Microsoft har varit upptagen med att lägga till nya verktyg till Office under de senaste åren, och Forms är ett du kommer att ha nytta av om du vill skapa en undersökning, enkät, frågesport eller frågeformulär. Låt oss ta en titt på hur det fungerar.
Formulär är ett onlineverktyg som är gratis att använda, men du måste logga in med ett gratis Microsoft-konto. Du kan exportera alla svar till formuläret till Excel (även gratis att använda online) för visning, filtrering och rapportering. Om du aldrig har använt det, öppna upp webbplatsen Formulär och klicka antingen på den stora gröna ”Kom igång”-knappen i mitten av skärmen eller på länken ”Logga in” uppe till höger. Logga in på ditt Microsoft-konto eller skapa ett nytt konto till dig själv.
När du har gjort det kommer du att se en startskärm om du inte har skapat ett formulär tidigare, som du kan gå vidare och stänga.
Hur man skapar ett formulär
Formulär är ganska intuitivt att använda, men det finns några klockor och visselpipor gömda om du vet var du ska leta. Vi kommer att hålla det enkelt genom att skapa ett grundläggande frågeformulär, så klicka på ”Nytt formulär” för att börja.
Detta öppnar ett tomt formulär. Klicka på ”Untitled form” och skriv in ett namn för ditt frågeformulär.
När du har angett en titel har du möjlighet att lägga till en bild och en beskrivning. För nu ska vi gå direkt in i frågorna, så klicka på ”Lägg till fråga” för att komma igång.
När du lägger till en fråga kan du välja frågetyp: flerval, viss text, ett betyg eller ett datum/tid. Om du klickar på de tre prickarna i slutet får du också möjlighet att lägga till en ranking, en Likert-skala eller en Net Promoter Score-fråga.
Vi går med en flervalsfråga. Klicka på ”Choice” för att öppna en ny flervalsfråga.
Lägg till frågan och lägg sedan till de alternativ du vill att folk ska välja mellan. Vi har hållit fast vid de två förinställda valen, men vi gjorde frågan obligatorisk, så folk måste välja. Det finns inget ”Spara”-alternativ i Formulär, eftersom dina data sparas automatiskt när du går. Om du vill att folk ska kunna välja mer än ett av svaren du listar kan du välja alternativet ”Flera svar”.
När du är klar kan du klicka bort från frågan för att se hur den kommer att se ut för personer som fyller i den. (Observera den röda stjärnan, vilket betyder att alla som fyller i formuläret måste svara på den här frågan.)
Klicka på ”Lägg till fråga” för att lägga till ytterligare en fråga och fortsätt tills du har lagt till alla frågor du vill ha. Klicka på alternativet ”Förhandsgranska” i den övre högra menyn för att se hela frågeformuläret som dina användare skulle se det, och försök ange svar för att se om det fungerar som förväntat.
Om du vill ändra temat för frågeformuläret, klicka på alternativet ”Tema” och välj antingen en enfärgad eller bakgrundsbild. Om du vill använda en anpassad bild för bakgrunden finns det en ”ladda upp bild”-knapp längst ner till höger.
Innan du delar ditt formulär med andra finns det några ytterligare inställningar som du kan komma åt genom att klicka på de tre prickarna längst upp till höger på sidan och sedan klicka på ”Inställningar” från menyn.
Det enda inställningsalternativet som är aktiverat som standard är ”Acceptera svar.” Det betyder att när du delar frågeformuläret med personer kommer de att kunna fylla i det.
De andra inställningarna låter dig välja ett start- och slutdatum för när personer får fylla i formuläret, om du slumpmässigt ska blanda ordningen på frågorna för varje person som öppnar det, om du får ett e-postmeddelande när någon fyller i frågeformuläret , och möjligheten att anpassa standardtackmeddelandet som folk ser när de har avslutat frågeformuläret. Ändra dessa inställningar som du tycker är lämpligt och du är redo att dela ditt frågeformulär.
Klicka på ”Dela” längst upp till höger på sidan. Detta ger dig fyra alternativ för att dela frågeformuläret med andra:
En länk som du kan kopiera (standardalternativet)
En QR-kod som du kan ladda ner som en .png-fil
En HTML-tagg som du kan bädda in på en webbsida
Ett mejl som innehåller länken
Om du arbetar på ett kontor som använder Office 365 kan du ha ytterligare alternativ som låter dig dela frågeformuläret med bara personer i din organisation. Välj vilket alternativ du vill och dela ditt frågeformulär med andra!
Så här visar du svar på ditt formulär
När folk börjar fylla i ditt frågeformulär vill du titta på svaren. Vi antar att du har gått iväg och gjort andra saker ett tag, så logga in på Formulär igen så ser du ditt frågeformulär på förstasidan.
Klicka på den och sedan på fliken ”Svar”.
Du kan se de enskilda svaren genom att klicka på ”Visa resultat”, eller så kan du exportera alla svar till Excel.
Om du vill se en sammanfattning eller ta bort befintliga svar, klicka på de tre prickarna och välj från menyn.
Det är grunderna för att skapa ditt frågeformulär i Microsoft Forms. Det finns extra funktionalitet för att skapa en frågesport och förgrena sig (visa olika frågor baserat på svarens svar) om du vill utforska mer, men för de flesta kommer denna introduktion att täcka vad du behöver.