Digitalisering av dokument – En översikt
Dokumentation är en vital del av nästan varje verksamhet, oavsett om det handlar om avtal, personalregister eller information om kunder.
Traditionellt har papperskopior av dessa dokument lagrats i arkivskåp eller på hyllor. Att istället digitalisera och skanna dem till PDF-format ger en mer effektiv metod för lagring och hantering.
Det finns dock några utmaningar med att enbart scanna dokument. Till exempel kan det vara svårt att navigera i stora mängder PDF-filer som lagras lokalt, och det kan ta lång tid att hitta exakt det dokument man söker.
Ytterligare ett problem kan vara att relaterade PDF-filer kan hamna på olika platser på enheten.
Att sammanfoga flera sidor till en enda PDF-fil kan vara en lösning på dessa problem. Låt oss undersöka hur man går tillväga, men först tittar vi på några situationer där digitalisering av dokument är speciellt användbart.
När är det fördelaktigt att digitalisera dokument?
Digitalisera historiska dokument
Det finns många situationer där man kan behöva digitalisera historiska dokument. Det kan vara för forskning inför ett skolprojekt, författande av en bok eller för att kartlägga sin egen släkthistoria. Oavsett anledning har digitalisering av historiska dokument blivit mer eller mindre nödvändigt.
Vid digitalisering av historiska dokument finns det några saker att beakta. För det första är det viktigt att använda en scanner av hög kvalitet för att säkerställa att de digitala bilderna blir tydliga och korrekta. För det andra är det viktigt med säker förvaring av de digitaliserade dokumenten. Med rätt metod är digitalisering av historiska dokument både enkelt och givande!
Digitalisera konstnärliga verk
Förr i tiden skapades ofta fotokopior eller fotografier av konstverk eller viktiga dokument för bevarande. Numera är digitalisering med scanner det optimala valet.
Detta beror på att fotokopior och fotografier tenderar att försämras med tiden, medan digitala bilder håller längre. En högkvalitativ digitalisering ger dessutom en bättre bild av det ursprungliga dokumentet jämfört med fotokopior och fotografier.
Digitalisering gör det också möjligt att bearbeta och förbättra bilderna, till exempel genom att justera kontrast, ta bort oönskade delar eller ändra färgschemat.
Att digitalisera äldre dokument eller konstverk är ett utmärkt sätt att bevara dem för kommande generationer. Börja redan idag. Det är snabbt, enkelt och du kommer inte att ångra dig.
Digitalisera juridiska handlingar
Dokument med juridisk relevans är ofta mycket känsliga och viktiga. Vid digitalisering av sådana handlingar är det viktigt att vara extra noggrann.
Först och främst, säkerställ att du alltid har en säkerhetskopia av originaldokumentet. För det andra, använd en högkvalitativ scanner för att den digitala kopian ska bli tydlig och lättläst.
Slutligen, spara den digitala kopian i ett format som är enkelt att öppna och redigera, till exempel PDF eller TIFF.
Digitalisera konfidentiell information
Det finns flera anledningar till att man kan behöva digitalisera konfidentiella dokument. Till exempel kan en advokat behöva dela klientinformation med en kollega eller en läkare skicka journaler till en specialist. Det kan också handla om att man vill ha digitala kopior av viktiga papper för egen del.
Som vi har sett har digitalisering av dokument blivit allt mer nödvändigt. Med tanke på alla fördelar med denna process är det tydligt att det är något som alla borde göra.
Det sparar inte bara tid och utrymme, utan skyddar också dokumenten från skador och gör dem mer lättillgängliga. Så vad väntar du på? Börja digitalisera dina dokument redan idag!
Hur kan jag digitalisera ett dokument?
Oavsett om det gäller dokument på arbetsplatsen eller en besiktning av en fastighet, så finns det i princip två vägar att gå när man ska digitalisera ett dokument:
- Traditionell scanner
- Scanner-app för mobiltelefon
Låt oss titta närmare på dessa alternativ.
Traditionell scanner
En traditionell scanner är en enhet som används för att digitalisera dokument och konvertera dem till digitala filer. Den består vanligtvis av en plattbäddsscanner där papperet läggs, samt ett program för att överföra dokumentet till ett digitalt format.
Det finns många typer av traditionella scannrar på marknaden, från enklare modeller som endast kan hantera svartvita dokument, till mer avancerade enheter som kan scanna i färg och till och med 3D. Priserna på traditionella scannrar varierar kraftigt beroende på vilka funktioner och kvalitet man behöver.
En traditionell scanner kan vara ett bra alternativ om man bara behöver digitalisera dokument ibland. Men om man däremot regelbundet behöver granska dokument, eller digitalisera stora mängder, kan en mobilapp vara ett bättre val.
Scanner-app för mobiltelefon
Scanner-appar för mobiltelefoner är mindre och mer portabla än traditionella scannrar, eftersom de i princip är en applikation på din smartphone.
De har också många fördelar jämfört med traditionella scannrar, bland annat att de inte kräver ett eluttag och kan användas var som helst.
Dessutom är de oftast billigare, och många har inbyggda redigeringsfunktioner som gör det möjligt att beskära, rotera eller justera ljusstyrkan i det digitaliserade dokumentet.
Frågan är dock vilken scanner som är bäst, eftersom det idag finns så många alternativ att det kan vara svårt att välja. Speciellt eftersom vissa scannrar skapar separata PDF-filer för varje skannat dokument istället för att skapa en sammanhängande fil.
Låt oss utforska de bästa mobilapparna som kan hantera att sammanfoga flera sidor till en enda PDF.
Photomyne
Det bästa sättet att bevara sina foton är att digitalisera dem. Det kan låta skrämmande, men med rätt verktyg kan man scanna alla sina bilder på bara några minuter och spara dem på datorn för säker förvaring.
Idag ska vi titta närmare på Photomyne och se vad som gör den till en av de bästa apparna för digitalisering av foton.
Appen är gratis att ladda ner och använda. Om man vill ha tillgång till ytterligare funktioner kan man uppgradera till ett premiummedlemskap. Appen fotograferar dokumentsidor och slår sedan samman flera sidor till en PDF.
Appen sparar också automatiskt den digitaliserade bilden. Du kan även manuellt välja och spara bilder genom att använda ”Scanna”-funktionen i appen. När bilderna är sparade kan du komma åt dem när som helst genom att logga in på ditt konto på Photomynes webbplats.
Det finns många fördelar med att använda Photomyne för att digitalisera gamla bilder. Den mest uppenbara är att den gör det möjligt att hålla gamla bilder säkra utan att de tar upp fysisk plats.
Men utöver det hjälper appen dig också att dela dina gamla bilder med familj och vänner mycket snabbare – allt du behöver är en internetanslutning. Och om du någon gång vill skriva ut dina digitaliserade foton, får du ett mycket bättre resultat om du digitaliserar dem först.
Om du letar efter ett sätt att digitalisera dina gamla foton rekommenderar vi att du provar Photomyne. Den är enkel att använda och erbjuder flera fördelar, inklusive att spara och dela foton online, samt redigera och förbättra dem.
Dessutom, med Photomynes förmånliga prenumerationsplaner, kan du digitalisera dina gamla foton utan att spränga din budget. Så varför inte testa Photomyne idag? Du kanske blir förvånad över hur mycket du gillar den.
iScanner
Från visitkort till kvitton, anteckningar till dokument, digitalisering är avgörande i vardagen. De flesta av oss har tidigare fått förlita sig på krångliga och tidskrävande metoder för sådana uppgifter.
Med den snabba utvecklingen inom scanningstekniken strävar iScanner efter att erbjuda avancerade tekniska lösningar och en rad olika scanningslägen till sina användare. Denna portabla och mycket snabba scanningsapplikation gör det möjligt att digitalisera med bara ett knapptryck.
iScanner fyller flera funktioner och kan användas både privat och professionellt, vilket gör den till ett måste för alla som regelbundet behöver digitalisera och spara viktiga dokument.
Appen gör det enkelt att digitalisera dokument på bara några sekunder. Placera helt enkelt dokumentet på scannerns yta och tryck på startknappen.
Scannern digitaliserar dokumentet automatiskt och sparar det som en PDF- eller JPG-fil. Du kan också skicka det digitaliserade dokumentet via e-post eller ladda upp det till en molntjänst som Dropbox eller Google Drive.
Det finns många fördelar med att använda iScanner istället för andra typer av scannrar. För det första är iScanner speciellt utformad för att digitalisera böcker och andra dokument, dessutom är appen gratis att ladda ner. Scannern gör det också möjligt att ta bilder av sidor, så att du snabbt kan digitalisera flera sidor samtidigt.
För det andra är iScanner mycket exakt och kan digitalisera även de mest komplicerade QR-koderna. Andra scannrar kan ha problem med att scanna koder som är delvis dolda eller som befinner sig i svagt ljus, men iScanner fungerar perfekt i alla situationer.
För det tredje är iScanner mycket lättanvänd. Rikta scannern mot QR-koden och tryck på knappen. Scannern gör resten, digitaliserar automatiskt koden och lägger till bilden i ditt bibliotek.
Det behövs ingen manuell beskärning eller redigering av bilden, eftersom iScanner gör detta åt dig. Detta är en av de viktigaste anledningarna till att iScanner gör det enkelt att slå samman flera sidor till en enda PDF.
För det fjärde är iScanner mycket prisvärd. Andra scannrar kan kosta hundratals kronor, men iScanner är tillgänglig för en bråkdel av det priset. Du kan också hitta rabatter på iScanner hos vissa återförsäljare.
Slutligen är iScanner en av de mest avancerade dokumentscannrarna som finns tillgängliga. De AI-baserade verktygen som är inbyggda i appen känner igen vanliga element i dina dokument, till exempel text, QR-koder eller till och med matematiska ekvationer.
Intressant nog kan du till och med få lösningen på en matematisk ekvation genom att scanna in den med iScanner.
Adobe Scan
Vi vet alla att pappershögar kan vara jobbiga, men inser du hur mycket tid och pengar de faktiskt kostar? Att ha papper överallt är inte bara fult, det är också ett slöseri med tid och energi.
Men det finns ett sätt att bli av med dessa pappershögar utan att behöva krångla, nämligen med appen Adobe Scan.
Det är en gratis app som gör din telefon till ett kraftfullt scanningsverktyg. Rikta kameran mot ett dokument så kommer Adobe Scan automatiskt att beskära och förbättra bilden, konvertera den till PDF och spara den på din enhet eller i molnet.
Adobe Scan gör det enkelt att bli pappersfri och hålla ordning på sina dokument. Du slipper längre krångla med scannrar eller kopiatorer – bara öppna appen och börja scanna.
Du kan scanna flersidiga dokument, kvitton, visitkort, whiteboard-anteckningar och mer med några få tryck. Adobe Scan gör det till och med möjligt att scanna i dålig belysning eller på långt håll.
En av de mest värdefulla funktionerna i Adobe Scan är dess förmåga att automatiskt upptäcka kanter på dokument och räta ut dem. Detta gör det mycket enklare att scanna dokument som inte ligger helt rakt och eliminerar behovet av att beskära dem manuellt.
Adobe Scan ger också förbättrad bildkvalitet tack vare sina inbyggda bildbehandlingsalgoritmer. Dessa algoritmer rensar upp scannade bilder och får dem att se skarpare och mer levande ut. Dessutom gör de kraftfulla AI-baserade verktygen det enkelt att slå samman flera sidor till en enda PDF.
En annan stor fördel med Adobe Scan är dess kompatibilitet med andra produkter från Adobe. Scannade dokument kan enkelt importeras till Adobe Acrobat för ytterligare redigering eller konvertering till PDF-format.
Adobe Scan kan också användas i kombination med Adobe Creative Cloud, vilket gör att användare kan komma åt sina skanningar från vilken enhet som helst med internetanslutning.
Sammantaget är Adobe Scan ett utmärkt val om du letar efter ett enkelt och effektivt sätt att minska pappershögar och bli av med gamla dokument.
Det är ett gratis, lättanvänt och snabbt sätt att digitalisera alla typer av dokument så att du kan komma åt dem från din dator eller mobila enhet när du vill. Testa appen redan idag och se hur mycket enklare livet kan bli utan alla dessa papper.
Avslutande ord
Att sammanfoga flera sidor till en enda PDF är ett utmärkt sätt att enklare organisera och lagra sina dokument. Det skyddar också dina dokument från skador och gör dem mer lättillgängliga.
Denna guide har visat dig hur du kan göra detta med både din dator och smartphone genom att använda de bästa scanner-apparna som vi har nämnt, så det finns ingen ursäkt att inte prova.
När du har digitaliserat alla dina sidor till en PDF kan du enkelt dela den med andra eller lagra den på ett säkert sätt för framtida bruk. Prova redan idag och se hur mycket enklare livet kan bli.
Du kan också kolla in våra tips om scanner-appar för att digitalisera gamla foton.