Cyberloafing: När arbetsdagen blir en social medie-session
Känner du igen dig i att kolla sociala medier eller svara på privata mejl under arbetstid? Då kan det vara så att du omedvetet ägnar dig åt ”cyberloafing”, ett begrepp som har blivit allt vanligare i arbetslivet.
Enkelt uttryckt är cyberloafing när en anställd använder internet på jobbet för annat än arbetsrelaterade uppgifter. Det kan handla om allt från att scrolla på sociala medier, titta på YouTube-klipp, göra personlighetstest, shoppa online eller svara på privata e-postmeddelanden. Även om många kanske gör det under raster eller när de känner sig trötta, ser många arbetsgivare inte lika positivt på detta.
Cyberloafing ses ofta som ett tidsfördriv som kostar miljarder, men det har också sina för- och nackdelar beroende på vem man frågar.
Cyberloafing ökar
Internet har gjort världen till en global by. Idag är det svårt att tänka sig en aktivitet där internet inte är inblandat. Att surfa på nätet är nästan en instinkt, oavsett om det handlar om att socialisera, söka information eller boka en resa. Det har lett till att cyberloafing har ökat markant. Utöver det har pandemin och hemarbete förändrat vår syn på hur vi utför vårt dagliga arbete.
Fler jobbar nu hemifrån, vilket gör det svårare att övervaka hur de spenderar sin tid. Dessutom har faktorer som ökad kompetens, internetberoende, behovet av att dela allt på sociala medier och att söka efter småsaker på Google bidragit till ökningen av cyberloafing.
Orsaker till cyberloafing
Svaret på frågan om varför anställda ägnar sig åt cyberloafing är subjektivt. Det finns dock några vanliga orsaker:
#1. Psykiskt välbefinnande
Många anställda känner ett behov av att ta korta pauser för att vila hjärnan från arbetet.
Läs även: 7 bästa verktyg för att spåra humöret för att förbättra din livskvalitet.
#2. Utmanande uppgifter
Svåra uppgifter kräver mycket mental ansträngning. Korta pauser har visat sig öka produktiviteten genom att minska stress och utbrändhet.
#3. Brist på utmaning
Om en anställd inte känner sig utmanad av sina arbetsuppgifter är risken stor att de skjuter upp dem och istället använder en stor del av arbetstiden till annat än arbete.
#4. Ledsnad
Tristess på grund av samma vardagliga arbetsuppgifter kan leda till att anställda söker underhållning någon annanstans. Det är naturligt att söka distraktioner för att motverka tristess.
#5. Internetberoende
Internet erbjuder många möjligheter, vilket har lett till beroende för många. Sociala medier kan skapa grupptryck, och för att hänga med i ”svängen” ägnar sig många anställda åt att söka bekräftelse online. Detta beteende kan vara beroendeframkallande och påverka produktiviteten på jobbet.
#6. Utanförskap
Känner sig en anställd utanför eller ensam på jobbet, kan de söka skydd och gemenskap på internet och i sociala medier.
#7. Utbildning
Positivt är att många anställda deltar i onlinekurser som erbjuds av företag som LinkedIn, Udemy, Coursera m.fl.
Nackdelar med cyberloafing för företag
Forskare vid University of Nevada uppskattar att företag förlorar 85 miljarder dollar varje år på grund av cyberloafing. Det anses vara en av de största anledningarna till minskad produktivitet. Om det inte kontrolleras, tar cyberloafing också mycket tid, vilket gör att anställda inte hinner slutföra sina uppgifter i tid.
Andra nackdelar som kan påverka ett företag:
- Data- och integritetsintrång
- Infektion av skadlig kod och virus i företagets system
- Minskad bandbredd
- Ineffektivt arbete
- Uppskjutande
- Utebliven respons under arbetstid
- Användning av webbplatser med vuxeninnehåll
- Dataläckor
- Identitetsstöld
Enligt statistiken spenderar 36 % av millennials och Gen Z mer än 2 timmar per arbetsdag på att använda internet för privata ärenden. Det innebär att om du har anställda i yngre åldersgrupper är risken för cyberloafing högre.
Hur identifierar man cyberloafing?
Det finns inget vattentätt sätt att upptäcka om dina anställda ägnar sig åt cyberloafing, men några tecken kan vara:
- Arbetet lämnas inte in i tid
- Kundfrågor förblir obesvarade
- Anställda kollar ständigt sin telefon under möten
- De är distraherade på jobbet
Om dina anställda gör uppdateringar i sociala medier under arbetstid kan det vara ytterligare en indikation.
Tips för att hantera cyberloafing
Som arbetsgivare är det viktigt att komma ihåg att du måste gå till botten med problemet snarare än att bara skrapa på ytan. Det är viktigt att förstå varför anställda ägnar sig åt cyberloafing på jobbet.
Syftet är att visa att du är en ”Pro Employer” och inte emot dina anställda. Det kommer att hjälpa dig att hantera problemet på ett fredligt sätt. Det ökar också chanserna för att dina anställda ställer sig bakom lösningarna du presenterar. Här är tre metoder du kan använda för att hantera cyberloafing.
#1. Utforma riktlinjer
Det är bra att göra en undersökning för att identifiera orsakerna till cyberloafing. Baserat på resultaten kan du ta fram regler för hur internet får användas för privat bruk på arbetstid. Informera dina anställda om när, var och vad som är tillåtet. Förklara orsaken till att företaget har infört de nya reglerna. Detta ökar chanserna att de efterlevs.
#2. Organisatoriska sanktioner
Det är viktigt att du sätter grundregler och tydligt kommunicerar dina förväntningar med dina anställda. Du måste förklara vilka sociala medier som inte ska användas och varför. Beroende på behov, informera dina anställda om konsekvenserna av att bryta mot reglerna.
#3. Övervakningsprogram
Det finns en mängd programvaror på marknaden som du kan använda för att övervaka vad dina anställda gör. Det hjälper dig att fördela uppgifter och öka produktiviteten, särskilt om dina anställda arbetar på distans. Du kan ladda ner rapporter för varje anställd och identifiera eventuella brister. Många av verktygen har fler funktioner, vilket vi kommer att diskutera mer om i det här inlägget.
Nu när vi vet vad cyberloafing är och hur man hanterar det, ska vi titta på några av de bästa verktygen som hjälper dig att förebygga det och hålla alla anställda på rätt spår.
HubStaff
HubStaff används av över 500 000 företag och är ett tidsspårningsverktyg som gör det enkelt att övervaka och hantera team på ett effektivt sätt.
Några av funktionerna i verktyget:
- Skärmdumpar i realtid av anställdas aktiviteter
- URL-spårning
- Anställdas produktivitet
- GPS-spårning
- Arbetsledning
- Projektspårare
- Klocka-app
- 30+ integrerade arbetsplatsappar
Med det här verktyget kan du hålla koll på anställdas löner, schemaläggning, fakturor och produktivitet. Allt kan visas och hanteras från en enda instrumentpanel.
DeskTime
DeskTime är en bra spårningslösning för anställda och frilansare. Företaget påstår sig kunna öka produktiviteten med 30 % genom att använda deras tidsspårningsverktyg.
DeskTime är känt för:
- Spårning av dokumenttitel
- Pomodoro-timer
- Kostnadsberäkning
- Schemaläggning av arbetspass
- Alternativ för privat tid
- Offline tidsspårning
Precis som andra verktyg erbjuder det skärmdumpar och URL-spårning via dator- och mobilappen. Du kan boka en live-demo och välja en gratis testperiod innan du bestämmer dig för den betalda versionen.
Time Doctor
Time Doctor är ett användarvänligt verktyg som motiverar teamet att göra sitt bästa genom att ge insikter om produktivitet.
Verktyget hjälper chefer genom att informera dem om var teamet behöver hjälp i en viss uppgift/projekt. Dina anställda kan också kolla in statistiken, vilket hjälper dem att förbättra sina dagliga rutiner. Verktyget erbjuder över 60 appintegrationer, GDPR och HIPAA-efterlevnad, flerspråkig kundservice dygnet runt, 99% upptid SLA, anpassade användarroller och behörighetsinställningar. Sammantaget hjälper verktyget dig att hantera fjärr-, hybrid- och outsourcade arbetsmiljöer på ett professionellt sätt.
RescueTime
RescueTime har fått priset PC Mag Editor’s Choice och fem stjärnor, och det är inte för inte.
Verktyget hjälper dina anställda att undvika uppskjutande genom följande knep:
- Skapar ett personligt fokusmål för varje enskild anställd
- Ger smart coachning för att hålla dem på rätt spår
- Hjälper dem att starta en ”fokussession” som blockerar webbplatser som stör koncentrationen
- Ger insikt i vilka appar som distraherar från jobbet
- Anställda kan också använda funktionen för automatisk distraktion och tidsblockering
Listan slutar inte här. Dina anställda får full koll på sin produktivitet genom de dagliga rapporterna från instrumentpanelen. Med över 2 miljoner användare och 14 år i branschen, tycker jag att du verkligen behöver testa RescueTime för att ta kontrollen över arbetsplatsen igen.
Toggl
Toggl är troligen ett av de bästa och mest använda verktygen för att öka anställdas prestationer. Fråga bara Amazon, Ogilvy, Uber, LinkedIn och många andra företag som regelbundet använder Toggl för att hjälpa sina anställda att förbättra sitt dagliga arbete. Du kan förbättra ansvaret hos dina anställda, registrera fakturerbara timmar och se till att projektdeadlines hålls utan att dina anställda känner sig utbrända.
Verktyget är enkelt och intuitivt att använda. De senaste uppdateringarna inkluderar även skapande av effektiva arbetsscheman och ett system för att förenkla och automatisera anställningsprocessen. Detta hjälper dig med filtrering, bedömningar och granskning av kandidater.
Författarens kommentar
Medan de flesta arbetsgivare föredrar verktyg som hanterar cyberloafing, är det viktigt att veta att det finns en fin linje mellan att ta en hälsosam mental paus och att dra ut på tiden. Dessa två kan ibland missbedömas. De flesta av verktygen som nämns ovan kan ta skärmdumpar och samla in platser då och då för att spåra data. Detta kan uppfattas som en negativ aktivitet och ett intrång i medarbetarnas integritet. Det är därför det är viktigt att hålla dina anställda informerade om dessa verktyg och vilka aktiviteter som kommer att övervakas. Som arbetsgivare är det ditt ansvar att se till att medarbetarna trivs på jobbet och är fullt medvetna om vad de skrivit på. Utöver detta, gör verktygen ovan ett fantastiskt jobb med att förhindra cyberloafing och ge dig tillbaka den produktivitet du älskar på din arbetsplats.
Kolla in dessa fantastiska presentplattformar för anställda för att skapa en positiv arbetsplats.