Hur man skriver (SoW) arbetsomfattning [+3 Templates]

Arbetsdokumentets omfattning hjälper dig att undvika gissningar och felkommunikation i ett projekt och hålla det på rätt spår när du samarbetar med externa kunder.

Dagens företag samarbetar med flera parter innan de slutför ett projekt. För sådant samarbete behöver företag ett professionellt dokument. Så de kan hänvisa till det senare om de samverkande externa parterna inte levererar projektleveranserna enligt de överenskomna specifikationerna.

Ett sådant affärsdokument är omfattningen av arbetet. Du behöver det när du tar upp projekt från någon annan eller samarbetar med tredje part.

Fortsätt läsa för att lära dig skriva ett arbetsdokument på ett tydligt och lättförståeligt språk. Du kommer också att utforska några onlineresurser som erbjuder olika typer av arbetsmallar och formulärbaserade byggare.

Introduktion

Scope of work, aka SoW document, är ett papper där detaljerad information om grunden för ett projekt beskrivs. Många anser också att det är ett skriftligt kontrakt mellan dem själva och andra intressenter i ett projekt, inklusive agenter, tjänsteleverantörer och underleverantörer.

Dokumentet förklarar vanligtvis hur varje uppgift eller fas i ett projekt slutförs, leveranserna, förväntade resultat, betalningsplaner och processen. Med hjälp av detta kan frilansare eller team tydligt och kortfattat nämna vad intressenterna kan förvänta sig av ett projekt.

I händelse av missförstånd fungerar detta som ett alternativ för alla parter. Utifrån det vet alla vad de behöver göra för att få projektet att fungera för båda. SoW-dokument är också ett fantastiskt sätt för effektiv kommunikation – brist på vilket kan göra att ett projekt och en kund-intressenter-relation misslyckas.

Viktiga komponenter

Beroende på din projekttyp och bransch kommer dokumentet att variera. Detta är dock de vanligaste elementen du måste inkludera i nästan alla SoW för transparens.

Nyckelinformation

I varje SoW-dokument måste du inkludera de grundläggande detaljerna i ett projekt så att läsarna omedelbart kan inse vad det handlar om. Inkludera projektets namn, författarens namn, klientens namn, datum och annan viktig information.

Projektmål

Att lägga till en kort projektbeskrivning i SoW hjälper alltid. Se till att inkludera projektets bakgrund, mål, problemformulering och personer som är involverade, men kortfattat.

Beskrivning av varor och tjänster som en lista

Kom nu till den mest avgörande delen av detta dokument – de varor och tjänster du kommer att leverera eller utföra inom projektets ram.

Det är bättre att dela upp leveranserna i mindre bitar och lista dem som uppgifter och deluppgifter. Oavsett om det är ett frilansprojekt eller ett teamprojekt, presentera uppgifterna i en tabell tillsammans med beräknade slutdatum och kontaktpersoner.

Projektleveranser

Det kanske inte är nödvändigt för alla SoW-dokument, men att nämna vad kunden kommer att få när projektet är slut är fördelaktigt. På så sätt kommer de att veta vad de kan förvänta sig av dig och ditt team.

Projekttid

Tid spelar en avgörande roll i alla projekt; därför måste du inkludera slutförandetiden. Nämn när du ska börja arbeta med det och när du ska avsluta det. Glöm inte heller att nämna några milstolpar eller prestationer du vill uppnå på vägen.

En lista utanför räckvidden

En annan valfri komponent i SoW-dokumentet tar det till nästa nivå. I det här avsnittet, inkludera allt du inte kommer att inkludera i ditt projekt men kunderna kan förvänta sig att du gör det. Detta kommer att göra saker tydliga och hjälpa dig att undvika missförstånd.

Protokoll för ändringar

När du skapar SoW innan du börjar på ett projekt, kan det uppstå nödvändigheter senare för att göra ändringar i projektomfattningen som du nämner i detta dokument. Av denna anledning måste du lägga till ett protokoll genom vilket du kommer att kunna göra ändringar i det.

Betalningsvillkor

Alla betalda projekt bör innehålla ett avsnitt där du måste beskriva projektkostnaden och betalningssätten. Om projektet kräver att du investerar pengar för varor, arbetskraft, infrastruktur eller andra allmänna kostnader, inkludera det i det här avsnittet. Nämn också betalningsscheman, milstolpsbetalningar och andra detaljer i ditt SoW-dokument.

Villkor

Du måste inkludera alla villkor för projektet i detta avsnitt. Här kan du också förklara termerna som används i SoW och eventuella villkor som du inte har klargjort tidigare.

Godkännande

Slutligen, lägg till det här avsnittet som kommer att göra detta till ett juridiskt verkställbart kontrakt. Inkludera här kundens underskrift och ge utrymme för andra intressenters underskrifter.

Användningsfall

Varje uppdragsaffär mellan en kund och en outsourcingpart bör ske genom ett SoW-dokument. Nedan hittar du några verkliga användningsfall av omfattningen av word-dokument och deras mallar:

#1. Byggnadsarkitektoniska verk

Eftersom arkitektarbete för företag och privata byggnader medför många utgifter, risker och tidsinvesteringar, måste du använda ett standard SoW-dokument som de flesta byggföretag använder.

Mallen nedan är ett standardiserat SoW-dokument som innehåller alla viktiga komponenter som projektdefinition, klient- och projektinformation, arkitekturvalsprocess, tidslinje för projektet, godkännandekrav, allmänna mål, etc.

Ladda ner: Arkitektoniska verk mall för gratis MS Word/Google Docs

#2. Interiör och Exteriör Renovering

Olika heminredningsbyråer och entreprenörer använder detta SoW-dokument för att slutföra renoveringsavtal för enskilda eller affärsprojekt. Du kan använda en mall om du är en ny deltagare i det här fältet och inte har någon aning om hur man skapar en.

Följande SoW-dokumentmall har utarbetats i enlighet med behoven hos de amerikanska huvudentreprenörerna för renovering av kommersiella byggnader eller bostadshus. Den innehåller allt ”in-scope”-innehåll för renoveringsarbeten. Du kan dock lägga till fler eller ta bort några beroende på vilket projekt du arbetar med.

Ladda ner: Renovation Works mall för gratis MS Word/Google Docs

#3. Bostäder och kommersiella trädgårdsprojekt

Landskapsprojekt inkluderar mycket blött arbete såväl som professionella uppvisningar. SoW-dokumentet är chansen för dig att visa upp din kreativitet och designsmak så att uppdragsgivaren får ytterligare en solid poäng att anlita din byrå.

Den här SoW-mallen för landskapsarbete består av bildblock där du kan placera en varumärkeslogotyp, varumärkesfärgpaletter, ikoner och arbetsexempel. Det finns en extra tom sida som du kan använda för att skriva mer innehåll. För varje sida kan du ändra exemplet på landskapsbilden.

Ladda ner: Landscaping SoW-mall för gratis MS Word/Google Docs

Att hjälpa företag med sina annonser i sociala medier och marknadsföringskampanjer är lukrativt. Olika frilansare och digitala marknadsföringsbyråer är inne på detta. Om du också är inom den här domänen kan ett SoW-dokument hjälpa dig på lång sikt.

Nedan hittar du en organiserad, skarp, professionell SoW-mall för marknadsföring av sociala medier som byråer och frilansare kan använda kommersiellt. Den innehåller de nödvändiga SoW-dokumentkomponenterna som kundinformation, projektbeskrivningar, kampanjdetaljer, nyckelleveranser, kampanjtabeller, etc.

Ladda ner: Social media marketing SoW mall för gratis MS Word/Google Docs

#5. Statliga kontrakt

Ett SoW-dokument är mycket nödvändigt för kontraktsarbete som du kan få från federala, statliga, kommuner och län. Du kommer också att tycka att omfattningen av arbetsdokument från statliga kontrakt är den mest utarbetade i innehåll och omfattning.

Här hittar du ett exempel på SoW-mallen för statliga avtalsprojekt. Det låter dig lägga till din byrålogotyp och annat SoW-innehåll som organisationsnamn, projektnamn, författaredetaljer, projektbakgrund och mål, projektbeskrivning, tidtabell/schema, leverantörskostnadsförslag, etc.

Du kan behöva lägga till eller utesluta innehåll beroende på vilket statligt kontraktsprojekt du är intresserad av. Gå igenom projektkravet för ett SoW-dokumentformat innan du skickar in det slutliga utkastet.

Ladda ner: Regeringskontrakt SoW-mall för gratis MS Word/Google Docs

Dos to Write SOW Document ✔

Inkludera explicita detaljer om jobbet, betalning, resurser, deadline, milstolpar, etc.
Lägg till visuella element som bilder på slutprodukten eller tjänsten du förväntar dig, grafer, diagram, tabeller, etc.
Om dokumentet innehåller affärsjargong, se till att du och den undertecknande parten definierar dessa innan projektet tas i drift.
Om det är ett långsiktigt projekt med många komplexa leveranser som beror på tid, inkludera ett schema för granskning av SoW med månads- eller kvartalsintervall.
Dokumentet bör också innehålla definitioner av projektframgång. När du slutför projektet kan uppdragsgivaren enkelt se över framgångsdefinitionerna och det kommer inte att finnas något utrymme för onödiga granskningar och omarbetningar.
Håll SoW skarp, koncis och kort. Använd inte onödiga fyllmedel för att förlänga dokumentet.
Du ska utarbeta dokumentet genom att samarbeta med externa och interna intressenter. Till exempel kommer interna intressenter att vara ditt projektteam, och externa intressenter kommer att vara klienten och tredjepartsleverantörer.
Nämn närbesläktade tjänster som inte följer med projektet, som hosting efter webbutvecklingen, apppublicering efter apputvecklingen etc, om inte kunden betalar för tjänsten.

Nu, låt oss hoppa in i vad som inte bör göras för att skriva ett arbetsomfång (SOW) dokument.

Att inte göra för att skriva SOW-dokument ❌

Tveka inte att använda SoW-dokumentmallar och exempel på ett relevant projekt när du skapar ditt. Det kommer att spara tid och ansträngning.
Inkludera inte vagt och tvetydigt innehåll i dokumentet som underleverantörer, leverantörer och andra tredje parter kan använda till sin fördel och orsaka dig ekonomisk skada.
Förhasta inte utarbetandet av ett arbetsdokument omfattning. Sitt med dina medarbetare och planera dokumentet noggrant genom att inkludera alla definitioner, milstolpar, begränsningar, budget, etc.
Glöm inte att tydligt beskriva leveranser i ett projekt som är ”utanför räckvidd” och ”inom räckvidd”.
Om projektet kräver vissa yrkesutbildningslängder, glöm inte att inkludera det i dokumentet tillsammans med kostnaderna.
Vissa SoW-dokument saknar steg-för-steg-arbetsflödet om hur kunden ska granska leveranserna så att de kan deklarera projektet avslutat. Se till att du inte gör detta fel. Inkludera förgodkända steg som definierar projektet som komplett enligt driftsättningsvillkoren.
Långsiktiga projekt kan kräva omläggningar, omfattningsändringar, leveransförändringar etc. Glöm inte att nämna sådana möjligheter i SoW-dokumentet.

Kontrollera vidare de kostnadsfria mallresurserna för SOW-dokument.

Gratis mallresurser

Smartsheet

På Smartsheet kan användare hitta en mängd olika fria arbetsmallar för personligt bruk. Här finns mallar tillgängliga i Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs och Google Sheets.

Digital marknadsföring, kommersiell konstruktion, mjukvaruutveckling, inredningsdesign, webbdesign och ombyggnad är några populära branscher där du kan använda dessa mallar för denna plattform.

Mallarkiv

Mallarkiv är en annan webbplats där du kan hitta gratis resurser för att skapa omfattningen av arbetsdokument. Mallarna är av olika design och format så att du kan välja efter ditt varumärke eller projekt. Dessutom kan du enkelt ladda ner och redigera dessa för att komma fram till ett unikt SoW-dokument.

FormSwift

FormSwift låter dig skapa ett arbetsdokument för ditt nästa projektförslag på två sätt. Ladda först ner en generisk mall i Microsoft Word eller Adobe PDF från dess webbplats. Sedan kan du fylla i tomrummen för att skapa ett anpassat SoW-dokument.

För det andra kan du gå igenom en guidad SoW-byggare där du skriver in relevanta detaljer, och byggaren fortsätter att skapa dokumentet. Det tar cirka 20 minuter att skapa dokumentet online på denna plattform.

Slutord

Så nu vet du omfattningen av arbetsdokumentet, dess komponenter och vad du bör och inte får göra för att skapa ett professionellt SoW-dokument som din klient kommer att älska. Dessutom har du också upptäckt några användningsfall där du kan använda SoW-dokument.

För att hjälpa dig ytterligare har artikeln beskrivit en del online-omfattning av arbetsdokumentbyggare och mallbibliotek. Du kan skapa ett SoW-dokument online med någon av ovanstående plattformar, antingen genom att följa en steg-för-steg-guide eller ladda ner och anpassa en mall.

Du kanske också är intresserad av de bästa verktygen för att e-signera dokument som omfattningen av arbetet eller arbetsorder.