Skapa och Anpassa Ditt Eget Utläggsformulär
Oavsett om det handlar om resor i tjänsten eller hantering av skatter, kan det bli aktuellt att sammanställa ett utläggsformulär. Saknar du en färdig mall från företaget eller en konsult, kan du enkelt skapa en egen med hjälp av Microsoft Word.
Hur du Skapar Ett Utläggsformulär i Word
Att hantera utgifter är en viktig del av alla affärsresor. Företag kan ha specifika regler för ersättning, men grundstrukturen i utläggsformuläret är oftast densamma, oavsett var du befinner dig.
Om du behöver skapa ett eget formulär, är det alltid bra att först undersöka om företaget har egna riktlinjer eller en specifik mall som du ska använda. Om inte, erbjuder Word en utmärkt bas att utgå ifrån.
Word har flera bra mallar som kan anpassas. Även om mallen kanske inte uppfyller alla dina behov direkt, ger den dig en bra startpunkt.
Börja med att öppna Word. Klicka på ”Nytt” i vänstra menyn.
I sökrutan, skriv in ”utlägg” eller ”kostnadsredovisning”.
Tryck på ”Enter” för att se tillgängliga mallar och klicka sedan på det önskade resultatet.
Ett nytt fönster dyker upp med mallens namn, beskrivning och en förhandsvisning. Klicka på ”Skapa”.
Din nya utgiftsmall visas nu. Granska den och gör nödvändiga ändringar. Se till att färgerna och typsnittet överensstämmer med företagets grafiska profil.
När du är nöjd med ändringarna, spara mallen. Det kan vara klokt att registrera utgifterna löpande istället för att vänta tills resan är över, eftersom det är lätt att glömma bort detaljer om vad du har köpt.
Här är några av de vanligaste utgiftsposterna:
Hotell
Transport (inklusive flygbiljetter, kollektivtrafik, hyrbil och ibland körsträcka)
Bränsle
Måltider
Telefoni (Vissa företag kräver lokalt SIM-kort, medan andra accepterar roamingkostnader)
Representation (Bör godkännas i förväg för att undvika problem med företagets policy. Undvik att spendera för mycket.)
Övrigt
Det är alltid bra att i förväg godkänna större utgifter för att slippa problem med ersättning i efterhand. Tänk även på företagets utgiftsgränser, som kan variera beroende på plats. Vissa företag har högre gränser för dyrare destinationer.
Kom ihåg att spara alla kvitton, dokumentera dina utgifter noggrant och fyll i utgiftsrapporten korrekt – så är du på god väg!