Hur man förhindrar cyberloafing på arbetsplatsen [+5 Tools]

av

Upplever du att du scrollar på sociala medier eller svarar på personliga mejl under arbetstid?

Tja, du kanske inte är medveten om att du omedvetet utövar ”Cyberloafing”, en term som myntats av företagsvärlden de senaste åren.

Cyberloafing, med enkla ord, är när en anställd använder internetuppkopplingen på arbetsplatsen av andra skäl än jobbet.

Detta inkluderar att scrolla på sociala medier, titta på YouTube-videor, ta Buzzfeed-quiz, beställa varor online eller till och med svara på personliga e-postmeddelanden.

Även om många av er kanske hävdar att det ofta görs under raster eller när ni är utmattade av en viss uppgift som ges till er, tycker många arbetsgivare annorlunda.

Cyberloafing ses ofta som ett tidsfördriv för miljarder dollar som återigen har sina egna för- och nackdelar, beroende på vems perspektiv vi ser det från.

Cyberloafing har ökat under de senaste åren

Världen är en global by, allt tack vare internets tillkomst. Vi hittar sällan något som kan användas utan att använda internet.

Med nästan allt tillgängligt online är det nu en vanlig tendens att surfa på nätet om du vill ha något. Oavsett om det är umgänge, hitta ny information, boka din resa och så vidare och så vidare.

Detta är en av huvudorsakerna till ökat cyberloafing de senaste åren. Tillsammans med detta har utbrottet av viruset och intåget av pandemikulturen förändrat hur vi uppfattar och utövar vårt dagliga arbete.

Människor nätter nu mer än vanligt, eftersom det inte finns någon som övervakar vad de gör när de jobbar hemifrån.

Dessutom har kompetenshöjning, internetberoende, lusten att lägga upp allt på sociala medier och googlesökningar efter mindre saker också lett till en ökning av cyberloafing.

Orsaker bakom cyberloafing

Svaret på ovanstående fråga är rent subjektivt till sin natur. Det finns dock några vanliga orsaker som leder till cyberloafing på jobbet. Låt oss ta en snabb blick på dem:

#1. Den mentala hälsan rasar

En av de vanligaste anledningarna som anställda ger är att de behöver ta en paus från jobbet då och då för att friska upp sina sinnen.

Läs också: 7 bästa humörspårningsverktyg för att förbättra din livskvalitet

#2. Konkurrenskraftiga uppgifter

Svåra uppgifter kräver ofta en hel del mental ansträngning från medarbetarna, och att ta korta pauser har visat på en ökning av de anställdas produktivitetsnivåer, eftersom det minskar utbrändhet och stress.

#3. Icke-kompetent roll

Om en anställd får en uppgift och en roll som inte är tillräckligt utmanande för dem, finns det en möjlighet att de skjuter bort uppgifterna för att slutföra för en senare tid och slutar spendera hälften av arbetstimmarna på icke-arbetsrelaterat internet aktivitet.

#4. Leda

Ofta upplever anställda tristess på grund av samma vardagliga aktiviteter på jobbet. Detta kan få dem att se upp till att göra allt förutom arbete för att hålla dem sysselsatta.

Att avleda fokus till något underhållande är naturligtvis ett naturligt svar på tristess.

#5. internet missbruk

Den kanske största nackdelen med internet, du kommer att hitta många människor som är beroende av det på grund av de stora möjligheterna.

Sociala medier kan också sätta stor grupptryck, och för att hålla jämna steg med detta tenderar många anställda att omfamna ”rullens” liv för att få tillfredsställelse och validering från sina följare.

Denna praxis kan vara beroendeframkallande och kan också påverka produktiviteten på arbetsplatsen.

#6. Utfrysning

Utfrysning betyder ”uteslutning från samhället eller gruppen”, anställda söker skydd på internet och sociala medier när de känner sig utestängda och ensamma på jobbet från sina teammedlemmar eller kamrater.

#7. Uppfostran

Ett påtagligt positivt är att många anställda nu är inskrivna i onlineföreläsningar som erbjuds av toppföretag som LinkedIn, Udemy, Coursera och många fler.

Nackdelar med Cyberloafing för en organisation

Enligt forskare vid University of Nevada står företagsvärlden inför en förlust på 85 miljarder dollar varje år på grund av den tid som går förlorad genom cyberloafing. Det anses vara en av de största anledningarna till att döda produktiviteten på jobbet.

Om den inte kontrolleras, förbrukar cyberloafing också mycket tid av en anställd, vilket ger mindre tid på deras händer att slutföra de uppgifter som de fått inom den föreskrivna tiden.

Några av de andra stora nackdelarna som kan påverka ditt företag är:

  • Data- och integritetsintrång
  • Intrång av skadlig kod och virus i företagets system
  • Strypt bandbredd
  • Arbetets ineffektivitet
  • Uppskjutande
  • Svarslöshet under arbetstid
  • Användning av vuxenwebbplatser på jobbet
  • Dataläckor
  • Identitetsstölder

För att uppmärksamma statistiken tillbringar 36 % av millennials och Gen Z mer än 2 timmar per arbetsdag på att använda internet för sina personliga behov. Det betyder att om du har anställda som är i en yngre åldersgrupp, är möjligheten för cyberloafing högre.

Hur identifierar man om en anställd är cyberloafing?

Det finns inget tydligt sätt att identifiera om dina anställda är cyberloafing, men några av nedanstående skäl kan vara en indikation:

  • De lämnar inte in arbete i tid
  • Kundfrågor förblir obesvarade under en lång period
  • Din medarbetare kollar hela tiden sin telefon under möten
  • De är distraherade på jobbet

Dessutom, om dina anställda lägger upp en uppdatering på sociala medier under arbetstid kan det vara ytterligare en indikation.

Tips för att hantera cyberloafing

En av de viktigaste sakerna att komma ihåg som arbetsgivare är att du måste gå till rötterna till problemet snarare än att ta itu med det bara på ytan.

Enligt min åsikt är det viktigt att identifiera och ta reda på varför anställda vänder sig till cyberloafing på jobbet.

Syftet med den här övningen är att visa att du är en ”Pro Employer” och inte mot dem på någon nivå. Detta kommer att hjälpa dig att ta itu med problemet på ett mycket vänligt och fredligt sätt.

Du kan också förvänta dig deras stöd för de lösningar du lägger fram på bordet. För att komma tillbaka till problemet, här är 3 lysande sätt du kan använda för att hantera cyberloafing.

#1. Definiera policyer

Det är tillrådligt att köra en mätsticksundersökning för att identifiera och förstå de centrala orsakerna bakom cyberloafing. Utifrån rapporten kan du utarbeta policyer gällande internetanvändning för personligt bruk på din arbetsplats.

Låt dina anställda veta när, var och vilka saker som är tillåtna på arbetstid. Utbilda dina anställda och förklara orsaken bakom detta steg som organisationen tagit.

Detta kommer att hjälpa dig att öka antagandet av policyn.

#2. Organisatoriska sanktioner

Det är mycket viktigt för dig att sätta grundregler med de anställda och låta dem veta dina förväntningar. Du måste tydligt definiera vilka sociala medier som avstår från användning och varför det är viktigt att följa reglerna.

Beroende på behovet, låt dina anställda veta konsekvenserna om dessa regler bryts.

#3. Övervakningsprogram

Det finns en mängd olika programvaror tillgängliga på marknaden som du kan använda för att övervaka vad dina anställda håller på med. Det hjälper dig att tilldela uppgifter och öka produktiviteten, särskilt om dina anställda arbetar i en avlägsen miljö.

Du kan ladda ner detaljerade rapporter om varje anställd och identifiera eventuella luckor. De flesta av lösningarna har mycket mer att erbjuda, vilket vi kommer att diskutera mer i det här inlägget.

Nu när vi är medvetna om exakt vad cyberloafing är och hur man hanterar det, låt oss kolla in några av de bästa verktygen som hjälper dig att förhindra det sömlöst och hålla alla anställda i schack.

HubStaff

HubStaff litar på av över 500 000 företag och är ett tidsspårningsverktyg utrustat med många funktioner som låter dig utföra enkel övervakning och hantera dina team effektivt.

Några av de många fantastiska funktionerna i detta verktyg inkluderar följande:

  • Skärmdumpar i realtid av anställdas aktiviteter
  • URL-spårning
  • Anställdas produktivitet
  • GPS-spårning
  • Arbetsledning
  • Projektspårare
  • Klocka app
  • 30+ integrerade appar på arbetsplatsen

Dessutom låter det dig hålla koll på anställdas löner, schemaläggning, fakturor och anställdas produktivitet med det här verktyget. Du kan visa och hantera allt från en enda instrumentpanel för att göra det bekvämt.

DeskTime

DeskTime är en fantastisk spårningslösning för anställda och frilansare, den påstår sig ge en 30% produktivitetsökning när du använder deras ultimata tidsspårningsverktyg.

DeskTime är trovärdigt på marknaden för:

  • Spårning av dokumenttitel
  • Pomodoro timer
  • Kostnadsberäkning
  • Skiftschemaläggning
  • Alternativ för privat tid
  • Offline tidsspårning

Liksom andra verktyg där ute, erbjuder den dig också skärmdumpar och URL-spårning via skrivbordet och mobilappen. Du kan schemalägga en live en-mot-en-demo och välja en gratis provperiod innan du bestämmer dig för den betalda versionen.

Tidsläkare

Time Doctor är medarbetarvänlig och motiverar teamet att gå utöver sin plikt genom att ge dem produktivitetsinsikter.

Detta verktyg syftar till att hjälpa chefer genom att informera dem om var teamet behöver hjälp i en viss uppgift/projekt som tilldelats dem. Dina anställda kan också kolla in statistiken, vilket hjälper dem att förbättra sin dagliga funktion till ett mer positivt tidsinställt tillvägagångssätt.

Speciellt ger den dig mer än 60 appintegrationer, GDPR och HIPAA-efterlevnad, 24 timmars flerspråkig kundservice, 99 % upptid SLA, anpassade användarroller och behörighetsinställningar.

Sammantaget hjälper det här verktyget dig att täcka fjärr-, hybrid- och outsourcade arbetsmiljöer som ett proffs.

RescueTime

RescueTime har belönats som PC Mag Editor’s Choice med ett jättestort 5-stjärnigt betyg av en anledning.

Detta fantastiska verktyg räddar dina anställda från att skjuta upp genom att använda följande knep:

  • Skapar ett personligt fokusmål – bara för dem
  • Ger smart coachning för att hålla dem på rätt spår
  • Hjälper dem att utlösa en ”fokussession”, som tillfälligt blockerar webbplatser som påverkar deras fokus
  • Ger dem insikter i vilka appar som drar dem bort från jobbet
  • Anställda kan också använda funktionen för automatisk distraktion och tidsblockering

Listan slutar inte här, dina anställda kan nå knivskarpt fokus genom att förstå deras dagliga rapporter från instrumentpanelen.

Med över 2 miljoner användare och 14 år i verksamheten, skulle jag säga att du verkligen behöver prova RescueTime för att ta tillbaka kontrollen över din arbetsplats.

Toggl

Toggl är förmodligen ett av de bästa och mest använda verktygen för att öka de anställdas prestationer. Tro mig inte? Fråga Amazon, Ogilvy, Uber, LinkedIn och många andra företag som regelbundet använder Toggl för att hjälpa sina anställda att lyfta sitt dagliga arbete.

Du kan förbättra din medarbetares ansvarighet, registrera fakturerbara timmar och även se till att projektdeadline hålls utan att dina anställda känner sig utbrända.

Det här verktyget är superenkelt och intuitivt att använda, vilket ytterligare ökar dess likvärdighet.

De senaste uppdateringarna inkluderar också att skapa effektiva arbetsscheman och ett system för att förenkla och automatisera anställningsprocessen, vilket hjälper dig med filtrering, bedömningar och kandidatgranskning.

Författarens anteckning

Medan de flesta arbetsgivare föredrar verktyg som hanterar cyberloafing, är det också viktigt att veta att det finns en tunn gräns mellan att ta en hälsosam mental paus och förhala, och dessa två kan ibland missbedömas.

De flesta av verktygen som nämns ovan kan ta skärmdumpar och samla in platser då och då för att spåra data.

Detta kan uppfattas som en negativ aktivitet och en bända in i medarbetarnas förtroende och dagliga liv. Det är precis därför det är mycket viktigt att hålla dina anställda informerade om dessa verktyg och låta mig veta vilka aktiviteter som kommer att övervakas.

Som arbetsgivare blir det ditt ansvar att se till att medarbetarna trivs på jobbet och är fullt medvetna om vad de skrivit på.

Bortsett från det, gör ovanstående verktyg ett fenomenalt jobb med att förhindra cyberloafing och ge dig tillbaka den produktivitet du älskar på din arbetsplats.

Kolla sedan in dessa fantastiska presentplattformar för anställda för att upprätthålla en lycklig arbetsplats.