Pivottabeller i Excel representerar en kraftfull inbyggd funktion för rapportgenerering. De är inte enbart avsedda för att summera data genom att visa totaler, utan kan också användas för att kalkulera procentuella förändringar mellan olika värden. Det fina i kråksången är att det är relativt okomplicerat att utföra.
Denna teknik är applicerbar i många sammanhang, egentligen överallt där man önskar analysera hur ett värde förhåller sig till ett annat. I detta exempel kommer vi att demonstrera hur man beräknar och presenterar den procentuella variationen i totala försäljningsintäkter från månad till månad.
Här nedan visas det underlag som vi kommer att arbeta med.
Det handlar om ett typiskt försäljningsdokument som redovisar orderdatum, kundinformation, säljare, det totala försäljningsvärdet, och viss ytterligare information.
För att åstadkomma detta kommer vi först att konvertera vårt dataområde till en tabell i Excel, och därefter skapa en pivottabell som används för att generera och presentera de procentuella förändringarna.
Omvandla dataområdet till en tabell
Om ditt aktuella dataområde inte redan är formaterat som en tabell, är det starkt rekommenderat att göra det. Att lagra data i tabellformat har betydande fördelar jämfört med att använda vanliga cellområden i ett kalkylblad, i synnerhet när man arbetar med pivottabeller. (Utforska fler fördelar med att använda tabeller).
För att omvandla ett dataområde till en tabell, markera det aktuella cellområdet och klicka därefter på Infoga > Tabell.
Säkerställ att det markerade området är korrekt, att rubrikerna finns på den första raden i området och bekräfta genom att klicka på ”OK”.
Dataområdet är nu formaterat som en tabell. Genom att namnge tabellen blir det enklare att referera till den i framtiden när man konstruerar pivottabeller, diagram och formler.
Klicka på fliken ”Design” under Tabellverktyg och ange ett valfritt namn i rutan som återfinns i början av menybandet. I det här fallet har tabellen tilldelats namnet ”Försäljning”.
Om så önskas, har man även möjlighet att modifiera utseendet på tabellen här.
Skapa en pivottabell för att visualisera procentuell förändring
Nu är det dags att skapa pivottabellen. Med utgångspunkt i den nybildade tabellen, navigera till Infoga > Pivottabell.
Fönstret för att skapa en pivottabell kommer nu att visas. Det kommer automatiskt att ha identifierat tabellen. Skulle så inte vara fallet kan man manuellt ange vilken tabell eller vilket område som ska användas som underlag för pivottabellen.
Gruppera datumen i månader
Vi fortsätter med att dra det datumfält som vi vill gruppera efter till radområdet i pivottabellen. I detta exempel är det ”Beställningsdatum” som används.
Med start från Excel 2016 grupperas datumvärden automatiskt i år, kvartal och månader.
Om din Excel-version inte gör detta automatiskt, eller om du vill ändra grupperingen, högerklickar du på en cell som innehåller ett datumvärde, och väljer därefter kommandot ”Gruppera”.
Välj de grupper du önskar använda. I vårt fall är enbart ”År” och ”Månader” markerade.
Nu har vi ”År” och ”Månad” som separata fält som kan användas för analys. Månaderna behåller fortfarande sin benämning som ”Beställningsdatum”.
Lägg till värdefälten i pivottabellen
Flytta ”År”-fältet från radområdet till filterområdet. Detta ger möjligheten att filtrera pivottabellen baserat på år, istället för att överbelasta den med för mycket information.
Dra det fält som innehåller värdena (i det här fallet ”Totalt försäljningsvärde”) som du önskar beräkna och presentera förändringarna för, till värdeområdet, två gånger.
Det kanske inte ser mycket ut för tillfället, men detta kommer snart att ändras.
Som standard kommer båda värdefälten att visa summan och de saknar för närvarande formatering.
Vi önskar behålla värdena i den första kolumnen som summor. De behöver dock formateras.
Högerklicka på valfritt nummer i den första kolumnen och välj ”Nummerformatering” från snabbmenyn.
I dialogrutan Formatera celler, välj formatet ”Redovisning” och ange 0 decimaler.
Pivottabellen ser nu ut som följer:
Generera kolumnen för Procentuell förändring
Högerklicka på ett värde i den andra kolumnen, peka på ”Visa värden som” och klicka därefter på alternativet ”% skillnad från”.
Välj ”(Föregående)” som basobjekt. Detta innebär att det aktuella månadsvärdet jämförs med föregående månads värde (med avseende på fältet Orderdatum).
Pivottabellen presenterar nu både värdena och den procentuella förändringen.
Klicka i cellen som innehåller radetiketterna och ändra benämningen till ”Månad” för denna kolumn. Klicka därefter på rubrikcellen för den andra värdekolumnen och skriv ”Varians”.
Lägg till visuella varianspilar
För att förbättra pivottabellens visualisering kan vi implementera gröna och röda pilar för att tydliggöra den procentuella förändringen.
Detta ger ett visuellt tilltalande sätt att urskilja om förändringen har varit positiv eller negativ.
Klicka på valfritt värde i den andra kolumnen, gå till ”Start” > ”Villkorlig formatering” > ”Ny regel”. I det fönster som öppnas, gör följande:
Välj alternativet ”Alla celler som visar ’Varians’-värden för beställningsdatum.”
Välj ”Ikonuppsättningar” från listan ”Formatstil”.
Välj de röd, gul och grönfärgade trianglarna från listan ”Ikonstil”.
I kolumnen ”Typ”, ändra listalternativet till ”Nummer” i stället för ”Procent”. Detta ändrar värdekolumnen till 0:or, vilket är precis vad vi önskar.
Bekräfta med ”OK” och den villkorliga formateringen kommer att appliceras på pivottabellen.
Pivottabeller är ett oumbärligt verktyg och utgör ett av de mest tillgängliga sätten att redovisa den procentuella förändringen av värden över tid.