Skillnader mellan rollerna Resursansvarig och Projektledare
Inom organisationer är det vanligt att rollerna som resursansvarig (RM) och projektledare (PM) antingen antas felaktigt eller missförstås, trots att deras ansvar och funktioner skiljer sig avsevärt.
För att ett företag ska leverera projekt inom tidsramen och budgeten är både PM och RM oumbärliga. Dessa två funktioner är avgörande för att ett projekt ska lyckas.
PM fokuserar på specifika projekt, medan RM arbetar på en affärsenhetsnivå. Projektledaren ser till att projektet levereras inom avtalad tid och budget, medan resursansvarig ser till att rätt resurser allokeras till projekten.
Resursansvarigas arbete börjar efter att ett kontrakt vunnits. Deras uppgift är att se till att rätt personal tilldelas projektet. När resursallokeringen är klar, går de vidare till nästa projekt.
Projektledarens uppgift är att hantera de tilldelade resurserna och se till att projektet levereras i enlighet med omfattning och serviceavtal (SLA).
Det är viktigt att notera att projekt inte kan starta utan de rätta resurserna. Därför är samarbetet mellan RM och PM centralt inom alla affärssektorer.
Projektledarens roll (PM)
Projektledaren ansvarar för projektets genomförande från början till slut och för att leda ett eller flera projekt. Deras främsta uppgift är att uppfylla projektets milstolpar inom de definierade serviceavtalen (SLA) och, viktigast av allt, inom den fastställda budgeten.
PM-rollen är projektspecifik och inriktad på att projektet genomförs i enlighet med omfattning och tidsplan, med hjälp av projektteamet. Kort sagt, projektledaren är projektets huvudansvarige och deras uppgift är att säkerställa att projektet levereras på ett tillfredsställande sätt i linje med företagets mål och kundernas förväntningar.
Projektledarens ansvar
- Utarbetande, övervakning och utveckling av projektledningsplaner samt kommunikation mellan intressenter och ledningen.
- Budgetering och säkerställande av kostnadseffektivt projektgenomförande utan att kompromissa med standarder.
- Övervakning av serviceavtal (SLA) för att följa projektets framsteg.
- Leverera projektet inom budget och omfattning.
- Riskhantering – Identifiera risker och utforma en plan för riskreducering.
- Arbete med kontinuerliga förbättringar (CSI) för både mjukvarutjänster och hårdvarutjänster.
- Ansvar för standardiserade operativa rutiner (SOP), manualer och annan dokumentation.
- Ansvar för kundnöjdhetsbedömning (CSAT) – uppföljning, förbättring och avslut.
- Ansvar för projektbedömning och kvalitetsprocesser, som exempelvis Six Sigma.
- Personalhantering – Motivera team, bedömningar, befordran och strukturera karriärutveckling.
Resursansvarigs roll (RM)
Den primära uppgiften för en RM är att se till att projektledarna har tillräckliga resurser för att genomföra sina projekt. PM arbetar på projektnivå, medan RM arbetar på affärsenhetsnivå (BU) för att säkerställa att BU har tillräckligt med resurser för att uppfylla sina åtaganden.
RM är inte knuten till specifika projekt på ett kontinuerligt sätt, utan deras roll är temporär och projektrelaterad. När resurserna är tilldelade går de vidare till nästa projekt.
Resursansvarigs ansvar
- Förstå projektbudgeten och tilldela rätt resurser till projekten.
- Tillgänglighetsplanering: RM måste se till att det alltid finns resurser tillgängliga och bör vara medveten om kommande projekt.
- Sök och välj resurser baserat på erfarenhet, kompetens och tillgänglighet.
- Samarbeta med PM för att identifiera eventuell över- eller underbelastning av personal och se till att rätt kompetenser används i rätt projekt.
- RM kan även samarbeta med PM för att omfördela resurser, justera behov och identifiera kritiska rekryteringsbehov.
- Regelbunden kommunikation med PM för att få information om kommande projekt och resursbehov.
- I vissa fall kontaktar RM relevanta avdelningar för att diskutera personalens prestationer, utbildning och utveckling.
- Samarbete med affärsutvecklingsteamet för att uppskatta resursbehov.
- Hantera externa leverantörer för att tillfälligt fylla resurshål vid akuta behov.
- Hålla sig uppdaterad om arbetslagar, dokumentera processer och föra register.
Skillnaden mellan en Projektledare (PM) och en Resursansvarig (RM)
Även om rollerna som PM och RM är olika, måste de arbeta tillsammans för att framgångsrikt leverera ett projekt.
Mål
Projektledarens mål är att leverera projekt utan att överskrida serviceavtal (SLA), inom budget och omfattning. De använder bästa praxis som ITIL och Six Sigma, och leder projekt med hjälp av teamresurser. Deras mål är att generera vinst och uppnå kundnöjdhet.
RM har som mål att effektivisera resurshanteringen. De ska se till att rätt resurser finns tillgängliga för projekten, samt att medarbetarnas trivsel är hög och deras karriärmål uppfylls.
Leveransmetod
När ett företag vinner ett kontrakt fastställer PM projektets omfattning och ger en resursuppskattning till resursansvarig. RM börjar sedan att rekrytera resurser från interna källor som tillgängliga medarbetare eller resurser som frigjorts från andra projekt. I vissa fall kan det bli aktuellt att hyra in resurser från externa leverantörer eller rekryteringsföretag.
Genomförande
RM följer resursanvändningen med hjälp av verktyg som PeopleSoft eller liknande. De kontrollerar regelbundet över- och underbelastning, fakturerbara och icke-fakturerbara timmar och anpassar planen därefter i samråd med PM.
Om RM inte kan tillhandahålla resurser i tid finns det risk för eskalering, böter eller till och med att projektet går förlorat.
PM analyserar projektets risker och utarbetar en plan för riskhantering. De utvärderar även regelbundet projektets resultat och använder milstolpar för att styra projektet. PM ser till att projektet slutförs inom budget och tidsram, utan avbrott, eskalering eller brott mot serviceavtal (SLA).
Nödvändiga kompetenser för PM och RM
Eftersom projektledare har en bred roll, bör de ha några centrala kompetenser, inklusive:
- Anpassningsförmåga
- Projektledning
- Ansvarstagande
- Utmärkt kommunikationsförmåga
- Förmåga att tänka kreativt
- Kunskap om när och hur man delegerar
- Prognoser
- Ledarskap
- Problemlösning
- Strategiskt tänkande
En resursansvarig behöver följande specifika kompetenser för att lyckas i sin roll:
- Utmärkt kommunikationsförmåga
- Kunskap om olika teknologier
- Stark förhandlingsförmåga
- Flexibilitet
- Förmåga att fatta snabba beslut
- Engagemang
- Analys- och prognosförmåga
- Presentationsförmåga
Verktyg som används av Projektledare (PM) och Resursansvarig (RM)
Projektledaren har en mångsidig roll som involverar team, tidslinjer, ledning, kostnadsberäkning, rapportering och omfattning. Det är svårt att hantera alla dessa aktiviteter manuellt med exakt noggrannhet, och därför finns specialiserade verktyg och programvara tillgängliga för att underlätta arbetet.
Projektledningsverktyg är en viktig tillgång för projektledare för att organisera och hantera sina projekt och uppgifter effektivt. Dessa verktyg kan anpassas till olika projektstorlekar och behov.
Här är några av de bästa verktygen som projektledare använder för att genomföra projekt:
#1. monday.com
monday.com är ett molnbaserat verktyg för projektledning. PM kan använda detta verktyg för att planera, spåra och uppdatera projektstatus.
Det har över 200 inbyggda mallar som gör det enkelt att skapa arbetsflöden och hantera teamaktiviteter.
Det användarvänliga gränssnittet är enkelt att använda utan utbildning och dra-och-släpp-funktionen gör det enkelt att anpassa objekt och underobjekt samt uppdatera arbetsflöden i realtid.
Dess unika datavisualisering gör att PM kan presentera projektarbetsflöden med hjälp av Gantt-scheman. Kanban-ramverket ger teammedlemmarna möjlighet att övervaka aktuell arbetsstatus när som helst.
Programvaran finns i tre versioner – Basic, Standard och Pro, med priser på $8, $10 respektive $16 per användare och månad. Det finns även en företagsversion som stöder anpassade funktioner och komplexa miljöer.
#2. Wrike
Wrike säkerställer ett smidigt genomförande av projekt. Verktyget hjälper projektledare att hantera, spåra och förhindra förseningar i projektets aktiviteter.
Verktyget ger full insyn i ett projekt för att möjliggöra enkel hantering av resurser, uppgifter och hjälpa till att hålla schemat.
Tidsspårningsprogram, anpassningsbara Kanban-kort, säkerhet och automatisering av arbetsflöden ger full kontroll och översikt över projektet.
Oavsett vilken bransch eller affärsenhet du tillhör, gör detta verktyg ett bra jobb för en projektledare. Verktyget kan användas inom olika sektorer som IT, digital marknadsföring, produkt- och projektledning, konsultprojekt, professionella tjänster och affärsverksamhet.
Du kan utforska fler projektledningsverktyg här.
Verktyg som används av Resursansvarig
Resursansvariga använder verktyg och mallar för att arbeta effektivt.
Beroende på projektets storlek, team och företagsprofil, kan resursansvariga välja bland ett stort antal resurshanteringsverktyg som finns på marknaden.
Teamdeck
Teamdeck är en effektiv och komplett molnbaserad resurshanteringsprogramvara. Programvaran hjälper till med resursplanering, tidrapportering, tillgänglighetskontroll och generering av anpassade rapporter.
Den flexibla resurshanteringskonsolen ger full detaljinformation om projektets resurser, aktuell och framtida arbetsbelastning.
Oavsett om det handlar om anställda, konsulter eller frilansare, kan alla resurser spåras och deras tidrapporter hanteras.
En av dess främsta styrkor är anpassningsbarheten, med stöd för API-integration med andra verktyg som Slack och Zapier. Inbyggda mallar kan anpassas ytterligare för rapportering.
Programvaran erbjuder en gratis testperiod på sju dagar, därefter kostar den $3,99 per teammedlem och månad.
Några andra populära SaaS-baserade HR-hanteringsverktyg kan du läsa om här.
Sammanfattning
Projektledare och resursansvariga är två viktiga roller för att säkerställa att uppdrag lyckas. Genom att använda verktyg för att underlätta och automatisera deras arbete, kan de påskynda den dagliga hanteringen, stärka kommunikationen och hålla budgetar och utgifter under kontroll.
Valet av verktyg beror på de specifika behoven i projektet och företaget. Därför är det klokt att implementera en testperiod för verktyget, kontrollera om det fungerar bra och sedan fatta ett slutgiltigt beslut.
Du kanske också är intresserad av att lära dig mer om bästa programvara för projektledning med öppen källkod.