Att få e-postmeddelanden att framstå som unika kan vara en utmaning. Genom att lägga till personlig information, som ditt namn och din yrkestitel, skapas en känsla av professionalism. Om du använder Outlook som din e-posttjänst, behöver du inte skriva in din information varje gång du avslutar ett e-postmeddelande. Genom att konfigurera en signatur sparar du tid, då texten redan är formaterad och redo att användas.
I den här artikeln guidar vi dig genom stegen för att skapa en Outlook-signatur på olika enheter.
Hur man skapar en signatur i Outlook på en Windows-dator
Microsoft Outlook ingår i alla Office-paket, förutom Student-versionen. Hur du lägger till en signatur i dina e-postmeddelanden beror på vilken version av Office du använder.
Hur man skapar en signatur i Outlook på en Windows-dator med Office 2007-2010
Även om du har en äldre version av Microsoft Office, kan du använda signaturfunktionen.
Så här konfigurerar du den:
- Logga in på ditt Outlook-konto och öppna ett nytt e-postmeddelande.
- Lokalisera ”Meddelande”-sektionen och gå till fliken ”Inkludera”.
- Välj ”Signatur” och sedan ”Signaturer”.
- I menyn ”E-postsignatur”, välj ”Ny”.
- Skriv in ett namn för din signatur i textrutan och klicka på ”OK”.
- I fältet ”Redigera signatur”, ange innehållet i din signatur.
- Du kan anpassa texten med hjälp av formateringsverktygen som finns överst i redigeringsfönstret.
- När du är färdig med skapandet av din signatur, klicka på ”OK”.
Microsoft Outlook begränsar inte dina signaturalternativ till enbart text. Du kan också lägga till ditt online-visitkort, en länk till din webbplats eller portfolio samt bilder.
Så här infogar du ditt visitkort:
- När du har öppnat textrutan ”E-postsignatur”, klicka på alternativet ”Visitkort”.
- Välj en kontakt från menyn ”Arkiv som”.
- Klicka på ”OK” för att avsluta åtgärden.
Så här lägger du till en hyperlänk till signaturen:
- Gå till fönstret ”E-postsignatur” och klicka på ikonen ”Infoga hyperlänk”.
- Ange länken eller navigera på internet tills du hittat din webbplats.
- Välj webbplatsen och klicka sedan på ”OK”.
Så här infogar du en bild:
- Klicka på knappen ”Bild” efter att du har öppnat kortet ”E-postsignatur”.
- Leta upp din bild och välj den.
- Klicka på ”OK” för att ladda upp bilden till din signatur.
Att skapa en signatur innebär inte att den automatiskt läggs till i ditt aktuella meddelande. Du kan använda två metoder för att konfigurera detta. Antingen kan du aktivera signaturer för alla utgående e-postmeddelanden, eller så kan du välja vilka meddelanden som ska ha en signatur och lägga till den manuellt.
Så här ställer du in signaturer för varje meddelande:
- Navigera till avsnittet ”Meddelanden” och välj sedan ”Signatur” på kortet ”Inkludera”.
- Klicka på ”Signaturer”.
- Öppna fliken ”E-postkonto” och klicka på ”Välj standardsignatur”.
- Välj den e-postadress som du vill koppla till signaturen.
- Välj din signatur i menyn ”Nya meddelanden”.
- För att aktivera signaturen för meddelandesvar och vidarebefordrade e-postmeddelanden, klicka på alternativet ”Svar/vidarebefordran” och välj din signatur.
Så här lägger du till signaturer manuellt i valda meddelanden:
- Öppna ett nytt e-postmeddelande och gå till kortet ”Meddelanden”.
- Hitta avsnittet ”Inkludera” och välj ”Signatur”.
- Klicka på din signatur för att lägga till den längst ned i meddelandet.
Hur man skapar en signatur i Outlook på en Windows-dator med senare Office-versioner
Även nyare versioner av Microsoft Office tillåter användare att ställa in signaturer i sina utgående meddelanden.
Så här skapar du en signatur:
- Gå till fliken ”Meddelande” från ett öppet meddelande.
- Klicka på ”Signatur” och välj ”Signaturer”.
- Gå till ”Välj signatur att redigera” och klicka sedan på ”Ny”.
- Ange namnet på din signatur i popup-textfönstret.
- Välj den e-postadress som du vill koppla till signaturen. Det är möjligt att ställa in en separat signatur för varje e-postkonto du använder.
- Klicka på ”OK” för att spara dina ändringar.
I textfönstret kan du justera färgen och storleken på texten. För att göra din signatur mer unik kan du redigera texten i Microsoft Word och anpassa marginaler eller dela upp texten i punkter. Om du klistrar in texten i Outlooks redigeringsfält bevaras dess formatering. Word erbjuder även många färdiga signaturmallar som ger dina kontaktuppgifter ett unikt utseende.
Om e-postmeddelandet du har öppnat inte inkluderar signaturen, behöver du lägga till den manuellt. Alla framtida meddelanden kommer dock att ha din signatur längst ned.
Så här lägger du till din signatur manuellt:
- Öppna ett meddelande och välj sedan ”Signatur” i avsnittet ”Meddelande”.
- Välj din signatur från popup-listan.
Hur man skapar en signatur i Outlook på en Mac
Mac-användare kan också anpassa sina meddelanden med hjälp av Outlook-signaturer.
Så här skapar du en ny signatur på en Mac:
- Öppna Outlook och välj fliken ”Inställningar” under ”Filer”.
- Välj ”Signaturer”.
- Klicka på knappen ”+” bredvid rutan ”Redigera signatur”.
- Skriv in dina uppgifter i textrutan ”Signatur”. I redigeraren kan du:
- Lägga till bilder genom att klicka på ikonen ”Foton”. Navigera på webben efter bilder eller välj en bild från din enhet.
- Inkludera en hyperlänk till en webbsida genom att klicka på ikonen ”Länk”.
- Skapa en tabell med alternativet ”Tabell” längst upp i redigeraren.
- När du har designat signaturen stänger du redigeringsrutan.
- Stäng fönstret ”Signaturer”.
Så här inkluderar du din signatur i alla Outlook-meddelanden på din Mac:
- Välj ”Inställningar” från rullgardinsmenyn i Outlook.
- Navigera till avsnittet ”E-post” och klicka på ”Signaturer”.
- I avsnittet ”Välj standardsignatur” väljer du det konto som ska använda signaturen.
- Aktivera signaturer för alla meddelanden i rullgardinsmenyn ”Nya meddelanden”.
- Använd alternativet ”Besvarade/vidarebefordrade” för att lägga till en signatur i meddelandesvar och vidarebefordrade e-postmeddelanden.
Hur man skapar en signatur i Outlook på en iPhone
Att skapa en anpassad signatur är en enkel process om du använder Outlook-mobilappen på din iPhone.
- Öppna Outlook-appen på din enhet.
- Klicka på din kontoikon längst upp i gränssnittet.
- Klicka på kugghjulsknappen längst ned i appen för att komma till Outlook-inställningarna.
- Välj ”Signatur” för att ange dina uppgifter.
- Ange innehållet i signaturen.
- Klicka på den lilla bockmarkeringen i det övre högra hörnet för att spara dina ändringar.
Det finns ingen iOS-funktion som tillåter användare att lägga till bilder, logotyper, länkar eller tabeller i sina signaturer. Outlook för iOS har dock stöd för HTML, vilket gör det möjligt för dig att skapa en unik signatur om du är bekant med kodning. Alternativt kan HTML-generatorer och mobila mallar hjälpa dig att anpassa din e-postsignatur ytterligare.
Hur man skapar en signatur i Outlook på en Android-enhet
Android- och iOS-enheter skiljer sig åt i många aspekter, men processen för att skapa en meddelandesignatur är i stort sett densamma.
Så här skapar du en signatur på din Android:
- Öppna Outlook-appen och klicka på din kontobild uppe till höger.
- Klicka på kugghjulsikonen för att öppna e-postinställningarna.
- Klicka på ”Signatur”.
- Skriv in din signaturinformation.
- Klicka på bockmarkeringen högst upp i appen för att skapa signaturen.
Det är inte möjligt att inkludera bilder i din Android Outlook-signatur, men användare kan lägga till hyperlänkar för att anpassa signaturerna.
Så här lägger du till en hyperlänk:
- Öppna ett nytt e-postmeddelande och skriv din signatur.
- Markera den text som du vill ändra till en hyperlänk.
- Klicka på ”Länkar” från popup-menyn och ange sedan webbadressen.
- Kopiera textsignaturen på hyperlänken.
- Klicka på ”Spara” för att tillämpa det i meddelandet.
Outlook 365: Så här skapar du en signatur
Office 365-användare kan förbättra sin onlinekommunikation genom att skapa en Outlook-signatur som ger extra information om dem själva. Signaturen kan skapas antingen via webbversionen av Outlook eller genom Outlook-appen.
Så här skapar du en signatur på Outlooks webbplats:
- Logga in på ditt konto på Outlook 365-sidan.
- Klicka på kugghjulsikonen uppe till höger på sidan.
- Klicka på ”Visa alla Outlook-inställningar”.
- Välj ”Skriv och svara” från kortet ”E-postinställningar”.
- Lägg till och formatera signaturen på fliken ”E-postsignatur”.
- Klicka på ”Inkludera automatiskt min signatur på nya meddelanden jag skriver” för att aktivera signaturen på alla utgående e-postmeddelanden.
- Klicka på ”Inkludera automatiskt min signatur på meddelanden som jag vidarebefordrar eller svarar” för att signaturen ska genereras i dina meddelandesvar eller vidarebefordrade e-postmeddelanden.
- Klicka på ”Spara” för att avsluta åtgärden.
Om du endast vill lägga till en signatur i vissa meddelanden kan du göra det manuellt.
- Öppna ett nytt meddelande och skriv ditt e-postmeddelande.
- Klicka på ”Fler alternativ”.
- Välj ”Infoga signatur” för att tillämpa den på meddelandet.
Så här ställer du in en signatur i Outlook-appen:
- Öppna ett meddelande och klicka på alternativet ”Signatur”.
- Välj ”Signaturer” från popup-menyn.
- Klicka på fliken ”Ny” för att skapa en signatur.
- Ange namnet på signaturen.
- Skriv in detaljerna för signaturen i textrutan.
- Välj din e-postadress så kommer alla nya meddelanden att innehålla den här signaturen.
- När du är klar klickar du på ”OK”.
Om du inte har valt din e-postadress måste du lägga till signaturer manuellt i dina e-postmeddelanden. Gör så här:
- Öppna ett nytt meddelande.
- Välj ”Signaturer” från verktygsalternativen.
- Välj din signatur för att lägga till den i meddelandet.
Ett signaturverktyg för onlinekommunikation
Med så många e-postmeddelanden som skickas dagligen kan det vara en utmaning att skapa djupare relationer med de människor vi kommunicerar med. Genom att ställa in en Outlook-signatur sparar du inte bara tid utan hjälper dig också att skapa kontakter med andra på en mer personlig nivå.
Förhoppningsvis har denna artikel besvarat alla frågor om hur man skapar en signatur i Outlook, oavsett vilken enhet du föredrar.
Har du provat att skapa en Outlook-signatur tidigare? Vilken enhet använde du? Läm