Att digitalisera viktiga pappersdokument som W9-formulär, avtal och testamenten är ett utmärkt sätt att säkra dem. Denna guide visar hur du skannar dokument i Windows 10 utan att behöva installera programvara från externa leverantörer.
Normalt sett kan du skanna dokument med hjälp av den mjukvara som tillverkaren tillhandahåller. Skrivare och skannrar levereras ofta med en CD-skiva som innehåller nödvändiga drivrutiner och verktyg. Tillverkare gör även dessa drivrutiner och verktyg tillgängliga online för de datorer som saknar optisk enhet.
Som exempel använder vi i den här guiden en Epson Expression Premium XP-7100 allt-i-ett-skrivare. Utöver drivrutiner installeras med programvarupaketet åtta olika verktyg för bland annat utskrift av CD-etiketter, skanning och programuppdatering.
Eftersom programvarupaketen skiljer sig åt mellan olika tillverkare och modeller, kommer vi i denna guide istället att använda två inbyggda Windows-verktyg: Microsoft Skanna och Windows Fax och skanning.
Det är alltid bäst att använda tillverkarens egen programvara för en optimal upplevelse anpassad för din skanner. Men om du föredrar att inte installera tredjepartsprogram på din dator, fungerar Microsofts inbyggda verktyg utmärkt.
Är din skanner kompatibel med Windows 10?
Innan vi fortsätter, finns det ett par saker att beakta. För det första kan din skanners tillverkare erbjuda drivrutiner för Windows 10, men enheten i sig kanske inte stöder plattformen fullt ut.
Vi testade till exempel dessa verktyg med en Canon PIXMA MG3520 allt-i-ett-skrivare med inbyggd skanner. De ”rekommenderade” drivrutinerna är från juli 2015, trots att Canon släppte ett nyare paket sex månader senare. Det är alltså fortfarande tal om tre år gammal mjukvara.
Skannerdelen av denna AIO-skrivare fungerade inte med de inbyggda Windows-verktygen, men fungerade utan problem med Canons egen programvara, till och med via en trådlös anslutning.
Om du stöter på liknande problem kan det bero på att du har en äldre skrivare eller skanner som inte är fullt kompatibel med Windows 10. Enheten kan också kräva en direkt USB-anslutning om den används utanför tillverkarens egna verktyg. För AIO-skrivare kan du behöva justera nätverksinställningarna så att din Windows 10-dator känner igen skannerkomponenten förutom den övergripande skrivarenheten.
Microsoft Skanna
Detta verktyg är en modernare version av Microsofts äldre Fax och skanning. Det erbjuder de flesta av samma funktioner, beroende på din skrivare, men utan fax- och e-postfunktionerna.
Gå till Windows Skanna-appens sida i Microsoft Store (gratis) och klicka på den blå knappen ”Hämta”. När appen har installerats, klicka på ”Starta” i popup-fönstret i Windows 10.
Du kan även hitta appen – som helt enkelt heter ”Skanna” – i startmenyn.
När appen öppnas bör din skanner visas i listan till vänster. Som tidigare nämnts använder vi i denna guide en Epson Expression Premium XP-7100 allt-i-ett-skrivare. Du ser även ett alternativ för ”Filtyp” tillsammans med en ”Visa mer”-länk. Klicka på denna länk för att visa hela skanningsmenyn.
Först ser du kategorin ”Källa”. Eftersom vår exempelsskrivare har både en flatbäddsskanner och en automatisk dokumentmatare, finns båda dessa tillgängliga som alternativ. I detta fall är standardinställningen ”Automatisk konfiguration”.
Inställningen ”Automatisk konfiguration” begränsar dina möjligheter till ”Filtyp” och ”Spara fil till”. Om du väljer alternativet ”Flatbädd” som källa, eller om det är den enda tillgängliga källan, ser du ytterligare två alternativ: ”Färgläge” och ”Upplösning (DPI)”.
Med ”Färgläge” kan du skanna dokument i fullfärg, gråskala eller svartvitt. Samtidigt låter ”Upplösning (DPI)” dig växla mellan 100 och 300 DPI.
Om du väljer ”Matare” som skanningskälla visas ytterligare två alternativ. Du kan välja pappersstorlek (A4, Legal eller Letter) och aktivera/inaktivera alternativet att skanna båda sidorna av dokumentet.
Oavsett val av källa erbjuder ”Filtyp” fyra alternativ: JPEG, PNG, TIFF och Bitmap. Vi har en separat artikel som förklarar fördelarna med varje format. Kortfattat ger JPEG- och TIFF-formaten oftast resultat av hög kvalitet, även om TIFF-filer också stöder transparenta bakgrunder. PNG-filer är lämpliga för publicering online och BMP-filer är okomprimerade bilder.
Slutligen ser du alternativet ”Spara fil till”. Som standard är den inställd på ”Skanningar” och placerar dina skannade dokument i mappen ”Skanningar” i mappen ”Bilder”. Den exakta sökvägen är:
C:\Användare\dittanvändarnamn\Bilder\Skanningar
Klicka på länken ”Skanningar” så öppnas Utforskaren. Här kan du skapa en ny mapp eller välja en befintlig plats och klicka på ”Välj mapp”.
När du är redo att skanna, lägg dokumentet i dokumentmataren eller öppna skannerns lock. För det senare, placera dokumentet med framsidan nedåt på glaset och stäng locket.
Med ”Flatbädd” inställt som källa, kan du klicka på ”Förhandsgranska” för att testa skanningen och göra justeringar innan du avslutar med knappen ”Skanna”. Om du använder ”Matare” visas inte alternativet ”Förhandsgranska”.
Windows Fax och skanning
Detta program introducerades först i Windows Vista. Till skillnad från Microsofts nyare Skanna-app, erbjuder denna version ytterligare inställningar, som ett inbyggt verktyg för att skicka din skanning via e-post. Du behöver alltså inte leta upp filen via e-postappen, webbläsaren eller någon annan e-postklient.
Du hittar programmet Fax och skanning i startmenyns mapp ”Windows Tillbehör”.
När programmet har öppnats klickar du på ”Ny skanning” i verktygsfältet.
I popup-fönstret ”Ny skanning”, kontrollera att programmet är inställt på din standardskanner. Om inte, klicka på ”Ändra”.
Välj sedan en skanningsprofil: ”Foto”, ”Dokument” eller ”Senast använda inställningar”. Alternativt kan du klicka på ”Lägg till profil” i listan för att skapa en anpassad profil som du kan använda flera gånger.
Välj skannerns källa. Det här alternativet kan helt enkelt heta ”Flatbädd”. Om du har en AIO-skrivare med dokumentmatare, kan du se två ytterligare alternativ: ”Matare (Skanna en sida)” och ”Matare (Skanna båda sidor)”.
Om din skrivare eller skanner har en dokumentmatare, visas även en inställning för målpappersstorlek. Klicka på inställningen så visas en lång lista med olika storlekar.
Välj sedan färgformat (Färg, Gråskala eller Svartvitt), filtyp (BMP, JPG, PNG eller TIF) och upplösning.
Standardupplösningen är 300, men du kan manuellt höja eller sänka antalet punkter som skrivaren läser in per tum. Vanligtvis gäller att ju högre siffra, desto bättre upplösning. Om du skannar ett dokument av dålig kvalitet, hjälper det inte att öka upplösningen.
Slutligen kan du justera ljusstyrkan och kontrasten.
När du är klar, klicka på ”Förhandsgranska” för att se resultatet. Om förhandsgranskningen ser bra ut klickar du på ”Skanna”. Om inte, ändra inställningarna och klicka på ”Förhandsgranska” igen för ett nytt test. När du är nöjd med inställningarna klickar du på ”Skanna”.
