En välplanerad förändringsstrategi möjliggör för företag att kontinuerligt utvecklas och integrera ny teknologi och marknadsföringsstrategier för att anpassa sig till en föränderlig marknad. Att inte göra det kan leda till stagnation eller nedgång.
Som företagsledare är det viktigt att förstå hur man initierar, genomför och analyserar en plan för förändringshantering. Enligt en nyligen genomförd studie av WalkMe, ansåg 79,7 % av företagen att de behövde anpassa sig till förändringar vart femte år eller oftare. Trots detta lyckades endast 34 % av dessa förändringsinitiativ.
Statistiken visar att förändringsledning är en utmanande process, men med rätt kunskap och verktyg kan du behärska den. Fortsätt läsa för att lära dig mer.
Vad innebär förändringsledning?
Förändringsledning är en systematisk metod för att effektivt implementera och navigera genom organisatoriska förändringar. Det handlar om att planera för potentiella hinder, minska deras påverkan och leda organisationen genom en lyckad omvandling.
Förändringarna kan variera från att byta ut ett e-postprogram till att omforma hela företagets utbud av produkter och tjänster.
Ofta förlitar sig företag på HR-avdelningen eller externa konsulter för att hantera affärsomvandlingar. Detta kan skapa en distans mellan förändringen och de chefer, arbetsledare och medarbetare som påverkas. Ett framgångsrikt genomförande kräver dock att alla berörda individer och team engageras i processen.
Förändringsledningens betydelse för organisationens framgång
Förändring är en oundviklig del av dagens ekonomi och marknad. Organisationer som framgångsrikt anpassar sig till dessa förändringar har större chans att frodas. Det är här en förändringsplan kommer in i bilden. Den säkerställer en noggrann strategi för att genomföra förändringen och minska risken för motstånd från medarbetare, leverantörer och andra intressenter.
Om förändringen kräver extra insatser och kompetens från medarbetare eller entreprenörer, hjälper denna plan att driva dessa resultat. Genom detta ledningskoncept kan medarbetare på alla nivåer inkluderas i transformationsprocessen, vilket ökar förståelsen för förändringens betydelse.
Dessutom ger förändringshantering företag möjligheten att anpassa sig till plötsliga marknadsförändringar, förändringar i arbetsstyrkan eller ekonomiska skiftningar, vilket säkerställer fortsatt verksamhet.
Fördelar med förändringsledning
- Företaget kan proaktivt hantera motstånd mot förändring och minimera potentiella problem för en smidigare övergång.
- Genom att sätta tydliga mål för förändringsinitiativ blir det enklare att följa upp framsteg och utvärdera effektiviteten av transformationsarbetet.
- En standardiserad förändringsplan kan skapas och användas för framtida affärstransformationsprojekt.
- Förändringshantering beaktar flera aspekter, som människor, processer och teknik, och säkerställer en balanserad och heltäckande strategi för förändring.
- Under en förändringsprocess kan adekvat stöd, utbildning och vägledning erbjudas till medarbetare för att förbättra deras produktivitet.
Förändringsplanen och dess beståndsdelar
En förändringsplan är en detaljerad plan för genomförandet av ett transformationsprojekt. Den definierar de steg som krävs för att genomföra förändringen i hela organisationen, inklusive kommunikationsstrategier, teknikanvändning och implementering av nya affärsapplikationer. Nedan följer de grundläggande komponenterna i en sådan plan:
#1. Omfattning
Omfattningen definierar ramarna och gränserna för förändringen. Det är viktigt att identifiera de specifika områden, avdelningar eller processer som kommer att påverkas. En tydlig definition av omfattningen bidrar till att skapa ett fokuserat och hanterbart förändringsarbete.
#2. Mål
Här specificeras de önskade resultaten och målen som organisationen vill uppnå med förändringen. Genom att använda SMART-kriterierna (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidsbestämda) blir det enklare att bedöma hur väl målen uppnås. Målen kan vara att förbättra effektiviteten i verksamheten, öka kundnöjdheten eller införa ny teknik.
#3. Roller
Ett förändringsprojekt kräver en tydlig fördelning av roller, inklusive:
- En förändringsledare
- Sponsorer eller affärsintressenter som hanterar budgeten och övervakar förändringen
- Teamledare och arbetsledare som uppmuntrar medarbetarna att acceptera förändringen
- Projektledare som skapar och delegerar arbetsuppgifter
- Utbildningsansvarig som säkerställer att medarbetarna har rätt kompetens
#4. Bedömning av förändringens påverkan
Det är viktigt att göra en bedömning av de effekter som förändringen kommer att ha på organisationen som helhet eller på specifika avdelningar. Detta kan göras genom att skicka ut ett meddelande om förändringen via e-post tillsammans med ett onlineformulär där medarbetare kan lämna ärlig feedback. Denna feedback hjälper teamet att sammanställa en rapport för förändringssponsorn.
#5. Riskbedömning
Riskbedömningen identifierar potentiella risker kopplade till förändringen. Den innefattar följande:
- Utvärdering av sannolikheten för riskerna.
- Bedömning av riskernas potentiella inverkan.
- Utveckling av strategier för att minimera dessa risker.
Hur man planerar och genomför en förändringsplan
- Definiera tydligt målen och omfattningen för förändringsplanen.
- Identifiera viktiga intressenter och involvera dem under hela förändringsprocessen.
- Skapa en detaljerad plan med steg, tidslinjer och resurser som krävs.
- Kommunicera förändringen effektivt, hantera frågor och lyft fram fördelarna.
- Erbjud stöd och utbildning till medarbetare för en smidig övergång.
- Övervaka framstegen och justera planen vid behov.
- Åtgärda eventuella problem som uppstår under genomförandet.
- Utvärdera resultaten och lär av erfarenheterna för framtida initiativ.
Mallar för förändringshantering
Med hjälp av en mall för förändringshantering slipper du planera allt från början. Du kan använda ett verktyg för projektledning med en inbyggd mall för affärstransformation för att komma igång.
Många utvecklare av projekt- och arbetsledningsprogram studerar och standardiserar förändringsplaner för företag och erbjuder dessa som mallar online eller i programvaran. Det är enkelt att hitta kostnadsfria eller betalmallar för att hantera den kommande förändringen i ditt företag.
Vikten av mallar
- Mallarna hjälper till att spara tid och ansträngning.
- Du får ett professionellt format att använda.
- Gratis mallar kan minska kostnaderna för att anlita en konsult.
- Det finns mallar i olika format, med grafik och marknadsföringsmaterial.
- Mjukvarubaserade mallar integreras automatiskt med ditt verktyg för förändringshantering.
#1. Mall för färdplan för förändringshantering
monday.com erbjuder en anpassningsbar färdplansmall som innehåller de milstolpar, verktyg och processer som behövs för att implementera en förändring. Använd den här mallen om du vill presentera en översikt över hela transformationsprocessen.
#2. Kommunikationsmall för förändringshantering
Det är också viktigt att skapa en kommunikationsplan för de kommande förändringarna i verksamheten. Detta minskar risken för missförstånd bland medarbetarna. Smartsheet erbjuder en kommunikationsmall som kan hjälpa dig att organisera, standardisera och spara kommunikationsplanen för framtida bruk. Den finns tillgänglig i Google Sheets och kan laddas ner som ett Excel-ark om du arbetar med Microsoft 365.
#3. Mall för förändringsförfrågan
En förändringsförfrågan är ett dokument som används för att spåra pågående förändringar i verksamheten. Det är en enkel metod för att registrera alla förändringsförfrågningar. Den innehåller följande:
- Beskrivning av den begärda förändringen.
- Orsakerna till eller fördelarna med förändringsförfrågan.
- Tekniska ändringar som begärs.
Du kan använda den här mallen för ändringsförfrågan kostnadsfritt från Jotform. Det finns två sätt att redigera formuläret: registrera dig för ett betalt Jotform-konto eller redigera anonymt utan kostnad.
#4. Mall för förändringskontrollprocess
En mall för förändringskontroll liknar ett format för förändringsförfrågan. Den största skillnaden är att du behöver vara mer specifik med förändringen i den förstnämnda. Processen fokuserar på hur förändringen ska implementeras. Miro erbjuder en mall för att skapa en struktur för förändringskontrollprocessen.
Användbar programvara för förändringsledning
#1. Whatfix
Om du planerar för förändringshantering är Whatfix ett pålitligt verktyg för att hantera företagstransformation. Dess funktioner inkluderar:
- Pop-up-meddelanden: Skicka meddelanden direkt till medarbetarnas skärmar.
- Självhjälp: Skapa utbildningsmaterial som videor, länkar och guider.
- Beacon: Affärschefer kan skapa innehåll utan att involvera IT-teamet.
#2. Freshservice
För kontrollerad IT-förändringshantering kan Freshservice vara ett bra alternativ. Verktyget förbättrar förändringsprocessen och minskar verksamhetens effekter. Det kan även integreras med andra processer, som konfigurations-, incident- och tillgångshantering. Du kan skapa arbetsflöden för att visualisera transformationsprocessen genom faser som planering, godkännande, release och granskning.
#3. Wrike
Wrike är en plattform för att planera processen, använda tekniker för affärstransformationer och implementera i en hybrid arbetsmiljö. Verktyget ger full insyn i förändringshanteringens verktyg och tekniker. Det erbjuder grafiska representationer av mål, arbetsflöden, uppgifter och personer som deltar i transformationsplanen.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus hjälper dig att konfigurera roller, status, typer och mallar för IT-förändringsprojekt. Om problem uppstår under processen kan de sparas i en logg. Det finns också automatiserade arbetsflöden för att automatisera upprepade uppgifter. Dess mallar innehåller även mått för förändringshantering för att utvärdera framgång.
#5. SysAid
SysAid hjälper dig att genomföra affärstransformationer enligt ITIL-riktlinjerna för förändringshantering. Verktygets förändringsfaser innehåller flikar för Ändringsdetaljer, Analysera, CAB-godkänna, Implementera, Frisläpp, Granska, Stäng och Historik, i enlighet med ITIL-standarderna.
#6. Förändringshantering – WalkMe
WalkMe hjälper dig att implementera affärstransformationer genom att beräkna teknikbudgeten och analysera om den kommer att stödja långsiktiga förändringar. Det ger en helhetsbild av processen och förstärker effekterna av transformationen.
#7. The Change Shop
Du kan välja The Change Shop för kostnadseffektiva lösningar, integrerad teknik och bättre hantering av medarbetarnas feedback. De erbjuder även ett ”Change Simulator”-verktyg för att skapa ”vad händer om”-scenarier innan du investerar i en förändring.
#8. Giva
Programvaran Giva erbjuder ett enkelt sätt att planera och spåra ITIL-baserade förändringar. Det ger möjlighet att skapa och genomföra arbetsflöden för förändringskontroll, så att ledningen kan granska och godkänna förändringarna. Du kan även granska alla affärstransformationsprojekt från en molnbaserad app.
#9. The Change Compass
The Change Compass ger en grafisk representation av effekterna av planerade förändringar i en verksamhet. Det skapar också insikter från ytterligare data, så att du kan anpassa transformationsstrategin för maximal nytta och snabbt genomföra förändringar över avdelningarna utan att störa verksamheten.
#10. Issuetrak
Den avancerade appen för förändringshantering, Issuetrak, ökar sannolikheten för en framgångsrik affärstransformation. Den erbjuder alla verktyg för att begära en förändring, granska begäran och godkänna den, med uppgiftshantering, verktyg för efterlevnadskontroll, automatiserade arbetsflöden och formulär för att samla in feedback.
Bästa praxis för förändringshantering
Följande är några av de bästa metoderna för att transformera ditt företag:
- Välj relevanta nyckelindikatorer (KPI:er) i linje med den föreslagna förändringen.
- Dokumentera syftet med förändringen och använd data för att tilltala intressenternas mål och intressen.
- Specificera mätbara resultat för varje viktig uppgift eller fas i förändringsplanen.
- Var beredd på att behöva fortbilda personalen.
- Dokumentera förväntningar, jämför dem med faktiska resultat och använd informationen för att förbättra framtida förändringsprocesser.
- Centralisera kommunikationen i projekthanteringsprogrammet.
- Planera regelbundna möten med intressenter och tester under kritiska faser.
- Förbered alternativa planer.
- Utvärdera de personer som är ansvariga för att genomföra förändringen och delegera ledarskapsroller till de som är mer benägna att slutföra uppgiften.
- Koppla målen till resultat som påverkar den dagliga verksamheten för att öka medarbetarnas förståelse och acceptans för förändringen.
Slutsats
En framgångsrik förändringsprocess kräver en väl genomtänkt plan. Glöm inte vikten av medarbetarnas delaktighet i processen. Använd smarta verktyg för att dokumentera, planera och automatisera vissa faser, och utforska de verktyg som nämns ovan.
Affärstransformationer innebär en budget, så det är också viktigt att undersöka lösningar för utgiftshantering som passar alla företagsstorlekar och typer.