Om kontrakt är en del av ditt dagliga arbetsflöde, vet du hur frustrerande det är när människor ändrar delar av dokumentet eller form som de inte borde. Lyckligtvis har Microsoft Word ett utvecklarverktyg som låter dig skydda texten i ditt dokument samtidigt som det tillåter människor att fylla i tomrum.
Gör ditt dokument ifyllbart, ej redigerbart
Låt oss till exempel säga att du har en sekretessavtal som du vill skicka ut till en anställd som kommer till ditt företag. Du vill ge den mottagande individen möjligheten att fylla i tomrummen i dokumentet, men du vill också säkerställa att ingen av informationen i NDA ändras eller ändras på något sätt. Det tar bara några få steg för att uppnå detta i Word. Här är hur.
Ta först det juridiska dokumentet du vill arbeta med. Microsoft tillhandahåller några grundläggande mallar, men det finns också många webbplatser som tillhandahåller detaljerade, heltäckande juridiska mallar online gratis, utarbetade av faktiska advokater. I det här exemplet kommer vi att använda en NDA som vi hämtade från länken ovan.
När du har hämtat ditt dokument är det dags att lägga till några kontroller och skydd till det. Först måste du komma in på fliken ”Utvecklare”. Word visar inte detta på menyfliksområdet som standard, så låt oss gå vidare och fixa det.
Klicka på ”Arkiv”.
Längst ner i menyn väljer du ”Alternativ”.
I den vänstra rutan i menyn Alternativ väljer du ”Anpassa menyfliksområdet”.
Till höger, markera kryssrutan ”Utvecklare”, som du hittar under ”Anpassa menyfliksområdet” och klicka sedan på ”OK”.
Nu kommer du att märka att fliken Utvecklare visas mellan flikarna Visa och Hjälp. Gå vidare och byt till fliken ”Utvecklare”.
Väl där hittar du gruppen ”Kontroller”, där du ser flera alternativ för innehållskontroll för rik eller vanlig text, bilder, kombinationsrutor, rullgardinslistor, datumväljare, kryssrutor eller byggblockskontroller.
Låt oss sätta det i praktiken. I signaturavsnittet i vår NDA-mall infogar vi en datumväljare och en rik textruta så att vi kan fylla i datumet för vårt avtal och det utskrivna namnet.
Först först med markören till området där du vill infoga en datumväljare. Vi kommer att placera vår här:
Sedan, på fliken ”Utvecklare”, välj ”Datumväljarens innehållskontroll” (det är kalenderikonen).
Nu kommer du att se en ruta dyka upp. Klicka på pilen och välj ett datum från kalendern som dyker upp.
Låt oss sedan ta bort raderna bredvid ”Av:” och ersätta dem med en rik textruta. När raderna har raderats placerar du insättningspunkten där den ska gå:
Tillbaka på fliken ”Utvecklare”, klicka på knappen ”Rich Text Content Control”.
Din textruta kommer nu att visas. Upprepa stegen för nästa rad där ett namn ska gå, så får du något som ser ut så här:
Som du kan se har du nu ifyllbara avsnitt för text och ett datum.
Att använda den här funktionen är särskilt användbar för formulär som skulle skickas ut ofta och som har flera avsnitt som skulle behöva fyllas i av den mottagande parten. Ta det första stycket i vår NDA, till exempel:
Bara det stycket har sju delar som måste fyllas i. Det är vettigt att göra det till en ifyllbar form.
Framöver är en NDA inte ett dokument som ofta skulle få sitt innehåll ändrat. På samma sätt, när du skickar ut ett kontrakt som ska undertecknas, vill du se till att inget av innehållet har ändrats och sedan skickats tillbaka till dig utan din vetskap. Att begränsa redigeringsrättigheter för den mottagande parten är ett utmärkt sätt att skydda dokumentets integritet, såväl som dig själv.
För att göra ett dokument oredigerbart, markera först all text i dokumentet genom att trycka på Ctrl+A. När all text är markerad klickar du på ”Begränsa redigering” i gruppen ”Skydda” på fliken ”Utvecklare”.
I rutan ”Begränsa redigering” som visas till höger väljer du alternativet under avsnittet ”Redigeringsbegränsningar”.
Nästa, i samma avsnitt, klicka på pilen för att få rullgardinsmenyn att visas och välj ”Fyll i formulär.”
Slutligen, välj ”Ja, börja tillämpa skydd.”
För att ge ditt dokument ett extra lager av skydd, uppmanas du att skapa ett lösenord. Detta är helt valfritt. Om du bestämmer dig för att göra det, ange ett lösenord och klicka sedan på ”OK”. Annars klickar du bara på Avbryt.
Det är allt. Nu har du ett ifyllbart dokument som är skyddat från oavsiktlig (eller avsiktlig) redigering. Exemplet vi använde här är bara ett av många användningsfall där den här funktionen skulle vara användbar. Dra nytta av den här funktionen nästa gång du har ett frågeformulär eller juridisk form som du vill skicka ut!