och säkerhet. När anställda använder verktyg utan IT-avdelningens vetskap kan de av misstag bryta mot dessa regler. Resultatet kan bli dryga böter och skadat rykte.
Ökade kostnader
Attraktionen av gratis eller lågkostnadsappar kan vara frestande, men de dolda kostnaderna kan öka. IT kan behöva allokera resurser för att åtgärda kompatibilitetsproblem, tillhandahålla support och säkerställa säkerhet för verktyg de inte ens kände till. Det är som att köpa en budgetpost som till slut kostar mer i reparationer och underhåll.
Förlust av produktivitet
Ironiskt nog kan de bästa verktygen som är avsedda att öka produktiviteten sluta göra tvärtom. När verktyg inte officiellt stöds lägger anställda tid på att felsöka problem istället för att fokusera på sina faktiska uppgifter. Det är som att köra på en avvikelse som tar längre tid än huvudvägen.
Rykteskada
Föreställ dig att ett intrång inträffade på grund av skugg-IT, och nyheterna om incidenten sprids. Organisationens rykte kan få en törn. Kunder, partners och intressenter kan förlora förtroende, vilket påverkar affärsrelationer och framtida möjligheter.
Problem inom felsökning och support
När anställda använder olika verktyg utan IT:s kunskap kan det skapa problem vid felsökning och leverans av kvalitetssupport. Om problem uppstår kanske IT-avdelningen inte har expertis eller resurser för att ge effektivt stöd för dessa obehöriga verktyg. Detta kan leda till långa driftstopp, frustrerade medarbetare och projektförseningar.
Förlust av centraliserad datastyrning
I en officiell IT-konfiguration är datastyrning och hantering centraliserad, vilket säkerställer konsekvens, säkerhet och noggrannhet. Med shadow IT kan data spridas över olika verktyg, plattformar och enheter. Denna förlust av centraliserad kontroll kan resultera i förvirring, fel och till och med juridiska skyldigheter om korrekta register inte upprätthålls.
Metoder för att upptäcka Shadow IT
Att upptäcka skugg-IT inom din organisation är avgörande för att upprätthålla datasäkerhet och driftskontroll. Här är några effektiva metoder för att identifiera instanser av shadow IT:
#1. Regelbundna revisioner
För att säkerställa att organisationens tekniklandskap överensstämmer med godkända verktyg måste du genomföra periodiska revisioner.
Genom att jämföra listan över aktuell programvara med de officiellt sanktionerade kan du identifiera skillnader eller icke godkända applikationer. Dessa granskningar fungerar som en proaktiv åtgärd för att upprätthålla kontrollen över teknikmiljön och förhindra antagandet av obehöriga verktyg som kan äventyra säkerhet och efterlevnad.
#2. Användarundersökningar
Användarundersökningar är ett direkt sätt att involvera anställda i att förstå de tekniska lösningar de använder dagligen. Dessa undersökningar ger värdefull information för att identifiera instanser av skugg-IT, där anställda använder programvara som inte känns igen av IT-avdelningen.
#3. Nätverksövervakning
Nätverksövervakning innebär att noggrant observera dataflödet inom en organisations nätverksinfrastruktur. IT-team kan identifiera otillåten programvara eller verktyg genom att vara noggrann uppmärksam på eventuella oregelbundna eller oväntade mönster i nätverkstrafiken.
#4. Slutpunktsövervakning
Slutpunktsövervakning är en process som involverar installation av specialiserad övervakningsprogramvara på anställdas enheter. Denna programvara kan enkelt spåra och registrera alla verktyg och tjänster som är installerade på anställdas enheter.
Genom att jämföra de registrerade ansökningarna med organisationens godkända lista kan du upptäcka avvikelser.
#5. Analys av åtkomstloggar
Att analysera åtkomstloggar innebär att noggrant granska poster, som obehöriga verktyg, individer som använder dem och tidpunkten för varje åtkomst.
#6. Övervakning av molntjänster
Idag underlättar molnteknik enkel tillgång till en mängd olika verktyg som anställda kanske föredrar på grund av enkelhet och bekvämlighet. Det är därför övervakning av molntjänster är avgörande. Det innebär att utföra övervakningsaktiviteter som spårning och upptäckt genom att använda molnbaserade tjänster och verktyg.
#7. IT och HR-samarbete
Samarbete mellan IT-avdelningen och Human Resources (HR) är avgörande, särskilt under introduktionsprocessen för nya medarbetare.
Genom att arbeta tillsammans för att hantera teknikinförandet kan båda avdelningarna säkerställa att nyanställda är utrustade med företagsgodkända applikationer, enheter, tjänster och policyer.
#8. Upptäck beteendeavvikelser
Beteendeavvikelser är avvikelser från typiska mönster för teknikanvändning. Genom att utnyttja AI-drivna verktyg kan organisationer analysera dessa anomalier för att identifiera eventuellt ovanligt beteende som kan indikera närvaron av skugg-IT.
Hur minskar jag Shadow IT-risker?
Att minska IT-skuggrisker kräver proaktiva åtgärder för att återta kontrollen över din organisations tekniklandskap.
Här är några effektiva strategier att överväga:
Tydliga IT-policyer
Att skapa tydliga och heltäckande IT-policyer är hörnstenen i hanteringen av skugg-IT-risker. Dessa policyer bör uttryckligen lista de program och applikationer som är officiellt godkända för användning inom organisationen.
Se till att dessa policyer är lättillgängliga för alla anställda som använder plattformar som företagets intranät eller delade databaser.
Genom att göra dessa riktlinjer lättillgängliga ger du anställda kunskapen om vilka verktyg som är sanktionerade och vad som faller inom skuggan av IT.
Shadow IT Workshops
Shadow IT-workshops är informativa sessioner som syftar till att informera anställda om de möjliga riskerna med att använda obehöriga verktyg och deras konsekvenser.
Dessa workshops erbjuder värdefulla insikter om säkerhet, efterlevnad och operativa konsekvenser av shadow IT, vilket gör det möjligt för anställda att fatta välinformerade beslut och samtidigt förhindra missöden.
Utbildning och träning
För att öka medvetenheten om riskerna med skugg-IT är det avgörande att regelbundet genomföra utbildningssessioner för anställda.
Genom att utbilda anställda om möjliga säkerhetsbrister, dataintrång och regelöverträdelser som kan uppstå vid användning av obehöriga verktyg, kan de bättre förstå konsekvenserna i verkligheten. Det är viktigt att ge konkreta exempel som illustrerar sådana implikationer.
Dessutom är det viktigt att främja antagandet av godkända verktyg och betona deras bidrag till att upprätthålla dataintegritet, säkerhet och övergripande organisatoriska tekniska ekosystems hälsa.
Samarbetssätt
Att anta ett samarbetssätt är viktigt, där IT arbetar nära med olika avdelningar. Detta innebär att aktivt involvera medarbetarna i teknikdiskussioner, få en grundlig förståelse för deras specifika behov och införliva deras feedback i beslutsprocesser.
Att engagera anställda främjar en känsla av ägarskap över tekniklandskapet, vilket säkerställer att godkända verktyg uppfyller deras funktionskrav. Detta tillvägagångssätt minskar inte bara frestelsen att förlita sig på skugg-IT utan odlar också en kultur av ansvar och ansvarsskyldighet i teknikanvändning.
Godkänd programvaruförråd
Skapa ett centraliserat arkiv som innehåller officiellt godkända mjukvaruverktyg och applikationer som tillgodoser organisationens olika behov. Det här arkivet bör vara lättillgängligt för anställda och fungera som en pålitlig källa när de behöver specifika verktyg för sina uppgifter.
Genom att erbjuda ett urval av förhandsgranskade verktyg är det mindre troligt att anställda söker obehöriga alternativ.
Snabb IT-support
Se till att IT-supporten är lättillgänglig och lyhörd för anställdas tekniska problem. När anställda stöter på utmaningar eller behöver hjälp med sina auktoriserade verktyg är en snabb och effektiv lösning från IT-avdelningen avgörande.
Snabb support minskar sannolikheten för att anställda söker alternativa, ej godkända lösningar av frustration. Genom att ta itu med deras behov snabbt skapar du en miljö där anställda känner sig stöttade och mindre benägna att utöva skugg-IT.
Omfamna molnlösningar
Genom att omfamna och marknadsföra godkända molnlösningar som är avancerade och tjänar sina syften väl kan du behålla bättre kontroll över ditt tekniska ekosystem samtidigt som du tillgodoser användarnas preferenser.
När anställda tycker att officiella molntjänster är användarvänliga och lämpliga för sina uppgifter, är det mindre troligt att de utforskar ogodkända molnapplikationer.
Återkopplingsmekanism
Uppmuntra öppen kommunikation mellan anställda och IT-avdelningen genom att skapa ett återkopplingssystem. Ge medarbetarna möjlighet att föreslå nya verktyg eller tekniker som kan förbättra deras arbetsprocesser. Detta hjälper dig att få värdefulla insikter om vad anställda behöver och föredrar.
Detta interaktiva tillvägagångssätt främjar innovation samtidigt som det minskar frestelsen att använda otillåten programvara (Shadow IT).
Slutsats
För att skydda din organisations data, verksamhet och rykte är det avgörande att förstå och ta itu med riskerna med skugga IT.
För detta, upptäck förekomster av skugg-IT regelbundet genom att utföra regelbundna revisioner, genomföra undersökningar, använda övervakningsverktyg och analysera loggar. Implementera även begränsningsstrategier som att definiera tydliga IT-policyer, tillhandahålla utbildning till anställda och upprätthålla ett arkiv med godkänd programvara.
Genom att implementera dessa strategier kan du inte bara förhindra säkerhets- och efterlevnadsrisker utan också odla en teknikorienterad kultur och driva innovation inom gränserna för auktoriserade verktyg. Detta bidrar i slutändan till att bygga ett mer motståndskraftigt och säkert organisatoriskt IT-landskap.
Du kan också utforska några bästa IT-revisionshanteringsprogram.