Betydelsen av effektiv kundsupport för företagets framgång
Ett företags framgång är intimt förknippat med sina kunders tillfredsställelse. Genom att tillhandahålla effektiv kundsupport med hjälp av en bra helpdesk-programvara, kan företagen snabbt hantera kundernas behov och problem.
Oavsett typ av kundinriktad verksamhet, är en helpdesk-lösning av stor vikt. Den möjliggör för kunderna att enkelt kontakta företaget och få tillgång till lösningar på sina frågor och problem.
För nystartade företag kan ett kraftfullt helpdesk-system vara avgörande för tillväxt, medan företag med etablerad och stor kundbas behöver en sofistikerad supportstruktur för att bibehålla kundnöjdheten.
Att bygga en helpdesk-lösning med hjälp av öppen källkod och pålitliga verktyg som Hesk kan vara ett utmärkt val. Låt oss först undersöka varför en helpdesk-lösning är så viktig innan vi ser hur Hesk kan underlätta din support.
Varför en helpdesk-programvara är nödvändig
- Genom att använda en helpdesk-programvara kan företag effektivt hantera alla kundärenden med hjälp av ett välorganiserat ärendesystem och kompetent supportpersonal.
- Med omnikanal-kundsupport i en helpdesk kan du hantera alla kundförfrågningar från olika digitala kanaler på en samlad plats.
- Biljettsystemet i en helpdesk-lösning säkerställer att inget kundärende förbises och att kunderna får snabb hjälp med sina problem.
- Kundsupport involverar många repetitiva uppgifter, som att skicka bekräftelser, tilldela ärenden och relatera personal till förfrågningar. Helpdesk-mjukvaran automatiserar dessa processer, vilket ökar kundsupportens effektivitet.
- En helpdesk-lösning kan även underlätta ett system för återkoppling på både kunskapsbasens effektivitet och supportpersonalens prestationer.
- Dessa applikationer möjliggör för företag att skräddarsy lösningar efter sina specifika affärsmodeller.
- Företag kan skapa fördefinierade svar på vanliga kundfrågor, vilket ger kunderna en bättre upplevelse när de kontaktar kundtjänsten.
- Helpdesk-programvara ger insiktsfulla rapporter och analyser av supportteamets resultat, vilket hjälper dig att identifiera svagheter och förbättringsområden.
Som vi sett finns det många fördelar med att använda en helpdesk-programvara. Om du fortfarande använder långa e-postkonversationer för att hantera kundförfrågningar, är det dags att gå över till en mer effektiv helpdesk-lösning som Hesk.
Hur Hesk kan optimera din kundsupport
För många företag är kostnaden en stor utmaning när de vill skapa en helpdesk. Eftersom Hesk är en öppen källkodslösning, kan företag implementera en helpdesk på sin webbplats utan kostnad.
Du behöver endast installera lösningen på din egen server och sedan är Hesk redo att användas. Hesk kan också användas för att hantera interna frågor via en kunskapsbas.
När du skapar en egen helpdesk med Hesk kan du anpassa den med nödvändiga funktioner. Till exempel kan du skapa en kunskapsbas med svar på vanliga frågor. Om kunderna inte hittar svar där, kan de skicka in frågor som resulterar i ett supportärende.
Som administratör har du fullständig kontroll över behörigheter och supportpersonalens aktivitet. Hesk låter dig kategorisera, filtrera och prioritera ärenden, samt spåra hur mycket tid som läggs på varje ärende. Du kan skapa användarkonton för personal, få en överblick över deras arbetsinsats och tilldela behörigheter.
En helpdesk-programvara byggd med Hesk ger tillgång till all nödvändig information från en central plats. Denna användarvänliga mjukvara har många andra funktioner som ärendemallar, standardsvar, möjligheten att lägga till anteckningar och bifoga filer till ärenden, samt lägga till anpassade datafält och ändra status på ärenden.
Hesk funktioner
Centraliserat supportsystem
Hesk är en utmärkt lösning med ett centraliserat system för alla supportfrågor. Det gör det möjligt att spåra och hantera förfrågningar från formulär, e-post och telefonsamtal på en och samma plats.
Självhjälpstjänster
För att undvika att supportpersonalen blir överbelastad med enkla frågor, ger Hesk dig möjligheten att skapa en kunskapsbas med svar på de vanligaste frågorna. Du kan även skapa separata avsnitt för vanliga frågor och användarhandböcker så att användarna själva kan hitta lösningar på sina grundläggande problem.
Ärendehantering
Hesk har flera användbara funktioner för att hantera kundförfrågningar på ett bättre sätt. Du kan kategorisera ärenden, definiera deras prioritet och övervaka status för varje ärende.
Effektiv kommunikation
För att undvika långa utbyten med kunderna och förbättra deras upplevelse, ska en helpdesk-programvara samla in nödvändig information innan supporten påbörjas och ge initiala svar. Alla dessa funktioner finns tillgängliga i Hesk.
Användarvänlighet
Hesk är en enkel och lättanvänd plattform. Den har ingen brant inlärningskurva, så vem som helst kan använda den utan större svårigheter.
Ytterligare funktioner
Förutom ovanstående, finns det funktioner som SPAM-skydd, svarsklassificering, flerspråkigt stöd och möjlighet att generera rapporter för valda tidsperioder.
Hur man konfigurerar en helpdesk med Hesk
Det är enkelt att konfigurera en kundsupportapplikation med Hesk. Följ bara dessa steg:
1. Först måste du ladda ner och installera Hesk-programvaran. Användare av den kostnadsfria versionen måste installera den på sin egen server. Alternativt kan du välja Hesk Cloud för omedelbar installation på en fjärrserver.
2. Efter installationen behöver du gå in på administratörsportalen för att göra de grundläggande konfigurationerna. När du har skapat din profil och gjort inställningarna, kan du välja supportkategorier, lägga till supportpersonal, skapa en kunskapsbas och lägga till standardsvar. Det är också viktigt att gå igenom Hesks säkerhetschecklista.
3. Om du vill utföra andra uppgifter med hjälp av lösningen, kan du göra avancerade konfigurationer. Dessa inkluderar att ställa in servern för att skicka e-post, konvertera e-postmeddelanden från kunder till ärenden, få meddelanden om försenade ärenden, erbjuda RTF-svar på e-postmeddelanden och lägga till fält i formulär för ärendehantering.
Användningsområden för Hesk
- Hesk är användbart för alla företag som erbjuder produkter eller tjänster och vill skapa en supportportal med en kunskapsbas och ett system för supportärenden.
- Företag med ett dedikerat IT-team kan skapa en IT-helpdesk med hjälp av Hesk. Anställda med hårdvaruproblem kan då skicka in ärenden och IT-teamet kan ge hjälp och vägledning.
- Hesk är också användbart för underhållsteam i en fastighet. De kan ta emot och hantera felanmälningar och åtgärda problemen baserat på prioritet.
Hesk versioner
Du kan välja mellan två versioner av Hesk-programvaran:
#1. Hesk
Denna kostnadsfria version av Hesk låter dig installera lösningen på en server med stöd för PHP och MySQL. Ingen registrering krävs och lösningen kan användas fritt på kommersiella webbplatser.
Den kostnadsfria versionen har dock en ”powered by”-länk som är synlig för kunderna. För att ta bort länken och få ett mer professionellt utseende på din helpdesk kan du köpa en Hesk-licens, från 49,99 USD (engångsbelopp).
#2. Hesk Cloud
Detta är en SaaS-version av Hesk där mjukvaran finns på en fjärrserver. Hesk ansvarar för hosting och underhåll i denna version. Hesk Cloud-användare kan även få tillgång till ytterligare moduler för statistik, eskalering och kundnöjdhet. Priset börjar på 29,99 dollar.
Sammanfattande tankar
Idag behöver företag en effektiv och professionell helpdesk på sin webbplats för att snabbt hantera kundernas frågor och ge dem en positiv upplevelse av att använda deras produkter.
Brist på nödvändiga funktioner och höga kostnader är faktorer som hindrar många företag från att välja en supportlösning. Med Hesk kan du installera en avancerad helpdesk-applikation på en server eller en fjärrserver.
Mjukvaran är fullpackad med funktioner som är nödvändiga för en smidig användarupplevelse både för kunder och supportpersonal. Eftersom Hesk är en programvara med öppen källkod, är den kostnadsfri och kan anpassas efter varje verksamhets behov.
Du kan även undersöka de bästa programvarorna för fjärrskrivbord och chatt på arbetsplatsen för ökad produktivitet.