Microsoft har under de senaste åren kontinuerligt utökat Office-paketet med nya verktyg, och Forms är ett särskilt användbart tillskott för dig som behöver skapa undersökningar, enkäter, quiz eller formulär. Låt oss undersöka hur det fungerar i praktiken.
Forms är ett webbaserat verktyg som är kostnadsfritt att använda, men det kräver inloggning med ett Microsoft-konto. Alla insamlade svar kan exporteras till Excel (även det kostnadsfritt i webbversionen) för vidare analys, filtrering och rapportering. Om du är nybörjare, besök Forms webbplats och klicka antingen på den gröna ”Kom igång”-knappen i mitten av skärmen eller på ”Logga in” i det övre högra hörnet. Logga in på ditt Microsoft-konto eller skapa ett nytt om du inte har ett.
Efter inloggningen visas en startsida, vilken du kan stänga om du inte skapat några formulär tidigare.
Skapa ett formulär steg för steg
Även om Forms är ganska intuitivt, finns det några dolda funktioner som kan vara bra att känna till. Vi börjar med ett grundläggande frågeformulär genom att klicka på ”Nytt formulär”.
Ett tomt formulär visas. Klicka på ”Untitled form” och ge ditt formulär ett passande namn.
När du har angett en titel kan du lägga till en bild och en beskrivning. Vi går direkt till frågorna genom att klicka på ”Lägg till fråga”.
När du lägger till en fråga kan du välja frågetyp: flervalsfråga, text, betyg eller datum/tid. Genom att klicka på de tre prickarna i slutet av listan kan du även lägga till frågor av typen rangordning, Likert-skala eller Net Promoter Score.
Vi väljer en flervalsfråga. Klicka på ”Choice” för att skapa en sådan.
Formulera din fråga och lägg till de svarsalternativ som respondenterna ska kunna välja mellan. Vi håller oss till de två förvalda alternativen, men gör frågan obligatorisk så att alla måste svara. Observera att det inte finns någon ”Spara”-knapp i Forms; all information lagras automatiskt. Om du vill att respondenterna ska kunna välja mer än ett svar, kan du aktivera alternativet ”Flera svar”.
När du är klar kan du klicka bort från frågan för att se hur den kommer att presenteras för respondenterna. Notera den röda stjärnan, som indikerar att frågan är obligatorisk.
Klicka på ”Lägg till fråga” för att lägga till fler frågor tills du är nöjd. Använd ”Förhandsgranska” i det övre högra hörnet för att se hur hela formuläret ser ut och fungerar för respondenterna.
För att ändra formulärets utseende, klicka på ”Tema” och välj antingen en enfärgad bakgrund eller en bild. Du kan också använda en egen bild som bakgrund med hjälp av ”Ladda upp bild”-knappen längst ner till höger.
Innan du delar formuläret finns det ytterligare inställningar du kan justera. Klicka på de tre prickarna i det övre högra hörnet och välj sedan ”Inställningar” i menyn.
Standardinställningen är ”Acceptera svar”, vilket innebär att respondenterna kan fylla i formuläret när du delar det.
Övriga inställningar låter dig ange start- och slutdatum för insamlingen, slumpa frågeordningen, få ett e-postmeddelande varje gång någon svarar och anpassa tackmeddelandet som visas när formuläret är inskickat. Justera dessa inställningar efter behov, och sedan är du redo att dela ditt formulär.
Klicka på ”Dela” i det övre högra hörnet. Du får nu fyra alternativ för att dela formuläret:
En länk som du kan kopiera (standard)
En QR-kod som du kan ladda ner som en .png-fil
En HTML-tagg för inbäddning på en webbsida
Ett e-postmeddelande som innehåller länken
Om du använder Office 365 i ditt företag kan du ha ytterligare alternativ som gör att du endast kan dela formuläret med personer i din organisation. Välj det alternativ som passar dig bäst och dela ditt formulär!
Hantera och visa inkomna svar
När respondenterna börjar fylla i ditt formulär vill du troligtvis titta på svaren. Vi antar att du har gjort annat under tiden, så logga in på Forms igen. Du hittar ditt formulär på startsidan.
Klicka på formuläret och sedan på fliken ”Svar”.
Du kan se enskilda svar genom att klicka på ”Visa resultat” eller exportera alla svar till Excel.
Om du vill se en sammanfattning eller ta bort befintliga svar, klicka på de tre prickarna och välj alternativ i menyn.
Detta är grunderna i hur du skapar ett frågeformulär i Microsoft Forms. Det finns fler funktioner för att skapa quiz och anpassade frågeflöden (där respondenterna ser olika frågor beroende på tidigare svar), om du vill utforska det vidare. För de flesta användare täcker denna introduktion det viktigaste.