Att skapa checklistor har blivit en allt vanligare metod för att hantera uppgifter och hållas organiserad. Med så många appar tillgängliga kan det kännas överväldigande att välja rätt, speciellt om du redan är en flitig användare av kalkylblad. Men visste du att du enkelt kan skapa en checklista direkt i Microsoft Excel? Istället för att ladda ner ännu en app kan du utnyttja de funktioner och verktyg som redan finns tillgängliga i programmet. Att skapa en checklista i Excel inte bara sparar tid utan gör det också lättare att se vad som behöver göras utan att behöva sväva runt på olika plattformar. Låt oss dyka ner i hur du kan maximera din produktivitet med Excel:s checklistor.
Innehållsförteckning
Hur man skapar en checklista i Excel
Med de senaste uppdateringarna kan du enkelt
lägga till kryssrutor i Excel
utan att behöva aktivera utvecklarfliken. Om du arbetar med en äldre version av Excel eller inte har tillgång till de senaste uppdateringarna, är den traditionella metoden som beskrivs i denna artikel fortfarande ett pålitligt sätt att lägga till kryssrutor och anpassa ditt kalkylblad.
Vi kommer att visa dig hur du skapar en Excel-checklista med kryssrutor som du kan bocka av allt eftersom du slutför punkterna. Det gör det lätt att se när alla punkter har blivit avprickade.
Här är en snabb sammanfattning av stegen: du måste aktivera utvecklarfliken, mata in din lista och slutligen lägga till kryssrutor, med några valfria avancerade format för att ge lite stil.
1. Aktivera utvecklarfliken
För att skapa en checklista måste du aktivera utvecklarfliken på menyfliksområdet. Högerklicka på menyfliksområdet och välj Anpassa menyfliksområdet.
I listan över huvudflikar till höger i dialogrutan Excel-alternativ, markera rutan för Utvecklare och klicka på OK.
2. Mata in checklistans objekt i ditt kalkylblad
Mata in din att-göra-lista, ett objekt per cell. I vårt exempel har vi en cell för Totalt antal objekt och en för Totalt antal packade objekt, vilket visar hur många punkter som har blivit avprickade på vår lista.
Cellen ”Är jag redo att åka?” kommer att vara röd med ”NEJ” om inte alla punkter har blivit avprickade.
När du har bockat av alla punkterna, kommer cellen ”Är jag redo att åka?” att bli grön och visa ”JA”.
Klicka på utvecklarfliken. Klicka sedan på Infoga i Kontroll-sektionen och välj Kryssruta (Formkontroll).
3. Lägg till kryssrutorna
Välj cellen där du vill infoga kryssrutan. Du kommer att se att det finns text till höger om kryssrutan. Vi vill endast använda kryssrutan, inte texten. Medan kryssrutan är markerad, markera texten bredvid kryssrutan och ta bort den.
Kryssrutan justeras inte automatiskt när du har tagit bort texten. Om du vill justera storleken, högerklicka på cellen för att markera kryssrutan och vänsterklicka på den (för att få kontextmenyn att försvinna). Den kommer att vara markerad med cirklar i hörnen (som visas ovan).
Dra en av cirklarna på högra sidan mot kryssrutan för att justera storleken på konturen till bara storleken av kryssrutan. Sedan kan du flytta kryssrutan till mitten av cellen med det fyrhuvudiga pekar.
Vi vill kopiera den kryssrutan till resten av våra att-göra-listobjekt.
För att markera cellen med kryssrutan, välj en cell runt den utan kryssruta. Använd sedan någon av piltangenterna på ditt tangentbord för att flytta till cellen med kryssrutan.
För att kopiera kryssrutan till andra celler, för muspekaren över det nedre högra hörnet av den valda cellen med kryssrutan tills den förvandlas till ett plustecken. Se till att muspekaren INTE är en hand, eftersom det skulle bocka av kryssrutan.
Dra plustecknet ner över de celler där du vill kopiera kryssrutan och släpp musknappen. Kryssrutan kopieras till alla dessa celler.
Avancerad formatering av checklistor
Beroende på vad du vill använda din checklista till kan du lägga till ytterligare formateringselement för att validera din lista och visa dess status.
Skapa en true/false-kolumn
För det här steget behöver vi använda kolumnen till höger om kryssrutorna för att lagra TRUE- och FALSE-värden för kryssrutorna. Det gör att vi kan använda dessa värden för att testa om alla kryssrutor har blivit avprickade.
Högerklicka på den första kryssrutan (inte cellen med kryssrutan) och välj Formatera kontroll.
På fliken Kontroll i dialogrutan Formatera objekt, klicka på cellvalsknappen till höger om Cellkoppling-fältet.
Välj cellen till höger om kryssrutan. En absolut referens till den valda cellen sätts in i Cellkoppling-fältet i den kompakta versionen av dialogrutan för formatering av kontroll.
Klicka på cellvalsknappen igen för att utvidga dialogrutan. Klicka slutligen på OK i dialogrutan för att stänga den.
Upprepa proceduren för varje kryssruta i din lista.
Ange totalt antal objekt och beräkna antalet avprickade objekt
Nästa steg är att ange det totala antalet kryssrutor i din lista i cellen till höger om cellen med Totalt antal objekt.
Låt oss använda en speciell funktion som beräknar hur många kryssrutor som har blivit avprickade.
Ange följande text i cellen till höger om cellen med namnet Packade objekt (eller vad du kallade den) och tryck på Enter.
=COUNTIF(C2:C9,TRUE)
Detta räknar antalet celler i kolumn C (från cell C2 till C9) som har värdet TRUE.
I ditt kalkylblad kan du ersätta ”C2:C9” med kolumnbokstaven och radnumren som motsvarar kolumnen till höger om dina kryssrutor.
Dölj true/false-kolumnen
Vi behöver inte att kolumnen med TRUE- och FALSE-värden visas, så låt oss dölja den. Först, klicka på den bokstavsmarkerade kolumnhuvudet för att markera hela kolumnen. Högerklicka sedan på kolumnhuvudet och välj Dölj.
Bokstaven i kolumnhuvuden hoppar nu över C, men en dubbel linje indikerar en dold kolumn.
Kontrollera om alla kryssrutor är avprickade
Vi kommer att använda IF-funktionen för ”Är jag redo att åka?” (eller vad du kallar den) för att se om alla kryssrutor har blivit avprickade. Välj cellen till höger om ”Är jag redo att åka?” och ange följande text.
=IF(B11=B12,"JA","NEJ")
Detta innebär att om siffran i cell B10 är lika med siffran beräknad från de avprickade rutorna i B11, kommer ”JA” automatiskt att anges i cellen. Annars, NEJ.
Tillämpa villkorsstyrd formatering
Du kan också färgkoda cellen baserat på om värdena i cellerna B10 och B11 är lika. Detta kallas villkorsstyrd formatering.
Låt oss se hur vi kan göra cellen röd om inte alla kryssrutor är avprickade och grön om de är det. Se vår artikel om villkorsstyrd formatering för information om hur du skapar regler.
Välj cellen bredvid ”Är jag redo att åka?”. Det är B14 i detta exempelblad.
Skapa en regel för denna cell med dialogrutan för villkorsstyrd formatering. Gå till Hem > Villkorsstyrd formatering > Nya regler. Välj sedan Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.
Ange följande text i rutan Formatera värden där denna formel är sann.
Byt ut B11 och B12 med cellreferenser för dina Totalt antal objekt och Packade objekt (eller vad du kallade dessa celler) om de inte är desamma. (Se vår guide för Excel:s namnbox om du behöver mer info om det.)
=$B11=$B12
Klicka sedan på Formatera och välj en röd fylld färg och klicka på OK.
Skapa en annan ny regel av samma typ, men ange följande text i rutan Formatera värden där denna formel är sann. Återigen, byt ut cellreferenserna för att matcha din checklista.
=$B11=$B12
Klicka sedan på Formatera och välj en grön fylld färg och klicka på OK.
I dialogrutan för villkorsstyrd formatering, ange en absolut referens för cellen du vill färga grön eller röd i rutan Applicera på.
Ange samma cellreferens för båda reglerna. I vårt exempel angav vi =$B$13.
Klicka på OK.
Cellen ”Är jag redo att åka?” i kolumn B blir grön och visar ”JA” när alla kryssrutor är avprickade. Om du avmarkerar något objekt blir den röd och visar ”NEJ”.
Du kan enkelt skapa en checklista i Excel. Men detta är bara en typ av lista; du kan också göra rullgardinslistor i Excel med dina egna anpassade objekt.