Effektivisera din e-posthantering med snabbåtgärder i Outlook
Sannolikt utför du vissa handlingar regelbundet i Outlook, såsom att radera, arkivera eller markera meddelanden som lästa. För att underlätta detta kan du använda snabbåtgärdsknappar. Dessa knappar låter dig utföra dessa vanliga åtgärder med ett enda klick direkt från e-postlistan.
Du har säkert stött på snabbåtgärdsknapparna tidigare, kanske utan att fästa någon större uppmärksamhet vid dem. De syns när muspekaren vilar över ett specifikt e-postmeddelande. Som standard visas flaggan för uppföljning och ikonen för att flytta meddelandet till papperskorgen.
Genom att klicka på en av knapparna genomförs den åtgärd som ikonen representerar. Meddelandet kan exempelvis flaggas för uppföljning eller förflyttas till mappen ”Borttaget”. Det fina med det hela är att du själv kan anpassa vilka åtgärder som ska visas som snabbknappar. Du kan välja mellan dessa fem alternativ:
Arkivera
Radera
Flytta
Flagga / Rensa flagga (uppföljningsflagga)
Markera som läst / oläst
För att justera snabbåtgärdsknapparna, gå till ”Start” och klicka sedan på ”Följ upp”. Välj därefter alternativet ”Ställ in snabbåtgärder” i den meny som dyker upp.
Nu öppnas fönstret ”Snabbåtgärder”.
Använd rullgardinsmenyerna för att välja de två åtgärder du vill ha som snabbknappar. Bekräfta dina val genom att trycka på ”OK”.
Radera-funktionen är alltid tillgänglig, oavsett vilka andra åtgärder du väljer. Det innebär att du i realiteten väljer ytterligare två snabbåtgärder utöver den för ”Radera”. I vårt exempel har vi valt ”Arkiv” och ”Markera som läst/oläst” som visas intill ”Radera”.
Du kan också välja ”Radera” tillsammans med endast en annan snabbåtgärd om du inte behöver snabb åtkomst till fler funktioner.
En särskilt användbar funktion är möjligheten att markera flera e-postmeddelanden och sedan utföra snabbåtgärden på alla samtidigt. Markera de meddelanden du vill påverka, håll muspekaren över ett av dem och välj därefter snabbåtgärden.
Snabbåtgärden kommer då att tillämpas på samtliga markerade meddelanden. Detta är ett smidigt och snabbt sätt att förenkla hanteringen av din inkorg.