Effektivisera Arbetsdagen med ClickUp AI
Låt oss utforska hur ClickUp AI kan förenkla vardagliga affärsuppgifter, som att skriva e-postmeddelanden, skapa rapporter och mycket mer.
Tänk dig tiden det tar att utarbeta en social medie kalender för ditt företag, eller att skapa en projekt tidslinje, för att inte tala om att formulera incidentrapporter och e-postmeddelanden. Allt detta tar värdefull tid.
Enligt en rapport från Forbes, ägnar en genomsnittlig anställd ungefär två timmar per arbetsdag åt att hantera e-post. Denna tid kunde användas till mer produktiva aktiviteter.
Men skrivarbete sträcker sig bortom e-post. Många uppgifter kräver att man övervinner skrivkrampen, brainstormar och skriver utkast, vilket ofta leder till flera korrigeringsrundor. Detta konsumerar en betydande del av arbetstiden.
Vardagligt skrivande påverkar alla branscher, vilket gör det till ett område där automatisering kan göra en stor skillnad.
En Översikt av ClickUp AI
ClickUp är en plattform som strävar efter att ersätta flera appar, som Asana, Jira, Slack, MS Teams, Lattice, Monday och Trello, med ett enda produktivitetspaket. Det är ett ”allt-i-ett”-verktyg för projektledning, chatt, målsättning och spårning. Tanken är att samla allt på en plats, vilket minskar behovet av att jonglera mellan flera verktyg.
Denna översikt kommer inte att täcka hela ClickUp, eftersom det skulle bli för omfattande för en enda artikel. Istället fokuserar vi på den senaste funktionen, ClickUp AI, ett verktyg som liknar ChatGPT men är anpassat för olika team (marknadsföring, försäljning, support, etc.) för att snabbt utföra vanliga arbetsrelaterade digitala uppgifter.
Följande avsnitt beskriver min erfarenhet av att använda ClickUp AI.
För den här demonstrationen har jag skapat ett exempelutrymme som heter ”adminvista.com”. För att använda ClickUp AI-verktyg, anger du ett snedstreck (/) i textrutan.
Eftersom vårt fokus är textrelaterade uppgifter, kan du välja ”Skriv med AI” och ge en uppmaning. Alternativt finns det avdelningsspecifika AI-verktyg med instruktioner som visar deras kapacitet.
Låt oss börja den här granskningen av ClickUp med att titta på hur det hanterar e-post.
Skriva E-postmeddelanden
ClickUp AI erbjuder e-postmallar för vanliga situationer som marknadsföring, återaktivering av tjänster och välkomster.
För anpassade meddelanden är alternativet ”Skriv ett e-postmeddelande” mycket användbart. Jag använde det för att generera ett e-postmeddelande till Forbes för att marknadsföra Sparkian, vår systerwebbplats för digitalt spelande.
Du kan välja ton, inklusive professionell, inspirerande, avslappnad eller optimistisk, och justera kreativiteten (låg, medium eller hög). ClickUp AI är tolerant mot stavfel, vilket innebär att även ofullkomliga uppmaningar ger bra resultat.
Efter att ha genererat svaret kan du klicka på ”Infoga” eller ”Kopiera” för att använda texten i ClickUp eller någon annanstans. Du kan också använda ”Redigera inmatningar” eller ”Försök igen” för att återskapa svaret.
Dessutom finns alternativet ”Berätta för AI vad du ska göra härnäst”, där du kan ge ytterligare uppmaningar för att finjustera svaret.
E-post är aldrig komplett utan svar, så jag testade även AI:s svarsverktyg.
Du klistrar in e-postmeddelandet och anger viktiga detaljer i avsnittet ”Dina samtalsämnen”.
Liksom alla AI-verktyg kan svaren kräva en mänsklig touch, men de ger en bra utgångspunkt.
Marknadsföring
ClickUp AI använder generativ AI och ber om flera inmatningar baserat på uppgiftens komplexitet. Detta är särskilt tydligt i dess AI-marknadsföringsverktyg.
Jag försökte förbereda en kreativ brief för omdesign av en webbplats för att förbättra vissa prestandamått, och använde Sparkian.com som exempel.
Även om jag inte är marknadsförare, tyckte jag att svaret var användbart och kunde justeras för att komma igång. Det är precis vad ClickUp AI är avsett för.
Sedan använde jag ClickUp AI för att skapa en kundnöjdhetsundersökning för att samla in feedback om webbplatsens utseende, innehåll och potentiella nya områden.
Svaret innehöll relevanta frågor som behandlade undersökningens syfte. Jag var mycket nöjd med resultatet och skulle ha använt det i en riktig situation.
Även om detta är något som vem som helst kan göra, skulle det fortfarande ha tagit minst 15-20 minuter utan verktyg som ClickUp AI.
ClickUp AI-marknadsföringsverktygen har också snabba mallar för att generera rapporter, presentationer, produktbeskrivningar, kampanjidéer, bloggtitlar och blogginlägg.
Produkt
Produktteamen arbetar intensivt med konceptualisering, utveckling och lansering. De har en viktig roll och ansvarar för företagets framtid.
Eftersom vi nyligen lanserade vår spelpublikation, hade jag en idé om lanseringsprocessen, inklusive pressmeddelanden, erbjudanden, samarbeten med influencers och marknadsföring i sociala medier. Vanligtvis kallar man detta en ”plan för att gå till marknaden”. Låt oss skapa en med ClickUp AI.
Jag blev positivt överraskad över att se att ClickUp AI inkluderade det mesta av processen vi använde, och särskilt tabellen över leveranser, kanaler och aktiviteter var utmärkt.
Detta sparar inte bara tid, utan ger också en bra utgångspunkt för nya teammedlemmar. Dessutom kan man återskapa svar för att se om något har missats.
ClickUp AI:s produktsegment har ytterligare uppmaningar för releasenotes, lanseringsplaner, hjälpdokumentation, produktundersökningar och statusrapporter.
Försäljning
Försäljningsavdelningen är en annan som ofta är överarbetad. ClickUp AI har ett bra stöd för detta område.
Det finns förinställda alternativ för att generera säljargument, e-postmeddelanden för personlig kontakt, mötessammanfattningar, fallstudier, utbildningsplaner och presentationer.
Här är ett säljargument för VPN-tjänster till ett fjärrarbetsföretag som oss.
Resultatet kan verka rakt på sak, men du kan ange detaljer i uppmaningen för att anpassa resultatet. För det här svaret använde jag en enkel uppmaning:
Det resulterade i ett svar på över 200 ord. Jag använde sedan en ny uppmaning för att minska svaret till 100 ord, vilket visas i säljpresentationen.
Jag använde även ClickUp AI för att skapa en presentationsöversikt om AI-automatisering inom publiceringsbranschen (med inspiration från ChatGPT):
Jag kunde se många relevanta punkter som vi själva använder efter lanseringen av ChatGPT, som förbättrad produktivitet, skrivhjälp, inverkan på jobbmöjligheter och etiska problem.
Titeln på vårt test: ”Kan ClickUp AI göra 30 minuters arbete på 30 sekunder?” Jag skulle svara ja, definitivt. Det är en stor tidsbesparare.
Men låt oss kolla in en till mall innan vi drar en slutsats.
Planering
Framgångsrika projekt kräver noggrann planering, med massor av förslag, tidslinjer, möten och rapporter. För att testa ClickUps förmåga att göra en projekttidslinje för en webbplatslansering, gav jag följande uppmaning:
Tidslinjer är beroende av specifika projekt, organisationer och många interna och externa faktorer. Målet är att få ett utkast så snabbt som möjligt.
För att slutföra testningen av planeringen försökte jag skapa en riskhanteringsplan för vår nya spelpublikation. Jag gav så få detaljer som möjligt för att se vad ClickUp AI skulle åstadkomma på egen hand.
Det här var uppmaningen:
Och det här är svaret:
Det gav en bra grund för att skapa en specifik riskhanteringsplan. Sammantaget gör det precis som utlovat, vilket är att övervinna den initiala skrivkrampen. AI:n är anpassad för olika affärsuppgifter. Den har även andra AI-verktyg för att sammanfatta, översätta, redigera och förenkla text.
Varje svar i den här artikeln tog under 10 sekunder. Underuppgiftsfunktionen kändes mindre effektiv, men i övrigt gjorde verktyget ett bra jobb, och jag rekommenderar det. Men vad händer om du redan letar efter alternativ?
Alternativ
Notion AI
Notion är ett verktyg för projektledning och produktivitet. Vi har använt det på adminvista.com i två år. Nyligen har Notion också lanserat Notion AI för att automatisera skrivandet. Men hur står det sig mot ClickUp AI?
Många mallar verkar vara likadana, men Notion påminner mycket om ChatGPT. Till exempel, när du klickar på en uppmaning visas en tom textruta där du anger detaljer.
Detta skiljer sig från ClickUp AI, som ger flera fält där du fyller i olika detaljer innan du får ett svar. Jag tycker att ClickUps tillvägagångssätt är mer effektivt och enklare för de som inte har så mycket erfarenhet av uppmaningar.
Men du behöver en betald prenumeration för att testa ClickUp AI, medan Notion erbjuder en gratis AI-testversion även med deras gratis plan. Det är en fördel för nybörjare. För en fullständig upplevelse krävs ett separat AI-tillägg med båda verktygen.
Slutgiltiga Tankar
Inga AI-verktyg kan ersätta människor, men de kan öka produktiviteten. Det är deras syfte – att vara bra assistenter.
Varje affärsmänniska gör mycket repetitivt skrivarbete. Att snabbt kunna få ett utkast med verktyg som ClickUp AI är värdefullt. ClickUp AI förenklar uppmaningar och har färdiga mallar för de flesta avdelningar i ett typiskt företag.
Jag hoppas att den här artikeln gav insikt i vad ClickUp AI kan göra. Jag rekommenderar att du testar det själv för att se hur det passar dina behov.
PS: Här är några AI-skrivverktyg om det enda du är intresserad av är att automatisera skrivandet.