En central utmaning för alla som leder eller äger affärsprojekt är att utforma en fungerande WBS (Work Breakdown Structure) för projektstyrning. Det är ett fundamentalt verktyg för hantering av kommersiella projekt och därför är WBS-verktyg mycket värdefulla för projektledare.
Om du tycker att det är svårt att skapa en WBS-mall för ditt kommande projekt, har du kommit rätt! Vi kommer att förklara vad en WBS innebär inom projektledning på ett lättförståeligt sätt. Vi kommer också att visa dig några populära och trendiga verktyg som erfarna projektledare använder för att skapa WBS-scheman i sitt arbete.
Vad är en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS)?
En arbetsnedbrytningsstruktur, eller WBS, är ett schema som listar och identifierar de komponenter och leveranser som ingår i ett projekt. Inom projektledning är en WBS ett verktyg som ger projektledare en tydlig överblick över det innehåll, den produkt eller den tjänst som projektet ska leverera till kunden.
Grundläggande sett bör du strukturera din WBS-mall som en hierarki av de delar som projektet ska producera. Denna struktur underlättar också för projektledare att organisera ett projektteams uppgifter och ansvar i mindre, mer hanterbara enheter.
De flesta WBS-verktyg som används i affärsprojekt sträcker sig över mer än tre nivåer. Dock kan även en WBS för mindre projekt innehålla 2 till 4 nivåer av leveranser och komponenter.
Vilka typer av WBS finns det?
#1. Leveransbaserad WBS
Som namnet antyder, fokuserar denna WBS-typ i första hand på projektets leveranser. Dessa kan vara en fysisk produkt, digitalt material eller en onlinetjänst (som en webbplats eller en mobilapp). Den kopplar på ett enkelt sätt projektets omfattning till varje leverans. Projektledare använder ofta denna WBS-mall för att skapa projektbudgetar och resursberäkningar.
Ett konkret exempel skulle vara en WBS för biltillverkning. Interiör, kaross och elektronik skulle utgöra de första nivåerna i hierarkin. Därefter kan du koppla samman relevanta komponenter som behöver tillverkas för var och en av dessa huvudkategorier.
#2. Processbaserad WBS
Denna typ av WBS-verktyg definierar ditt projekt utifrån olika arbetsfaser, funktioner och steg. Du kan enkelt tilldela olika faser till olika kompetenser och discipliner. Det hjälper dig att identifiera vilka verktyg du behöver och vilka kompetenskrav som finns.
Ett exempel på detta är en WBS för ett projekt som utvecklar en mobilapp. Här kan faserna i apputvecklingen, som konfiguration, systemtester, kritisk systemgranskning och användarsystem, utgöra den första hierarkinivån. Sedan kan du koppla ihop andra faser med de passande rubrikerna.
Varför är WBS en så bra lösning för projektledare?
#1. Den ger en tydlig översikt över vilka resurser som är ansvariga för olika projektuppgifter. Därför kan projektledare direkt kontakta rätt teammedlem om de behöver statusuppdateringar.
#2. Med en effektiv WBS-mall missar du aldrig viktiga projektsteg eller leveranser.
#3. Eftersom WBS-schemat visuellt framhäver alla leveranser och faser, kan projektledare säkerställa att varje del av uppgifterna slutförs i tid.
#4. WBS-verktyget hjälper dig också att upptäcka buggar och fel i projektet som annars kan vara svåra att identifiera i början.
Här är en lista över de bästa verktygen som hjälper dig att skapa ett effektivt WBS-schema:
monday
Förutom att vara ett förstklassigt projektledningsprogram, erbjuder monday.com även en WBS-mall. Med hjälp av den kan projektledare enkelt planera och styra sina projekt. Denna mall är inte bara gratis utan också redo att användas, så att du kan få ett exempel på ett arbetsschema för att komma igång direkt.
Användare kan ladda ner den här intuitiva mallen och skapa en personlig plan genom att lägga till åtgärder och omorganisera uppgifterna baserat på projektprioriteringar. Med denna mall blir genomförandet av planen en enkel process.
Allt du behöver göra är att tilldela varje åtgärd till teammedlemmarna. Det gör att du kan följa framstegen i varje steg genom olika mätvärden. Mallen har också funktioner som att lägga till ett nytt objekt med ett klick, söka, filtrera, dela och mycket mer.
Lucidchart
Lucidchart är ett smart diagramverktyg som hjälper dig att driva innovation genom diagram och samarbete. Med deras WBS-skapare kan användare bygga en arbetsnedbrytningsstruktur för sina projekt på bara några minuter. Verktyget har ett intuitivt gränssnitt och robusta funktioner för att anpassa en WBS efter projektets behov.
Användare kan börja skapa strukturen genom att dra former på duken och fylla i uppgifter i varje form. Du kan även definiera vem som ansvarar för uppgifterna och skilja mellan uppgifter och deluppgifter genom verktygets formatfunktioner.
Lucidchart erbjuder samarbete i realtid, chatt i redigeraren och kommentarer för snabba uppdateringar och delning. Detta molnbaserade verktyg är tillgängligt var som helst och från vilken enhet som helst. Det har även villkorad formatering som hjälper dig att färgkoda uppgifterna och organisera roller och andra objekt i strukturen.
Creately
Med WBS-verktyget från Creately kan du hantera projektleveranser på ett bättre sätt. Med hjälp av deras programvara för arbetsnedbrytning kan projektledare visualisera projektets omfattning. På denna lättanvända visuella plattform kan användare dela upp ett projekt i mer hanterbara milstolpar för enkel arbetshantering.
Creately gör det möjligt för dig att lägga till detaljerade dokument, länkar och bilagor till varje WBS-leverans. Det stöder också import av data från projekthanteringsverktyg, så att användare kan identifiera luckor och överlappningar i projektkraven.
WBS-plattformen har olika inbyggda verktyg för att skapa instrumentpaneler, presentationer och rapporter för intressenter. Dessutom stöder den integration med flera appar för export och import av projektdata.
Detta verktyg har utvecklats för äkta teamsamarbete. Nu kan tvärfunktionella team hålla sig synkroniserade genom realtidskommunikation och samarbete. Det har funktioner som samarbete för flera användare, omnämnanden i kommentarer, statusspårning, olika behörighetsnivåer och roller samt smarta aviseringar för att hålla alla uppdaterade.
EdrawMax
Söker du efter en programvara för arbetsnedbrytning där du kan hitta gratis och anpassningsbara mallar? Då är EdrawMax ett bra val för att visualisera hela projektets omfattning genom att skapa interaktiva WBS. Genom att skapa strukturen i det här verktyget kan du organisera målen på ett enkelt och förutsägbart sätt.
Här kan du välja mellan ett flertal WBS-mallar som kan användas direkt. Det finns också ett stort symbolbibliotek där du kan lägga till användbara symboler genom att dra och släppa dem på arbetsytan. För de som vill utveckla diagrammets innehåll ytterligare, tillåter EdrawMax import och export av data för anpassning.
Användare kan ladda ner strukturen från detta WBS-verktyg i olika format, som PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG och PNG. Därefter kan de dela och ladda upp dessa filer till olika plattformar. Det stöder också inbäddning av diagrammet i e-postmeddelanden, sociala medier och webbplatser.
PlanHammer
PlanHammer är en plattform för att enkelt skapa online WBS-diagram. Det är en kraftfull programvara med robusta projektledningsfunktioner. Programvaran gör det möjligt för användarna att bryta ner sina projekt och samtidigt tilldela uppgifter till sina teamkollegor och samarbeta med dem.
Eftersom detta WBS-verktyg låter dig skapa en flexibel struktur kan du expandera och komprimera uppgiftsgrenar och visa endast de delar du för tillfället arbetar med. Genom att klicka på informationsknappen kan användare också få information om varje uppgift.
PlanHammer gör det mycket enkelt att lägga till och ta bort uppgifter och deluppgifter i en WBS. För varje överordnad uppgift kan du välja att visa deluppgifterna i expanderad form eller i en listvy.
Denna interaktiva WBS-diagramskapare underlättar skärmdelning och Chromecast-baserad visning för effektiva presentationer. Du kan också skriva ut diagrammet från en PDF-fil och dela papperskopior med intressenter.
Praxie
Genom att använda Praxie kan du utmärka dig inom WBS-projektledning på två sätt. Du kan antingen använda deras interaktiva app för att skapa en WBS från grunden, eller så kan du använda deras WBS-mall och anpassa den efter dina egna behov.
För att använda mallen behöver användare granska den och betrakta projektets uppgifter från steg-för-steg-perspektiv. Därefter behöver de lista alla deluppgifter och slutföra schemat med nödvändig information. När arbetet fortskrider ska teammedlemmarna uppdatera schemat så att projektledaren har en tydlig överblick.
Alla team eller företag kan börja använda Praxies samarbetsverktyg genom att definiera uppgifter och skapa action items. Deras molnbaserade programvara har också funktioner som framstegspaneler, dataimport från andra SaaS-applikationer eller dokument och ett intuitivt gränssnitt.
OpenProject
OpenProject erbjuder dig en projektledningsprogramvara med öppen källkod som är både kraftfull och säker. Detta verktyg stödjer hela processen för att hantera ett projekt med hjälp av en arbetsnedbrytningsstruktur.
I OpenProject kan du dela upp hela projektet i hanterbara leveranser och aktiviteter med hjälp av deras listvy. Du kan snabbt skapa en uppgift direkt eller använda helskärmsvyn för uppgifter med detaljerad information. Verktyget visar även uppgifternas framsteg och hur mycket tid som har lagts ned för att underlätta analys av projektet.
MatchWare MindView
MatchWare MindView är ett mindmapping-verktyg med förmågan att utveckla en arbetsnedbrytningsstruktur. Denna effektiva programvara för konceptutveckling erbjuder 6 utbytbara vyer för att skapa en WBS. Du kan enkelt skapa strukturen med en uppifrån och ner- eller vänster-höger-layout.
Vid behov kan informationen exporteras till ett inbyggt Gantt-schema i applikationer som MS Excel och MS Projects. MindView är ett utmärkt verktyg för att skapa WBS-diagram eftersom du snabbt kan lägga in olika element och organisera dem i en struktur som passar just ditt projekt. Strukturen kan också enkelt redigeras om du behöver göra ändringar.
JadeALM
JadeALM låter dig skapa WBS-diagram för dina projekt så att du får en tydlig projektstruktur. Deras hierarkiska diagram är perfekta för att bryta ner framstegen från topp till botten. Du kan enkelt se var varje deluppgift och uppgift hör hemma i projektets helhet.
Denna struktur informerar dig om vad som händer och var. Eftersom användare enkelt och praktiskt kan dela upp projektet i mindre deluppgifter, tappar de aldrig fokus på kärnvärdet och målet. JadeALM hjälper dig även med omorganisation och förutsägbarhet genom att hantera beroenden mellan personer, uppgifter, funktioner och processer.
Dessutom är detta WBS-verktyg mycket användbart för hantering av mindre leveranser. Deras realtidsuppdatering låter dig följa framsteg, resurser och tilldelade uppgifter från ett enda verktyg, med fullständig konsekvens, transparens och enhetlighet.
Cacoo
Cacoo är ett viktigt verktyg för team som vill göra en organiserad och visuell uppdelning av uppgifter och deluppgifter. De erbjuder en avancerad WBS-mall som användare kan anpassa efter behov.
Förutom att använda verktyget för ett enskilt projekt med många uppgifter tilldelade till olika personer, kan du också använda det för större projekt som involverar flera team.
Även om du är nybörjare kommer det inte att ta lång tid att lära dig använda verktyget. De erbjuder ett brett utbud av handledningar som inkluderar detaljerade guider och videor. Du kan också läsa deras blogg och kunskapsbank för att lära dig mer om hur verktyget fungerar.
Cacoo stöder integration med olika verktyg, som Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio och Zapier. Denna funktion gör projektledningen enklare för dig.
Kan man använda Gantt-scheman som WBS?
Ett WBS-diagram visar projektets omfattning och milstolpar. Ett Gantt-schema hjälper till att visualisera projektets tidslinje.
Ett Gantt-schema anses ofta vara en typ av WBS för projektledning. Användare kan organisera sin WBS som ett Gantt-schema som innehåller länkar mellan uppgiftsberoenden och projektmilstolpar.
Slutord
Hittills har du fått en djupgående inblick i grunderna för WBS inom projektledning. Du har också upptäckt några av de bästa verktygen som kan hjälpa dig att skapa en professionell och felfri WBS-mall.
Inom projektledning är förmågan att utforma ett WBS-verktyg en färdighet som skiljer erfarna ledare från nybörjare. Genom att använda WBS-mallen kan du minska flaskhalsar, öka produktiviteten och därmed generera mer intäkter än de företag som inte använder verktyget.
Du kanske också är intresserad av att lära dig mer om de lagstadgade ramverken som underlättar effektivt samarbete i team.