Outlook-programmet erbjuder flera paneler som kan visas eller döljas efter behov. Bland dessa finns standardpaneler som navigeringsfönstret, men även andra, som uppgiftslistan och personpanelen. Låt oss se hur man anpassar uppgiftslistan.
Aktivera uppgiftsfönstret
Uppgiftslistan är inte synlig direkt, så den måste först aktiveras genom att gå till Visa > Uppgiftsfält.
I skärmdumpen ovan ser vi också alternativen Mappfönster, Läsfönster och Personfönster. En panel är en ”del av ett fönster som ger användaren ytterligare information eller snabb åtkomst till ofta använda funktioner i ett program”. Det är en välkänd term inom programmering och användargränssnittsdesign. Varför uppgiftsfältet kallas ”uppgiftsfältet” har vi ingen aning om, då Microsoft själva refererar till det som en panel i sin dokumentation. För att vara konsekventa kommer vi också att kalla det en panel.
Så, för att vara enhetliga, kommer vi också att referera till det som en panel.
Alternativ för uppgiftslistan
När du klickar på Visa > Uppgiftsfältet visas fyra alternativ: Kalender, Kontakter, Uppgifter och Av.
Kalender visar den aktuella månaden och dina kommande möten.
Kontakter visar de kontakter som du har markerat som favoriter.
Uppgifter visar dina Outlook-uppgifter sorterade efter förfallodatum.
Du kan välja att visa Kalender, Kontakter, Uppgifter, en kombination av två av dessa eller alla tre. Alla dessa element visas i uppgiftslistan, som är placerad till höger i Outlook.
Elementen visas i den ordning de aktiveras i alternativen för uppgiftsfältet. Vi har lagt till dem i den ordning som de visas i menyn – Kalender, Kontakter, Uppgifter – men om vi tar bort Kalender genom att klicka på Visa > Uppgiftsfält > Kalender och sedan lägger till den igen, visas den längst ner under Uppgifter.
Om du inte vill visa uppgiftslistan alls, klicka på Visa > Uppgiftsfält > Av, eller avmarkera alla andra alternativ.
Anpassa uppgiftslistan
Det finns inga anpassningsalternativ för Kalender eller Kontakter i uppgiftslistan. Dessa visar bara dina kommande möten respektive dina favoritkontakter. Kontakter-objektet tillåter dig att söka bland dina kontakter, men det är allt.
Uppgifter-objektet har mycket fler anpassningsalternativ. Det fungerar i praktiken som en vanlig e-postmapp, vilket betyder att du kan anpassa den på samma sätt som alla andra mappar. Som standard sorteras uppgifterna efter förfallodatum i stigande ordning.
Genom att klicka på den svarta pilen bredvid ”Idag” kommer sorteringsordningen att vändas, och dina uppgifter visas i fallande ordning.
Högerklicka var som helst i rubriken så visas en snabbmeny med anpassningsalternativ.
De tre första alternativen – ”Alla e-postmeddelanden”, ”Olästa e-postmeddelanden” och ”Omnämnda e-postmeddelanden” – är något märkligt, helt värdelösa inom Uppgifter. Dessa alternativ är tre standardfilteralternativ i en e-postmapp och har ingen relevans för dina uppgifter.
Alternativet ”Ordna efter” låter dig sortera efter olika kriterier från standardalternativet ”Förfallodatum”.
Dina alternativ är:
Kategorier: Sorterar uppgifterna alfabetiskt efter den kategori du har tilldelat dem.
Startdatum: Sorterar uppgifterna efter startdatum.
Förfallodatum: Sorterar uppgifterna efter förfallodatum.
Mapp: Sorterar uppgifterna efter namnet på den mapp där de finns (uppgifter kan skapas i eller flyttas till vilken mapp som helst i Outlook).
Typ: Sorterar uppgifterna efter om de är e-postmeddelanden eller uppgifter (du kan dra e-postmeddelanden till Tasks för att skapa en uppgift).
Viktighet: Sorterar uppgifterna efter prioritet – hög, normal eller låg.
Under ”Ordna efter” finns alternativet ”Omvänd sortering”, som utför samma funktion som att klicka på den svarta pilen i det övre högra hörnet. Du kan också aktivera ”Visa i grupper”, som växlar mellan att visa dina uppgifter i grupper (standard) och en enkel lista.
Slutligen finns ”Visa inställningar”, som öppnar fönstret för mappens anpassning.
Vi har tidigare tagit upp anpassning av mappar och hur man framhäver ett objekt med villkorlig formatering. Om du vill ändra vilka kolumner som visas eller få dina uppgifter att visas i ett annat format, kan du läsa dessa artiklar och göra några ändringar. Du kan alltid klicka på knappen ”Återställ aktuell vy” för att gå tillbaka till standardvyn om du inte är nöjd med dina ändringar.
Uppgiftslistan är en av de mest användbara funktionerna i Outlook, eftersom den lägger till information om möten, kontakter och uppgifter direkt på startsidan, bredvid din e-post. Outlook är definitivt ett produktivitetsverktyg, inte bara en e-postklient, och uppgiftslistan är en integrerad del av det.