Topp 12 projektledningsprogramvara för SMB

Framgångsrika projekt bygger på effektiv projektstyrning. Använd följande verktyg för att säkerställa att dina projekt når sina mål!

Projektledning är den avgörande faktorn som leder till lyckade projektavslut och möjliggör företagstillväxt. Det är inte bara en marknadsföringsterm; jag har sett flera mjukvaruföretag (där jag tidigare arbetat) kollapsa inom ett par år på grund av bristfällig projektledning. Andra har upplevt förseningar på flera månader i sina produktlanseringar. Även om jag medger att det finns många oseriösa aktörer inom projektledningsområdet, minskar det inte dess fundamentala betydelse och effekt.

Samma princip gäller för projektledningsverktyg – de bästa kan avsevärt förbättra effektiviteten i ledningen, korta ner projektets genomförandetid, minska osäkerhet och frustration. Här är en sammanställning av de mest effektiva projektledningsverktygen som finns tillgängliga för företag av alla storlekar och olika behov.

Teamwork

I enlighet med sitt namn, underlättar Teamwork effektivt samarbete och teamarbete samtidigt som det ger intressenter en helhetsbild av projektets status.

Teamwork erbjuder liknande funktioner som Trello med användbara anslagstavlor och integrerad tidsregistrering. Om du är ute efter en smidig och funktionell app med dessa egenskaper kan Teamwork vara ett utmärkt val. Det är kostnadsfritt att använda upp till fem användare, medan premiumpaketen startar från 9 dollar per användare och månad.

Det är värt att notera att Teamwork erbjuder en rad produkter; projektledningsappen är bara en av dem. De har också ett CRM-system, helpdeskprogram, dokumenthanteringssystem och en chattapplikation (likt Slack) och mer.

Monday

Monday är en projektledningsplattform som kan hantera allt från enkla projekt till komplexa portföljer. Dess anpassningsbara funktioner underlättar effektiv planering och genomförande, och hjälper dig att leverera dina bästa resultat.

Monday främjar effektivt samarbete genom att samla teammedlemmar på en gemensam plattform, vilket ökar engagemanget, snabbar upp projektutvecklingen och minskar kommunikationshinder.

Du får tillgång till en tydlig och interaktiv instrumentpanel som visar projektstatus, budgetgodkännanden, uppgiftsstatus, framstegsuppdateringar och teamproduktivitet. Med hjälp av kraftfulla Gantt-scheman kan du visualisera, planera, övervaka och hantera projektet för att fatta välgrundade beslut baserade på tillförlitlig data. Du har full kontroll över projektets livscykel och kan justera beroenden, baslinjer och projektmilstolpar i varje skede.

Med realtidsdata kan du spåra varje teammedlems arbetsbelastning och effektivt fördela resurser, vilket sparar tid och ger möjlighet till mer kreativt arbete. Monday anpassar sig till olika behov med mallar för olika projekt och preferenser.

Dessa mallar är utformade för program-, portfölj- och projekthantering. Du kan strukturera teamuppgifter, prioritera dem och lägga till tidslinjer, deadlines och anpassa allt efter dina behov.

Plattformen stöder agila, vattenfalls- och hybridmetoder för att visa data. Monday ger också intressenter tillgång till realtidsdata och automatisering för effektivare projektledning. Säkerheten är högsta prioritet med dataägarskap, detaljerade granskningsloggar och åtkomstkontroll. Monday integreras smidigt med befintliga verktyg som Excel, Google Kalender, Slack och Microsoft Teams.

Monday erbjuder fyra olika prisplaner som är anpassade efter dina specifika behov och teamstorlek. Du kan prova en kostnadsfri testperiod om du är osäker.

Smartsheet

Smartsheet erbjuder intelligenta verktyg för projektledning som används av nästan 90 % av Fortune 100-företagen.

Denna smarta plattform främjar samarbete och flexibilitet med visningsformat som rutnät, Gantt, kort och kalender.

Du kan använda formler i celler och kolumner för beräkningar i enskilda eller flera ark. Smartsheet stödjer även starka inloggningspolicyer för användarna och tillåter enkel autentisering.

Ändringar uppdateras automatiskt. Dess ”formulär” använder villkorlig logik för att samla in feedback från relevanta intressenter.

Inbyggda automatiseringsfunktioner minskar repetitiva uppgifter, och ”proof”-funktionen ger en central plats för godkännanden och förslag.

Det är möjligt att publicera ark och rapporter för alla, även de som inte använder Smartsheet.

Smartsheet erbjuder en 30-dagars kostnadsfri testperiod så att du kan testa alla funktioner riskfritt.

Basecamp

Basecamp har varit en del av projektledningsbranschen under en lång tid. Det lanserades 2004 och har sedan dess följt sin filosofi om enkelhet och tydlighet. Skaparna av det mycket populära Ruby on Rails webbramverket är experter på att utveckla enkla och användbara lösningar.

Basecamp innehåller de vanliga funktionerna såsom team, projekt och uppgifter. Det finns också några andra funktioner som är värda att lyfta fram:

• Realtidschatt: Du behöver inte växla mellan Basecamp och en separat chattapp. Gruppchattarna har alla funktioner som förväntas av moderna chattapplikationer: @omnämnanden, mediabilagor, emojis och mer.
• Kundåtkomst: Du kan ge kunder direkt tillgång till dina projekt (med full kontroll över vad de ser och inte ser) och samarbeta med dem. Du kan vidarebefordra e-postmeddelanden från kunder till Basecamp och godkänna leveranser direkt i plattformen.
• Att-göra-listor: Oavsett hur avancerade projektledningsverktyg blir, kommer det alltid att finnas plats för att-göra-listor. I många fall är uppgifterna tydliga för alla, och allt som behövs är ett snabbt och enkelt sätt att spara dem. Basecamps att-göra-listor är kraftfulla eftersom påminnelser och aviseringar skapas automatiskt.
• Anslagstavlor: Basecamps anslagstavlor låter dig omvandla brainstormingsessioner och meddelanden till en organiserad plats för diskussioner och filutbyte.
• Dokument och filer: Basecamps funktioner för dokument- och filhantering är bra. Alla uppladdade filer sparas och versionshanteras. Google Dokument kan delas och redigeras direkt i Basecamp.

Basecamp är en användarvänlig produkt som lämpar sig väl för team av alla storlekar med generiska och enkla behov. Det är inte ett kraftfullt verktyg för mycket specialiserade uppgifter, som till exempel agil mjukvaruutveckling. Företaget är tydligt med detta.

Priset är en av de bästa aspekterna: en fast kostnad på 99 dollar per månad, oavsett teamets storlek, gör Basecamp till ett självklart val inom sitt område.

Jira

Till skillnad från Basecamp är Jira en projektledningslösning som är inriktad på hantering av agila mjukvaruprojekt. Målgruppen, priserna, komplexiteten och kapaciteten är alla olika. Det är inte ovanligt att mjukvaruteam börjar med Basecamp och sedan går över till Jira.

Jira är utvecklat av Atlassian, företaget bakom Bitbucket, som länge varit populärt bland projekt med stängd källkod.

Om dina mjukvaruteam har vuxit så mycket att de tidigare projektledningsverktygen inte längre räcker, är det dags att byta till Jira. Jira har allt från projektplanering och rapportering till buggspårning och analys av flaskhalsar. Här är några av de funktioner som gör Jira utmärkt:

• En omfattande uppsättning API:er för dem som vill skapa anpassade gränssnitt för sina arbetsflöden.
• Scrum- och Kanban-tavlor.
• Stöd för flera utvecklingsmetoder. Du har även möjlighet att skapa din egen metod.
• Integreras med över 3 000 appar.
• Intelligent automatisering, som automatisk uppgiftstilldelning, koppla problem till kod och snabb uppbyggnad av komplexa arbetsflöden.
• Kraftfull och omfattande rapportering.

Jira är dyrare än andra populära, enklare projektledningsverktyg. Priset per användare och månad (7 dollar för standard, 14 dollar för premium) kan innebära kostnader på tusentals dollar för stora team. Men det kompenseras av faktumet att team av den här storleken skulle ha svårt att fungera utan Jira.

Asana

Asana är ett allmänt projektledningsverktyg som fokuserar på snabbhet och intuitivitet. Asana är ett bra exempel på en välutvecklad ensidig applikation. Allt händer omedelbart när du klickar, vilket är mycket praktiskt när du arbetar under tidspress.

Här är några av Asanas viktigaste funktioner:

• Arbetsbelastning: En visuell sammanfattning av hur mycket teammedlemmarna har att göra. Det gör det enkelt att se om dina marknadsförings-, design- och ingenjörsteam kan samarbeta kring en viktig produktförändring nästa månad.
• Visuella tidslinjer: Projektets tidslinjer i Asana är visuellt tydliga och kraftfulla. De låter dig enkelt planera ett projekt och se den aktuella statusen.
• Kalender: Asana-kalendern är kopplad till alla dina uppgifter och scheman, så du kan se hur teamets scheman överlappar varandra. Det är rätt ställe att gå om du behöver säkerställa att alla är synkroniserade eller om något inte stämmer.
• Bildgranskning: En funktion som låter granskare kommentera specifika delar av en bild. Det är oumbärligt för designteam eftersom det kan vara svårt att samla in feedback utan specifika visuella referenser.

Grundversionen av Asana är kostnadsfri och begränsad till 15 teammedlemmar. Om du behöver fler medlemmar eller vill använda avancerade funktioner, som administratörskonsolen och bildgranskning, börjar priset på 10 dollar per användare och månad.

Det finns mycket mer att utforska, men inte tillräckligt med utrymme här. Asana har snabbt ökat i popularitet och är ett utmärkt val för projektledning i organisationer av alla storlekar.

Trello

Trello erbjuder ett enkelt och minimalistiskt synsätt på projektledning. Det har inga överväldigande funktioner som kräver djupgående inlärning. Du kan räkna alla nyckelfunktioner på fingrarna. Ge det en chans innan du avfärdar det.

Trello har tagit konceptet med Kanban-tavlan från agil mjukvaruutveckling och gjort det tillgängligt för en bredare publik. Uppgifter skapas som kort som placeras på olika tavlor.

Dessa tavlor kan representera allt: avdelningar i företaget, uppgiftens status eller kalendermånader. Teammedlemmar kan kommentera kort, delta i diskussioner och bifoga filer. När en uppgift är slutförd flyttas kortet vidare till nästa steg.

Den kostnadsfria planen i Trello är bra och begränsningen gäller endast antalet tavlor och storleken på bilagor, inte antalet användare. Det räcker för de flesta. Premiumplaner börjar från 10 dollar per användare och månad. Om du har ett litet team (eller är ensam) och dina projekt inte behöver planeras i detalj är Trello ett roligt och effektivt alternativ.

Podio

Nästa på listan är Podio, ett kraftfullt alternativ för stora team och företag som behöver anpassning och CRM-funktioner.

Här är några anledningar till varför du ska använda Podio:

• Anpassningsbarhet: Podio erbjuder omfattande anpassningsmöjligheter. Du kan inte bara ändra hur modulerna fungerar utan också ta bort delar som inte är relevanta för dig.
• Inbyggt CRM: Podio CRM har kundinformationshantering, spårning av kundresor, spårning av potentiella kunder och andra viktiga CRM-funktioner.
• Personalhantering: Podio har stöd för personalhantering, så att du kan hantera utgifter, semester, aktivitetsflöden med mera från en enda plats.
• Projektledning: Samarbeta med kunder, länka e-post till uppgifter, detaljerad åtkomstkontroll, planera Scrum-projekt och genomför sprints; allt finns tillgängligt.
• Eventhantering, e-posthantering och företagsledning med mera.

Podio har en kostnadsfri plan, men den erbjuder endast grundläggande uppgiftshantering. De betalda planerna ger tillgång till fler funktioner, och priserna varierar från 9 till 24 dollar per användare och månad.

Airtable

När det gäller innovation är Airtable den senaste tidens mest spännande utveckling inom projektledningsverktyg. Du kan tänka på Airtable som kalkylark på steroider. Detta synsätt gör dock inte verktygets kapacitet rättvisa.

Airtable har kalkylarksfunktioner, men de är så funktionsrika att du kanske börjar avsky dina vanliga kalkylprogram. Titta bara på det här:

Det är enkelt som ett kalkylblad, men med visuell uppdelning av uppgifter, färgkodade taggar, uppgiftstilldelning, aviseringar med mera.

En annan fantastisk funktion är Blocks, som är små, specialiserade moduler som kan integreras i dina arbetsflöden för att öka produktiviteten. Några exempel: kartor och geokodning, Gantt-scheman, stapel-, linje- och spridningsdiagram, visuella sidbyggare, 3D-modellutforskare, tidsspårare och organisationsscheman. Dessa block fungerar direkt och kan integreras i alla uppgifter och arbetsflöden.

Kombinera detta med de vanliga funktionerna som dokumenthantering, Kanban-tavlor och kalendrar, och du har ett kraftfullt verktyg.

Det bästa är prissättningen: den kostnadsfria planen tillåter obegränsat antal teammedlemmar med den enda begränsningen att en enda bas (ark) inte får innehålla mer än 1 200 artiklar. Det gör den svår att motstå!

Microsoft Project

När Microsoft gör något är det inte alltid det vackraste, men det fungerar bra och blir en integrerad del av människors liv. Windows, Office, Outlook, Sharepoint och Exchange är exempel på detta. Det gäller även för Microsoft Project, en produkt som är specifikt (mycket specifikt) inriktad på professionella projektledare som arbetar med stora team.

Microsoft Project är ett omfattande verktyg för projektledning, resurshantering och portföljhantering. Microsoft har nyligen lagt till stöd för agila projektarbetsflöden, vilket passar företag som har team som jobbar agilt. Det finns två stora anledningar till att välja detta verktyg:

• Lokal installation: De flesta företag får inte hantera data utanför sina egna tillgångar på grund av efterlevnadsskäl. Microsoft Project erbjuder både en molnlösning och en lokal version.
• Långsiktig stabilitet: Microsoft är ett företag som har funnits länge, så du kan vara säker på att dina affärsprocesser inte kommer att avbrytas på grund av att företaget som byggde verktyget kollapsar.

Om planering, PMP och företagsledning är viktigt för dig, är Microsoft Project ett bra val.

TeamGantt

Som namnet antyder är TeamGantt vad Trello är för Kanban-tavlor, fast för Gantt-scheman. Företaget har fokuserat på Gantt-scheman som det primära sättet för att planera och genomföra projekt. Det begränsar funktionaliteten, men gör också TeamGantt otroligt tydligt, lätt att lära sig och effektivt.

TeamGantt har fler funktioner än bara Gantt-scheman och erbjuder funktioner för att underlätta samarbete:

• Samtal
• Dokumenthantering
• Tidsspårning
• Beroenden (kartläggning av projekt som är beroende av andra projekt)

Den kostnadsfria planen tillåter endast tre medlemmar och ett projekt. Betalda planer kostar 10 och 15 dollar per användare och månad. Om du tycker att Gantt-scheman är det bästa sättet att arbeta, är TeamGantt ett bra alternativ.

Zoho Projects

Zoho Projects är en av många produkter från Zoho. Zoho Projects är en blandning av funktioner som vi har sett i den här listan.

Gantt-scheman, milstolpar, buggspårning, tidrapporter, dokumenthantering, ekonomi, integration med populära appar, forum med mera – Zoho Projects gör alla delar mycket bra. Basplanen är kostnadsfri för upp till 10 användare, och efter det kostar appen mellan 20 och 35 dollar per månad (notera att det är en fast månadskostnad, inte per användare).

Zoho Projects är ett bra alternativ, särskilt om du redan använder Zohos affärssvit med appar.

Sammanfattning

Projektledningsverktyg är avgörande för ett teams framgång. Med så många alternativ kan det vara svårt att veta vad som passar dig. Den här listan innehåller de bästa verktygen, som alla är lite olika. Jag hoppas att den hjälper dig att hitta rätt!