En stor mängd data i en enda kolumn kan göra dina Microsoft Excel-kalkylblad oöverskådliga. För att förbättra läsbarheten kan du överväga att dela upp kolumnen med funktionerna ”Text till kolumner” eller ”Snabbfyllning”.
”Text till kolumner” ersätter din befintliga kolumn med flera nya, medan ”Snabbfyllning” skapar kopior av datan och delar upp den i nya kolumner, samtidigt som originalkolumnen bevaras.
Hur du använder Text till kolumner i Excel
Microsoft Excel har en funktion som gör det möjligt att dela upp extra långa kolumner. Detta görs genom att använda avgränsare, som kommatecken eller semikolon, för att separera datat.
Funktionen ”Text till kolumner” finns under fliken ”Data” i menyfliksområdet i Excel.
För att demonstrera denna funktion använder vi ett exempel med en lista över anställda, där namn, födelsedatum och annan information finns i en enda kolumn. Varje dataavsnitt är separerat med semikolon.
Först markerar du de celler som innehåller den data du vill dela upp (i exemplet ovan, cellerna A1 till A12).
Klicka på knappen ”Text till kolumner” i avsnittet ”Dataverktyg” under fliken ”Data” i Excel.
Excel föreslår som standard att dela upp datan efter flikar. I vårt exempel är dock datan separerad med semikolon.
Välj din avgränsare i menyn. I vårt fall är det ett semikolon.
I sektionen ”Förhandsgranska data” längst ner kan du se hur den konverterade datan kommer att se ut.
Klicka på ”Nästa” för att fortsätta.
Nu måste du ställa in datatyper för varje kolumn. Om du till exempel har en kolumn med datum kan du ange ett lämpligt format. Som standard kommer alla kolumner att vara inställda på ”Allmänt”.
Med det här standardalternativet försöker Excel automatiskt bestämma datatypen för varje kolumn. För att ställa in dem manuellt, klicka på kolumnen i sektionen ”Förhandsgranska data” och välj sedan en datatyp i sektionen ”Kolumndataformat”.
Om du vill utesluta en kolumn helt, väljer du kolumnen och klickar på alternativet ”Importera inte kolumn (Hoppa över)”. Klicka sedan på ”Slutför” för att starta konverteringen.
Den enda kolumnen delas upp, och datan separeras med hjälp av avgränsarna, i separata kolumner med de format du valt.
Hur du använder Snabbfyllning i Excel
Om du vill bevara din ursprungliga data, men ändå separera den, kan du använda funktionen ”Snabbfyllning” istället.
Med samma exempel på medarbetarlistan har vi en enda kolumn (kolumn A) med en rubrikrad, där varje databiten separeras med semikolon.
För att använda ”Snabbfyllning” börjar du med att skriva kolumnrubrikerna i rad 1. I vårt exempel skulle ”Anställd-ID” placeras i cell B1, ”Förnamn” i cell C1, och så vidare.
Markera rubrikraden för varje kolumn. Börja med B1 (rubriken ”Anställd-ID” i det här fallet) och klicka sedan på knappen ”Snabbfyllning” i avsnittet ”Dataverktyg” under fliken ”Data”.
I vårt exempel skulle det första dataexemplet i cell B2 vara (”101”) efter rubrikcellen i B1 (”Anställd-ID”).
Varje ny kolumn kommer att fyllas med data från originalkolumnen, där den första eller andra raden används som guide för att välja rätt data.
I exemplet ovan har den långa kolumnen (kolumn A) delats upp i sex nya kolumner (B till G).
Eftersom layouten för raderna 1 till 12 är likadan kan ”Snabbfyllning” kopiera och separera datan med hjälp av rubrikraden och den första databiten.