Om du är en vanlig Google Sheets-användare har du förmodligen stött på ett problem där du av misstag lade till dubbletter i ditt kalkylark. Den här situationen kan kasta ut datauppsättningen du arbetat så hårt med att sätta ihop. Du kanske inte vet att fallet inträffade, särskilt när din PC går i sönder eller när du stöter på styrplattan på din bärbara dator.
Det är alldeles för lätt att missa något när det finns en enorm mängd data i ditt kalkylblad. Typiska resultat inkluderar beräkningsfel och dubbletter av celler som är svåra att identifiera när man söker efter källan till problemet.
Lyckligtvis finns flera olika metoder tillgängliga för att markera dubbletter i dina kalkylblad.
- Använd den inbyggda funktionen Ta bort dubbletter.
- Använd markering för att hitta dubbletter.
- Kopiera unika celler och flytta dem till ett nytt ark.
- Använd en dubblettsökare från tredje part.
- Skapa en pivottabell som räknar dubbletter på individuell basis.
Ovanstående processer gör det lättare att hitta dessa dubbletter så att du kan ta bort dem eller ignorera dem om det behövs. Här är dina alternativ.
Innehållsförteckning
Använd Google Kalkylark för att ta bort dubbletter
Oavsett om du försöker hitta dubbletter i en kolumn, två kolumner eller ett helt kalkylblad, tar funktionen Ta bort dubbletter exakt bort celler med samma data. Tänk dock på att det tar bort alla dubbletter, även om de inte är kopplade till samma data.
Att använda Google Sheets inbyggda ”Hitta och ta bort dubbletter”-funktionen är det enklaste sättet att eliminera dubbletter, men ibland kanske du vill granska kopiorna innan du tar bort dem. Ett bra sätt att göra det är med färgmarkering.
Markera dubbletter med färger för enkel borttagning
När det gäller att identifiera fel i dina kalkylblad är det ett annat bra sätt att använda höjdpunkter för att belysa eventuell felaktig information.
=countif(A:A,A1)>1.
Ditt kalkylblad kommer nu att markera dina dubbletter av celler i den färg du valde, och du kan skanna urvalet efter eventuella dubbletter.
Obs: Det är bäst att markera en kolumns celler som börjar med rad 1 istället för att välja celler i mitten. Formeln gillar inte att använda rad 2 som första kolumn. Det missade ett par dubbletter i det valda fältet (A2:B9). När rad 1 lades till (A1:B9) hittade den alla kopior. Se de två bilderna nedan.
Bild #1: visar missade dubbletter när du väljer rad 2-celler som de första cellerna (A2 och B2):
Bild #2: visar alla dubbletter samtidigt som du väljer rad 1-celler som de första cellerna (A1 och B1):
Se till att alla befintliga dubbletter är korrekta, eftersom vissa kopior inte är dubbletter alls. De kan vara samma nummer för två olika konton, användare, anställda, etc. När du har bekräftat copycat-cellerna som du inte behöver, radera dem. Slutligen kan du stänga formateringsmenyn och återställa standardfärgen till dina celler.
Kopiera unika celler i Google Sheets för enkel borttagning av dubbletter
Om du föredrar att sortera dina rådata automatiskt är det bäst att kopiera alla unika celler istället för dubbletter. Denna process ger snabbare sortering och filtrering. Om du är säker på att din information är korrekt och föredrar att ta bort dubbletterna istället, prova metoden nedan.
När detta är klart kan du kontrollera poster manuellt eller importera dina data till ditt arbetsark.
Använd ett tillägg från tredje part för att hitta och ta bort dubbletter i Kalkylark
Det finns onlineplugins tillgängliga för användning med Google Sheets. Du hittar tilläggen på Google Workspace Marketplace, inklusive verktyg för att ta bort dubbletter av poster automatiskt.
Ta bort dubbletter av Ablebits
Ett lämpligt verktyg som kallas Remove Duplicates by Ablebits låter dig snabbt hitta dubbletter genom ett helt informationsark eller genom att söka i upp till två kolumner.
Du kan flytta, ta bort och markera resultat. Verktyget innehåller två guideinställningar: hitta och ta bort dubbletter och hitta unika celler eller kvaliteter i ditt dokument. Dessa två alternativ gör det enkelt att spåra informationen när du går.
Sammantaget kan det vara värt det i det långa loppet att använda ett guideverktyg för att hitta din information. Det här alternativet är främst för användare som ständigt letar efter dubbletter i sina kalkylblad och som hellre vill lägga tid på att göra något annat.
Använd en pivottabell för att hitta dubbletter av rader i ark
En pivottabell är ett praktiskt verktyg för att titta närmare på data. En pivottabell tar inte automatiskt bort dubbletter av celler eller rader; den ger en uppdelning av vilka kolumner som har dubbletter så att du manuellt kan titta på dina data och se vad du, om något, behöver ta bort.
Att skapa en pivottabell är mer involverat än de andra metoderna som visas i den här artikeln. Du måste lägga till en pivottabell för varje kolumn för att säkerställa att resultaten är enhetliga och att de exakt identifierar dubbletter.
Obs! Om du inte har kolumnnamn i ditt kalkylark, fungerar inte pivottabeller korrekt för att hitta dubbletter. Försök att lägga till en ny rad tillfälligt och namnge sedan kolumnerna med den nya raden.
Här är stegen för att använda en pivottabell för att identifiera dubbletter av celler eller rader.
Som tidigare nämnt är pivottabellmetoden lite mer involverad. Ändå ger det dig en specifik rapport om dina dubblettposters platser, vilket kan vara till hjälp för dataanalys. Mer information om pivottabeller finns i Alphrs handledning om att skapa, redigera och uppdatera pivottabeller i Google Kalkylark.
Sammantaget kan en dubblettcell i Google Sheets orsaka problem med dina data om du inte är försiktig, särskilt när du sorterar finansiell information i ett användbart kalkylblad.
De vanligaste orsakerna till dubbletter är:
- Flera personer har lagt till samma kund, faktura, kategori, artikel osv.
- Dataimport läggs till i redan befintliga data en andra gång.
- Kopiera/klistra in åtgärder har lagt till dubbletter av poster.
Lyckligtvis är det förvånansvärt enkelt att identifiera, ta bort och ta bort identiska dataceller i Google Sheets, vilket är positivt om du ständigt arbetar med kalkylblad i ditt dagliga arbetsflöde. Om du letar efter något för att sortera innehåll snabbare kan du alltid använda ett tillägg som Remove Duplicates by Ablebits för att säkerställa att din information är välsorterad och organiserad.
Har du några erfarenheter, tips eller frågor om att använda någon av metoderna som nämns i den här artikeln? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.