Outlook erbjuder ett läsfönster, ibland benämnt förhandsgranskningspanel, som visar innehållet i markerade meddelanden. Det gör att du kan ta del av ett e-postmeddelande utan att behöva öppna det fullt ut. Låt oss undersöka hur du kan skräddarsy läsfönstret så att det passar dina specifika behov och preferenser.
Outlook är utrustat med diverse paneler, både de vanliga, som navigeringsfönstret, och de som kanske inte används lika frekvent, till exempel att-göra- och Personer-panelerna. Dessa olika fönster är utformade för att underlätta hantering, översikt och navigering inom Outlook. I den här artikelserien kommer vi att utforska dessa paneler, deras funktionalitet och anpassningsmöjligheter. Vi inleder med att fokusera på läsfönstret.
Läsfönstret är som standard aktiverat i Outlook. Genom att klicka på ett e-postmeddelande i valfri mapp visas dess innehåll omedelbart i läsfönstret. Här finns även grundläggande kontroller för att svara på eller vidarebefordra meddelandet.
Standardmässigt visas läsfönstret till höger om meddelandelistan. Du kan enkelt ändra detta genom att gå till Visa > Läsfönstret.
Alternativen du har är att flytta fönstret till nederkanten (”Nedanför”) eller att helt avaktivera det (”Av”). Dessa inställningar är globala och gäller oavsett vilken mapp du navigerar i. Det är alltså inte möjligt att ha olika placeringar för olika mappar.
När läsfönstret placeras ”Nedanför” visas färre meddelanden samtidigt i meddelandelistan. Däremot får du en bättre överblick av det valda meddelandet och mer av dess innehåll i läsfönstret. Denna layout var vanligare före bredbildsskärmarnas intåg och föredras fortfarande av många användare.
Om du väljer att stänga av läsfönstret, “Av”, maximerar du antalet meddelanden som visas i listan, men du ser inte längre innehållet i de markerade meddelandena. Det här alternativet kan vara användbart vid e-postrensning, speciellt i kombination med funktionen Visa > Förhandsgranska meddelanden.
I standardvy är förhandsgranskning av meddelanden avstängt. Det betyder att du endast ser informationen som visas i kolumnerna – Till, Från, Ämne, Mottaget och så vidare. Om du däremot aktiverar förhandsgranskning med 1, 2 eller 3 rader ser du även motsvarande antal rader av innehållet i varje meddelande direkt i meddelandelistan, utan att läsfönstret behöver användas. Vissa tycker att detta är praktiskt, medan andra upplever det som rörigt. Det är upp till dig att avgöra vad som passar dig bäst.
Men läsfönstret har fler funktioner än att endast visa meddelandeinnehåll. Det styr också hur Outlook markerar meddelanden som lästa och hur du kan navigera genom dina meddelanden med hjälp av tangentbordet. Som standard markeras ett e-postmeddelande som ”läst” efter att det har varit markerat i fem sekunder. Denna tidsperiod kan du anpassa genom att gå till Visa > Läsfönstret och välja Alternativ.
Självklart finns det flera sätt att nå dessa inställningar i Outlook. Du kan även gå till Arkiv > Alternativ > E-post > Läsfönster (eller Avancerat > Läsfönster) för att komma till samma inställningsmeny.
Oavsett vilken väg du väljer kommer du att nå läsfönstrets inställningar.
Som standard är alternativet “Markera objekt som lästa när de visas i läsfönstret” aktiverat med en fördröjning på fem sekunder. Du kan justera denna tid till mellan noll och 999 sekunder. Om du vill att Outlook ska vänta lite längre innan meddelanden markeras som lästa, kan du istället välja alternativet “Markera objekt som läst när markeringen ändras”. Observera att dessa två alternativ är ömsesidigt uteslutande; du kan antingen markera meddelanden som lästa efter en viss tid, eller när du byter till ett annat meddelande, men inte båda samtidigt.
Nästa alternativ, “Enkeltangentläsning med mellanslag”, är särskilt praktiskt om du föredrar att navigera med tangentbordet. När du har markerat ett meddelande som är längre än läsfönstrets kapacitet, kan du trycka på mellanslagstangenten för att bläddra neråt i meddelandet. När du når slutet av meddelandet hoppar ett nytt tryck på mellanslagstangenten till nästa meddelande. Detta fungerar väl i kombination med upp- och nedpilarna, som låter dig navigera genom listan med meddelanden, medan mellanslagstangenten används för att bläddra genom det valda meddelandet.
Slutligen finns alternativet “Aktivera automatisk helskärmsläsning i stående orientering”. Detta är avsett för surfplatteanvändare. Om detta alternativ är aktiverat och surfplattan hålls i stående läge, kommer ett klick på ett meddelande att minimera navigeringspanelen, dölja läsfönstret och visa det valda meddelandet i helskärmsläge. Detta fungerar dock endast om du markerar meddelandet genom att klicka med musen, styrplattan eller fingret – det fungerar inte om du använder upp- och nedpilarna eller mellanslagstangenten.
Om du inte använder stående orientering, och vill maximera skärmutrymmet för att läsa meddelanden, kan du växla till läsläge genom att klicka på ikonen längst ner i Outlook-fönstret.
Detta minimerar alla andra dockade fönster (navigering, att-göra och personer) och låter dig koncentrera dig på dina meddelanden. Du kan återställa fönstren genom att klicka på ikonen för normalläge.
Läsfönstret kan även vara till hjälp när du läser meddelanden med ovanligt litet teckensnitt eller om du har glömt läsglasögonen hemma. Använd zoomkontrollen längst ner i läsfönstret för att förstora texten (eller förminska den om den är för stor).
Du kan även zooma genom att hålla ned Ctrl-tangenten samtidigt som du använder musens scrollhjul. Detta görs per meddelande, så om du förstorar ett meddelande kommer zoomnivån på nästa meddelande du markerar fortfarande att vara 100 %.
Det är viktigt att notera att inget av dessa alternativ kommer att fungera om Visa > Läsfönstret är inställt på ”Av”. De fungerar endast om läsfönstret är inställt på ”Höger” eller ”Nedanför”.
Läsfönstret är en enkel men grundläggande del av Outlook som erbjuder många användbara funktioner för att anpassa din läsupplevelse efter dina önskemål. Om du brukar stänga av det, kanske det är ett bra tillfälle att ge det en chans igen för att se om det kan göra ditt arbetsflöde lite mer effektivt och behagligt.