Om du använder OHIO (Only Handle It Once) för att triage din e-post, vill du förmodligen förvandla några av dina e-postmeddelanden till uppgifter. Så här gör du det snabbt och effektivt så att du kan fortsätta hantera dina andra e-postmeddelanden.
Innehållsförteckning
Gör det snabbt och enkelt
Din inkorg är inte en att göra-lista; det är en inkorg. Det är frestande att lämna e-postmeddelanden i din inkorg eftersom det är enklare, men då är uppgifter du behöver utföra begravda i den inkommande e-postfloden.
Här är anledningen till att människor hamnar i problem. Den manuella processen för att förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift går ofta ungefär så här:
Öppna din föredragna att göra-listahanterare.
Skapa en ny uppgift.
Kopiera och klistra in relevanta delar av e-postmeddelandet i den nya uppgiften.
Ställ in detaljerna, såsom prioritet, förfallodatum, färgkod och allt annat du använder.
Spara den nya uppgiften.
Arkivera eller radera e-postmeddelandet.
Det är sex steg, bara för att lägga till något till en att göra-lista. Inte konstigt att du slutar med e-postmeddelanden som stör din inkorg. Tänk om du kunde skära ner de sex stegen till fyra? Eller tre?
Tja, du kan! Och vi ska visa dig hur.
Vissa e-postklienter är bättre för att skapa uppgifter än andra
Det finns många klienter tillgängliga för att hantera din e-post och som du kanske förväntar dig är vissa bättre än andra för att skapa uppgifter.
För webbklienter gör Gmail jobbet mycket bra. Applikationen Tasks är inbyggd och det är enkelt att förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift. Det finns till och med en kortkommando för att skapa en uppgift direkt från ett e-postmeddelande – ingen mus krävs. Om du inte vill ha en stationär klient är Gmail förmodligen det bästa alternativet.
För Windows-skrivbordsklienter vinner Outlook helt klart. Thunderbird har några inbyggda funktioner för uppgiftshantering, och de är inte dåliga, men Outlook är mycket snyggare och låter dig ansluta till otaliga tredjepartsappar. Om du av någon anledning inte kan använda Outlook är Thunderbird ett bra alternativ. Om du redan använder en att-göra-listahanterare från tredje part, kommer Thunderbird inte att skära senapen.
På en Mac är bilden lite mindre positiv. Apple Mail sköter uppgiftshanteringen dåligt jämfört med Gmail och Outlook. Om du vill hantera uppgifter på en skrivbordsklient är förmodligen ditt bästa alternativ Thunderbird för Mac. Eller så kan du skicka e-post till din tredjepartshanterare för att göra-lista och hantera dem där.
När det kommer till mobilappar fungerar både Gmail och Outlook ungefär likadant. Inte heller verktygen för att skapa uppgifter på webben eller klientversionerna, men de överför båda automatiskt tilläggen till tredjepartsappar. Så om du hanterar dina uppgifter i Trello och installerar tillägget i Gmail- eller Outlook-klienten, är det automatiskt tillgängligt när du öppnar motsvarande mobilapp också. Dessutom, när du installerar ett tillägg till Outlook, installeras det automatiskt på skrivbordsklienten och mobil- och webbapparna.
På samma sätt som på en Mac kommer personer som har en iPhone och vill använda Apple Mail inte att få ut så mycket av mobilappen. Du kan använda Gmail- eller Outlook-klienter, men de är inte mycket användbara om du vill synkronisera dina uppgifter från din telefon till din Mac.
Eftersom Gmail och Outlook är gräddan av denna speciella gröda kommer vi att fokusera på dem. Om du har en favoritklient som hanterar uppgiftsskapande riktigt bra, låt oss veta i kommentarerna, så tar vi en titt.
Skapa uppgifter från Gmail
Google tillhandahåller en applikation som heter Tasks, som är inbyggd i Gmail. Det är en enkel att göra-listahanterare med ganska minimala alternativ, även om det finns en mobilapp som ger dig några fler anpassningsalternativ. Om du behöver något enkelt som fungerar bra med din Gmail-inkorg är Tasks ett bra val. Att konvertera ett e-postmeddelande till en uppgift är superenkelt: Med e-postmeddelandet öppet klickar du på knappen ”Mer” i aktivitetsfältet och väljer ”Lägg till i uppgifter.”
Om du är en genvägsperson gör Shift+T samma sak. Uppgifter-appen öppnas i sidofältet och visar din nya uppgift.
Om du behöver redigera uppgiften för att lägga till ett förfallodatum, ytterligare detaljer eller deluppgifter, klicka på ikonen Redigera.
Det finns ingen anledning att spara ändringarna, eftersom det görs automatiskt. När du är klar klickar du på knappen Arkivera i din inkorg (eller använd kortkommandot ”e”) för att flytta e-postmeddelandet till ditt arkiv.
Det är tre enkla steg:
Klicka på alternativet ”Lägg till i uppgifter” (eller använd kortkommandot Skift+T).
Ställ in förfallodatum, ytterligare information eller deluppgifter.
Arkivera (eller ta bort) e-postmeddelandet.
Som en bonus kan du ställa in Chrome för att visa dina uppgifter när du öppnar en ny flik. Det finns en iOS- och Android-app för Tasks. Det är lika enkelt att skapa en uppgift i mobilappen som i webbappen. Klicka på de tre prickarna överst i mailet och välj ”Lägg till i uppgifter.”
Detta skapar omedelbart en ny uppgift.
Om Google Tasks inte har allt du behöver, eller om du redan är bekväm med en annan att göra-hanterare, finns det förmodligen ett Gmail-tillägg för det. För närvarande finns det tillägg för populära att göra-appar, som Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist och Trello och andra (även om inte Microsoft To-Do eller Apple Reminders).
Vi har tidigare täckt installationen av Gmail-tillägg i allmänhet och Trello-tillägget specifikt. Olika tillägg ger dig olika alternativ, men alla tillägg för att göra-listor låter dig vanligtvis lägga till en uppgift direkt från ett valt e-postmeddelande. Att göra-lista-tillägg är också tillgängliga som webb- och mobilappar som automatiskt synkroniseras med varandra. Och precis som Tasks kan du komma åt dina tillägg när du är i Gmail-mobilappen.
Skapa uppgifter från Outlook
Outlook har en inbyggd app som heter Tasks, som även finns tillgänglig som webbapp i Office 365. Saker och ting blir lite mer komplicerade här eftersom det redan 2015 Microsoft köpte Wunderlist, den populära att göra-hanteraren. Det har ägnat de senaste fyra åren åt att förvandla den till en ny webbapp för Office 365 som heter (kanske lite fantasilöst) Microsoft To-Do. Det kommer så småningom att ersätta den inbyggda Tasks-funktionen i Outlook.
Men just nu är Tasks fortfarande Outlooks att göra-hanterare, och det finns inget definierat datum eller Outlook-version när detta kommer att ändras. Vi nämner bara detta eftersom om du använder O365 kommer du att upptäcka att alla uppgifter du lägger till i Outlook Tasks också visas i Microsoft To-Do. Att göra visar ännu inte all data som du kan lägga till i en uppgift, men någon gång kommer det att göra det.
För närvarande är Microsoft Tasks den inbyggda Outlook-uppgiftshanteraren, så vi fokuserar på det.
Använda Outlook Desktop Client
Det är här Microsoft traditionellt sett utmärker sig, och de sviker dig inte här heller. Det finns flera metoder för att skapa en uppgift från ett e-postmeddelande för att tillgodose alla smaker. Du kan:
Dra och släpp ett e-postmeddelande till rutan Att göra.
Flytta eller kopiera e-postmeddelandet till mappen Uppgifter från högerklicksmenyn.
Använd ett snabbsteg för att skapa en uppgift.
Vi kommer att fokusera på att använda ett Quick Step eftersom detta ger mest valuta för pengarna, och du kan tilldela ett kortkommando till ett Quick Step för att göra det bra.
Om du aldrig har använt Outlook Tasks tidigare, kolla in vår guide till rutan Att göra så att du kan se dina uppgifter bredvid din e-post.
När du har öppnat att göra-rutan kommer vi att skapa ett snabbsteg som markerar e-postmeddelandet som läst, skapar en uppgift och flyttar e-postmeddelandet till ditt arkiv. Vi kommer också att lägga till en kortkommando, så att du aldrig behöver använda musen för att skapa en uppgift från ett e-postmeddelande.
Snabbsteg låter dig definiera flera åtgärder för ett enda knapptryck (eller kortkommando). De är enkla att skapa och ännu enklare att använda, men om du inte har kollat in dem tidigare har vi en definitiv guide om dem. När du har läst den guiden skapar du ett nytt snabbsteg och lägger sedan till följande åtgärder:
Skapa en uppgift med texten i meddelandet.
Markera som läst.
Flytta till mapp (och välj din arkivmapp som mapp att flytta till).
Välj ett kortkommando för det och ge det ett namn (som ”Skapa uppgift och arkiv”) och klicka sedan på ”Spara”. Det är nu synligt i avsnittet Hem > Snabbsteg.
Nu, när du vill förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift, klicka bara på snabbsteget (eller använd kortkommandot), så skapas en ny uppgift. Det tar titeln från ämnesraden i e-postmeddelandet, och