En återkommande fråga bland användare av Teams är hur man signalerar sin frånvaro, exempelvis vid semester eller längre ledighet. Ofta stänger man av notifikationer från chattapplikationer när man är ledig. Men de som inte vet om din frånvaro kan fortfarande skicka meddelanden även om din status är offline. I motsats till många andra appar, erbjuder Microsoft Teams en funktion som heter ”Frånvaro” (Out of Office, OOO) som är särskilt användbar vid sådan frånvaro. Med ”Frånvaro” i Teams kan du ange ett meddelande och schemalägga perioden då det ska visas, vilket blir synligt för alla som kontaktar dig under din frånvaro. Om du är osäker på hur du ställer in Frånvaro i Teams, eller vad du kan skriva i ett meddelande om att du arbetar hemifrån, så är denna guide till för att hjälpa dig.
Konfigurera Frånvaro i Teams
Det finns flera anledningar till varför man kan vilja använda sig av funktionen Frånvaro. Några exempel är:
- Deltagande i konferenser, kundmöten eller workshops.
- Föräldraledighet eller sjukskrivning som sträcker sig över flera dagar.
- Personlig ledighet.
- Semesterledighet.
Nedan följer en lista med metoder för hur du ställer in Frånvaro i Teams. Följ instruktionerna noggrant.
Metod 1: Via Statusmeddelandefunktionen
Du kan ställa in ett frånvaromeddelande direkt från din profilbild. Denna metod är enkel och lätt att följa:
1. Tryck på Windows-tangenten, skriv ”Microsoft Teams” och klicka på ”Öppna”.
2. Klicka på din profilbild.
3. Välj ”Ange statusmeddelande” i menyn som dyker upp.
4. Klicka på alternativet ”Schemalägg frånvaro”.
5. Aktivera ”Aktivera automatiska svar”.
6. Skriv ditt meddelande i textrutan under ”Frånvaromeddelande”.
7. Markera ”Skicka svar utanför min organisation” och välj sedan ”Alla externa avsändare”.
8. Markera ”Skicka svar endast under en tidsperiod” och ange datum och tid.
9. Klicka på ”Spara”.
Metod 2: Via Teams inställningar
Du kan även ställa in frånvaromeddelanden via appens inställningar. Så här gör du:
1. Öppna Teams-appen och klicka på ikonen med de tre punkterna (…).
2. Välj ”Inställningar” i listan.
3. Scrolla ner till ”Frånvaro” och klicka på knappen ”Schemalägg”.
4. Följ sedan steg 5-8 från metod 1.
Metod 3: Via Microsoft Outlook
Om du använder samma konto för Microsoft Teams och Outlook synkroniseras inställningarna för frånvaromeddelande. Du kan alltså ställa in ett frånvaromeddelande i Outlook, som sedan återspeglas i Teams. Följ dessa steg:
Observera: Synkroniseringen sker inte omedelbart. Dessutom fungerar synkroniseringen enbart om du använder ett Outlook- eller Microsoft-konto.
1. Gå till Outlook-webbsidan i din webbläsare.
2. Klicka på inställningsikonen (kugghjulet).
3. Välj ”E-post” i inställningsmenyn.
4. Klicka på ”Automatiska svar”.
5. Aktivera ”Automatiska svar”.
6. Markera ”Skicka svar endast under en tidsperiod” och ange den önskade tiden.
7. Markera relevanta alternativ nedan, efter dina behov:
- Blockera min kalender för denna period
- Avvisa automatiskt nya inbjudningar för händelser som inträffar under denna period
- Avvisa och avboka mina möten under denna period
8. Skriv ditt meddelande i textrutan och klicka på ”Spara”.
Dessa är metoderna för att ställa in frånvaro i Teams.
Stänga av Frånvaro-funktionen
Här följer två metoder för att stänga av funktionen för Frånvaro i Teams.
Metod 1: I Microsoft Teams
Du kan stänga av Frånvaro i Teams innan det angivna slutdatumet för att hindra att meddelandet visas. Efter det angivna slutdatumet stoppar Teams automatiskt visningen av meddelandet.
1. Starta Microsoft Teams-appen via Windows sökfält.
2. Klicka på ikonen med de tre punkterna (…).
3. Välj ”Inställningar” i listan.
4. Scrolla ner till ”Frånvaro” och klicka på ”Visa”.
5. Stäng av ”Aktivera automatiska svar”.
6. Klicka på ”Spara”.
Metod 2: I Microsoft Outlook
Som tidigare nämnts synkroniseras Frånvaro-inställningarna i Outlook med Microsoft Teams. Därför kan du stänga av funktionen för Frånvaro direkt från Outlook:
1. Öppna webbversionen av Outlook.
2. Klicka på inställningsikonen (kugghjulet).
3. Välj ”E-post” i inställningsmenyn.
4. Klicka på ”Automatiska svar”.
5. Stäng av ”Automatiska svar”.
6. Klicka på ”Spara”.
Formulera ett effektivt Frånvaro-meddelande för Arbete Hemma
Här följer en sammanfattning av vad du bör tänka på när du skriver ditt meddelande:
- Håll det uppdaterat: Det är inte bra om ditt meddelande är inaktuellt. Uppdatera det regelbundet.
- Ange kontaktinformation: Inkludera kontaktuppgifter till kollegor som kan nås i brådskande fall.
- Ange datum för din återkomst: Var tydlig med när du är tillbaka på jobbet.
- Följ företagets riktlinjer: Skriv inga olämpliga meddelanden som kan ge ett dåligt intryck.
- Uttryck tacksamhet: Avsluta med en tacksam formulering.
Vanliga frågor
F1: Hur ställer jag in Frånvaro från telefonen?
Svar: I Android Teams-appen finns inte det exakta ”Frånvaro”-alternativet, men du kan använda ”Ange statusmeddelande” för att informera om din status.
F2: Finns det en ordgräns för Frånvaro-meddelandet?
Svar: Ja, det finns en gräns på 280 ord.
Med dessa metoder bör du kunna ställa in Frånvaro i Teams utan problem. Vi hoppas att denna guide har varit till hjälp. Lämna gärna en kommentar och berätta vilken metod som fungerade bäst för dig. Om du har några frågor eller förslag, skriv dem gärna i kommentarsfältet.