Analys av prestanda: KPI och KRA i det datadrivna affärslandskapet
I en era som alltmer styrs av data, omdefinieras begrepp som prestation och resultat. Det som tidigare betraktades som individuella åsikter, analyseras nu med hjälp av omfattande rådata.
Idag är det enkelt att granska både verksamhetens och anställdas prestationer genom olika nyckeltal (KPI) och nyckelansvarsområden (KRA). Denna artikel utforskar dessa koncept i detalj – deras definitioner, praktiska exempel, och hur de relaterar till varandra.
Hur KRA och KPI samverkar med näringslivet
Under tredje kvartalet 2021 registrerades över 356 000 nya företag i USA, vilket motsvarar ungefär 3 869 nya företag per dag.
Att navigera i dagens konkurrensutsatta och dynamiska affärsmiljö kan vara en stor utmaning.
Ännu svårare blir det om man saknar lämpliga mätmetoder för att bedöma tillväxten. Utan detta kan företaget riskera att hamna bland de 50% av startups som misslyckas inom fem år.
För att mäta framsteg är KPI:er och KRA avgörande. De hjälper företagare att analysera hur väl verksamheten utvecklas mot sina mål.
Men vad är egentligen KPI och KRA?
KRA står för Nyckelansvarsområden, medan KPI står för Nyckeltal för Prestationer.
Dessa termer är dock mer än bara förkortningar. De representerar viktiga verktyg som driver verksamheten framåt, oavsett storlek.
Låt oss börja med att utforska KPI:er.
Förståelse av KPI
Vad är ett KPI?
Nyckeltal för Prestationer (KPI) är kvantifierbara mått som används för att utvärdera ett företags resultat över en given tidsperiod.
KPI:er kan delas in i långsiktiga och kortsiktiga. Långsiktiga fokuserar på de övergripande affärsmålen, medan kortsiktiga fokuserar på specifika individer eller avdelningar.
KPI:er är viktiga för den strategiska utvecklingen av alla verksamhetens delar, inklusive HR, ekonomi, marknadsföring och försäljning.
Olika typer av KPI:er
Det finns många typer av KPI:er, anpassade efter olika affärsmål. Vissa används för att utvärdera månatliga framsteg, medan andra är bättre lämpade för att mäta långsiktiga resultat.
Gemensamt för alla är dock att de mäter strategiska mål. Här är några vanliga typer:
#1. Strategiska KPI:er
Strategiska nyckeltal hjälper till att utvärdera hur en organisation presterar vid en viss tidpunkt. De är särskilt viktiga för att analysera långsiktiga affärsmål.
Exempel: Avkastning på investering (ROI), årliga intäkter och marknadsandelar.
#2. Operativa KPI:er
Operativa KPI:er mäter effektivitet, kvalitet och konsistens i det dagliga arbetet. De fokuserar på kortsiktiga mål, processer och effektivitet.
Exempel: Månatlig försäljning, genomsnittliga månatliga fraktkostnader, försäljning per region och kostnad per förvärv (CPA).
#3. Ledande och Släpande KPI:er
Släpande KPI:er spårar resultatet av redan utförda uppgifter. De används för att utvärdera om ett specifikt mål har uppnåtts över tid.
Exempel: Webbtrafik, deltagande i evenemang och intäkter från en kampanj.
Ledande KPI:er används för att förutsäga framtida resultat.
Exempel: Jobbtillväxt, intresse för nya marknader och arbetslöshetsnivåer.
Vad menas med kvalitativa och kvantitativa KPI:er?
Kvalitativa KPI:er är deskriptiva och baseras ofta på åsikter eller attribut. De används för att mäta kund- eller medarbetarnöjdhet genom undersökningar.
Undersökningarna är i sig kvalitativa, och resultaten bygger på individuella tolkningar.
Kvantitativa KPI:er har mätbara egenskaper, oftast relaterade till siffror. Exempel är antalet sålda enheter, månatlig försäljning, genomförda kurser eller hanterade samtal. Dessa är de mest populära prestandaindikatorerna.
Båda typerna har sina egna fördelar och tillämpningar.
Viktiga KPI:er för alla organisationer
Här är fem centrala KPI:er som varje organisation bör övervaka:
- Intäktstillväxt: Följ intäktstillväxten för att kunna förutse verksamhetens hållbarhet och framsteg.
- Inkomstflöden: Analysera resultatet av varje inkomstkälla (t.ex. intäkter per kund, intäkter per försäljning) för att få en klar bild av tillväxten.
- Lönsamhet över tid: Mät intäkter och kostnader över tid för att beräkna den totala vinsten och identifiera områden för kostnadsbesparingar.
- Kundnöjdhet: Säkerställ att kunderna är nöjda, oavsett om organisationen är vinstdrivande eller ideell.
- Rörelsekapital: Spåra det kapital som krävs för den dagliga verksamheten, för att säkerställa organisationens finansiella stabilitet.
Hur man utvecklar effektiva KPI:er
Det kan vara svårt att navigera i stora mängder data. Därför är det viktigt att fokusera på de KPI:er som hjälper dig att nå de viktigaste affärsmålen. Här är några faktorer att beakta:
#1. Definiera användningsområdet för KPI:er
Diskutera med medarbetare och chefer för att identifiera de viktigaste målen och hur de kan uppnås. Detta hjälper dig att skapa värdefulla och pålitliga KPI:er.
#2. Anpassa KPI:er till affärsmål
KPI:er måste vara kopplade till organisationens övergripande affärsmål, oavsett om de används för specifika operationer eller kampanjer.
#3. Skapa SMARTA KPI:er
SMART (Specifikt, Mätbart, Uppnåbart, Relevant och Tidsbundet) är en viktig princip vid skapandet av KPI:er.
Exempel: ”Öka försäljningen med 20% under innevarande räkenskapsår och minska kundbortfallet med 5% inom fem månader.”
#4. Var tydlig och exakt
Eftersom KPI:er bygger på rådata, är det viktigt att alla i organisationen förstår hur data används och hur man fattar datadrivna beslut.
#5. Undvik överbelastning av KPI:er
Använd endast de KPI:er som är relevanta för de viktigaste målen. Att övervaka onödiga KPI:er kan göra planer och mål oklara.
Vad är SMARTA mål?
SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant och Time-Bound) säkerställer att målen är realistiska och uppnåbara inom en given tid. Detta eliminerar gissningar, sätter tydliga tidslinjer och leder till bättre resultat.
Nu när vi har tittat på KPI:er, låt oss gå vidare till KRA.
Förståelse av KRA
Vad är KRA?
Nyckelansvarsområden, eller Key Result Areas (KRA), refererar till en lista över mätbara mål för anställda i en organisation.
Varje anställds KRA varierar beroende på roll, erfarenhet och förväntningar.
- En säljchefs KRA kan vara det totala antalet försäljningar under ett kvartal.
- En HR-chefs KRA kan vara personalomsättning och medarbetarnöjdhet.
- En ekonomiansvarigs KRA kan vara kostnadsbesparingar och korrekt bokföring.
KRA hjälper anställda att förstå vad som förväntas av dem och motiverar dem att arbeta mot tydliga mål.
Varför är KRA viktiga för företag?
Paretoprincipen säger att 80 % av konsekvenserna härrör från 20 % av orsakerna.
Applicerat på företag betyder det att 80 % av värdet av arbetet kommer från 20 % av det arbete som utförs.
Därför är det viktigt att identifiera de resultat som förväntas av varje anställd, dvs. 20 % av arbetet.
När KRA väl har identifierats, kan de hjälpa till att styra verksamheten mot långsiktig framgång genom att anpassa de anställdas handlingar till de strategiska målen.
Utöver det finns det många andra fördelar med KRA:
- Jämn fördelning av arbetet.
- Bättre hantering av uppgifter och prestationsspårning.
- Ökad produktivitet hos anställda.
- Regelbundna utvärderingar av resultat.
- Säkerställer att alla arbetar mot företagets mål.
Utmaningar med att identifiera, förstå och använda KRA
Även om det inte är raketvetenskap att utveckla bra KRA, kan några utmaningar uppstå:
- Brist på tydlighet: KRA bör skapas i samarbete mellan anställda och arbetsgivare. Bristande dialog kan leda till förvirring om ansvar.
- Distraktioner: Anställda kan bli distraherade av mindre viktiga dagliga uppgifter, vilket minskar deras bidrag till organisationens övergripande framgång.
- Delegering av arbete: Chefer som bestämmer KRA utan att involvera medarbetarna, riskerar att misslyckas.
Hur man identifierar nyckelansvarsområden
Det finns ingen standardmodell för att definiera KRA. Det varierar mellan organisationer, avdelningar och anställda. Därför är det viktigt att anpassa identifieringen av KRA.
Här är några faktorer att beakta:
#1. Organisatoriska mål
Innan man tilldelar arbete är det viktigt att förstå företagets vision.
Se till att anställda är medvetna om företagets mål och hur deras arbete bidrar till dessa. Det är ännu bättre om de själva får identifiera nyckelansvarsområden, vilket ökar deras engagemang.
#2. Utbildningsnivå
En annan viktig faktor är den anställdes utbildning och erfarenhet.
Alla har inte samma potential, och det är viktigt att utvärdera deras kompetens och intressen innan man tilldelar viktiga ansvarsområden. När detta är gjort, är det lättare att definiera deras KRA.
Bonus: Att erkänna anställdas styrkor och inkludera dem i deras KRA ökar deras moral och motivation.
#3. Vilja att acceptera KRA
Trots att man beaktar de organisatoriska målen och utvärderar anställdas utbildningsnivå, måste medarbetarna vara villiga att acceptera sina KRA.
Se därför till att alla ansvar som diskuteras med en anställd är fullständigt dokumenterade.
KRA vs. KPI: Vad är skillnaden?
KRA och KPI är båda viktiga mått för att bedöma om en organisation rör sig i rätt riktning.
Båda måtten är starkt beroende av varandra, men låt oss definiera de viktigaste skillnaderna.
Grundläggande skillnad
KRA fokuserar på de förväntningar som definieras för anställda, med information om alla tilldelade uppgifter och vad som förväntas av dessa uppgifter under ett räkenskapsår.
KPI:er används för att mäta effektivitet och resultat av dessa KRA mot de organisatoriska målen.
KPI:er mäter resultatet av nyckelansvarsområden för enskilda anställda eller avdelningar och utvärderar hur organisationen utvecklas mot sina mål.
Exempel: En HR-avdelning ombeds att anställa säljchefer inom en månad.
Mål: Att anställa 10 säljare inom en månad.
KRA: Rekrytering och onboarding av högsta chefer.
KPI: Antal anställda chefer.
Hoppas detta hjälper dig att förstå skillnaden mellan KPI:er och KRA.
Roller
Nyckelansvarsområden beskriver omfattningen av de produkter och tjänster som erbjuds av organisationen och spelar en viktig roll för att förstå hur väl organisationen eller dess anställda har uppnått sina övergripande mål.
Nyckeltal för prestationer är kvantifierbara mått som används av organisationer för att analysera sina produkters och tjänsters prestanda. Detta hjälper i sin tur organisationen att uppnå långsiktiga mål.
KPI:er är de mest rekommenderade affärsmåtten för att bedöma organisationens framgång över tid.
Exempel på KRA och KPI för olika yrkesroller
| Yrkesroll | KRA | KPI | Mål |
| Försäljningschef | Presentera produktvärde och erbjudanden som matchar kundens behov. | Nya kundförvärv. | Nå 5 prospekt med intäkter på > 10 miljoner USD. |
| Genomför strategiska workshops och aktiviteter. | Utvecklingsprogram för anställda. | Genomför 2 workshops om bästa praxis för ”Effektiv försäljning”. | |
| Genomför 3 sessioner om ”lead generation training” varje månad. | |||
| HR-chef | Utveckla bemanningsstrategier för organisationens kortsiktiga och långsiktiga mål. | Anställning av nya medarbetare. | Anställ och introducera säljteamet (5 anställda) för västkontoret senast i mitten av november. |
| Individuell introduktion. | |||
| Engagera sig i anställdas problem. | Medarbetarutveckling och engagemang. | Skapa och dela feedbackformulär var fjärde vecka. | |
| Genomför månatliga undersökningar om medarbetarengagemang. | |||
| IT-chef | Leda inköps-, utvecklings-, testnings- och leveransfaserna för tekniska produkter. | Migration till det nya systemet. | Migrera all gammal data till det nya systemet utan felhantering i mitten av november. |
| Minska driftstopp. | Säkerställ att systemets driftstopp är mindre än 10 minuter per vecka. |
Sammanfattning
KRA och KPI går hand i hand och är båda lika viktiga för företagets framgång.
Genom att samordna de anställdas arbete med organisationens strategiska mål kan man avsevärt öka chanserna att nå långsiktiga mål.
Att använda KRA och KPI i kombination kan bidra till att göra företaget framgångsrikt.
Du kanske även är intresserad av att lära dig mer om hur man skapar KPI-instrumentpaneler.