Projektplanmallar hjälper team att vara på rätt spår för att uppnå mål med bättre produktivitet, samarbete och effektivitet.
När ett projekt löper smidigt utan att missa ett enda steg får alla inblandade i processen, från teammedlemmar till chefer, ett segerleende på läpparna.
Det finns många processer och uppgifter när man startar ett projekt, från brainstorming och produktion till att bevaka projektet och analysera rapporterna.
Teamen måste ta hand om varje enskild detalj för att hålla projektet på rätt spår, som att arrangera möten, tilldela arbete, ta feedback, förbättra arbetsflödet och så vidare.
Det kan bli lite knepigt och tidskrävande om du gör allt manuellt.
Men med hjälp av projektplansmallar kan du effektivisera varje process och föra register på ett enda ställe. Detta ger dig en tydlig plan som visar var du ska börja och vilken uppgift som är prioriterad.
På så sätt vet alla vad som är nödvändigt att göra och inom vilken tid de behöver för att slutföra hela projektet.
Som ett resultat kan du accelerera arbetsflödet och uppnå mål snabbt samtidigt som du mäter kvalitet.
Låt oss förstå några saker om projektplanen, dess väsentliga beståndsdelar, fördelar, några att göra och inte göra och de bästa projektplanmallarna.
Innehållsförteckning
Vad är en projektplan?
En projektplan definierar ett dokument eller ett excelark där du kan behålla alla nyckeldetaljer för dina projekt, inklusive start- och slutdatum, milstolpar, ägare, uppgifter, deadlines, etc. Det gör det möjligt för dina teammedlemmar att hantera sina uppgifter enligt ges instruktioner utan att missa ett enda steg.
En perfekt projektplan inkluderar en redogörelse för ditt arbete, resurslista, projektschema, struktur för arbetsuppdelning och självklart en riskplan. Det hjälper till att förhindra tunga ansträngningar och överdriven budget.
Vad menar du med en projektplanmall?
En projektplansmall är ett verktyg som fungerar som en byggsten för dina högvärdiga projekt. Att använda dessa mallar gör ditt arbete lättare att komma igång med din projektplan. Projektplanmallar inkluderar exempeluppgifter, uppgiftstaggar, sektioner, en prioritetsflik och mer.
Med en projektplan som ritning av komponenterna kan ditt team förstå projektet på djupet för att uppnå målen. Och en bra projektplanmall hjälper till att beskriva projektleveranserna, schemat och omfattningen.
Vilka är de viktigaste beståndsdelarna i en projektplan?
Projektplaner kan skilja sig från projekt till projekt, men alla innehåller mer eller mindre samma typ av information. En perfekt projektplan innehåller:
- En sammanfattning som sammanfattar hela projektinformationen på en enda sida
- Projektmål som beskriver slutmålet för ett projekt
- Nyckelansvar som beskriver varje individs roller i teamet
- Nyckelleveranser och uppgifter som lyfter fram de mest nödvändiga leveranserna samt uppgifter genom hela projektet
- Tillgängliga resurser för att säkerställa att du har alla resurser för att slutföra projektet och kommer att lägga till några fler om det behövs
- Riskanalys hjälper till att identifiera möjliga risker innan projektet startar för att sätta planen därefter
- Viktiga milstolpar identifierar de mätvärden du behöver för att mäta projektframsteg
- En föreslagen projektdeadline visar den beräknade tiden för varje uppgift, leverans och milstolpe.
- Budgetdetaljer visar den föreslagna budgeten för projektet
- Beredskapsplaner
- Kommunikationsstrategier som måste upprätthållas under hela projektets tidslinje
- Utvärderingsstrategi för att utvärdera projektets framgång och misslyckande
Varför är projektplanering avgörande?
En person som är expert på att hantera projekt kan säga vad som krävs för att hantera hela projektet. Men saker och ting har förändrats i teknikens värld. Nu kommer du att hitta många verktyg, som projektplanmallar, för att enkelt planera ditt projekt från början.
Låt oss ta en titt på fördelarna med att använda projektplaneringsmallar.
Förbättrar Team Performance
När chefer har perfekta planer för sina projekt kan de hålla reda på varje gruppmedlem baserat på deras uppgifter och deadlines. Det uppmuntrar ditt team att arbeta effektivt.
Detta fungerar särskilt när du arbetar med långa projekt där teamet kanske saknar motivation på vägen. Med hjälp av projektplanmallar kan ditt team spåra sina framsteg och lära sig av sina misstag för att prestera bättre. Med en tydlig bild av allt kan din prestation öka avsevärt.
Ökar produktiviteten
När du arbetar med ett projekt utan gedigen projektplanering måste du tänka på vilka steg du ska ta härnäst och hur långt du har kommit i projektet. Men med projektplanering kommer du att veta ditt projekts exakta status och vad du ska göra härnäst. På så sätt sparar du tid och hårt arbete, vilket resulterar i högre produktivitet.
Bättre teamsamarbete
Ett perfekt projektplaneringsverktyg berättar för alla i teamet exakt vad som måste göras inom tidslinjen för att uppnå målet. Därför är alla teammedlemmar på samma sida, vilket gör det möjligt för chefen att enkelt tilldela roller, utvärdera framsteg och prestationer och leta efter förbättringsområden. Lag kan också enkelt kommunicera med varandra med de fullständiga detaljerna de har.
Förbättrar projektkvaliteten
När det inte finns någon förvirring eller tvivel på grund av en tydlig plan, kan du arbeta med tillförsikt. Varje dag du påbörjar din uppgift vet du var du ska börja och vad du ska avsluta samma dag. Du arbetar därefter och avslutar arbetet i tid. I perfekt projektplanering finns det också en bufferttid att inse om du behöver göra om någon uppgift.
Att göra och inte för projektplanering
Göra:
- Tänk på ny utveckling
- Var en stödjande medlem
- Skydda ditt lag från onödiga störningar
- Håll dig positiv under hela projektet
- Ta den tid du behöver för att slutföra dina uppgifter
- Sätt upp mål och arbeta efter dem
- Ta ansvar
- Sätt milstolpar och deadlines
Gör inte:
- Ignorera inte dåliga nyheter
- Försök att inte ta onödiga risker när du planerar
- Undvik att dela några planer före diskussionen
- Förhindra ditt team från att engagera sig i onödiga saker
- Få aldrig panik över resultatet; fortsätt att förbättra
Låt oss nu utforska några av de bästa projektplansmallarna.
Smartsheet
Få en omfattande lista över mallar med Smartsheet projektplan för Microsoft Word. Du kan använda mallarna för att styra, vägleda och hantera ditt pågående projekt. Att använda de enkla projektplansmallarna hjälper dig att spåra dina projektdetaljer, hantera tidslinjer och visualisera projektstatus.
Smartsheet hjälper dig att hålla alla viktiga detaljer i dokumentform, som start- och slutdatum, budgetdetaljer, resurser som behövs och mer, med den lättanvända och omfattande mallen. Det är en molnbaserad plattform som låter ditt team planera väl, hantera varje projektdetalj och skicka rapporter.
Sätt ditt huvudmål, identifiera de åtgärder som krävs för att uppnå det målet och tilldela en person som är ansvarig för varje uppgift med handlingsplanmallen. Dessutom kan du tilldela prioritet åt uppgifterna, lista datum och visningsstatus för att hålla projektet framåt.
Med Smartsheet missar du aldrig några steg genom hela projektet. De professionellt designade mallarna kan hålla dina interna och externa intressenter, högsta ledning och kunder informerade om varje fas av projektet.
Smartsheet erbjuder mallar du skulle älska att arbeta med, till exempel projektgenomförandeplan, ensidig projektplan, utskrivbar projektplan, agil projektplan, byggprojektplan, programledningsplan, milstolpediagram, projektchecklista, projektuppgiftslista, spårning, lägesrapport med mera.
Prova Smartsheet gratis och gläd ditt team med de omfattande mallarna.
Wrike mallar
Ta bort hinder, uppnå dina mål och hitta bättre tydlighet i ditt projekt med Wrike. Det här robusta verktyget kan förvandla ditt sätt att planera ditt projekt och hjälpa dig att göra allt till hands.
Få 360-graders synlighet, kraftfull automatisering och samarbete över avdelningar med lätthet. Wrike erbjuder olika mallar som ytterligare hjälper dig att sätta dina mål, milstolpar och deadlines för projektet genom att tilldela uppgifter till varje medlem.
En kommunikationsplanmall hjälper dig att strukturera kritisk information genom hela projektet genom att definiera vem som är ansvarig för vad, vad de innehåller och vad frekvensen är. Med den här mallen kan du hålla intressenter uppdaterade.
Wrike-mallar erbjuder ett effektivt sätt att hantera ditt projekt genom att dela upp komplexa projekt i hanterbara. Du kan tilldela förfallodatum, spåra framsteg visuellt och leverera ditt projekt inom budget och tid. Med hjälp av projektplaneringsmallar kan du också hantera inkommande förfrågningar via ett formulär och spåra övergripande prestanda med handlingsbara rapporter.
Starta Wrike gratis.
TemplateLab
TemplateLab erbjuder 48 professionella mallar för Microsoft Excel, Word och PDF för att planera och genomföra ditt projekt. Oavsett om det är evenemangsprojektering, planering av hemrenovering, planering av köksrenovering eller IT-projektering, kommer du att få allt i mallen för att hantera projekt effektivt.
Med hjälp av dessa mallar kan du definitivt se vad som finns där och vad som kommer härnäst. Du kan sätta upp mål, identifiera leveranser, schemalägga planer, göra stödjande planer under en nödsituation, hantera kommunikation, mänskliga resurser, etc. TemplateLab hjälper dig också att slutföra saker enkelt inom den givna tidsramen och budgeten.
Med hjälp av projektplaneringsmallar kan du definiera alla större uppgifter, tillhandahålla ett ramverk för ledningens granskning och kontroll och uppskatta de resurser och den tid som krävs. När du visualiserar mallarna efter dina önskemål kommer du att förstå vad du ska inkludera i vilken rad eller kolumn för att få de perfekta rapporterna.
Du kan ladda ner exempel på projektplansmallarna i PDF-format för att se hur allt kommer att se ut när du startar projektet. TemplateLab erbjuder också gratis planmallar i Word-, Excel- eller PDF-format för att hjälpa dig att planera dina projekt.
Monday.com
Kom igång med färdiga mallar som erbjuds av Monday.com för bättre projektplanering i din organisation. Dess mallcenter erbjuder olika mallar för olika företag, industrier och team.
Samla milstolpar, deadlines, budget, intressenter, uppgifter och mer på ett ställe för att perfekt planera och hantera varje aspekt av projektet. Spåra framstegen och se till att inga uppgifter kan glida förbi. Det hjälper dig också att förstå flödet av faserna med olika vyer så att du kan hålla ett öga på inkommande deadlines.
Du kan bygga grupper efter projektets skede eller kategori och sedan förfina dem för att visa team och individuellt ägande. Kategorisera varje uppgift baserat på prioritet och status så att ditt team har en klar bild av allt de behöver veta.
Integrera med dina befintliga affärsverktyg för att synkronisera förfallodatum, filer och mycket mer, vilket gör ditt arbete enkelt och snabbt. Du kan också integrera den med Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Kalender, Outlook och Drive.
Klicka Upp
Oavsett om du planerar för ett enkelt eller komplext projekt, Klicka Upp erbjuder dig de mest användbara mallarna för perfekt projektplanering så att du aldrig missar något i ditt flöde. Den tillhandahåller också ett färdigt dokument som hjälper dig att organisera olika projektelement i ett enda dokument.
Färdkartamallen låter dig informera dina teammedlemmar om projektets tidslinje i en komplett visuell form. Beskriv förväntningarna och länka till de utsedda uppgifterna för en bättre upplevelse. Dessutom hjälper budgetmallen dig att enkelt visualisera utgifterna och planera den framtida budgeten.
ClickUp-mallar ger dig förtroende för att prioritera projektplanering, organisera status och mer. Organisera dina arbetsflöden, deadlines och filer så att du kan fokusera på att skapa arbete. Den erbjuder också en Gantt-diagrammall som ger en tydlig projektbild.
Börja använda mallarna gratis.
Låt oss sedan gräva i lite projekthanteringsprogram som låter dig hantera hela ditt projekt enkelt.
Monday.com
Samarbeta, hantera och planera för alla projekt med måndag, från grundläggande projekt till komplexa. Låt dina teammedlemmar ge sitt bästa, koppla ihop varje rörlig del av ditt projekt till en enda plattform och få större effekt för att nå dina mål.
Du kan till och med hantera flera projekt med denna projektledningsprogramvara. Monday.com låter dig skapa instrumentpaneler, förstå flaskhalsar, känna till riskerna, tilldela uppgifter till dina team och mer så att du kan fortsätta att röra dig snabbare.
Automatisera projektgodkännanden och prioritera uppgifterna för att spara värdefull tid och ansträngning. Du kommer också att få anpassningsbara formulär för att skapa objekt direkt på brädorna och enkelt spåra saker på vägen. Du kan också övervaka prestanda och enkelt fatta effektiva beslut.
Prova enskilda projekt gratis och förstå deras användning.
Smartsheet
Välkommen till en ny värld av arbetsledning med Smartsheet, som låter dig hantera dina projekt, automatisera processerna och skala upp företagsprogram på en enda plattform. Den tillhandahåller en uppsättning arbetsflöden, instrumentpaneler, rapporter och vyer för att spåra och fånga dina planer, scheman och resurser.
Företag av alla storlekar kan enkelt skala med tillförsikt för att leverera högsta möjliga värde med de mallar och verktyg som krävs. Smartsheet integreras också med den programvara du redan använder i din organisation. Det är användbart för IT-proffs, designers och andra som är beroende av projekt.
Hitta de resurser du behöver och börja hantera ditt projekt från början.
Lagarbete
Kör ditt viktiga projekt med projekthanteringsprogramvara för Teamwork. Det låter dig se allt från början till slutet på en enda plats så att du enkelt kan hantera projekt.
Få de avancerade funktionerna du vill ha för att hantera ditt projekt, från tidsspårning till resursallokering och budgetering. Lägg till Desk, Chat, Spaces eller CRM till projektledningsuppsättningen sömlöst för att få en ännu bättre upplevelse.
Starta din kostnadsfria provperiod idag och förbättra din produktivitet och lönsamhet.
Slutsats
Att hantera projekt från början till slut är utmanande för organisationer. Använd de bästa projektplaneringsmallarna och programvaran för att planera och genomföra dina projekt med större flexibilitet, lätthet och självförtroende. Det hjälper dig att spara tid och minska ansträngning och mental stress.
Du kan också titta på några av mallarna för projektets färdplan.