Att hantera data i Google Sheets kan ibland kännas överväldigande, speciellt när det gäller att skapa komplexa formler för avancerad dataanalys. Oavsett din erfarenhetsnivå kan det vara en utmaning att navigera genom alla funktioner och inställningar. Som tur är har Google lanserat Gemini, en AI-driven assistent som är integrerad i Google Workspace. Detta verktyg förenklar processen och gör det möjligt att snabbt generera formler utan manuell inmatning. Med Gemini kan användare enkelt skapa komplexa IF-formler, automatisera datakontroller och generera datum- och tidsformler med hjälp av inbyggda funktioner. Låt oss utforska hur Gemini kan revolutionera ditt sätt att arbeta med Google Sheets!
Viktiga höjdpunkter
- Gemini underlättar skapandet av nästlade IF-formler för sofistikerad dataanalys i Google Sheets.
- Gemini automatiserar datakontroller i Google Sheets, vilket sparar tid och arbete vid sökning efter värden.
- Gemini hjälper till att generera datum- och tidsformler i Google Sheets genom att hänvisa till Googles integrerade funktioner.
Så här aktiverar du Gemini i Google Sheets
För att få tillgång till den här funktionen behöver du vara registrerad för Googles Workspace Labs. Registreringen är enkel, förutsatt att du befinner dig i ett av de länder eller territorier som stöds. Du kan hoppa över det här avsnittet om du redan har tillgång till Workspace Labs.
För att komma igång med Gemini i Workspace, anmäl dig på Workspace Labs webbplats. Markera kryssrutorna längst ned på sidan för att godkänna villkoren och sekretesspolicyn, och klicka sedan på Skicka.
Om du tidigare har registrerat dig för Workspace Labs, men senare valt bort det, kommer du inte att kunna registrera dig igen med samma konto. Google One AI Premium-abonnenter har också tillgång till Gemini i Google Workspace, samt flera andra extrafunktioner.
1. Skapa komplexa IF-formler
IF-funktionen ger dig möjlighet att testa ett specifikt villkor och definiera ett värde som ska returneras om villkoret är sant, och ett annat värde om det är falskt. Du kan anpassa dina IF-satser med hjälp av de logiska operatorerna OCH, ELLER och INTE, och till och med nästla flera IF-satser inuti varandra för mer komplex dataanalys i Google Sheets.
Nästling är ett kraftfullt verktyg, men det kan vara svårt att hantera om du är nybörjare. Men med Gemini som din assistent kan du skapa omfattande och visuellt avancerade formler som gör precis det du behöver.
Börja med att öppna ditt kalkylblad i Google Sheets. Klicka på den diamantformade Ask Gemini-ikonen bredvid Dela-knappen för att öppna sidopanelen. Gemini analyserar innehållet i kalkylbladet och presenterar en sammanfattning.
Skriv in din förfrågan i textrutan längst ned i sidopanelen. Till exempel, för att beräkna betyg för en klass, skrev jag följande:
Skapa en nästlad IF-formel som beräknar betyg baserat på studenternas poäng. A är 90 eller högre, B är 80 till 89, och så vidare.
Gemini klarade uppgiften direkt och genererade en fungerande formel. Med ikonen Infoga under formeln kan du lägga till den i kalkylbladet.
2. Automatisera datakontroller
Med Gemini behöver du inte längre använda horisontella eller vertikala sökformler. Du kan använda Geminis förmåga att tolka data i ditt kalkylblad och svara på frågor baserat på sin förståelse. Det innebär att du kan formulera dina frågor på ett naturligt språk och få önskade resultat snabbare och enklare.
Med två tabeller i ett kalkylblad, en huvudtabell och en uppslagningstabell, kan jag be Gemini att söka efter det matchande värdet för en post i huvudtabellen.
För att till exempel hitta Mark Twains adress, skrev jag följande:
Hitta adressen till Mark Twain i tabellen från F4 till G9.
Gemini genererade följande formel: =FILTER(G4:G9, EQ(F4:F9, ”mark twain”)), vilket gav mig rätt adress. Detta kan verka enkelt i ett litet kalkylblad, men det kan vara en stor fördel när du hanterar stora datamängder.
Det finns många tips och tricks för AI-prompts, men det viktigaste är att vara så beskrivande och specifik som möjligt.
3. Skapa datum- och tidsformler
Gemini kan automatiskt använda alla Googles inbyggda datum- och tidsfunktioner när den skapar formler. Med Gemini kan jag lägga till aktuell tid i kalkylbladet, beräkna antalet dagar mellan två datum, omvandla text till datumformat och använda andra datum- och tidsfunktioner utan att memorera formler.
Till exempel, ger följande prompt korrekt en formel för att beräkna skillnaden mellan två datum:
Beräkna antalet dagar mellan slut- och startdatum för varje uppgift i projektet.
4. Textbearbetningsfunktioner
Utöver att skapa datum- och tidsformler kan Gemini också utföra textmanipulationer i Google Sheets. Gemini kan extrahera specifik text från en rad, omvandla text till siffror och vice versa, och formatera text utan att du behöver skapa egna formler. Det kan också generera ny text baserat på prompts, ge förslag på datavalidering och sammanfatta text i kalkylbladet.
Du kan till och med referera till din Gmail-inkorg och dina Drive-filer i dina prompts, till exempel:
Lista ämnena för de tre senaste e-postmeddelandena som skickats till [Person].
Sammanfatta huvudpunkterna i [Filnamn] i Drive.
Klicka på Källor under svaret för att se vilka filer Gemini använde för att generera svaret.
5. Skapa egna funktioner
Egna funktioner är ett utmärkt sätt att utöka Google Sheets inbyggda funktioner. Det innebär att skriva kod i Google Apps Script, en molnbaserad plattform för skriptutveckling för Google Workspace.
Om du har en idé för en egen funktion men inte har avancerade programmeringskunskaper kan du beskriva ditt koncept för Gemini och låta AI:n generera koden åt dig. Jag använde till exempel Gemini för att skapa ett enkelt skript som omvandlar fot till centimeter. Gemini kan också hantera mer komplexa uppgifter, som språk översättning eller hämtning av liveuppdateringar från internet.
Även om Gemini inte är perfekt, så har jag upptäckt att den lyckas generera korrekt formel ungefär sju av tio gånger. Trots sina brister är det ett värdefullt tidsbesparande verktyg och kan till och med fungera som en inlärningsresurs. Om du ofta behöver skapa formler, är det dock bra att lära dig de grundläggande funktionerna i Google Sheets. Gemini är en kraftfull assistent, men att förstå grunderna är alltid nyckeln till att få ut det mesta av dina kalkylblad.
Slutsats
Sammanfattningsvis är Gemini en kraftfull AI-assistent som är integrerad i Google Sheets och som förändrar sättet du arbetar med data. Genom att förenkla skapandet av formler och automatisera datakontroller kan Gemini spara tid och ansträngning. Oavsett om du skapar nästlade IF-formler, söker data eller hanterar text, är Gemini en ovärderlig resurs för alla som vill förbättra sitt arbetsflöde i Google Sheets.