I dagens läge, där riskerna för säkerhetsintrång och integritetsbrott ökar, har det blivit oerhört viktigt för företag att följa branschstandarder som SOC 2.
Den digitala omvandlingen har lett till en kraftig ökning av behovet av molnbaserade applikationer.
Men att lagra data online innebär risker eftersom angripare ständigt utvecklar nya metoder för att utnyttja säkerhetsbrister i molninfrastrukturen och komma åt information.
Därför är det nödvändigt att skydda data, särskilt för företag som hanterar finansiell och känslig kundinformation.
Genom att följa SOC 2-reglerna kan du förbättra skyddet av din data och samtidigt minska risken för dataintrång.
I den här artikeln kommer jag att förklara vad SOC 2-efterlevnad innebär och presentera en detaljerad checklista för SOC 2-efterlevnad som hjälper dig att förbereda dig inför revisioner.
Låt oss börja!
Vad är SOC 2-efterlevnad?
SOC 2-efterlevnad, som är skapad och leds av American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), fungerar som en frivillig standard för serviceorganisationer.
System and Organization Controls (SOC) 2 består av en uppsättning riktlinjer som organisationer måste följa för att visa att de hanterar sina kunders data på ett korrekt sätt. För att bevisa efterlevnad måste de ta fram nödvändiga rapporter under revisioner.
SOC 2 bygger på ”Trust Services Criteria” – säkerhet, integritet, konfidentialitet, bearbetningsintegritet och tillgänglighet för deras molnmiljö. Varje organisation som strävar efter att uppfylla denna standard måste införa vissa procedurer och servicekontroller för att säkerställa att dessa kriterier uppfylls.
SOC 2 säkerställer också att företag följer bästa praxis för att skydda och hantera data. Organisationer som följer SOC 2 kan visa sina kunder att de uppfyller branschens högsta säkerhetsstandard för att skydda kundinformation. På så sätt kan kunderna vara säkra på att deras data är i trygga händer.
För att bevisa att en organisation är SOC 2-kompatibel genomförs SOC 2-efterlevnadsrevisioner. När organisationen klarar revisionen använder den rapporten för att visa att de tillämpar bästa praxis och kontroller för att skydda kunddata.
Organisationer inom finans-, hälso-, utbildnings- och e-handelsbranscherna följer noggrant SOC 2 för att skydda sin data. Även om SOC 2-efterlevnad är en kostsam och tidskrävande process är den avgörande för att behålla kundernas förtroende och säkerställa datasäkerhet och integritet.
För att förbereda sig för en revision och visa att ett företag är SOC 2-kompatibelt kan en SOC 2-efterlevnadschecklista vara till stor hjälp.
Vikten av SOC 2-efterlevnad för företag
I dag har kunderna blivit mer känsliga för hur de delar sin personliga och finansiella information, särskilt med tanke på de allt fler cyberattackerna.
Det har därför blivit viktigt för organisationer, särskilt de som använder molntjänster, att vinna sina kunders förtroende genom att uppfylla kraven för SOC 2-efterlevnad. Här följer några av de främsta anledningarna till varför det är viktigt för din organisation att uppnå SOC 2-efterlevnad.
Tydligare säkerhetspolicy
När ditt företag uppnår SOC 2-efterlevnad kan ni visa en detaljerad säkerhetspolicy för era kunder. Det ger dem också en försäkran om att ni följer SOC 2-standarderna och tillämpar bästa praxis för att skydda kunddata.
Effektiv riskhantering
Om ett datarelaterat säkerhetsproblem uppstår kan du hantera situationen mer effektivt. SOC 2-efterlevnadsprocessen säkerställer att din organisation har en plan för att hantera sådana situationer. Alla nödprocedurer är tydligt definierade och anställda kan följa varje steg i processen för att upprätthålla datasäkerheten.
Förtroende hos nya kunder
Genom att implementera SOC 2-efterlevnad i din verksamhet kan du vinna potentiella kunders förtroende. När dina potentiella kunder granskar ditt erbjudande visar SOC 2-efterlevnad att du ser datasäkerhet som en viktig affärsaspekt. Det indikerar också att du har förmågan att leva upp till deras förväntningar och efterlevnadskrav.
Effektiva svar på frågeformulär
Det är avgörande för ditt företag att ha SOC 2-efterlevnad på plats eftersom det hjälper dig att ge effektiva svar på alla säkerhetsfrågeformulär från kunder. Om din kund har frågor om datasäkerhet och IT kan du ge tydliga och korrekta svar med hjälp av dokumentationen från SOC 2-revisionen.
Fullständig trygghet
SOC 2-efterlevnad ger dig tryggheten att ditt företag uppfyller alla nödvändiga standarder för att skydda dina kunders data. När du har fått efterlevnaden kan du vara säker på att alla dina säkerhetskontroller fungerar som de ska.
Korrekt dokumentation
SOC 2-efterlevnad kräver fullständig och korrekt dokumentation av säkerhetsåtgärder. Denna dokumentation kan användas av organisationen inte bara för att klara SOC 2-revisionen, utan även för att informera anställda om företagets krav för att upprätthålla optimal säkerhet. Dokumentationen visar också organisationens integritet och hur varje säkerhetskontroll hanteras.
SOC 2 Checklista för efterlevnad
Det är viktigt att förbereda din organisation ordentligt för SOC 2-efterlevnad så att du kan uppfylla standarden på ett framgångsrikt sätt.
Även om AICPA inte tillhandahåller någon officiell checklista för SOC 2-efterlevnad, finns det några välkända steg som har hjälpt många organisationer att uppnå efterlevnadsstandarden. Här är en SOC 2-checklista som du bör följa för att förbereda dig inför revisionen.
#1. Fastställ ditt mål
Det första steget innan du påbörjar arbetet mot SOC 2-efterlevnad är att fastställa syftet med eller behovet av SOC 2-rapporten. Du måste bestämma huvudmålet bakom ditt krav på att uppnå SOC 2-efterlevnad.
Oavsett om målet är att förbättra säkerhetsnivån eller få en konkurrensfördel, bör du välja målet noggrant. Även om det inte finns några specifika krav från dina kunder är det bäst att sträva efter efterlevnad för att skydda kunduppgifter. Dessutom kommer det att hjälpa dig att attrahera nya kunder som värdesätter företagets inställning till säkerhet.
#2. Identifiera typ av SOC 2-rapport
I det här steget bestämmer du vilken typ av SOC 2-rapport du behöver, eftersom det finns varianter av typ 1 och typ 2. Välj den typ av SOC 2-rapport som bäst passar dina säkerhetsbehov, kundkrav och affärsflöden.
- SOC 2 Typ 1-rapport visar att dina interna kontroller effektivt uppfyller kraven i SOC 2-checklistan vid tidpunkten för revisionen. Under en typ 1-revision utvärderar revisorerna alla dina kontroller, policyer och rutiner för att fastställa att de är utformade för att uppfylla SOC 2-kriterierna.
- SOC 2 Typ 2-rapporten visar att dina interna kontroller har fungerat effektivt under en viss tidsperiod för att uppfylla alla tillämpliga SOC 2-kriterier. Det är en mer noggrann bedömningsprocess där revisorn inte bara kontrollerar om kontrollerna är korrekt utformade, utan även bedömer om de fungerar effektivt.
#3. Fastställ omfattningen
Att fastställa omfattningen av din SOC 2-revision är en viktig del av checklistan. Genom att definiera omfattningen visar du din djupa förståelse för datasäkerheten i din organisation. När du bestämmer revisionens omfattning bör du välja de TSC (Trust Services Criteria) som är relevanta för den typ av data som ditt företag lagrar eller hanterar.
Säkerhet är en obligatorisk TSC, vilket innebär att alla kunddata måste skyddas mot obehörig åtkomst.
- Om din kund behöver försäkran om tillgången till information och system för sin verksamhet, kan du inkludera ”Tillgänglighet” i omfattningen av din revision.
- Om du lagrar känslig information om dina kunder som är konfidentiell eller omfattas av sekretessavtal, bör du välja ”Konfidentialitet” som en TSC. Detta säkerställer att dessa uppgifter skyddas fullt ut för att uppfylla kundens mål.
- Samtidigt som du definierar omfattningen kan du också lägga till ”Sekretess” om du hanterar stora mängder personlig information om dina kunder i din verksamhet.
- Om du behandlar och godkänner viktiga kundoperationer, såsom löner och finansiella flöden, bör du välja ”Bearbetningsintegritet” som en del av omfattningen.
Du behöver inte inkludera alla fem TSC:erna i omfattningen. Vanligtvis ingår ”Tillgänglighet” och ”Konfidentialitet” tillsammans med ”Säkerhet”.
#4. Genomför interna riskbedömningar
En viktig del av din resa mot SOC 2-efterlevnad är att genomföra en intern riskbedömning. Du bör leta efter risker som är relaterade till plats, säkerhetspraxis och tillväxt. Därefter listar du riskerna utifrån potentiell sårbarhet och hot.
Efter bedömningen bör du införa nödvändiga säkerhetskontroller och åtgärder för att hantera dessa risker enligt SOC 2-checklistan. Eventuella misstag eller missar under riskbedömningsprocessen kan leda till sårbarheter som allvarligt kan påverka din SOC 2-efterlevnadsprocess.
#5. Utför gapanalys och åtgärda brister
I det här steget genomför du en gapanalys genom att utvärdera alla rutiner och procedurer i ditt företag. När du analyserar dem jämför du deras efterlevnadsnivå med SOC 2-checklistan och branschstandardpraxis.
När du utför analysen kan du identifiera de kontroller, policyer och procedurer som din organisation redan använder och se hur de uppfyller SOC 2-kraven. Det är viktigt att omedelbart åtgärda eventuella brister med nya eller modifierade kontroller som framkom under gapanalysen.
Du kan också behöva ändra arbetsflöden och skapa ny kontrolldokumentation för att åtgärda brister. Det är bra att använda en riskklassificering så att du kan åtgärda bristerna i prioritetsordning.
Se till att du sparar alla loggar, skärmdumpar samt säkerhetsprocesser och -rutiner som bevis, eftersom du kan behöva visa upp dem som bevis för att du uppfyller kraven för SOC 2-efterlevnad.
#6. Implementera lämpliga kontroller
Beroende på de TSC du väljer, anpassar och installerar du de kontroller som behövs för att generera rapporter om hur din organisation uppfyller SOC 2-kraven. Du måste installera interna kontroller för varje valt TSC-kriterium när du definierar din omfattning.
Dessutom behöver du implementera dessa interna kontroller genom policyer och rutiner som uppfyller alla TSC-kriterier. När du implementerar interna kontroller, se till att de är lämpliga för din situation. Olika organisationer kan implementera olika interna kontroller, men de uppfyller alla SOC 2-kriterierna.
En organisation kan till exempel installera en brandvägg för säkerhet, medan en annan organisation kan implementera tvåfaktorsautentisering.
#7. Utvärdera beredskap
Genomför en beredskapsutvärdering av ditt system med hjälp av en revisor, antingen från ditt eget företag eller en oberoende konsult. Revisorn hjälper dig att avgöra om ditt företag uppfyller alla minimikrav för SOC 2-efterlevnad innan den slutliga revisionen.
Under utvärderingen bör du fokusera på kontrollmatrisen, revisorns dokumentation, kundsamarbete och gapanalys. När utvärderingen är klar lämnar revisorn sin rapport.
Baserat på rapporten bör du göra nödvändiga ändringar och åtgärda eventuella problem och brister. Det hjälper dig att ta fram en rapport som ökar chanserna att uppnå SOC 2-efterlevnad.
#8. Genomför SOC 2-revision
Här kommer det sista steget. Du behöver anlita en certifierad revisor som genomför SOC 2-revisionen och tar fram en rapport. Det är alltid bäst att anlita en revisor som är erfaren och välkänd för att utföra revisioner av din typ av verksamhet. Revisionsprocessen medför inte bara höga initialkostnader, utan tar också mycket tid.
En SOC 2 typ 1-revision kan genomföras relativt snabbt, medan en SOC 2 typ 2-revision kan ta mellan en månad och sex månader att slutföra.
- Typ 1-revisionen innefattar ingen övervakningsperiod, och revisorn ger en ögonblicksbild av alla kontroller och system i din molninfrastruktur för att uppfylla SOC 2-kraven.
- Tiden för att slutföra en typ 2-revision beror på revisorns frågor, tillgången till rapporter och hur många korrigeringar som behöver göras. I allmänhet tar en typ 2-revision minst tre månader för övervakning.
Under denna period måste du hålla en kontinuerlig dialog med din revisor eftersom du måste lämna bevis, svara på alla deras frågor och hantera eventuella avvikelser. Det är anledningen till att många kunder efterfrågar SOC 2 typ 2-rapporter, eftersom de ger en detaljerad bild av kontrollerna och säkerhetsåtgärderna i din infrastruktur.
#10. Kontinuerlig övervakning
När SOC 2-revisionen är klar och du har fått din SOC 2-rapport, är det viktigt att komma ihåg att det bara är början. Det är viktigt att fortsätta med en kontinuerlig övervakning för att säkerställa att du upprätthåller SOC 2-efterlevnad och bibehåller datasäkerheten och integriteten.
När du implementerar en effektiv och kontinuerlig övervakningsprocess bör du säkerställa att den är skalbar och inte hämmar produktiviteten, att den samlar in bevis på ett enkelt sätt och att den ger en varning när kontrollen inte används.
Slutsats
Att följa regler som SOC 2 har blivit en nödvändighet för företag, SaaS-leverantörer och organisationer som använder molntjänster. Det hjälper dem att hantera och skydda kund- och företagsdata på ett effektivt sätt.
Att uppnå SOC 2-efterlevnad för din organisation är en utmanande, men nödvändig uppgift. Det kräver att du kontinuerligt övervakar dina kontroller och system. Det ger dig inte bara ett försprång gentemot dina konkurrenter, utan ger även kunderna försäkran om datasäkerhet och integritet.
Även om AICPA inte tillhandahåller någon officiell checklista för SOC 2-efterlevnad, kan den checklista jag har beskrivit ovan hjälpa dig att förbereda dig för SOC 2 och öka dina chanser att lyckas.
Du kan också läsa mer om Compliance SOC 1 vs. SOC 2 vs. SOC 3.