Ett personligt brev kan ge dig en konkurrensfördel genom att lyfta fram dina kompetenser, din karaktär och din motivation för att ansluta dig till just det företaget och den specifika tjänsten du söker.
Det är helt naturligt att du är engagerad i att landa ditt drömjobb.
Med en klar bild av arbetsbeskrivningen och en lista över potentiella företag, är det dags att förbereda din jobbansökan.
Kanske har du hört att ett CV inte alltid räcker – du behöver även ett personligt brev!
Känner du igen dig i det?
Många jobbsökande hoppar gärna över att skriva ett personligt brev. Men det är inte ett hinder, utan snarare ett verktyg som kan hjälpa dig nå framgång.
Om du vill skapa ett välstrukturerat och övertygande personligt brev, kan den här artikeln guida dig.
Läs vidare, det blir bara bättre!
Vad är ett personligt brev?
Ett personligt brev fungerar som ett komplement till ditt CV och ger ytterligare information om din ansökan.
Det är som en inledande sida till din jobbansökan, och det är vanligtvis bara en sida lång.
Även om ditt CV innehåller de flesta detaljerna, ger det personliga brevet dig en möjlighet att presentera informationen på ett mer personligt sätt. Det handlar inte om att dela med dig av hela din livshistoria, utan snarare om att kortfattat och personligt lyfta fram informationen i ditt CV.
Med ett personligt brev kan du beskriva dina färdigheter och prestationer som är relevanta för just den specifika tjänsten. Du förklarar för rekryteraren varför just du är det bästa valet jämfört med andra sökande.
Det är viktigt att förstå att ett personligt brev är separat från CV:t. Det är alltså inte meningen att det ska upprepa informationen som redan finns där. I så fall skulle ju det personliga brevet vara onödigt.
Läs också: Professionell CV-skapare för att skapa ett effektivt CV
Varför behöver du ett personligt brev?
Enligt statistik anser 83 % av rekryterare att ett personligt brev är ett viktigt komplement till en jobbansökan. Intressant nog är det hela 38 % av de sökande som inte bifogar ett personligt brev, även när det efterfrågas av arbetsgivaren.
Detta innebär att genom att göra det till en vana att inkludera ett personligt brev i din ansökan har du redan en fördel över 60 % av de sökande, förutsatt att företaget har bett om det. Ibland blir rekryterare så pass imponerade av det personliga brevet att de fattar ett anställningsbeslut utan att behöva granska CV:t.
Är inte det ett kraftfullt verktyg?
Personliga brev är vanligtvis mer relevanta när man ansöker om högre tjänster, men de kan även vara fördelaktiga för nyexaminerade kandidater.
Det är tydligt att ett personligt brev är en avgörande del av din jobbansökan. Låt oss titta närmare på några av de viktigaste fördelarna:
- Personlig inblick: En engagerande inledning och en kort beskrivning av dina värderingar och arbetsstil ger en inblick i din personlighet och karaktär. Din skrivstil förmedlar också mycket om din attityd. Det kan skapa en bättre kontakt mellan dig och rekryteraren, något ett CV sällan lyckas med.
- Avgörande fördel: Tänk dig att det finns en annan sökande som har lika bra kvalifikationer som du. Ett välskrivet personligt brev som lyfter fram rätt detaljer kan ge dig den avgörande fördelen.
- Systematisk presentation: En välplanerad och systematisk presentation av dina meriter är ett effektivt sätt att övertyga rekryteraren om din lämplighet.
- Visa engagemang: Med ett personligt brev kan du förmedla din entusiasm för att ansluta dig till företaget och den specifika tjänsten, något som arbetsgivare uppskattar.
- Lyfta fram kompetens: Ett personligt brev ger dig möjlighet att lyfta fram dina färdigheter och visa hur du använder dem i praktiken. Företag ser fram emot just detta. Du kan inte bara nämna dina kompetenser utan även beskriva din glädje i att använda dem.
Låt oss nu gå vidare och se vilka avsnitt som bör finnas med i ett personligt brev.
Olika avsnitt i ett personligt brev
Många jobbsökande pratar i oändlighet om sin profil, använder sig av klyschor och försöker verka unika för att fylla ut den första sidan. Men det krävs talang för att skriva ett genuint personligt brev, något som rekryterare alltid noterar.
Låt oss gå igenom hur du skriver ett övertygande personligt brev och vilka avsnitt det bör innehålla:
Rubriken är den första delen i ditt personliga brev. Den ska innehålla följande information:
- Namn och kontaktuppgifter: Det här är det första som läsaren ser. Låt rubriken på ditt personliga brev likna den på ett CV.
Förutom ditt namn ska du ange din bostadsort (stad och postnummer), följt av ditt telefonnummer. Glöm inte heller att ange din e-postadress.
- Datum
- Mottagarens namn
- Mottagarens befattning
- Företagsnamn
- Företagets adress
Hälsningsfras
Inled ditt brev med en ordentlig hälsning till rekryteringschefen, som exempelvis ”Bästa”.
Skriv rekryteringschefens namn efter hälsningsfrasen.
Exempel: Bästa John Doe
Undvik att skriva generiska fraser här, eller någon annanstans i brevet, eftersom det ger rekryteraren intrycket av att du ansöker till flera tjänster med samma brev.
Exempel: Hej, herr/fru. (Var istället specifik med vem du riktar dig till.)
Källa: Zippia
Inledning
Som man brukar säga, det första intrycket är avgörande. För att få rekryteraren att läsa vidare med intresse, se till att inledningen är engagerande.
Här kan du nämna den tjänst du är intresserad av och var du hörde om den. Om du fick informationen från en vän, kan du nämna det om det inte har någon negativ inverkan.
Uttryck din entusiasm och vilja att arbeta inom den aktuella tjänsten. Nämn några av dina kunskaper och talanger som du tror kommer att vara värdefulla för företaget. Lägg även till några relevanta detaljer om företaget som du uppskattar. Detta kommer att imponera på rekryteraren och visa att du har gjort research om företaget.
Brödtext
Håll detta avsnitt kort och koncist. Brödtexten är hjärtat i ditt personliga brev.
Visa hur företaget kommer att dra nytta av den kompetens som du nämnde i inledningen. Använd en fallstudie från företagets krav för att illustrera det. Detta visar också att du förstår företagets behov.
Nu är det dags att visa upp dina prestationer i ditt nuvarande jobb. Det kan du göra genom att berätta en historia eller använda en fallstudie. Använd mätbara resultat (procent eller siffror) för att visa hur dina kunskaper har gynnat ditt nuvarande företag.
Du kan lägga till ytterligare ett stycke för att nämna andra färdigheter som kan vara värdefulla för företaget.
Avslutning
Kortfattat kan du nämna ytterligare kompetenser om det behövs. Det ger rekryteraren en uppfattning om din karriärutveckling och tidigare erfarenheter.
Avsluta brevet genom att återigen understryka dina färdigheter, styrkor och intresse för att ansluta dig till företaget. Tacka läsaren för deras tid och lämna en uppmaning till handling, som exempelvis en förväntan på en intervju.
Du kan också nämna att du har bifogat ditt CV med ytterligare information.
Avslutning & Signatur
Avslutningen ska vara vänlig och formell, följt av ditt fullständiga namn.
Exempel: Med vänliga hälsningar,
John Smithe
Formateringsregler för personliga brev
När du har skrivit klart ditt personliga brev är det bra att granska det en gång till för att kontrollera grammatik, ton och andra detaljer. En enhetlig formatering är också viktigt för att ge brevet ett professionellt intryck och göra det lättläst.
Följande punkter kan hjälpa dig med detta:
- Typsnitt: Undvik att använda ovanliga typsnitt. Använd vanliga typsnitt som Arial eller Calibri.
- Teckenstorlek: En teckenstorlek mellan 10–12 anses vara läsvänlig. Mindre text kan vara jobbigt att läsa för rekryteraren, medan större text kan göra brevet för långt. Teckenstorleken bör också vara samma som i ditt CV.
- Radavstånd: Använd samma radavstånd mellan rader, stycken och avsnitt. Det ökar läsbarheten.
- Marginal: Marginalen kan vara 1″ (2,54 cm) från alla sidor. Om utrymmet inte räcker till kan du minska marginalen till 0,5″ (1,27 cm).
Obs! För små marginaler kan göra att texten blir svårläst.
- Filnamn: Använd ett tydligt filnamn för ditt personliga brev om du skickar det elektroniskt. Tänk dig hur rekryteraren bläddrar igenom många ansökningar – rätt filnamn sparar tid och gör brevet mer relevant.
Ytterligare tips för att skapa ett personligt brev
Här kommer några extra tips för att göra din ansökan ännu mer intressant:
- Anpassa innehållet: Läs jobbannonsen noga och se till att ditt personliga brev uppfyller alla krav. Det kan exempelvis handla om att använda rätt mottagare, rätt format etc.
- Gör det personligt: Undvik att använda ett alltför generiskt språk. Använd rekryteringschefens namn, precis som du gjorde i hälsningsfrasen. Gör research för att få reda på namnet, även om du måste ringa eller kolla företagets LinkedIn-profil. Om du verkligen inte kan få reda på namnet, kan du använda ”Bästa rekryteringschef”.
Det är också viktigt att inte bara påstå att du har vissa färdigheter, utan att ge konkreta exempel på hur du har använt dem för att uppnå resultat. Var beredd att ge bevis om du blir tillfrågad.
- Nyckelord: När du skriver inledningen och brödtexten ska du använda de nyckelord som nämns i annonsen.
- Nyliga prestationer: Försök att nämna dina senaste prestationer istället för äldre sådana.
- Var tydlig: Backa upp dina prestationer och styrkor med nödvändig statistik och håll dig till sakfrågan. Undvik att nämna onödiga erfarenheter, personlig information eller social status som är irrelevant för ansökan.
- Uttryck inte ånger: Undvik att prata om dina svagheter eller brister och be företaget om ursäkt. Fokusera istället på det du kan och hur det kan gynna företaget.
- Undvik att överanvända ”jag”: För många ”jag” kan ge ett intryck av skryt. Undvik därför överanvändning.
- Korrektur: Korrekturläsning är avgörande för att undvika misstag i ditt personliga brev. Läs gärna din text högt innan du skickar in den.
- Kopiera inte: Det finns många exempel online, men i slutändan ska ditt personliga brev spegla din personlighet. Så försök att hålla det unikt.
Läs också: De bästa verktygen för att skapa personliga brev
Verktyg för att skapa personliga brev
Det finns flera webbplatser som kan hjälpa dig att skapa ett personligt brev med hjälp av anpassningsbara mallar. Några exempel är:
- Resume Genius: Denna webbplats skapar professionella personliga brev efter att du har fyllt i information om dig själv. Du måste betala för att ladda ner brevet.
- Zety.com: Zety anses vara ett bra alternativ till Resume Genius och erbjuder oftast lägre priser. Det har lättanvända verktyg för att snabbt skapa ett personligt brev.
- MyPerfectCoverLetter: En prisbelönt webbplats som skapar personliga brev med expertråd, mallar och exempel.
- Kickresume: Här kan du ladda ner mallar gratis, men fler funktioner blir tillgängliga i den betalda versionen.
Några fler gratisalternativ är Indeed, CVshaper och Canva, men dessa har ett begränsat utbud av mallar.
Mallar för personliga brev
Här är några vanliga mallar för personliga brev:
Microsoft Office (CV-följebrev): Microsoft Office erbjuder en färdigmall för personliga brev i Word-format, så att du enkelt kan skapa ett professionellt brev. Det inkluderar formatering och är lätt att anpassa i Word-filen.
Template.net: Här finns en CV-mall för praktikanter utan erfarenhet. Du kan ladda ner mallen i olika format, som Word, Google Docs och Apple Pages. Dessa format kan skrivas ut, laddas ner och redigeras.
Microsoft Office (Organic Shapes Cover Letter): Microsoft Office har en snygg mall med organisk form och unik design. Med hjälp av Microsoft Office kan du snabbt skapa ett snyggt personligt brev.
Exempel på bra personliga brev
Så här kan ett bra personligt brev se ut:
Källa: Hloom
Lägg märke till hur rubriken är centrerad högst upp, tillsammans med kontakt- och adressuppgifter?
Det personliga brevet är varken för långt eller för kort och förklarar allt för rekryteraren på en sida.
Källa: CV Hjälp
Här är ett annat exempel på ett personligt brev. Vad lägger du märke till?
Detta brev kommer från en dataanalytiker med tidigare arbetslivserfarenhet. Tillägget av tidigare erfarenheter och färdigheter visar på koppling till företaget och hur de kan dra nytta av det.
Hur långt ska ett personligt brev vara?
Ett personligt brev är vanligtvis ett dokument på 1 sida med 250–400 ord. Fokus ligger dock på kandidatens förmåga, motivation och presentation.
Kan jag använda samma personliga brev för alla ansökningar?
Du kan använda samma mall för flera ansökningar, men inte samma innehåll. Det är viktigt att anpassa brevet till företaget och tjänsten du söker. Om det saknar en personlig touch, tappar det personliga brevet sitt syfte.
De flesta sökande har en mall redo. Utifrån den tjänst de söker anpassar de tonen, stilen och statistiken i brevet för att göra det mer tilltalande för läsaren.
Sammanfattning
Ett personligt brev är ett dokument på 1 sida som kompletterar ditt CV genom att ge en personlig touch. Ett välskrivet personligt brev kan hjälpa dig att få ditt drömjobb.
Tänk därför på de viktigaste delarna som bygger upp ett personligt brev, formatera det väl och ta hänsyn till några ytterligare aspekter för att lyckas i rekryteringsprocessen.
Även om det är bäst att skriva ett personligt brev själv, finns det också anpassningsbara mallar och verktyg på webben som kan hjälpa dig att skapa ett bra brev.
Du kan också kolla in verktyg för att skapa ett visuellt tilltalande CV.