Det är enkelt att skriva ut ett enda e-postmeddelande, men hur är det med en lista med e-postmeddelanden som visar information som vem som skickade dem och när? Så här skriver du ut en lista över e-postmeddelanden från Outlook, inklusive all synlig information.
Först måste du göra alla e-postmeddelanden du vill skriva ut synliga i samma mapp. Det finns flera sätt att göra detta, inklusive att flytta alla e-postmeddelanden till samma mapp, men det enklaste sättet är att utföra en sökning med hjälp av sökrutan precis under menyfliksområdet.
Om du letar efter specifika kriterier – e-postmeddelanden som skickas av en viss person, inklusive specifika ord, eller skickas inom en viss tidsram – så är det bättre att bygga en dynamisk sökmapp. Detta låter dig skapa sökfrågor som sträcker sig från mycket enkla till mycket komplexa. Sökmappar är lätta att använda om du aldrig har skapat en tidigare.
Hur som helst, när du väl har listan över e-postmeddelanden du vill skriva ut är nästa steg att se till att all rätt information visas. När allt kommer omkring, om den kritiska informationen är vem e-postmeddelandena skickades till, men det inte visas i mappen, är listan ganska värdelös. Lyckligtvis går det snabbt och enkelt att ändra de synliga kolumnerna, så gå till den här artikeln för att ta reda på hur.
När du har lagt till eller tagit bort vilka kolumner du vill är du redo att skriva ut. När du skriver ut den här listan kommer den att vara i den ordning som visas i din mapp, så glöm inte att beställa dem som du vill.
För att skriva ut en lista över alla e-postmeddelanden i din mapp, klicka på ”Arkiv” uppe till vänster i Outlook.
Klicka sedan på ”Skriv ut” i menyn till vänster.
Som standard är utskrift inställd på ”Memo Style”, vilket innebär att det för närvarande valda e-postmeddelandet kommer att vara det enda som skrivs ut. Ändra detta till ”Table Style”.
På höger sida ser du förhandsgranskningen. Den här förhandsgranskningen ska nu visa listan över e-postmeddelanden med alla kolumner som du vill ska skrivas ut. Du kan klicka på förhandsgranskningen för att göra den större om den är lite liten.
Kontrollera att allt ser rätt ut. Om det inte är det, klicka på bakåtpilen uppe till vänster ovanför menyn för att gå tillbaka till Outlook och ändra de synliga kolumnerna och kolumnbredderna till hur du vill att de ska se ut.
När förhandsgranskningen ser korrekt ut väljer du din skrivare (vi använder Windows inbyggda Print to PDF-funktionalitet) och klickar sedan på ”Skriv ut”.
Du kommer nu att få en utskrift av listan med e-postmeddelanden i mappen, komplett med all kolumninformation.