Pivottabeller är ett fantastiskt inbyggt rapportverktyg i Excel. Även om de vanligtvis används för att sammanfatta data med totaler, kan du också använda dem för att beräkna procentandelen av förändringar mellan värden. Ännu bättre: Det är enkelt att göra.
Du kan använda den här tekniken för att göra alla möjliga saker – i stort sett var som helst du vill se hur ett värde jämförs med ett annat. I den här artikeln kommer vi att använda det enkla exemplet på att beräkna och visa procenten med vilken det totala försäljningsvärdet ändras månad för månad.
Här är arket vi ska använda.
Det är ett ganska typiskt exempel på ett försäljningsblad som visar orderdatum, kundnamn, säljare, totalt försäljningsvärde och några andra saker.
För att göra allt detta kommer vi först att formatera vårt värdeintervall som en tabell i Excel och vi kommer sedan att skapa en pivottabell för att göra och visa våra procentuella förändringsberäkningar.
Innehållsförteckning
Formatera intervallet som en tabell
Om ditt dataintervall inte redan är formaterat som en tabell rekommenderar vi att du gör det. Data som lagras i tabeller har flera fördelar jämfört med data i cellområden i ett kalkylblad, särskilt när du använder pivottabeller (läs mer om fördelarna med att använda tabeller).
För att formatera ett intervall som en tabell, markera cellintervallet och klicka på Infoga > Tabell.
Kontrollera att intervallet är korrekt, att du har rubriker i den första raden i intervallet och klicka sedan på ”OK”.
Området är nu formaterat som en tabell. Genom att namnge tabellen blir det lättare att referera till i framtiden när du skapar pivottabeller, diagram och formler.
Klicka på fliken ”Design” under Tabellverktyg och ange ett namn i rutan i början av menyfliksområdet. Den här tabellen har fått namnet ”Försäljning”.
Du kan också ändra stilen på bordet här om du vill.
Skapa en pivottabell för att visa procentuell förändring
Låt oss nu fortsätta med att skapa pivottabellen. Från den nya tabellen klickar du på Infoga > Pivottabell.
Fönstret Skapa pivottabell visas. Den kommer automatiskt att ha upptäckt ditt bord. Men du kan välja tabellen eller intervallet du vill använda för pivottabellen vid det här laget.
Gruppera datumen i månader
Vi kommer sedan att dra datumfältet som vi vill gruppera efter till radområdet i pivottabellen. I det här exemplet heter fältet Beställningsdatum.
Från och med Excel 2016 grupperas datumvärden automatiskt i år, kvartal och månader.
Om din version av Excel inte gör detta, eller om du bara vill ändra grupperingen, högerklickar du på en cell som innehåller ett datumvärde och väljer sedan kommandot ”Grupp”.
Välj de grupper du vill använda. I det här exemplet är endast år och månader markerade.
År och månad är nu fält som vi kan använda för analys. Månaderna är fortfarande namngivna som beställningsdatum.
Lägg till värdefälten i pivottabellen
Flytta fältet År från rader och till filterområdet. Detta gör det möjligt för användaren att filtrera pivottabellen under ett år, istället för att belamra pivottabellen med för mycket information.
Dra fältet som innehåller värdena (Totalt försäljningsvärde i det här exemplet) som du vill beräkna och presentera förändring till värdeområdet två gånger.
Det kanske inte ser mycket ut än. Men det kommer att ändras mycket snart.
Båda värdefälten kommer som standard att ha summa och har för närvarande ingen formatering.
Värdena i den första kolumnen vill vi behålla som summor. De kräver dock formatering.
Högerklicka på ett nummer i den första kolumnen och välj ”Nummerformatering” från snabbmenyn.
Välj formatet ”Redovisning” med 0 decimaler från dialogrutan Formatera celler.
Pivottabellen ser nu ut så här:
Skapa kolumnen Procentuell förändring
Högerklicka på ett värde i den andra kolumnen, peka på ”Visa värden” och klicka sedan på alternativet ”% skillnad från”.
Välj ”(Föregående)” som basobjekt. Detta innebär att det aktuella månadsvärdet alltid jämförs med föregående månaders värde (fältet Orderdatum).
Pivottabellen visar nu både värdena och den procentuella förändringen.
Klicka i cellen som innehåller radetiketter och skriv ”Månad” som rubrik för den kolumnen. Klicka sedan i rubrikcellen för den andra värdekolumnen och skriv ”Varians”.
Lägg till några varianspilar
För att verkligen polera bort denna pivottabell skulle vi vilja visualisera den procentuella förändringen bättre genom att lägga till några gröna och röda pilar.
Dessa kommer att ge oss ett härligt sätt att se om en förändring har varit positiv eller negativ.
Klicka på något av värdena i den andra kolumnen och klicka sedan på Hem > Villkorlig formatering > Ny regel. I fönstret Redigera formateringsregel som öppnas gör du följande:
Välj alternativet ”Alla celler som visar ”Varians”-värden för beställningsdatum.
Välj ”Icon Sets” från Format Style-listan.
Välj de röda, bärnstensfärgade och gröna trianglarna från listan Icon Style.
I kolumnen Typ ändrar du listalternativet till att säga ”Nummer” istället för Procent. Detta ändrar värdekolumnen till 0:or. Precis vad vi vill.
Klicka på ”OK” och den villkorliga formateringen tillämpas på pivottabellen.
Pivottabeller är ett otroligt verktyg och ett av de enklaste sätten att visa den procentuella förändringen över tid för värden.