I en tid präglad av datadrivna företag bestäms nu termer som prestanda och resultat som en gång bara var individuella perspektiv genom att analysera massor av rådata.
Från och med idag är det enkelt att analysera verksamhetens och anställdas resultat via olika KPI-mått och KRA-indikatorer.
I den här artikeln kommer vi att diskutera allt du behöver veta om KPI:er och KRA:er – definitioner, exempel och jämförelse mellan KRA och KPI.
Innehållsförteckning
Hur länkar KRA och KPI till näringslivet?
Under tredje kvartalet 2021 bevittnade USA bildandet av över 356K nya företag. Det är 3869 företag som registreras dagligen.
Att upprätthålla ditt företag i dagens trafikerade och dynamiska affärsmiljö är en mardröm.
Vad är ännu värre? Om du inte har rätt mätvärden för att mäta tillväxten kan ditt företag hamna bland de 50 % av nystartade företag som misslyckas under de första 5 åren.
När det gäller att mäta framsteg är KPI:er och KRA:er två viktiga mått som hjälper företagare att analysera framgångsförhållandet för sin verksamhet.
Men du kanske tänker: Vad är KPI:er och KRA:er?
KRA står för Nyckelansvarsområden. Medan KPI:er hänvisar till Key Performance Indicators.
Men dessa termer är mer än bara förkortningar. De är hjulen för att driva ditt företag (oavsett hur litet eller stort det är) genom alla odds.
Låt oss förstå båda nyckelmåtten, börja med KPI:er.
Allt du bör veta om KPI
Vad är en KPI?
Key Performance Indicators (KPI) är en uppsättning kvantifierbara mätningar som används för att utvärdera ett företags prestation under en given period.
Du kan ha långsiktiga KPI:er som fokuserar på din organisations övergripande affärsmål eller kortsiktiga KPI:er som fokuserar på specifika individer eller avdelningar.
KPI:er hjälper till med den strategiska tillväxten av alla delar av din verksamhet – HR, ekonomi, marknadsföring och försäljning.
Typer av KPI:er
Nyckelindikatorer finns i olika former för att passa dina affärsmål. Medan vissa ofta används för att beräkna månatliga framsteg, avgör andra effektivt långsiktig framgång.
Men bland sorterna är en sak fortfarande vanlig – att mäta strategiska mål. Låt oss titta på vilka typer av nyckeltal som spelar in.
#1. Strategiska nyckeltal
Strategiska nyckeltal används för att avgöra hur det går för organisationen vid varje given tidpunkt. De spelar en viktig roll i att analysera långsiktiga affärsmål.
Exempel: avkastning på investeringar (ROI), årliga intäkter, marknadsandelar, etc.
#2. Operativa KPI:er
Operativa nyckeltal mäter effektiviteten, kvaliteten och konsekvensen i den dagliga verksamheten. De mäter resultatet av kortsiktiga mål. Mestadels organisatoriska processer och effektivitet.
Exempel: månatlig försäljning, genomsnittliga månatliga transportkostnader, försäljning per region, kostnad per förvärv (CPA)
#3. Släpande och ledande KPI:er
Släpande KPI:er spårar utförandet av de uppgifter som redan har hänt. Chefer använder detta för att mäta uppnåendet av ett specifikt mål över en tidsperiod.
Exempel: Mätning av webbplatstrafik, antal personer som deltar i ett evenemang och intäkter från ett program eller en kampanj.
Å andra sidan hjälper ledande nyckeltal att förutsäga resultat eller ett företags framtida tillstånd.
Till exempel kan företag använda indikatorer som jobbtillväxt, intresse för nya marknader eller arbetslöshetsnivåer för att förutsäga olika resultat för sin organisation.
Vad menar du med kvalitativa och kvantitativa nyckeltal?
Kvalitativa nyckeltal har en ”beskrivande egenskap”, vanligtvis en åsikt eller en egenskap. De används ofta för att mäta kund- eller medarbetares nöjdhet via undersökningar.
Undersökningen i sig är dock kvalitativ till sin natur. Men åtgärderna baseras på individuella åsikter och tolkningar.
Kvantitativa nyckeltal har å andra sidan mätbara egenskaper. De har allt med siffror att göra – antal sålda varor, månadsförsäljning, deltagit kurser, hanterade samtal. De är de mest populära och mest använda prestandaindikatorerna.
Båda har sin egen mätningsgrad.
Key Performance Indicators att mäta för alla organisationer
Även om olika indikatorer kan mäta ett företags resultat, har vi listat fem nyckeltal för varje organisation.
- Intäktstillväxt: Att spåra och övervaka din intäktstillväxt är en viktig aspekt. Det kan hjälpa dig att förutsäga din verksamhets hållbarhet och framsteg inom en snar framtid.
- Inkomstströmmar: Att övervaka resultatet för varje inkomstström, som intäkt per kund, intäkt per försäljning och andra viktiga intäktsströmmar kan hjälpa dig att ta reda på en korrekt bild av tillväxten
- Lönsamhet över tid: Ditt företag är i en blind fläck utan denna KPI. Det låter dig mäta intäkterna och utgifterna över tiden och beräkna den totala vinsten (och räcker det för att överleva?), vilket hjälper dig att sänka kostnaderna efter behov.
- Kundnöjdhet: Det är enkelt, din organisation kommer inte att överleva utan kunder. Oavsett om de är vinstdrivande eller ideella, måste alla organisationer se till att de levererar till kunderna.
- Med rörelsekapital avses de medel som krävs för att bedriva den dagliga affärsverksamheten. Att spåra detta mått säkerställer att organisationen är välfinansierad och självförsörjande för att överleva.
Hur utvecklar man nyckeltal?
Det kan vara överväldigande att mäta allt med så mycket rådata till hands.
Det är dock klokt att bara mäta nyckeltal för att hjälpa dig uppnå dina önskade affärsmål. Här är några viktiga saker att tänka på när du utvecklar KPI:er.
#1. Definiera användning av nyckeltal
Prata med underordnade eller chefer som är direkt eller indirekt involverade i processen. Fråga dem vad de vill uppnå under en given tidsperiod och hur de kommer att göra det. Detta hjälper dig att definiera nyckeltal som är värdefulla och pålitliga.
#2. Sammanfaller dem med dina affärsmål
Om dina KPI:er inte överensstämmer med dina optimala affärsmål kan du vara på väg åt fel håll.
Oavsett om du använder KPI:er för specifika operationer eller specifika kampanjer, måste de kopplas tillbaka till dina affärsmål.
När allt kommer omkring är varje verksamhet dedikerad till företagets långsiktiga vision. Och så borde dina KPI:er.
#3. Skriv SMART KPI:er
SMART i affärstermer hänvisar till specifik, mätbar, uppnåbar, realistisk och tidsbestämd.
Till exempel, ”Öka försäljningen med 20 % i slutet av detta räkenskapsår och minska Churn-frekvensen med 5 % på 5 månader.”
#4. Var tydlig och exakt
Så småningom bygger KPI:er på rådata, och det är därför datakompetens är viktig.
Alla i organisationen bör förstå vad nyckeltal är, hur man arbetar med data och fattar datadrivna beslut som positivt påverkar de övergripande affärsmålen.
#5. Undvik KPI-stoppning
Att ha ett överflöd av rådata betyder inte att du behöver utforska alla kända nyckeltal.
KPI:er bör användas för de viktigaste målen. Undvik att mäta oönskade KPI:er för att ha tydliga planer och riktmärken för ditt företag.
Vad är SMARTA mål?
SMART i smarta mål hänvisar till Specifika, Mätbara, Achievable, Relevant och Time-Bound. Dessa parametrar säkerställer att dina mål är baserade på realistiska förväntningar och är uppnåbara inom en given tid. Att skapa SMARTa mål eliminerar gissningar, sätter en tydlig tidslinje, gör dina mål mätbara och leder till bättre resultat.
Nu när du vet mycket om KPI:er, låt oss förstå KRA.
Allt du bör veta om KRA
Vad är KRA?
Nyckelansvarsområde eller nyckelresultatområde hänvisar till en kortlista med mätbara mål för anställda i en organisation.
Varje anställds KRA varierar baserat på deras jobbprofil, erfarenhet och förväntningar, såsom:
- KRA för en försäljningschef kan vara det totala antalet försäljningar under ett kvartal
- KRA för en HR-chef kan vara avgångsgrad och medarbetarnöjdhet
- KRA för en Ekonomiadministratör kan vara kostnadsbesparande och bokföring
KRA hjälper anställda att bättre förstå vad som förväntas av dem och uppmuntrar dem att arbeta mot ett avsett mål.
Varför är nyckelresultatområden (KRA) viktiga för företag?
80% av konsekvenserna kommer från 20% av orsakerna, säger den Pareto-principen.
Genom att tillämpa denna princip i affärer kommer 80 % av värdet av ditt arbete från 20 % av det arbete som du och dina anställda utför.
Därför måste du förstå och identifiera de resultat som förväntas av varje anställd, dvs 20 % av ditt arbete.
När du väl har identifierat nyckelresultatområdena har de förmågan att driva din långsiktiga framgång genom att anpassa medarbetarnas handlingar med ditt företags strategiska mål.
Utöver det bidrar fastställandet av KRA också på många andra sätt till organisationen.
- Delegaterna arbetar jämnt
- Hanterar uppgifter och spårar prestanda
- Ökar de anställdas produktivitet
- Periodisk mätning av utfall
- Säkerställer enhetlighet mot företagets mål
Hinder för att identifiera, förstå och använda KRA
Även om det inte är någon raketvetenskap att utveckla bra KRA, skapar vanliga hinder ibland problem.
- Bristande tydlighet: Skapa KRA:er som involverar två parter – arbetstagaren och arbetsgivaren. Detta skapar ibland förvirring om arbetsuppgifterna och de resultat som anställda ska fokusera på.
- Distraktioner: Människor blir ofta distraherade från att göra dagliga uppgifter som verkar viktiga. Men så småningom tillför dessa uppgifter mycket litet värde till organisationens övergripande framgång.
- Delegering av arbete: Överordnade som skapar KRA för juniorer ålägger direkt ansvar snarare än att diskutera dem med den underordnade för att få deras input. Detta system för att identifiera KRA:er misslyckas ofta allvarligt.
Hur identifierar man nyckelansvarsområden?
Det finns ingen enhetlig storlek för att definiera nyckelansvarsområden. Det varierar med organisationer, avdelningar och anställda. Därför är det viktigt att identifiera KRA:er och arbeta därefter.
Här är några parametrar att tänka på när du identifierar KRA.
#1. Organisatoriska mål
Innan man tilldelar arbete och ansvar är det obligatoriskt att känna till ett företag och dess vision.
Se till att kandidaterna är väl medvetna om vad de kommer att arbeta med och hur deras arbete kommer att bidra till organisationens långsiktiga mål.
Det är ännu bättre om du låter anställda ta ställning och identifiera nyckelansvarsområden för sig själva (du kan alltid lägga till dina föreslagna KPI:er till de önskade).
Som ett resultat skulle de anställda bli mer dedikerade till sitt ansvar. Det kommer att motivera dem att stressa och arbeta hårdare samtidigt som de upprepade gånger levererar månadens medarbetares prestation.
#2. Utbildnings Kvalificering
En annan parameter att tänka på när man identifierar KRA:er är den akademiska överlägsenheten hos de anställda eller kandidaterna.
Alla har inte samma potential, och alla kommer inte att leverera samma resultat.
Därför är det viktigt att utvärdera kandidaternas utbildningskvalifikationer, tidigare erfarenhet, kompetens och intressen innan man tilldelar viktiga ansvarsområden.
När du har undersökt dessa saker, bestäm vilken profil som passar dem bäst och beskriv deras viktigaste ansvarsområden.
Bonustips: Att erkänna medarbetarnas styrkor och lägga till dem i sina KRA:er kommer att öka deras moral och motivera dem att göra bättre ifrån sig i din organisation.
#3. Villighet att acceptera KRA
Trots att man beaktar de organisatoriska målen och utvärderar kandidaternas utbildningskvalifikationer. Anställda måste förstå och acceptera sina KRA:er villigt.
Att en anställd accepterar nyckelansvar kommer att hjälpa dem att prestera bättre i din organisation. Du måste dock förstå att verbal kommunikation saknar autenticitet och laglighet i dagens miljö.
Se därför till att varje ansvar du diskuterar med en anställd är helt dokumenterat.
KRA vs. KPI: Vad är skillnaden?
KRA och KPI är två avgörande mått som hjälper dig att ta reda på om din organisation rör sig i rätt riktning eller inte.
Uppenbarligen är båda måtten starkt beroende av varandra. Så låt oss bryta ner nyckelskillnaden mellan KRA:er och KPI:er.
Grundläggande skillnad
KRA fokuserar på en uppsättning förväntningar som definieras för anställda. Den ger information om alla tilldelade uppgifter till anställda och vad som förväntas av dessa uppgifter inom ett räkenskapsår.
KPI:er spelar in för att effektivt mäta utvecklingen och prestanda för dessa KRA:er mot organisatoriska mål,
Nyckelindikatorer mäter prestandan för nyckelresultatområden som definierats för enskilda anställda eller avdelningar och avgör om organisationen går framåt mot sina mål.
Till exempel ombeds An HR att anställa säljchefer om en månad. Låt oss nu se KRA och KPI dedikerade till denna uppgift.
Mål: Att anställa 10 säljare under en månad
KRA: Rekrytering och onboarding av högsta chefer
KPI: Antal anställda chefer.
Hoppas du nu kan skilja på KPI:er och KRA:er. Vi kommer beskrivande att diskutera fler sådana exempel senare i artikeln.
Roller
Nyckelresultatområden spelar en viktig roll för att förstå hur väl organisationen, dess avdelningar eller anställda har uppnått sina övergripande mål.
Det är ett ramverk som beskriver omfattningen av de produkter eller tjänster som erbjuds av organisationen.
Medan nyckelprestandaindikatorer är kvantifierbara mått som används av organisationer för att analysera prestanda för sina produkter eller tjänster. Detta i gengäld hjälper organisationen att nå långsiktiga mål.
KPI:er är de mest rekommenderade affärsmåtten för att bedöma din organisations framgång över tid.
Exempel på KRA:er och KPI:er för olika jobbprofiler
Försäljningschef
KRAsKPIsMålFörmåga att visa upp övergripande produktvärde och supporterbjudanden som stämmer överens med kundernas behovNya kundförvärvNå ut till 5 prospekt med intäkter på >10 miljoner USD Genomför strategiska säljplaneringsworkshops och aktiviteterAnställda utvecklingsprogram Genomför 2 workshops om bästa praxis för ”Effektiv försäljning”
Genomför 3 ”lead generation training”-sessioner varje månad
Personalchef
KRAsKPIsMål Utveckla bemanningsstrategier för organisationens kort- och långsiktiga målAnställa en ny medarbetare Anställning och introduktion av säljteam (5 anställda) för west office senast i mitten av november
Individuella orienteringstillfällen
Engagera sig i vanliga anställdas problem och angelägenheter Medarbetarutveckling och engagemang Skapa och dela medarbetarnas feedbackformulär var fjärde vecka
Kör månatliga medarbetarengagemangsundersökningar
IT-chefer
KRAsKPIsGoalsLeda inköps-, utvecklings-, testnings- och leveransfaserna för tekniska produkterMigration till det nya systemet
Migrera all gammal data till det nya systemet utan felhantering i mitten av november. Säkerställ att systemet är tillgängligt 24*7, 365 dagar om året. Minskad avbrottstid. Se till att systemets stilleståndstid är mindre än 10 minuter per vecka.
Avslutar
KRA:er och KPI:er går hand i hand eftersom båda är lika viktiga för ditt företags framgång.
Att svetsa dina medarbetares agerande till organisationens strategiska mål kan avsevärt öka dina chanser att nå långsiktiga mål.
Att använda KRA och KPI tillsammans kommer att göra ditt företag till en framgång.
Du kanske också är intresserad av hur man skapar KPI-instrumentpaneler.