Artificiell intelligens (AI) har potential att revolutionera möten och göra dem mer effektiva, lösa underliggande problem och öka produktiviteten.
Oavsett om de hålls online eller fysiskt, är möten en vital del av professionellt och företagsrelaterat arbete. De ger team möjlighet att diskutera viktiga frågor och strategier i ett strukturerat forum.
Att förbereda och genomföra ett framgångsrikt möte är dock ingen enkel uppgift. Det kräver brainstorming, skapande av agendor, dokumentation, redigering, presentationer, schemaläggning och mycket mer.
Om allt detta görs manuellt kan det ta mycket tid och ansträngning, vilket kan leda till ineffektivitet och misstag.
Dessa faktorer kan negativt påverka både mötet och dess resultat. Därför behövs lösningar för att hantera de utmaningar som uppstår vid möten.
Genom att dra nytta av potentialen hos artificiell intelligens kan du förbättra dina möten, hantera dem professionellt och öka chanserna till framgång.
I denna artikel kommer vi att granska några av de utmaningar som ofta uppstår under möten, och hur AI kan hjälpa till att lösa dem.
Låt oss börja!
Tidshantering
Ibland kan onlinemöten dra ut på tiden och överskrida den avsatta tiden. Detta kan vara tröttsamt och obekvämt för deltagarna, särskilt om de har andra åtaganden efter mötet.
På samma sätt kan det orsaka problem om mötet inte börjar i tid. Det skapar väntetid, vilket sällan är uppskattat i dagens snabba värld. Det kan också signalera att den som kallar till mötet inte respekterar andras tid, vilket kan leda till att deltagare lämnar mötet och påverkar agendan.
Därför är det viktigt att hantera mötestiden effektivt. Detta gör att alla deltagare kan ansluta till mötet, delta i diskussionen, avsluta i tid och sedan gå vidare till sina andra åtaganden.
AI-lösning: AI kan underlätta hanteringen av dina onlinemöten och öka möjligheten till ett lyckat evenemang. Det finns AI-verktyg som övervakar mötesförloppet, vilket säkerställer att tidsschemat följs från början till slut.
Utöver övervakningen kan AI-verktyg skicka påminnelser när mötet närmar sig sitt slut. På så sätt kan du avsluta mötet på ett ordnat sätt istället för att stressa igenom det.
Schemaläggning av möten
Oavsett om det rör sig om ett online- eller offlinemöte kan schemaläggningen vara en utmaning. Det kräver att ett lämpligt datum och tid hittas som passar alla deltagare. Med tanke på hur upptagna alla är nuförtiden kan det vara svårt att få ihop alla, även online.
Andra utmaningar under schemaläggningen kan vara att kontrollera kalendrar, samordna med team, lösa schemakonflikter och mer.
AI-lösning: Med AI blir schemaläggningen av möten enklare och mer effektiv. Det finns pålitliga AI-drivna schemaläggningsverktyg som förenklar processen. De kan analysera varje deltagares schema och, baserat på deras tillgänglighet, föreslå lämpliga mötestider.
Dessa AI-verktyg är dessutom utformade för att beakta andra faktorer som deltagarnas tidszoner och restid för att föreslå de bästa mötestiderna. Verktygen kan även lösa schemakonflikter och skicka ut mötesinbjudningar automatiskt.
För schemaläggning kan du använda verktyg som Reclaim.ai och Clockwise.
Skapa en tydlig agenda
Ibland kan mötesagendan vara oklar för både deltagare och mötesledare. Det innebär att ingen har en klar bild av vad diskussionen handlar om, vilket motverkar själva syftet med mötet.
Att ta fram en effektiv agenda är inte heller lätt. Det kräver timmar av efterforskning, diskussion, organisation, dokumentation och justeringar.
Detta kan leda till att människor glider ifrån ämnet eller har andra förväntningar än vad som faktiskt diskuteras. Resultatet kan bli ett kontraproduktivt möte där målet tycks svårt att nå.
AI-lösning: AI kan bidra till att skapa en mötesagenda, även med prioriteringar. Den kan automatisera processen att skapa agendan, vilket sparar tid och ansträngning. AI kan söka, organisera, dokumentera, formatera och korrigera agendan automatiskt.
AI-verktyg kan dessutom presentera agendan på ett välstrukturerat och lättläst sätt. Detta gör att du slipper manuell datainsamling och formatering.
Hantera repetitiva uppgifter
Genomförandet av ett möte innebär många repetitiva och tidskrävande uppgifter, som planering, efterforskning, manuell datainmatning, dokumentation, organisering och utsändning av inbjudningar. Om du lägger större delen av din tid på dessa vardagliga uppgifter får du mindre tid för kreativitet och förbättring, vilket kan påverka organisationens tillväxt.
AI-lösning: Genom att använda AI-verktyg för att automatisera dessa repetitiva processer kan du spara mycket tid. En AI-mötesassistent kan effektivisera mötesförberedelserna, sända inbjudningar, följa upp och utföra andra liknande uppgifter.
Den kan hjälpa till med att generera agendor, dokumentera mötesdetaljer, schemalägga möten, skicka inbjudningar och påminnelser och mycket mer.
Mötesinspelning
Om viktiga saker diskuteras under mötet kanske du vill återkomma till dem senare för att kunna använda dem i dina lärdomar eller projekt. Det kan vara svårt att komma ihåg allt som diskuteras under ett möte. Därför kan det vara bra att spela in mötet för att kunna gå tillbaka och se de punkter som diskuterades.
Alla onlinemötestjänster erbjuder dock inte möjlighet att spela in möten. Du kan då gå miste om viktiga diskussioner eller poänger. Detta kan påverka ditt projekt eller din förståelse för ett ämne du studerar.
AI-lösning: AI-verktyg kan hjälpa till att spela in hela mötet så att du inte missar något som diskuteras. Du kan spela upp det inspelade mötet och fokusera på viktiga ämnen. Det kan underlätta slutförandet av dina projekt och uppgifter om de stegvisa procedurerna förklaras under mötet.
AI-verktyg som Loom, Fathom och Fireflies kan användas för att spela in möten.
Sammanfatta mötet
Om du missade ett möte kan det vara mycket värdefullt att få en sammanfattning av de punkter som diskuterades. Även om du deltagit kan en sammanfattning vara till stor hjälp.
En bra sammanfattning av mötet innehåller viktiga åtgärdspunkter, beslut, resultat och procedurer. Om du däremot försöker sammanfatta mötet själv kan det ta lång tid och mycket ansträngning, och det kan finnas en risk för fel och missuppfattningar.
AI-lösning: AI kan användas för att sammanfatta möten. Ett AI-verktyg kan hjälpa dig att fånga viktiga punkter, beslut och andra detaljer och använda dem i dina studier eller arbeten.
Genom att använda ett sådant verktyg får du en välformaterad och dokumenterad sammanfattning av mötet. Oavsett om du deltagit eller inte ger sammanfattningen en fullständig bild av de diskuterade ämnena. På så sätt får du fullständig klarhet om de behandlade ämnena och en korrekt bild av diskussionerna.
Det underlättar också för deltagarna som inte behöver anteckna under mötet och riskera att missa viktiga detaljer. De kan delta i mötet med fullt fokus och uppnå målet med sin närvaro.
Verktyg som MeetGeek, Otter och Sembly kan användas för att sammanfatta möten.
Analysera data
Det är viktigt att få insikt i hur dina möten presterar. Det hjälper dig att identifiera underliggande problem, oavsett om de är relaterade till agendan, schemaläggningen, tiden, samordningen eller annat.
Du kan analysera denna data för att åtgärda problemen och förbättra dina möten. Det säkerställer en smidig mötesupplevelse utan konflikter eller problem för deltagarna.
När mötet är avslutat måste du mäta dess resultat och utvärdera vad som gick bra och vad som gick mindre bra. Om du inte mäter denna data kommer du aldrig att få reda på problemen, som kan påverka kommande möten.
AI-lösning: AI-driven analys kan hjälpa dig att samla in användbar analys och insikter för att förbättra dina möten och göra dem mer effektiva. Många verktyg på marknaden kan hjälpa dig att samla in mötesdata som video, ljud, anteckningar, närvaro, engagemang, deltagande, resultat, tidshantering, effektivitet och agendanvändning.
Dessutom kan AI-drivna analysverktyg presentera denna information i ett lättförståeligt och strukturerat format. Det gör det lättare att förstå informationen. På så sätt kan du snabbt identifiera problemen, spåra utvecklingen av dina möten över tid och göra nödvändiga justeringar.
AI-verktyg kan även ge en större överblick över dina virtuella möten, mäta hur mötena går och vad som fungerade och vad som inte fungerade. Detta kan leda till bättre och effektivare möten i framtiden.
AI-verktyg för att samla in mötesanalyser inkluderar Gong och Chorus.ai.
Effektivt samarbete och kommunikation
Brister i kommunikationen mellan deltagarna kan leda till minskad samordning. Det övergripande syftet med att hålla ett möte är att ha en bra diskussion för att komma fram till ett resultat och uppnå målet med mötet.
Ibland kan språket eller vissa fysiska funktionshinder vara en barriär för vissa deltagare. Dessutom kan deltagare vara nya för varandra och tycka att det är svårt att inleda en konversation. Mötesledaren måste se till att skapa en miljö där alla kan mötas virtuellt och känna sig bekväma att delta i diskussionen.
Om detta inte uppnås påverkas teamsamarbetet negativt. Om du leder en onlinekurs är det också viktigt att se till att alla elever får en bra inlärningsmiljö och verktyg för att kunna kommunicera med dig vid behov.
AI-lösning: AI-driven programvara kan minska kommunikationsgapet mellan deltagarna i ett möte. Den erbjuder funktioner som naturlig språkbehandling, taligenkänning och språköversättning.
För att göra mötet mer produktivt kan deltagarna bekanta sig med agendan i förväg genom att få en väldokumenterad agenda. Detta ger dem möjlighet att förbereda sig för mötet och hålla fokus under sessionen.
AI-verktyg kan även användas för samarbete under möten. De har funktioner för datadelning, realtidskommunikation och dokumentredigering, en virtuell whiteboard, projekthantering och mer. Med dessa funktioner kan dina team arbeta effektivt tillsammans.
Om någon deltagare vill tillägga något kan de använda en ”räcka upp handen”-funktion (många program har den funktionen). Mötesledaren kan slå på ljudet för deltagaren och låta dem prata. Genom realtidsdokumentredigering kan flera användare få tillgång till och redigera samma dokument för ändringar eller för att ge förslag.
Några AI-verktyg som kan förbättra kommunikation och samarbete är ClickUp, Spacemaker och Voice App för översättning.
Fatta välgrundade beslut
Det kan ofta vara svårt för team att fatta bra beslut, även efter timmar av diskussion. Om det inte går att fatta ett beslut, eller om ett beslut fattas i all hast utan att allt beaktas, känns hela syftet med mötet meningslöst.
Ett dåligt beslut kan påverka hela organisationen negativt. Därför är det viktigt att fatta välgrundade och korrekta beslut vid rätt tidpunkt.
AI-lösning: AI kan bidra till att effektivisera beslutsprocessen. Med hjälp av AI-verktyg kan du få realtidsdata, göra korrekta analyser och använda prediktiv modellering för att fatta mer informerade och datadrivna beslut.
AI kan dessutom bidra till att förbättra möten genom att:
- Erbjuda språköversättning i realtid
- Anteckna under möten
- Automatiskt transkribera möten
- Integrera flera verktyg så att användare kan nå olika verktyg från ett gränssnitt
- Säkra möten med avancerad kryptering, MFA och andra metoder
- Hjälpa dig att efterleva bestämmelser som GDPR, HIPAA osv.
AI-verktyg för beslutsfattande är exempelvis Rationale och Scaler.
AI-mötesassistenter
Låt oss kortfattat gå igenom några AI-verktyg som kan hjälpa dig att effektivisera dina möten och göra dem mer effektiva.
#1. MeetGeek
MeetGeek är en allt-i-ett AI-mötesassistent som fungerar med alla plattformar, som Zoom, Teams och Google Meet. Den ökar värdet av dina möten, kundsamtal och anställningsintervjuer.
AI-verktyget spelar automatiskt in mötesvideor, sammanfattar möten, transkriberar dem och delar insikter. MeetGeek automatiserar allt från anteckningar och transkribering till samordning av beslut.
Verktyget organiserar alla mötesdetaljer på en sökbar plats och gör det möjligt att berika dina bibliotek genom att lägga till ljudfiler och utskrifter. Det integreras med över 2 000 appar via Zapier och många andra verktyg.
#2. Otter
Gör dina möten mycket produktiva och få ut det mesta av dem med Otter. Det erbjuder viktiga punkter, anteckningar och livetranskriptioner. Det hjälper dig även att planera och schemalägga dina möten genom att koppla Otter till Microsoft eller Google Kalender.
Otter fungerar med plattformar som Teams, Zoom och Google Meet. Du kan spela in i realtid och referera till det senare och tagga dina teamkollegor med olika åtgärder för att ge dem en översikt över mötet. Otter kan även skapa automatiska sammanfattningar med hyperlänkar och skicka dem via e-post till deltagarna.
#3. Laxis
Laxis hjälper team att förenkla möten och fånga viktiga insikter från kundinteraktioner. Över 20 000 yrkesverksamma förlitar sig på denna AI-mötesassistent, som kan hjälpa dig att hålla fokus under möten, flagga saker som ska följas upp senare och spara kommentarer.
Verktyget fångar även mötesresultat och hjälper dig att fatta klara beslut. Det erbjuder anpassade mallar för att fokusera på samtal. Det erbjuder även transkription i realtid, taggning, redigering i toppklass, ljud-till-text-funktioner och integrering med populära verktyg.
Slutsats
Med artificiell intelligens kan du göra dina möten produktiva och framgångsrika genom att effektivisera nästan alla aspekter. Från planering, skapande av agendor och dokumentation till att schemalägga möten, bjuda in medlemmar och genomföra möten kan AI hjälpa dig på hela resan.
Du kan också utforska några av de bästa agendamallarna för mer produktiva möten.