Hantera tidrapporter med Google Kalkylark
Oavsett om du behöver skapa en enkel budgetkalkyl eller samarbeta med en kollega i ett dokument som liknar Excel, är Google Kalkylark en utmärkt webbaserad, kostnadsfri ersättare till Excel. Det är ett kraftfullt verktyg för en mängd olika uppgifter.
En av de mest värdefulla egenskaperna hos kalkylprogram är deras anpassningsförmåga. Ett kalkylblad kan fungera som en databas, beräkningsverktyg, plattform för statistisk analys, textbehandlare, mediearkiv, att-göra-lista och mycket mer. Användningsområdena är nästan obegränsade. En vanlig tillämpning av kalkylark, inklusive Google Kalkylark, är att registrera arbetstimmar för anställda eller fakturerbara timmar.
Om du använder Google Kalkylark för tidsrapportering kommer du ofta att behöva beräkna skillnaden mellan två tidpunkter, alltså tiden som förflutit mellan två olika händelser. Om en person exempelvis stämplade in klockan 9:15 och stämplade ut klockan 16:30, var hen på jobbet i 7 timmar och 15 minuter. Om du behöver använda Kalkylark för sådana uppgifter kommer du snart inse att det inte är specifikt utformat för just detta.
Även om Google Kalkylark inte är direkt avsett för tidrapporteringsfunktioner, kan det enkelt anpassas med lite förberedelse. Denna artikel visar hur du automatiskt beräknar skillnaden mellan två tidpunkter i Google Kalkylark.
Vi kommer att använda ett tidrapportformat som visar starttiden, sluttiden och den (beräknade) arbetstiden.
Beräkna tidsskillnader i Google Kalkylark
För att mäta skillnaden mellan två celler som innehåller tid, måste Google Kalkylark förstå att cellernas data representerar tid. Annars kommer skillnaden mellan 09:00 och 10:00 att beräknas som 100 istället för 60 minuter eller en timme.
För att korrekt räkna ut tidsskillnader, måste tidskolumnerna formateras som ”Tid” och kolumnen för arbetstid som ”Varaktighet”. Följ stegen nedan för att konfigurera ditt kalkylblad:
- Öppna ditt Google Kalkylark.
- Markera den första (Starttid) kolumnen och klicka på rullgardinsmenyn ”123-format” i verktygsfältet. Välj sedan ”Tid” som format.
- Upprepa steget ovan för den andra (Sluttid) kolumnen.
- Formatera kolumnen för arbetad tid som ”Varaktighet” på samma sätt.
5. Nu är kolumnerna korrekt formaterade för att beräkna den förflutna tiden mellan två angivna tidpunkter.
I vårt exempel finns ”Starttid” i kolumn A, med början i cell A2, och ”Sluttid” i kolumn C, med början i cell C2. Arbetstiden står i kolumn E. Med rätt formatering blir beräkningen väldigt enkel. Du behöver använda följande formel: ’=(C2-A2)’. Denna formel ger dig den förflutna tiden mellan de två cellerna och visar den i timmar.
Du kan ta denna beräkning ett steg längre genom att inkludera datum. Detta är användbart om du har arbetspass som sträcker sig över 24 timmar eller inkluderar två dagar inom ett och samma pass. För att göra detta, ställ in formatet för både start- och sluttidskolumnerna till ”Datum och tid”.
Det är allt som krävs. Genom att följa stegen ovan och använda den medföljande formeln är det relativt enkelt att beräkna tid i Google Kalkylark.
Inkludera raster i tidsberäkningen
När du beräknar arbetade timmar för anställda är det viktigt att veta hur du lägger till raster i din tidrapport. Det finns flera sätt att lägga till lunchraster i arbetstiden.
- Skapa en kolumn för raststart och fyll i alla raster i cellerna.
Du kan låta kolumnformatet vara inställt på ”Automatiskt” eftersom Google Kalkylark hanterar resten.
- Skapa sedan en kolumn för rastslut och behåll formatet på ”Automatiskt”.
- Beräkna timmarna för kolumnen ”Arbetade timmar”. Till exempel blir E2 = (B2-A2) + (D2-C2), vilket betyder ”Raststart” – ”Starttid” + ”Sluttid” – ”Rastslut” = Arbetade timmar för dagen.
Använd beräkningen för varje rad så att kolumnen för arbetade timmar ser ut ungefär så här.
Därför blir E3 = (B3-A3) + (D3-C3), och så vidare.
Omvandla minuter till decimaltal
När du arbetar med tid kan det vara användbart att omvandla dem till decimaltal istället för minuter, t.ex. 30 minuter = 0,5. Att konvertera minuter till decimaltal är enkelt, och det finns flera sätt att göra det.
- Skapa en ny cell, K2 i detta exempel, och formatera den som ”Tal”.
- Ställ in formeln på ’=(E2) * 24’.
Om du har följt med bör det totala antalet vara 5,50 och se ut ungefär så här:
Du kan enkelt tillämpa detta på en grupp eller kolumn med celler och konvertera dem på några sekunder.
Hitta den kortaste arbetstiden
Om du snabbt behöver hitta den minsta arbetstiden kan den här formeln hjälpa. Funktionen MIN() är en inbyggd funktion som låter dig hitta det lägsta värdet i en lista med tal.
- Skapa en ny cell och ställ in formatet på ”Varaktighet”, I2 i detta exempel, och tilldela den funktionen ’=MIN(E2:E12)’.
Om du har följt exemplet bör den kortaste arbetstiden vara 5:15:00.
Du kan enkelt använda funktionen MIN() eller MAX() på en kolumn eller grupp av celler. Prova själv.
Beräkna totalt antal arbetade timmar
Om du inte är van vid programmering eller Excel kan några av de inbyggda funktionerna i Google Kalkylark verka komplicerade. Lyckligtvis krävs det inte mycket för att räkna ut det totala antalet arbetade timmar. I det här exemplet kommer vi att beräkna det totala antalet arbetade timmar för alla anställda på en dag.
- Skapa en ny cell och formatera den som ”Varaktighet”, i detta exempel cell G13.
- I formelfältet (fx): skriv ’=SUM(E2:E12)’, vilket visar det totala antalet arbetade timmar från cellerna E2 till E12. Denna formel är standard för Excel och flera programmeringsspråk.
Summan bör vara 67:20:00 och se ut så här: 
Sammanfattning
Google Kalkylark är inte specifikt utformat för att generera tidrapporter, men det kan enkelt konfigureras för att göra just det. Denna enkla installation gör att du kan registrera arbetade timmar snabbt och enkelt. När tidsrymden överskrider 24 timmar blir det lite mer komplicerat, men Kalkylark klarar fortfarande av det genom att byta format från ”Tid” till ”Datum och tid”.
Förhoppningsvis har du haft nytta av denna guide. Om så är fallet, ta gärna en titt på fler TechJunkie-artiklar för att hitta de tips och tricks du behöver för att få ut mesta möjliga av dina favoritverktyg och applikationer.
(Vill du räkna ut en persons ålder? Kolla in vår guide om hur man beräknar ålder från ett födelsedatum i Kalkylark. Du kan också läsa vår artikel om att ta reda på hur många dagar som har gått mellan två datum i Kalkylark, eller lära dig hur man visar dagens datum i Kalkylark.)
Har du några andra tips för tidrapportering i Google Kalkylark? Dela dem gärna nedan!