Med Google Kalkylark kan du effektivisera återkommande uppgifter genom att skapa makron. Dessa kan sedan kopplas till tangentbordsgenvägar för snabb åtkomst. Makron använder sig av Google Apps Script för att registrera dina handlingar och spara dem för senare användning.
Vad är makron egentligen?
Ett makro, eller en makroinstruktion, är en serie av fördefinierade handlingar som automatiserar en följd av steg, vilket ökar din produktivitet. Genom att registrera dina steg, sparas de i en fil som är kopplad till det specifika kalkylarket där de spelades in.
När du skapar ett makro i Google Kalkylark, genereras automatiskt ett Apps Script som innehåller koden för att upprepa dina handlingar. Det betyder att du kan skapa avancerade makron utan att behöva kunna programmera. Nästa gång du kör makrot kommer Kalkylark att utföra alla de steg du utförde under inspelningen. I grund och botten lär du Google Kalkylark att manipulera ett dokument efter dina önskemål med ett enkelt kommando.
Makron är en kraftfull funktion som kan utföra nästan allt som Kalkylark kan. Här är några exempel på vad de kan göra:
- Tillämpa formatering och stilar.
- Skapa helt nya kalkylblad.
- Använda valfri Google Kalkylarksfunktion, verktygsfält, meny eller funktion.
Det är bara din fantasi som sätter gränserna.
Hur man spelar in ett makro i Google Kalkylark
Börja med att öppna ett Google-kalkylark och gå till ”Verktyg” > ”Makron” > ”Spela in makro”.
En meny för inspelning öppnas längst ner i fönstret, med två alternativ för att fånga dina handlingar:
- Absoluta referenser: Makrot kommer enbart att utföra uppgifter på exakt de celler som du spelar in. Om du till exempel kursiverar cell B1, kommer makrot alltid att kursivera B1, oavsett vilken cell du klickade på.
- Relativa referenser: Makrot kommer att utföra uppgifter på de markerade cellerna, oavsett var de befinner sig i kalkylarket. Om du kursiverar B1 och C1, kan du återanvända samma makro för att kursivera cellerna D1 och E1 vid ett senare tillfälle.
Välj om du vill använda absoluta eller relativa referenser. Därefter kan du börja klicka, formatera och lära Kalkylark hur du vill att dina åtgärder ska upprepas.
När du har spelat in alla steg för makrot, klickar du på ”Spara”.
Ge ditt makro ett namn. Google låter dig också skapa genvägar för upp till tio makron. Om du vill koppla ett makro till en kortkommando, anger du en siffra mellan 0 och 9 i det avsedda fältet. Klicka sedan på ”Spara” när du är klar.
Om du behöver justera ditt makros namn eller genväg, kan du redigera det genom att gå till ”Verktyg” > ”Makron” > ”Hantera makron”.
I fönstret som öppnas, justera inställningarna efter behov och klicka sedan på ”Uppdatera”.
Nästa gång du trycker på kortkommandot som är kopplat till makrot, kommer det att köras utan att du behöver öppna makromenyn från verktygsfältet.
Hur man kör ett makro i Google Kalkylark
Om ditt makro använder absoluta referenser, kan du köra det genom att trycka på den tilldelade tangentbordsgenvägen eller genom att gå till ”Verktyg” > ”Makron” > ”Ditt makro” och sedan klicka på motsvarande alternativ.
Om ditt makro istället använder relativa referenser, markerar du de celler i kalkylarket där du vill att makrot ska köras, och trycker sedan på motsvarande genväg eller klickar på det från ”Verktyg” > ”Makron” > ”Ditt makro”.
Hur man importerar makron
Som tidigare nämnts, är inspelade makron knutna till det kalkylark som de skapades i. Men vad händer om du vill använda ett makro i ett annat kalkylark? Även om det inte är en helt smidig process, är det möjligt med den här lösningen.
Eftersom inspelade makron lagras som funktioner i Google Apps Script, måste du för att importera ett makro kopiera funktionen och klistra in den i det nya kalkylarkets makrofil.
Öppna det Google-kalkylark som innehåller det makro du vill kopiera, och gå till ”Verktyg” > ”Makron” > ”Hantera makron”.
Klicka på ikonen ”Mer” bredvid det makro du vill kopiera, och välj sedan ”Redigera skript”.
Alla makron sparas i samma fil, så om du har flera kan du behöva leta efter rätt. Funktionen har samma namn som du gav makrot när du skapade det.
Markera det eller de makron du vill kopiera och tryck sedan på Ctrl+C. Se till att du kopierar allt, inklusive det avslutande semikolonet.
Öppna nu det andra kalkylarket som du vill importera makrot till, och gå till ”Verktyg” > ”Makron” > ”Spela in makro”.
Klicka omedelbart på ”Spara” utan att spela in några åtgärder. Detta skapar en placeholder-funktion i kalkylarkets makrofil. Denna kommer du att ta bort senare.
Klicka på ”Spara” igen.
Öppna Google Apps Script genom att klicka på ”Verktyg” > ”Skriptredigerare”, och öppna sedan filen macros.gs från den vänstra panelen. Ta bort den befintliga funktionen, och tryck sedan på Ctrl+V för att klistra in makrot från ditt andra kalkylark.
Tryck på Ctrl+S för att spara skriptet, stäng fliken, och återgå till ditt kalkylark.
Ditt kalkylark läser filen macros.gs och letar efter gjorda ändringar. Om en ny funktion upptäcks kan du importera ett makro från ett annat kalkylark.
Gå sedan till ”Verktyg” > ”Makron” > ”Importera”.
Slutligen, klicka på ”Lägg till funktion” under det makro du vill lägga till.
Du måste tyvärr binda makrot till en kortkommando manuellt igen. Följ bara instruktionerna som nämndes tidigare, så är du redo att använda makrot i flera kalkylark.
Det är allt du behöver veta om att skapa och använda makron i Google Kalkylark. Det finns ingen gräns för de rutiner du kan skapa för att minimera den tid du spenderar på repetitiva uppgifter.