Att mottaga e-postmeddelanden med oläsliga tecken kan vara frustrerande, och i värsta fall helt förhindra dig från att läsa meddelandet. Ibland kan du lösa problemet genom att justera teckenkodningen i Outlook, och här beskrivs hur du gör.
Vad innefattar teckenkodning?
Om begreppet ”teckenkodning” är obekant, låt oss förklara. Enkelt uttryckt är ett tecken en grafisk representation som syns på skärmen när du skriver. Varje bokstav i denna text är alltså en grafisk symbol som representerar en bokstav – a, b, c osv. Datorn representerar dessa symboler med koder som tolkas av program, exempelvis en webbläsare eller ordbehandlare, och omvandlar dem till tecken på skärmen.
Detta kan verka enkelt, särskilt om man tänker på att det bara finns 26 bokstäver i alfabetet, tio siffror och några få skiljetecken som ! eller @.
Men det finns också 26 versaler, samt ett stort antal fler skiljetecken än vad man kanske tror. Tangentbordet visar endast en liten del av de möjliga skiljetecknen, även för engelska. Det täcker dessutom bara ett språk, engelska, som använder det latinska alfabetet. Det latinska alfabetet inkluderar de flesta västeuropeiska språk och använder många diakritiska tecken, som inte finns på engelska. Diakritiska tecken är exempelvis accenter, umlaut, cediller och andra markeringar som ändrar uttalet av en bokstav eller ett ord.
Därutöver finns andra alfabet, exempelvis kyrilliska (känt från ryska), grekiska, kanji (japanska) och kinesiska, där många innehåller flera språk.
Nu förstår du kanske omfånget av tecken som måste kodas som glyfer. Det finns över 70 000 kinesiska symboler. En teckenkodning omfattar ett antal kodpunkter, där varje punkt kan koda ett tecken. ASCII, som du kanske känner till, var en tidig latinsk alfabetkodning med 128 kodpunkter, vilket är långt ifrån tillräckligt för alla tecken som människor använder.
W3:s rekommenderade kodning för HTML kallas UTF-8, som har 1 112 064 kodpunkter. Det täcker i stort sett alla tecken på alla språk i alla alfabet (men inte alla) och används på 93 % av alla webbplatser. UTF-8 är även den kodning som rekommenderas av Internet Mail Consortium.
Varför är det viktigt att kunna ändra det här?
Outlook, liksom andra moderna e-postklienter, använder UTF-8 för att koda och avkoda e-postmeddelanden.
Men om Outlook stöder UTF-8 och det är den rekommenderade kodningen, varför ser man då oläsliga tecken? Det kan bero på flera faktorer. Vanligtvis beror det på att e-postmeddelandet visas i vanlig text (antingen för att du valt det eller att ett virusprogram omvandlat det till text) eller att kodningen som används inte är UTF-8.
Kodningen av ett inkommande e-postmeddelande bestäms av avsändaren. Om avsändaren använder ASCII, kommer Outlook att visa meddelandet med ASCII-kodning. Om Word är inställt på att ersätta ”raka citattecken” med ”smarta citattecken”, kommer ”oläsliga” tecken att visas i e-postmeddelandet istället för smarta citattecken. Detta beror på att ASCII inte innehåller de tecken som krävs för smarta citattecken.
Genom att ändra kodningen på ett meddelande kan du få de förvrängda tecknen att visas korrekt.
Hur ändrar man kodningen?
Det är ganska enkelt att ändra kodningen i Outlook. Öppna meddelandet genom att dubbelklicka på det. Under fliken ”Meddelande” klickar du på ”Åtgärder” > ”Fler åtgärder” > ”Kodning” för att se vilken kodning som används.
Här ser du ett exempel på ett e-postmeddelande från Microsoft där de använder västeuropeisk kodning. För att ändra detta, klicka på ”Mer” och välj den kodning du vill ha, exempelvis UTF-8.
Nu ska du kunna läsa e-postmeddelandet.
För att ta reda på hur dina utgående e-postmeddelanden är kodade, gå till ”Arkiv” > ”Alternativ” > ”Avancerat” och scrolla ner till ”Internationella alternativ”. Där hittar du ”Önskad kodning för utgående meddelanden”.
Standardkodningen är västeuropeisk, vilket kanske kan verka underligt med tanke på att UTF-8 rekommenderas för e-postformat. Anledningen är att västeuropeisk kodning är en delmängd av UTF-8 och därför kan läsas med UTF-8. Om du exempelvis köper en version av Outlook avsedd för Grekland, kommer standardkodningen att vara Windows-1253, som också är en delmängd av UTF-8.
Du kan ändra standardkodningen för utgående meddelanden till vad du vill. Det bästa är att behålla den som västeuropeisk eller byta till en globalt använd kodning som UTF-8, för att säkerställa att alla kan läsa dina meddelanden.