Är du osäker på om Confluence eller SharePoint är den rätta lösningen för ditt företag? Denna omfattande guide ger dig all information du behöver för att fatta ett välunderbyggt beslut.
För att underlätta samarbete kring data, både internt och med externa partners, letar många företag efter effektiva verktyg för kunskapshantering och samarbete.
Confluence och SharePoint är två av de mest populära alternativen på marknaden. Läs vidare för en detaljerad jämförelse av dessa två plattformar och få hjälp att välja den som bäst passar dina behov.
Confluence: En översikt
Confluence är ett kraftfullt verktyg för kunskapshantering och idéutveckling, lämpligt för företag av alla storlekar och i olika branscher. Med Confluence kan du skapa dedikerade arbetsytor för olika affärsområden, till exempel:
- Affärsstrategi
- Design av tjänster, produkter och appar
- Personal och lönehantering
- Marknadsföring och försäljning
- Dokumentation och rapportering
- Projektplanering
- Produkthantering
- Företagspolicyer och regler
I Confluence skapar du först utrymmen och sedan sidor inom dessa utrymmen. För att organisera innehållet effektivt kan du använda sidträd för att skapa en hierarkisk struktur med metadata.
Confluence är en molnbaserad tjänst, men du kan även välja att hosta den på egna datacenter eller lokala servrar. Om du arbetar med ledande internationella förlag, innehållsproduktionsbyråer eller företag inom produkt- och projektledning är det mycket troligt att du kommer att stöta på Confluence-länkar för affärsrelaterat material.
Läs även: Confluence vs. Jira: Känn till likheterna och skillnaderna
Confluence roll som samarbetsverktyg
Confluence erbjuder intuitiva funktioner som gör det enkelt för team, oavsett om de arbetar på distans eller i hybridform, att samarbeta. Du kan enkelt skapa ett teamutrymme med en tydlig översikt över teamet eller projektet, inklusive:
- Huvudbild
- Utrymmesbeskrivning
- Teamets mål
- Kontaktinformation
Med Confluence har du och dina medarbetare, inklusive konsulter, alltid tillgång till all relevant information. Eftersom verktyget tillåter uppladdning av olika typer av innehåll som bilder, texter, dokument, PDF-filer, multimedia och koder, blir det en central källa för all affärsrelaterad data.
Confluence stödjer mobilt arbete genom sina appar för Android och iOS. Du kan utföra nästan alla uppgifter via en mobil enhet, vilket säkerställer att din verksamhet fortsätter att utvecklas även om du eller andra nyckelpersoner är på semester.
Fördelar med att använda Confluence
- Confluence gör det enkelt för företag att skapa kunskapsbaser som är tillgängliga för alla, både via dator och mobil.
- Verktyget effektiviserar skapandet och publiceringen av innehåll genom att erbjuda en samarbetsyta för redigering, automatisering av godkännandeprocesser och innehållsskydd.
- Med Confluence kan du skapa ett extra säkerhetslager kring ditt affärsinnehåll och förebygga obehörig kopiering och ransomware-attacker.
- Om felaktigt innehåll laddas upp av misstag kan du snabbt återställa och uppdatera sidorna med korrekt information tack vare versionshantering för text, koder och whiteboards.
- Företag som redan använder verktyg som Jira Software, Jira Service Management och Jira Work Management använder ofta Confluence för hantering av allt digitalt innehåll.
SharePoint: En översikt
Microsoft SharePoint är ett intranät- och webbpubliceringsverktyg som även erbjuder funktioner för innehållsarkivering, publicering och distribution. Om ditt företag behöver separata webbportaler för innehåll riktat till både allmänheten och anställda, kan Microsoft SharePoint vara ett bra alternativ.
Med en SharePoint-webbplats slipper du den komplexa processen med webbutveckling, innehållshantering och publicering. Du kan distribuera SharePoint i molnet och använda de färdiga mallarna för att snabbt lansera webbplatser som Hub Site, Team Site och Communication Site.
SharePoint används ofta av företag för att organisera stora mängder affärsdata. Användningen av SharePoint minskar dock på grund av dess komplexa krav på utveckling, hantering och säkerhet.
Läs även: Kraftfulla verktyg för SharePoint Performance Monitoring
SharePoints roll som samarbetsverktyg
SharePoint fungerar främst som en pålitlig intranätsida. Anställda, oavsett om de arbetar på plats eller på distans, kan få tillgång till intranätet via godkända enheter. De kan sedan öppna fliken Webbplatsinnehåll och dokument för att nå affärsfiler för sina projekt eller vanliga arbetsuppgifter.
SharePoints dokumenthantering erbjuder versionskontroll. Alla uppladdade filer, dokument, bilder och multimediefiler sparas i olika versioner. Om du behöver samarbeta i en fil kan du göra det med hjälp av Microsoft Office onlineverktyg som Word, Excel och PowerPoint.
Funktionen Utcheckning är en värdefull funktion för stora företag. Du kan checka ut ett dokument från SharePoint, vilket gör det otillgängligt för redigering av andra teammedlemmar tills du checkar in det igen.
Trots att användningen är något begränsad, finns det fortfarande många stora företag som använder SharePoint för sina interna webbplatser och mobilapplikationer.
Fördelar med att använda SharePoint
- Stora organisationer och myndigheter använder ofta SharePoint för att dela information och filer säkert via internet.
- Att använda SharePoint som intranätslösning minskar kostnaderna för att utveckla ett intranät och anställa webbutvecklare.
- Du kan även använda SharePoint-webbplatser för e-handel, IT-enhetshantering och innehållsarkivering.
- SharePoint integreras väl med alla Microsoft 365-applikationer, vilket gör det enkelt att skapa rapporter, bilder och mobilapplikationer med hjälp av en webbläsare på en bärbar dator eller mobil enhet.
- SharePoint-listor kan användas för att skapa att-göra-listor och anteckningar.
- Du kan importera och exportera Outlook-kalendrar för schemaläggning och evenemangshantering.
Confluence vs. SharePoint: Arbetsprocessen
Den största skillnaden mellan Confluence och SharePoint är arbetsprocessen. Att komma igång med Confluence är mycket enkelt. Verktyget guidar dig genom processen att skapa utrymmen och sidor efter behov.
SharePoint är däremot en mer komplex lösning för innehållshantering. Installationen är lika komplex som dess arkitektur för internet eller intranät. Du eller den administratör som hanterar dina SharePoint-webbplatser måste ha gedigen erfarenhet av verktyget. Vem som helst kan konfigurera en Confluence-webbplats och -sida, men det krävs en erfaren IT-administratör för att skapa en fungerande SharePoint-webbplats.
Confluences arbetsprocess
Confluence erbjuder en överskådlig instrumentpanel där du får en snabb överblick över uppgifter, de senaste aktiviteterna i organisationen och aktivitet i olika utrymmen. Atlassian har skapat följande gränssnitt för detta:
- Ditt namn och utrymme
- Fortsätt där du slutade – för att återuppta uppgifter
- Upptäck vad som händer – ett flöde med populärt och följt innehåll
- Utrymmen – alla arbetsytor och sidor du har skapat eller delat
- Meddelanden
- Kalendrar – personliga kalendrar och teamkalendrar
Utrymmen i Confluence är värd för all aktivitet i ett projekt, team, en avdelning eller hela organisationen. Ett mindre företag kan ha ett enda utrymme, medan en stor organisation kan ha hundratals utrymmen.
Inom ett utrymme finns flera sidor. Om du använder det förkonfigurerade Project Management Space i Confluence får du följande sidor:
- Projektplan
- Beslutsdokumentation
- Statusrapport
Till skillnad från SharePoint kan du inte ge vem som helst tillgång till dina Confluence-utrymmen, sidor eller bloggar. Du kan bjuda in externa medarbetare, men de måste registrera sig för ett gratis eller betalt Confluence-konto innan de kan samarbeta med dig.
SharePoints arbetsprocess
Att komma igång med SharePoint för första gången kan vara lika utmanande som att hantera själva verktyget. Du måste gå till Microsoft 365-portalen och besöka appmenyn i navigeringsfältet till vänster för att hitta SharePoint.
På SharePoints startsida kan du skapa nya webbplatser eller inlägg. Du kan inte skapa fristående inlägg förrän du har skapat en SharePoint-webbplats. En SharePoint-webbplats består av följande element:
- Hem
- Konversationer
- Dokument
- Anteckningsbok
- Sidor
- Webbplatsinnehåll
- Papperskorgen
- Redigera
När du skapar en webbplats i SharePoint kan du välja mellan Team Site och Communication Site. När du har skapat en webbplats kan du göra den offentlig eller privat, beroende på innehållet. Oavsett om det är en offentlig eller stängd webbplats måste du bjuda in besökare till webbplatsen via panelen Webbplatsdelning. Med SharePoint kan du och dina anställda vara produktiva genom att använda applikationer som Teams, Lists, OneNote och OneDrive.
Confluence vs. SharePoint: Användning
Användning av Confluence
Här är några av de vanligaste användningsområdena för Confluence:
- Utveckla företagets wiki-sidor och dokumentationssidor
- Hantera uppgifter och projekt tillsammans med innehåll
- Skapa arbetsflöden för innehållspublicering
- Skapa karriärutvecklingsplaner för enskilda medarbetare
- Skapa ordlistor för innehållsdesign
Användning av SharePoint
Här är några av de vanligaste användningsområdena för SharePoint:
- Designa och publicera intranätsidor för företag
- Skapa dokumentbibliotek för team eller hela organisationen
- Konfigurera fillagring för stora företagsfiler som videor, koder och appmoduler
- Automatisera affärsflöden med hjälp av Microsoft-verktyg som Power Automate och Power Apps
Confluence vs. SharePoint: En funktionsjämförelse
| Funktioner | Confluence | SharePoint |
| Redigering i realtid | Tillgänglig | Tillgänglig |
| Inline-kommentarer | Tillgänglig | Tillgänglig |
| Innehållsupptäckt | Enkel | Komplicerad |
| Standardåtkomst till innehåll | Öppen | Begravd i gränssnittselement |
| Navigation | Intuitiv | Kräver omfattande utbildning |
| Innehållsorganisation | Utrymmen > Sidbibliotek med flöden > sidor | Hemsidor > Kommunikation > Dokumentbräda och sidor > Blogg |
| Analys av utrymmen eller sidor | Lätt tillgänglig i navigeringsfältet. | Standardanalys är inte tillgänglig; du kan se webbplatsanvändning; Avancerad analys kräver appar från tredje part. |
| Flexibla sidor med moduler | Tillgängligt | Behöver skapa komplexa webbplatser |
| Makron för innehållsformatering | Tillgängligt | Inte tillgängligt; behöver använda komplexa Power Automate-skript |
| Visuell digital whiteboard | Tillgängligt genom integrationer som Miro, Lucidchart, Mural | Whiteboard ej tillgängligt. |
| Arbetsytemallar | Fler än 100 kostnadsfria mallar | Inga mallar tillgängliga |
| Molnlagring och bilagor | 250 GB för Standard, obegränsat för Premium/Enterprise | 1 TB för SharePoint Online Plan 1, obegränsat för SharePoint Online Plan 2 eller Office 365 E3 och högre |
| Kostnadsfri prenumeration | Livstid gratis för upp till 10 användare | Ingen kostnadsfri provperiod eller plan tillgänglig |
Confluence vs. SharePoint: Användningsfall
Användningsfall för Confluence
#1. Kapacitetsplanering
Du kan använda Confluence för att planera ett helt teams kapacitet för en specifik uppgift. Du kan även klassificera teammedlemmars kapacitet för specifika projekt. I det individuella tidsfördelningsbladet ska teammedlemmarna ange namn, uppgifter, antal timmar som krävs och antal timmar per uppgift.
Under Teamets kapacitet för projektet fyller medarbetarna i värden som roll, procent av veckotid som läggs på projektet, antal veckotimmar som läggs på projektet och så vidare.
#2. Ändringshanteringsdokument
Om du planerar att göra förändringar i din verksamhet kan Confluence vara till stor hjälp. Eftersom verktyget erbjuder stöd för text- och multimediaredigering kan du skapa utkast för alla steg i företagets förändringsprocess. Lista steg som problemformulering, vägledande princip, meddelanden till anställda, kommunikationskanaler, arbetsflöde för förändringshantering, roller och ansvar.
Användningsfall för SharePoint
#1. Hantera försäljning
En av de vanligaste användningsområdena för en SharePoint Team Site är att hantera försäljningsverksamhet. Startsidan fungerar som instrumentpanel för de senaste nyheterna i teamet eller organisationen.
Konversationsfliken kan anpassas för att möjliggöra realtidskommunikation via Teams eller asynkron kommunikation via Outlook. Säljare och chefer kan använda fliken Dokument för att komma åt säljoffertar, kontrakt, broschyrer, fakturor och liknande. På fliken Anteckningsbok kan de göra anteckningar under kund- eller leverantörsbesök.
#2. Skapa ett dokumentbibliotek
Ett annat bra sätt att använda din SharePoint-prenumeration är att skapa dokumentbibliotek för team, avdelningar eller hela organisationen. Detta hjälper till att undvika datasilos. Du kan lägga till mappar för att ytterligare kategorisera dokument och filer. I dokumentbiblioteket kan du även skapa filer i Word, Excel och PowerPoint.
Confluence vs. SharePoint: Slutsats
Förhoppningsvis är det nu tydligare för dig om du behöver Confluence eller SharePoint för ditt företag. Om ditt företag vill minska kostnaderna för serverunderhåll och IT-personal är Confluence ett bra alternativ.
Confluence är också ett utmärkt val om du är ute efter ett enkelt verktyg för kunskapsbaser, dokumentsamarbete, idéutveckling i realtid och uppgiftshantering. Confluence-prenumerationsplaner börjar på $5,75/användare/månad och inkluderar tillgång till förkonfigurerade mallar.
SharePoint är mer lämpligt om ditt företag redan är starkt beroende av Microsoft 365-applikationer. Om du endast prenumererar på SharePoint riskerar du att missa flera viktiga funktioner som kräver andra Microsoft-verktyg som Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate och Exchange.
En SharePoint-prenumeration för företag börjar på $10,00/användare/månad, vilket är dyrare än Confluence, för att inte tala om den tid och ansträngning som krävs för att konfigurera webbplatser.
Sammantaget är Confluence en smartare och mer prisvärd lösning för innehållshantering och samarbete än SharePoint.
Utforska även programvara för dokumentautomatisering för att spara arbetstid.