Människor antar eller misstolkar ofta roller som resurshanterare (RM) och projektledare (PM), men deras roller och ansvar skiljer sig avsevärt inom organisationen.
PM och RM spelar en avgörande roll för att nå detta mål om ett företag vill leverera ett projekt i tid och inom budget. Båda funktionerna är väsentliga för ett framgångsrikt genomförande av engagemanget.
PM arbetar med specifika projekt medan RM utför på affärsenhetsnivå. Projektledaren säkerställer projektleverans inom en fastställd tidsram och i budget, medan RM säkerställer att rätt resurser allokeras till projekt.
RM:s jobb börjar efter att organisationen vinner kontraktet. RM säkerställer att rätt resurser tas ombord, och när resurserna är slutförda går de vidare till ett annat projekt.
PM:s uppgift är att hantera dessa resurser och leverera projektet inom scope och SLA (service level agreement).
En viktig punkt att notera här är att utan de rätta resurserna startar inte projektet, och därför går rollerna som RM och PM hand i hand i någon affärssektor.
Innehållsförteckning
Rollen som projektledare (PM)
PM ansvarar för projektleverans från slut till slut och för att hantera ett eller flera projekt. PM:s primära uppgift är att uppnå projektmilstolpar inom definierade SLA (service level agreement) och, viktigare, inom budget.
PM-rollen är projektspecifik och fokuserar på projektgenomförande inom omfattning och tidsplan med hjälp av projektteamet. Kort sagt, projektledarna är innehavare av projekt och deras uppgift är att se till att projektet levereras på ett tillfredsställande sätt i linje med företagets mål och kundernas förväntningar.
Projektledare ansvar
- Planering, uppföljning och utveckling av projektledningsplaner och kommunikation mellan intressenter och ledning.
- Budgetera och säkerställa kostnadseffektivt projektgenomförande utan att kompromissa med standarder.
- Övervakning av SLA (service level agreement) för att spåra projektets prestanda.
- Leverera projektet inom budget och omfattning.
- Riskhantering – Identifiera risker och skapa en riskreduceringsplan.
- Arbeta med CSI (Continuous Improvement of Services) för mjuka och hårda dollartjänster.
- Ansvarig för SOP (standard operation procedure), körböcker och annan dokumentation.
- Ansvarig för CSAT (Customer Satisfaction Assessment) – följa upp, förbättra och stänga.
- Ansvarig för projektbedömning och kvalitetsprocess som Six Sigma.
- Personalhantering – Teammotivation, bedömningar, befordran, strukturering av sin karriärväg, etc.
Roll som resurschef (RM)
Den primära rollen för RM är att säkerställa att projektledare har tillräckliga resurser för att leverera projektet. PM verkar på projektnivå, och RM arbetar på affärsenhetsnivå (BU) för att säkerställa att BU har tillräckliga resurser för att uppfylla åtagandena.
RM är inte associerad med några specifika projekt, men faktiskt är deras roll tillfällig för det specifika projektet, och när resurserna är uppfyllda går de vidare till ett annat projekt.
Ansvar för resurschef
- Förstå projektbudgeten och tilldela rätt resurs till projektet
- Tillgänglighetsplan: RM måste säkerställa att bänken alltid är upptagen med rätt resurser och bör vara medveten om projekt i pipeline.
- Skanna och filtrera resurser efter erfarenhet, kompetens och tillgänglighet
- Samordning med PM för att lokalisera över- och underutnyttjande av anställda och rätt kvalificerade personer anpassas till projekt.
- RM kan också arbeta med PM:er för att omfördela resurser, justera krav och markera kritiska resurskrav för extern rekrytering.
- Då och då kommer RM i kontakt med PM för att lära sig om kommande projekt och förstå resurskrav.
- I vissa fall kan RM kontakta relevant avdelning för att diskutera medarbetarnas prestationer, utbildning, resursutveckling etc.
- Arbeta med affärsutvecklingsteamet för att uppskatta resursbehov
- RM måste ansluta till externa leverantörer för att tillfälligt fylla på resurser vid akuta behov.
- Alltid uppdaterad med de senaste arbetslagarna, dokumentera processer, föra register etc.
Skillnaden mellan en projektledare (PM) och en resurschef (RM)
Rollerna som PM och RM skiljer sig från varandra, men då måste de båda arbeta tillsammans för att leverera projektet framgångsrikt.
Mål
Projektledarens mål är att leverera projekt utan att bryta mot SLA (service level agreement), inom omfattning och budget. De använder bästa praxis som ITIL, Six Sigma, etc., och levererar projekt med hjälp av teamresurser. De syftar till att generera vinst och uppnå kundnöjdhet.
RM gör effektiv resurshantering. Deras mål är att tillhandahålla rätt resurser för projektet och säkerställa att de anställdas nöjdhet är hög och att deras karriärmål uppfylls.
Leveransmetod
När företaget väl vinner kontraktet beskriver PM projektets omfattning och ger resursuppskattning till resurschefen. RM börjar ta in resurser från interna kanaler som bänk, resurser som frigörs från andra projekt, etc. I vissa scenarier kan de flagga för att hyra resurser från externa resurser som rekrytering eller kontrakt.
Avrättning
RM spårar resursanvändning med hjälp av verktyg som PeopleSoft eller andra verktyg. De fortsätter att kontrollera överanvändning, underutnyttjande, fakturerbar, icke-fakturerbar, etc., och anpassar följaktligen planen och diskuterar den med PM.
Om RM inte kan tillhandahålla resurser inom rätt tid, finns det stora sannolikheter för upptrappning, straffavgifter och även i vissa fall att förlora projekt.
PM analyserar projektet för risk, och om de förutser någon risk utarbetar de en riskreduceringsplan. Tillsammans med detta utvärderar de regelbundet projektets prestanda. För att uppnå detta använder de milstolpar. PM säkerställer att projektet slutförs inom tidslinjerna och budgeten utan avbrott, eskalering och brott mot SLA.
Den kompetens som krävs för PM och RM
Eftersom en projektledare har olika ansvarsområden bör de ha några viktiga färdigheter, inklusive:
- Anpassningsförmåga
- Projektledning
- Ansvarighet
- Utmärkta kommunikationskunskaper
- Förmåga att tänka utanför boxen
- Kunskap och när man ska delegera
- Prognoser
- Ledarskap
- Problemlösning
- Strategiskt tänkande
En resursansvarig behöver nedanstående specifika kompetensuppsättningar för att utföra sin roll framgångsrikt.
- Utmärkta kommunikationskunskaper
- Medvetenhet om teknologier
- Enastående förhandlingsförmåga
- Flexibilitet
- Snabbt beslutsfattande
- Engagemang
- Analys och prognosmakare
- Presentations färdigheter
Verktyg som används av projektledaren (PM) och resurschefen (RM)
Projektledaren har en mångfacetterad roll som handlar om ett team, tidslinjer, ledning, kostnadsberäkning, rapportering och omfattning. Det är utmanande att ta hand om alla dessa aktiviteter manuellt med exakt noggrannhet, så specialverktyg och programvara är tillgängliga för att hjälpa chefer.
Projektledningsverktyg är en utmärkt tillgång för projektledare att organisera och hantera sina projekt och uppgifter effektivt. Dessa verktyg kan anpassas till olika storlekar och för andra ändamål enligt projektets krav.
Låt oss se de bästa verktygen som projektledaren använder för att leverera projektet
#1. måndag
Monday är ett molnbaserat omfattande verktyg för projektledning. PM:arna kan använda det här verktyget för att planera, spåra och uppdatera projektstatus.
Den har 200+ inbyggda mallar som gör det enkelt att skapa arbetsflöden och hantera teamaktiviteter.
Det visuellt tilltalande användargränssnittet är lätt att använda utan träning, och dra-och-släpp-funktionen hjälper till att anpassa objekt och underobjekt och uppdatera arbetsflöden i realtid.
Dess unika datarepresentation gör att PM kan representera projektarbetsflöden med hjälp av Gantt-diagram. Kanban-ramverket gör det möjligt för teammedlemmar att övervaka aktuell jobbstatus när som helst.
Mjukvaran finns i tre versioner – Basic, Standard och Pro och priserna är $8, $10 respektive $16/plats/månad. Det finns till och med en företagsversion som stöder anpassade funktioner och mycket komplexa miljöer.
#2. Wrike
Wrike mjukvara säkerställer sömlöst genomförande av projekt. Verktyget hjälper projektledare att hantera, spåra och förhindra förseningar i genomförandet av projektaktiviteter.
Verktyget ger fullständig synlighet av ett projekt för att säkerställa enkel hantering av resurser, uppgifter och hjälper till att hålla schemat.
Dess tidsspårningsprogram, anpassade Kanban-kort, säkerhet i företagsklass och automatisering av arbetsflöden ger fullständig kontroll och synlighet över projektet.
Oavsett din vertikala eller affärsenhet, gör detta verktyg ett jobb för en projektledare obevekligt. Verktyget kan användas av olika sektorer som IT, digital marknadsföring, produkt- och projektledning, konsultprojekt, professionella tjänster, affärsverksamhet, etc.
Du kan titta på några fler projektledningsverktyg här.
Verktyg som används av Resource Manager
Resurshanterarna använder verktyg och mallar för att få arbetet gjort effektivt.
Beroende på projektets storlek eller team och företagsprofil kan resursansvariga välja bland ett stort antal resurshanteringsverktyg som för närvarande finns på marknaden.
Teamdeck
Teamdeck är en effektiv och komplett molnbaserad resurshanteringsprogramvara. Programvaran fördelar när det gäller resursplanering, tidsspårning, tillgänglighetskontroll och generering av anpassad rapportering.
Dess flexibla resurshanteringskonsol ger alla detaljer om resurser som tilldelats projekt och synlighet av nuvarande och framtida arbetsbelastning.
Oavsett om de är permanenta, tillfälliga eller till och med frilansande, alla resurser kan spåras och deras tidrapporter kan underhållas.
En av dess bästa anpassningsmöjligheter är att den tillhandahåller API-mjukvaruintegration med andra verktyg som Slack, Zapier, etc. Inbyggda mallar, som kan anpassas ytterligare, kan användas för rapportering.
Programvaran är tillgänglig att prova gratis i sju dagar, varefter den kostar $3,99/teammedlem/månad.
Några mer populära SaaS-baserade HR-hanteringsverktyg förklaras här.
Slutsats 👩🏫
Projektledare och resursansvariga är två viktiga kontaktpunkter för framgångsrikt genomförande av uppdrag. Genom att använda verktyg för att underlätta och automatisera deras arbete kommer det att påskynda det dagliga ansvaret, stärka välorganiserad kommunikation och, viktigast av allt, hålla koll på budgetar och utgifter.
Valet av specifika verktyg baseras på behov, projekt och företagsbaserat. Så till att börja med föreslår jag att du implementerar en testperiod av verktyget, kontrollerar genomförbarheten och fattar sedan ett slutgiltigt beslut.
Du kanske också är intresserad av bästa programvaran för projekthantering med öppen källkod