En av de utmanande uppgifterna för alla företagsprojektägare eller -chefer är att skapa en handlingsbar WBS för projektledning. Det är ett av de primära verktygen för att hantera alla kommersiella projekt. Därför är WBS-verktyg verkligen användbara för projektledare.
Om du tycker att det är utmanande att skapa en WBS-mall för det kommande projektet, har du kommit till rätt plats! Vi kommer att förklara WBS i projektledning på ett enkelt språk. Vi kommer också att introducera dig till några mycket trendiga och populära verktyg som topprojektledare använder för att skapa WBS-ark på jobbet.
Innehållsförteckning
Vad är en Work Breakdown Structure (WBS)?
En arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) är en tabell som identifierar och listar projektkomponenter och leveranser. En WBS i projektledning är ett verktyg som ger projektledare en tydlig bild av vilket innehåll/produkt/tjänst projektet behöver leverera till uppdragsgivaren.
I huvudsak bör du skapa WBS-mallen som en hierarki av komponenter som projektet ska producera. Denna struktur hjälper också projektledare att organisera ett projektteams uppgifter och uppgifter i små bitar av mål.
De flesta WBS-verktyg för affärsprojekt är mer än tre nivåer djupare. Men du kan också hitta upp till 2 till 4 nivåer djup hierarki av leveranser och komponenter i ett litet projekts WBS-ark.
Vilka är typerna av WBS?
#1. Leveransbaserad WBS
Som namnet antyder kommer detta WBS-blad främst att fokusera på projektleveranserna. Dessa kan vara en fysisk produkt, digitalt innehåll eller en onlinetjänst (webbplats/mobilapp.) Det kopplar enkelt ihop projektets omfattning med varje produkt. Projektledare använder ofta denna WBS-mall för att skapa projektbudgetar, resursuppskattningar, etc.
Ett sant exempel skulle vara ett WBS-ark för biltillverkning. Interiör, kropp och elektronik utgör de första punkterna i hierarkin. Sedan kan du länka de lämpliga komponenterna som du behöver tillverka för vart och ett av dessa huvuden.
#2. Processbaserad WBS
Den här typen av WBS-verktyg kommer att definiera ditt projekt relaterat till arbetsfaser, funktioner och steg. Du kan enkelt tilldela olika steg till olika färdigheter och discipliner. Det hjälper till att identifiera vilken typ av verktyg du behöver, kompetenskrav osv.
Ett exempel på detta är ett WBS-utkast för ett utvecklingsprojekt för mobilappar. Här utgör faser av apputvecklingen som konfiguration, systemtester, kritisk systemgranskning och användarsystem den första nivåhierarkin. Du kan nu länka andra faser till lämpliga rubriker.
Vad gör WBS till en Go-To-lösning för projektledare?
#1. Det ger en övergripande tydlighet över projektuppgifternas ansvarsfulla resurser. Därför kan projektledare omedelbart nå ut till rätt gruppmedlem om de behöver uppgiftsstatus.
#2. Du kommer aldrig att missa några projektsteg eller leveranser när du distribuerar en effektiv WBS-mall.
#3. Eftersom WBS-arket belyser alla leveranser och faser visuellt, kan projektledare säkerställa att varje del av uppgifter/leveranser slutförs i tid.
#4. WBS-verktyget hjälper dig också att fixa buggar och fel i ditt projekt som inte är lätta att identifiera i början av projektet.
Kolla in den här ultimata listan med toppverktyg som hjälper dig att skapa ett effektivt strukturblad för arbetsuppdelning:
måndag
Förutom att vara en förstklassig projektledningsprogramvara, monday.com ger dig också en WBS-mall. Med dess hjälp kan projektledare sömlöst planera och kontrollera sina projekt. Den här mallen är inte bara gratis utan även redo att användas så att du får ett exempel på arbetsschema för att komma igång nu.
Användare kan ladda ner den här intuitiva mallen för att utveckla en personlig plan genom att lägga till åtgärder och omorganisera uppgifterna baserat på projektprioriteringsmatrisen. Med denna mall blir genomförandet av planen en enkel process.
Allt du behöver göra är att tilldela varje åtgärd till teammedlemmarna. Det låter dig spåra framsteg i varje steg genom olika mätvärden. Mallen kommer också med funktioner, som att lägga till ett nytt objekt med ett klick, sökning eller filtreringstavla, delning, etc.
Lucidchart
Lucidchart är en intelligent diagrammjukvara som hjälper dig att driva innovation genom diagram och samarbete. Med hjälp av dess WBS-skapare kan användare skapa en struktur för arbetsuppdelning för sina projekt på några minuter. Verktyget kommer med ett intuitivt gränssnitt och några robusta funktioner för att anpassa en WBS enligt ditt projekts behov.
Användare kan börja skapa strukturen genom att dra former på duken och infoga uppgifter i individuella former. Den låter dig också definiera uppgiftsägande och skilja mellan uppgifter och deluppgifter genom dess omfattande formateringsfunktioner.
Lucidchart erbjuder samarbete i realtid, chatt i redaktören och kommentering för omedelbara uppdateringar och delning. Detta molnbaserade verktyg kan nås från var som helst och från vilken enhet som helst. Den har också villkorlig formatering som hjälper dig att färgkoda uppgifterna och organisera roller och andra objekt i strukturen.
Skapande
Med WBS-verktyget för Skapande, kan du hantera projektleveranserna på ett bättre sätt. Med sin mjukvara för strukturuppdelning kan projektledare visualisera omfattningen av projekt. På denna lättanvända visuella plattform kan användare dela upp ett projekt i mer hanterbara milstolpar för enkel arbetshantering.
Creately låter dig lägga till detaljerade dokument, länkar och bilagor till varje WBS-leverans. Det stöder också import av data från projekthanteringsverktyg så att användare kan identifiera luckor och överlappningar i projektkrav.
WBS-plattformen innehåller olika inbyggda verktyg för att skapa instrumentpaneler, presentationer och rapporter för intressenterna. Dessutom stöder den flera appintegrationer för export och import av projektdata.
Det här verktyget har utformats för äkta teamsamarbete. Nu kan tvärfunktionella team hålla sig i linje genom realtidskommunikation och samarbete. Den innehåller funktioner som samarbete med flera användare, nämn kommentarer, statusspårning på arbetsområdesnivå, flera åtkomstnivåer och roller och smarta aviseringar för att ansluta alla över hela linjen.
EdrawMax
Letar du efter en mjukvara för strukturuppdelning där du kan få gratis och lättanpassade mallar? Gå för EdrawMax för att visualisera hela ditt projektomfattning genom att skapa interaktiva WBS. Genom att skapa strukturen på detta verktyg kan du organisera målen på ett enkelt och förutsägbart sätt.
Här kan du välja mellan flera strukturmallar för arbetsuppdelning som kan användas direkt. Den har också ett rikt symbolbibliotek från vilket du kan lägga till användbara symboler genom att dra och släppa dem på duken. För dem som vill utveckla diagrammets innehåll tillåter EdrawMax import och export av ytterligare data för anpassning.
Användare kan ladda ner strukturen från detta WBS-verktyg i olika format, inklusive PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG och PNG. Sedan kan de också dela och ladda upp dessa filer till olika plattformar. Det stöder också att bädda in diagrammet i e-postmeddelanden, sociala medier och webbplatser.
PlanHammer
PlanHammer är en plattform för att skapa online WBS-diagram med lätthet. Det är en kraftfull programvara med kraftfulla projektledningsfunktioner. Programvaran gör det möjligt för användarna att bryta ner sina projekt samtidigt som de tilldelar uppgifter till sina lagkamrater och samarbetar med dem på samma gång.
Eftersom detta WBS-verktyg låter dig skapa en flexibel struktur, kan du expandera och komprimera uppgiftsträd eftersom du bara vill visa den gren du arbetar med just nu. Genom att klicka på infoknappen kan användare också få information om vilken uppgift som helst.
PlanHammer gör det superenkelt att lägga till och ta bort uppgifter och deluppgifter i WBS. För varje överordnad uppgift har du full frihet att visa deluppgifterna i utökad eller liststil.
Denna interaktiva WBS-diagramtillverkare underlättar skärmdelning och Chromecast-baserad telesändning för fantastisk presentation/ Du kan också skriva ut den från PDF-filen och dela papperskopian med intressenterna.
Praxie
Använder sig av Praxie, kan du utmärka dig i WBS-projektledning på två sätt. Du kan antingen använda dess interaktiva app för att skapa en WBS från början. Eller så kan du använda dess WBS-mall för att anpassa den efter dina behov.
För att använda mallen måste användarna granska den och överväga de uppgifter som ingår i ditt projekt från en steg-för-steg-synpunkt. Sedan måste de lista ner alla deluppgifter och avsluta tabellen med hjälp av nödvändiga data. Allt eftersom arbetet fortskrider måste teammedlemmarna uppdatera det så att projektledaren kan ha en klar uppfattning om det.
Alla lag eller företag kan komma igång med Praxies samarbetsverktyg genom att definiera uppgifter och skapa Action Items. Dess molnbaserade programvara innehåller också funktioner, såsom framstegsinstrumentpaneler, dataimport från olika SaaS-applikationer eller dokument, och ett intuitivt gränssnitt.
Öppet projekt
Öppet projekt erbjuder dig en projektledningsprogramvara med öppen källkod som samtidigt är robust och säker. Det här verktyget stöder din end-to-end-process för att hantera ett projekt med strukturen för arbetsuppdelning.
I OpenProject-verktyget kan du dela upp hela projektet i hanterbara leveranser och aktiviteter med hjälp av dess listvy. Dessutom kan du antingen skapa en uppgift snabbt med inline-skapande eller använda helskärmsvyn för uppgifter med detaljerad information. Den visar också uppgiftens framsteg och använd tid för bättre analys av projektet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView är ett mindmapping-verktyg med förmågan att utveckla en arbetsnedbrytningsstruktur. Denna effektiva konceptutvecklingsprogramvara kommer med 6 utbytbara vyer för att skapa en WBS. Du kan enkelt göra strukturen i layouten uppifrån och ner eller vänster-höger.
Vid behov kan data exporteras till ett inbyggt Gantt-diagram i applikationer som MS Excel och MS Projects. MindView är ett idealiskt verktyg för att skapa WBS-diagram eftersom det låter dig mata in olika element på ett ögonblick och organisera dem i en struktur som passar just ditt projekt. Strukturen kan också redigeras sömlöst om du behöver göra några ändringar i den.
JadeALM
JadeALM låter dig skapa WBS-diagram för dina projekt så att du kan ha en tydlig projektstruktur. Dess hierarkiska diagram är perfekt för att bryta ner framstegen från toppen till botten. Du kan enkelt se var varje deluppgift och uppgift hör hemma i den stora bilden av projektet.
Denna struktur informerar dig också om vad som händer och var. Eftersom användare enkelt och praktiskt kan dela upp projektet i mindre deluppgifter tappar de aldrig fokus på kärnvärdet och målet. JadeALM hjälper dig också med omorganisering och förutsägbarhet genom att hantera beroenden mellan människor, uppgifter, funktioner och processer.
Dessutom är detta WBS-verktyg mycket användbart för att hantera mindre leveranser. Dess realtidsuppdatering låter dig spåra framsteg, resurser och tilldelade från ett enda verktyg med fullständig konsekvens, transparens och enhetlighet.
Kakao
Kakao är ett viktigt verktyg för team som vill utföra en organiserad och visuell uppdelning av uppgifterna och deluppgifterna. Den erbjuder en sofistikerad WBS-mall som användare kan anpassa efter individuella projekts behov.
Förutom att använda det för ett enda projekt som innehåller flera uppgifter som tilldelas olika personer, kan du också använda det för större projekt som handlar om flera team.
Även om du är en nybörjare, skulle du inte ta mycket tid att lära dig hur man kör det här verktyget. Den erbjuder ett brett utbud av handledningar som inkluderar dedikerade och detaljerade guider och videor. Du kan också gå igenom dess blogg och kunskapsbas för att ta reda på hur det här verktyget fungerar.
Cacoo stöder integration med olika verktyg, som Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio och Zapier. Den här funktionen gör uppdraget med projektledning enklare för dig.
Kan du använda Gantt-diagram som WBS?
Ett WBS-diagram visar projektets omfattning och dess milstolpar. Ett Gantt-diagram hjälper till att visualisera projektaktivitetens tidslinje.
Ett Gantt-diagram anses ofta vara ett slags WBS för projektledning. Användare kan organisera sin WBS som ett Gantt-diagram som innehåller länkar mellan uppgiftsberoenden och projektmilstolpar.
De sista orden
Hittills har du hittat en djupgående diskussion om grunderna i WBS i projektledning. Du har också upptäckt några verktyg på toppnivå som kan hjälpa dig att skapa en professionell och felfri WBS-mall.
I en projektledares professionella karriär skiljer skickligheten att utforma ett WBS-verktyg dem från nybörjaren. På samma sätt, när du använder WBS-mallen, minskar du flaskhalsar, ökar produktiviteten och gör så småningom mer intäkter än amatörföretag som inte använder det här verktyget.
Du kanske också är intresserad av att lära dig om lagstadgar som underlättar effektivt samarbete i ett team.