Ett väldefinierat arbetsdokument hjälper till att undvika spekulationer och missförstånd i ett projekt. Det säkerställer att projektet hålls på rätt spår, särskilt när man samarbetar med externa parter.
I dagens affärsvärld är det vanligt att företag interagerar med flera aktörer innan ett projekt slutförs. För sådant samarbete behövs ett formellt dokument som kan användas som referens om de externa parterna inte levererar enligt avtal.
Ett sådant dokument är en arbetsbeskrivning, eller ”Scope of Work” (SoW). Det är viktigt när du påtar dig projekt från andra eller samarbetar med externa parter.
Läs vidare för att lära dig hur man skapar ett tydligt och lättförståeligt arbetsdokument. Du kommer även att upptäcka online-resurser som erbjuder olika typer av mallar och formulärbaserade verktyg.
Introduktion
Ett ”Scope of Work” (SoW) dokument är ett skriftligt avtal som detaljerat beskriver grunden för ett projekt. Det fungerar som ett kontrakt mellan beställare och andra intressenter, såsom agenter, leverantörer och underleverantörer.
Dokumentet specificerar vanligtvis hur varje fas eller uppgift i projektet ska slutföras, vilka leveranser som förväntas, betalningsplaner och projektprocessen. Detta hjälper frilansare och team att tydligt ange vad intressenterna kan förvänta sig.
Vid eventuella missförstånd fungerar dokumentet som en referenspunkt för alla parter. Det säkerställer att alla vet vad som krävs för att projektet ska lyckas. Ett SoW-dokument är också avgörande för effektiv kommunikation, vilket kan vara avgörande för framgångsrika projekt och kundrelationer.
Viktiga delar
Dokumentets innehåll kommer att variera beroende på projekttyp och bransch. Följande element är dock de vanligaste och bör ingå i nästan alla SoW-dokument för att säkerställa transparens.
Grundläggande information
Varje SoW-dokument måste innehålla grundläggande information om projektet, så att läsarna omedelbart förstår vad det handlar om. Detta inkluderar projektets namn, författarens namn, kundens namn, datum och annan relevant information.
Projektmål
En kortfattad projektbeskrivning är alltid användbar. Inkludera projektets bakgrund, syfte, problembeskrivning och vilka parter som är inblandade, men håll det kort.
Beskrivning av varor och tjänster
Detta är den viktigaste delen av dokumentet – de varor och tjänster som ska levereras inom projektets ram.
Det är fördelaktigt att dela upp leveranserna i mindre enheter och lista dem som uppgifter och deluppgifter. Oavsett om det är ett frilans- eller teamprojekt, presentera uppgifterna i en tabell med beräknade slutdatum och kontaktpersoner.
Projektleveranser
Även om det inte alltid är nödvändigt, är det bra att specificera vad kunden kommer att få när projektet är klart. Detta ger tydlighet kring vad de kan förvänta sig.
Projekttid
Tidsplanen är viktig i alla projekt. Ange därför tydligt när arbetet ska börja och avslutas. Inkludera även eventuella milstolpar eller delmål som ska uppnås.
Lista över det som inte ingår
Ett valfritt, men värdefullt, avsnitt är att lista sådant som inte ingår i projektet men som kunden kan förvänta sig. Detta förhindrar missförstånd.
Protokoll för ändringar
När ett SoW skapas innan projektstart kan det uppstå behov av att göra ändringar i projektets omfattning. Därför bör dokumentet inkludera ett protokoll för hur dessa ändringar ska hanteras.
Betalningsvillkor
För alla betalda projekt bör det finnas ett avsnitt som beskriver projektkostnaden och betalningsmetoderna. Om projektet kräver investeringar i varor, arbete eller infrastruktur, ange detta här. Detaljer som betalningsscheman och milstolpsbetalningar bör också inkluderas.
Villkor
Inkludera alla relevanta villkor för projektet i detta avsnitt. Här kan du också förklara termer som används i SoW och alla villkor som inte redan har specificerats.
Godkännande
Avsluta med ett avsnitt som gör avtalet juridiskt bindande. Inkludera plats för kundens underskrift och utrymme för andra intressenters signaturer.
Användningsområden
Varje avtalsbaserad relation mellan en kund och en leverantör bör använda ett SoW-dokument. Här följer några exempel på verkliga användningsområden för SoW-dokument och mallar:
#1. Byggnadsarkitektur
Arkitektuppdrag för företag och privata byggnader är kostsamma och tidskrävande. Därför är det viktigt att använda ett standardiserat SoW-dokument som de flesta byggföretag använder.
Mallar för byggnadsarkitektur innehåller vanligtvis projektdefinition, kundinformation, val av arkitektonisk stil, tidslinje, godkännandekrav, allmänna mål etc.
Ladda ner: Arkitektonisk mall för gratis MS Word/Google Docs
#2. In- och utvändig renovering
Inredningsföretag och entreprenörer använder SoW-dokument för att formalisera renoveringsprojekt. Mallar är särskilt användbara för de som är nya inom området.
En vanlig mall innehåller alla aspekter av renoveringsarbetet. Beroende på projektets karaktär kan du lägga till eller ta bort element.
Ladda ner: Mall för renoveringsarbeten för gratis MS Word/Google Docs
#3. Landskapsprojekt
Landskapsprojekt kombinerar praktiskt arbete med estetisk presentation. SoW-dokumentet ger dig chansen att visa upp din kreativitet och designkänsla.
En landskapsmall kan inkludera logotyper, varumärkesfärger, ikoner och arbetsexempel. Det finns ofta extra utrymme för ytterligare information och bilder.
Ladda ner: Landskapsmall för gratis MS Word/Google Docs
#4. Marknadsföring i sociala medier
Hjälpa företag med marknadsföring i sociala medier är lönsamt. Om du verkar inom detta område kan ett SoW-dokument vara en värdefull tillgång.
En professionell mall för sociala medier kan inkludera kundinformation, projektbeskrivningar, kampanjdetaljer, leveranser, kampanjtabeller etc.
Ladda ner: Mall för marknadsföring i sociala medier för gratis MS Word/Google Docs
#5. Statliga kontrakt
SoW-dokument är mycket viktiga för kontrakt med federala, statliga och lokala myndigheter. Statliga SoW-dokument är ofta mycket detaljerade.
En mall för statliga kontrakt kan inkludera byråns logotyp och annan SoW-information, såsom organisationsnamn, projektnamn, projektbeskrivning, tidplan, leverantörsbud etc. Innehåll kan läggas till eller tas bort beroende på projekt.
Ladda ner: Mall för statliga kontrakt för gratis MS Word/Google Docs
Att göra när du skriver ett SoW-dokument ✔
- Inkludera tydliga detaljer om arbete, betalning, resurser, deadlines, milstolpar etc.
- Använd visuella element som bilder på den färdiga produkten/tjänsten, grafer, diagram och tabeller.
- Om dokumentet innehåller facktermer, säkerställ att både du och den undertecknande parten förstår dem.
- För långsiktiga projekt, inkludera ett schema för regelbunden granskning av SoW (månadsvis eller kvartalsvis).
- Definiera projektets framgång för att undvika onödiga justeringar.
- Håll SoW kortfattat och använd inte onödigt fyllnadsmaterial.
- Arbeta tillsammans med interna (projektteamet) och externa intressenter (kund och leverantörer) när du skapar dokumentet.
- Ange tillhörande tjänster som inte ingår, om inte kunden betalar för dem.
Låt oss nu gå in på vad man inte bör göra när man skriver ett SoW-dokument.
Att inte göra när du skriver ett SoW-dokument ❌
- Använd gärna mallar och exempel. Det sparar tid och ansträngning.
- Undvik vagt eller tvetydigt innehåll som kan missbrukas av underleverantörer eller andra parter och orsaka ekonomisk skada.
- Skynda inte på dokumentet. Planera noga med alla definitioner, milstolpar, begränsningar och budget.
- Definiera tydligt vad som är ”inom” och ”utom” projektets omfattning.
- Om projektet kräver specifik kompetens, ange detta tillsammans med tillhörande kostnader.
- Säkerställ att dokumentet beskriver en steg-för-steg-process för hur kunden ska granska leveranserna och godkänna projektet.
- Långsiktiga projekt kan kräva omplaneringar eller ändringar i leveranser. Inkludera detta i dokumentet.
Utforska de kostnadsfria resurserna för mallar nedan.
Gratis mallresurser
Smartsheet
Smartsheet erbjuder ett brett utbud av gratis mallar för personligt bruk. Mallarna finns i PDF-, Microsoft Word-, Microsoft Excel-, Google Docs- och Google Sheets-format.
Populära branscher inkluderar digital marknadsföring, kommersiell konstruktion, mjukvaruutveckling, inredningsdesign, webbdesign och ombyggnad.
Mallarkiv
Mallarkiv är en annan webbplats där du kan hitta gratis resurser för att skapa SoW-dokument. Mallarna har olika design och format, så du kan välja en som passar ditt varumärke eller projekt. Du kan enkelt ladda ner och redigera dessa för att skapa unika dokument.
FormSwift
FormSwift erbjuder två sätt att skapa ett SoW-dokument. Först kan du ladda ner en mall i Microsoft Word eller Adobe PDF från deras webbplats och anpassa den. Eller så kan du använda en guidad SoW-byggare där du fyller i detaljer och dokumentet skapas automatiskt. Det tar cirka 20 minuter att skapa ett dokument online.
Slutsats
Nu har du fått kunskap om SoW-dokument, dess komponenter och vad du ska och inte ska göra för att skapa ett professionellt dokument som din klient kommer att uppskatta. Du har även utforskat användningsområden där SoW-dokument är viktiga.
Artikeln har presenterat onlineverktyg och mallbibliotek. Du kan skapa SoW-dokument online genom att antingen följa en steg-för-steg-guide eller anpassa en nedladdad mall.
Du kan också vara intresserad av de bästa verktygen för e-signering av dokument, inklusive SoW eller arbetsordrar.