En utvärdering av prestationer, eller en prestationsöversyn, är en systematisk process för att granska och dokumentera en anställds arbetsinsats. Det är en subjektiv bedömningsmetod som används för att identifiera medarbetarnas starka och svaga sidor, deras beteende och deras engagemang för organisationens målsättningar.
Oftast genomförs dessa utvecklingssamtal av linjechefer, och resultaten presenteras för ledningen så att de kan fatta välgrundade beslut för organisationens bästa.
Det är viktigt att använda specifika utvärderingskriterier eftersom alla medarbetare är unika. Därför kommer vi i den här artikeln att utforska hur man bäst genomför en prestationsbedömning och vilka verktyg som kan underlätta hela processen.
Betydelsen av prestationsbedömning
Genom att tillämpa bästa praxis vid prestationsbedömningar skapas en sund relation mellan medarbetare och företaget. Det hjälper medarbetarna att förstå hur deras insatser matchar förväntningarna och affärsmålen, samt hur deras bidrag påverkar organisationens framgång.
Väl genomförda prestationsbedömningar uppmuntrar medarbetarna att prioritera och slutföra sina arbetsuppgifter i tid. Detta gynnar både organisationen och medarbetarna genom att stärka relationen mellan ledning och anställda. Det bidrar också till ökad arbetstillfredsställelse, lojalitet och moral, vilket i sin tur leder till högre produktivitet.
Bästa praxis för effektiva prestationsbedömningar
Effektiva prestationsbedömningar är avgörande för både medarbetarnas och organisationens utveckling. Här följer några råd som kan hjälpa dig att följa bästa praxis vid utvärderingar:
- Implementera ett strukturerat system för prestationsbedömningar, från intervjuer med potentiella medarbetare till rådgivning, utbildning och identifiering av de bästa resultaten.
- Utbilda chefer i att bedöma medarbetarnas insatser utifrån olika faktorer och att regelbundet ge konstruktiv återkoppling.
- Uppmuntra medarbetarna att aktivt delta i hela utvecklingsprocessen. Inkludera dem i att ta emot och ge feedback, ställa frågor, diskutera mål och utmana befintliga synsätt.
- Säkerställ att chefer är utbildade i att ge precis och konstruktiv feedback. Felaktig feedback kan leda till förvirring och partiskhet. De bör reflektera över hur anställda kan tolka deras återkoppling.
- Undvik att applicera samma utvärderingskriterier på alla medarbetare. Använd istället individuella jobbrankningar för att ge mer specifik och relevant feedback.
- Skapa en trygg miljö där medarbetarna känner sig bekväma och lyssnade på.
Metoder för prestationsbedömning
Nedan följer några av de vanligaste metoderna för prestationsbedömning:
#1. 360-graders bedömning
360-graders feedback är en utvärderingsmetod där medarbetare får återkoppling på sina styrkor och svagheter från kollegor och kunder. Genom anonymiserade frågeformulär kan chefer samla in värdefull information om medarbetarnas personlighet, beteende och inverkan på andra.
Fördelar:
- Anställda får insikt i hur deras kollegor uppfattar dem (utan att veta vem som har gett feedbacken) och hur deras beteende påverkar andra.
- Det skapar förtroende bland medarbetarna eftersom feedbacken tydliggör relationerna mellan dem.
- Anonymiteten gör det möjligt för de anställda att dela feedback mer öppet.
#2. Målstyrning
Målstyrning är en modern utvärderingsform där medarbetaren och chefen gemensamt definierar mål och arbetar för att uppnå dem under en viss tidsperiod. När medarbetarna är involverade i målformuleringen ökar deras engagemang och sannolikheten att de faktiskt uppnår målen.
Medarbetarna bedöms utifrån sina resultat vid periodens slut, och framgångsrik måluppfyllelse kan belönas med befordran eller löneförhöjning. Denna utvärderingsprocess hjälper organisationen att nå sina mål och förbättrar samtidigt utvärderingsprocessen.
Fördelar:
- Denna metod ökar medarbetarnas engagemang och därmed deras förtroende för arbetet.
- Anställda får möjlighet att använda sin utbildning, kompetens och erfarenhet för att bidra till organisationens mål.
- Ledningen ger regelbunden och objektiv feedback, vilket ökar medarbetarnas moral och deras känsla av att vara en värdefull del av företaget.
- Chefer kan kommunicera tydligt med sina medarbetare om förväntningar.
- Anställda har möjlighet att dela med sig av arbetsrelaterade problem och innovativa idéer.
#3. Psykologisk bedömning
Denna utvärderingsmetod syftar till att identifiera medarbetarnas dolda potential. Fokus ligger på framtida prestationer snarare än tidigare resultat. Organisationer kan sätta sina mål genom att analysera potentialen hos sina medarbetare.
Information samlas in genom djupintervjuer, psykologiska tester och andra metoder för att få en omfattande bild av medarbetarnas känslomässiga, intellektuella och sociala egenskaper.
Huvudkomponenterna i analysen är interpersonella färdigheter, kognitiv förmåga, intellektuella egenskaper, ledarskapsförmåga, personlighetsdrag, emotionell kvot och andra relevanta färdigheter.
Fördelar:
- Det ger värdefull insikt i medarbetarnas potential för framtida arbetsuppgifter.
- Medarbetare får möjlighet att dela med sig av nuvarande problem som kan leda till större utmaningar i framtiden.
- Genom att få insikt i framtidsutsikter och prestationer kan organisationer skapa en mer positiv och produktiv arbetsplats.
#4. Beteendeförankrad betygsskala (BARS)
Den beteendeförankrade betygsskalan ger både kvalitativa och kvantitativa fördelar vid prestationsbedömningar. Denna metod jämför anställdas prestationer med specifika exempel och bedömer deras beteende på en skala.
Varje nivå på skalan innehåller olika uttalanden som beskriver typiska beteenden hos medarbetarna. Metoden jämför en individs prestation med en allmän standardnivå för att avgöra om de anställda är kompetenta.
Fördelar:
- Chefer kan tilldela arbetsuppgifter till anställda genom att utgå från deras betyg på BARS.
- Det ger en mer precis feedback än enbart analyser av andras åsikter.
- Organisationer kan identifiera medarbetarnas potential genom att jämföra dem med standardnivån. Det hjälper till att avgöra om medarbetaren är lämplig för rollen.
#5. Metod för redovisning av personalresurser
Denna metod fokuserar på organisationens kostnader och mäter det ekonomiska värde en anställd genererar för företaget. Organisationen jämför detta med de ekonomiska fördelar som den anställde erhåller för att se om det är ekonomiskt fördelaktigt för företaget.
Faktorer som enhetspris, kvalitet, omkostnader, interpersonella relationer och andra faktorer beaktas vid analysen av den anställdes kostnadsprestanda.
Fördelar:
- Den mäter de kostnader och värden i monetära termer som de anställda bidrar med till organisationen.
- Denna metod stärker medarbetarnas förtroende när de inser sitt värde för organisationen.
- Det ger organisationen exakt och tillförlitlig finansiell information, vilket underlättar identifiering av förbättringsområden för ökat kassaflöde.
- När organisationer är medvetna om värdet av sina medarbetare kan de använda sina mänskliga resurser på ett mer effektivt sätt.
#6. Parad jämförelsemetod
Den parade jämförelsemetoden är en traditionell metod för utvärdering där organisationen jämför medarbetarna med varandra inom ett team.
Organisationen identifierar den bäst respektive sämst presterande medarbetaren i teamet. Alla medarbetare jämförs och rangordnas tills sista personen är placerad. Denna metod kan dock vara avskräckande för vissa medarbetare.
Fördelar:
- Metoden mäter medarbetarnas förmåga, skicklighet, erfarenhet och förmåga att arbeta i team.
- Den är användbar i organisationer där antalet anställda överstiger antalet befattningar.
- Chefer kan använda rangordningen för att tilldela arbetsuppgifter utifrån medarbetarnas förmågor.
Fördelar med prestationsbedömning
Organisationer genomför prestationsbedömningar för att lära känna sina medarbetare bättre. Chefer får insikt i sina medarbetares styrkor och svagheter genom olika utvärderingsmetoder.
Fördelar med prestationsbedömningar för medarbetare:
- Prestationsbedömningar hjälper medarbetare att utvecklas genom att identifiera deras styrkor och svagheter. Detta gör det möjligt för dem att förbättra sin effektivitet och produktivitet.
- En utvärderingsmetod ger lämplig feedback, vilket motiverar medarbetarna att prestera bättre. Medarbetare får incitament för sina prestationer, vilket uppmärksammar de som arbetar effektivt och målmedvetet.
- Regelbundna prestationsbedömningar ökar medarbetarnas engagemang, vilket bidrar till en positiv arbetsmiljö.
Fördelar med prestationsbedömningar för organisationer:
- Prestationsbedömningar hjälper organisationer att identifiera vilka medarbetare som behöver ytterligare utbildning. Om medarbetare inte uppfyller sina mål kan utbildningsprogram initieras för att öka deras effektivitet.
- Prestationsbedömningar ger chefer en överblick över medarbetarnas förmågor och ger en grund för att sätta realistiska förväntningar. Chefer kan tilldela arbetsuppgifter utifrån medarbetarnas tidigare prestationer.
- Prestationsbedömningar hjälper organisationen att sätta upp mål för framtiden genom att utvärdera tidigare resultat och få en inblick i företagets nuvarande prestation.
- Det underlättar också för chefer att tilldela uppgifter till de mest lämpliga medarbetarna baserat på deras kunskaper, förmågor och färdigheter. Alla dessa egenskaper blir tydliga genom prestationsbedömningar.
Programvara för prestationsgranskning
Här följer några verktyg som kan underlätta processen för prestationsbedömningar:
#1. Leapsome
Leapsome är en centraliserad plattform för resultatstyrning och utveckling. Den stöttar medarbetarnas utveckling och ger chefer verktyg för att bli bättre ledare. Företag kan skapa en bättre arbetsplats via denna plattform.
Funktioner:
- Den erbjuder resultat- och 360-graders utvärderingar för att analysera kompetenser och följa utveckling.
- Den möjliggör målsättning genom att skapa samsyn och ansvarighet i hela organisationen.
- Den mäter företagskulturen med hjälp av enkäter om medarbetarnas engagemang för att få värdefulla insikter.
- Den erbjuder anpassningsbara inlärningsvägar för introduktion och utveckling för att hålla företaget konkurrenskraftigt.
- Den ökar medarbetarnas lojalitet med effektiva processer för kompensation och befordran.
Leapsomes prissättning börjar vid 8 dollar per månad och användare, vilket inkluderar en flerspråkig plattform (13+ språk), ISO 27001-certifiering och GDPR-kompatibilitet, SSO och kryptering, dedikerad kundsupport och enkel integrering.
#2. Zoho People
Zoho People är utformat för att förbättra medarbetarnas prestationer, effektivisera HR-processer och öka personalretentionen. Zoho låter användare spåra och organisera närvaro, prestationsbedömningar och personaldata. Chefer kan hantera sin personal oavsett var de befinner sig. Plattformen är baserad på molninfrastruktur med övervakning dygnet runt och 99,9 % drifttid.
Funktioner:
- Plattformen har ett personaldatasystem som gör det möjligt för chefer att ha register över alla anställda på ett ställe.
- Zoho erbjuder effektiva HR-hanteringsverktyg som håller anställda uppdaterade och produktiva. Verktyg för onboardning, närvarospårning, ledighetsansökningar, tidshantering och skiftscheman är några exempel.
- Det tillhandahåller ett företagsligt inlärningssystem (CLMS) som gör det enkelt för chefer att skapa och hantera organisationens utbildningsprogram. Det ger möjlighet att skapa kurser, spåra medarbetarnas framsteg och stödja teamen i att lära sig nya färdigheter.
- Plattformen erbjuder ett ärendehanteringssystem där anställda enkelt kan kontakta HR. De kan ställa frågor och HR kan snabbt sortera, spåra och lösa problem.
- Det hjälper företag att eliminera mellanhänder genom att medarbetarna själva kan underhålla sina register, fylla i sina uppgifter, ansöka om ledighet och skicka in godkännanden.
Plattformen erbjuder fem olika planer med en 30-dagars provperiod: En HR-plan (0,72 dollar per månad), en professionell plan (1,44 dollar per månad), en premiumplan (2,16 dollar per månad), en företagsplan (2,88 dollar per månad) och en ”personlig plus”-plan (5,41 dollar per månad).
#3. Paycor
Paycor är en HR-plattform som moderniserar personalhantering, från rekrytering och introduktion till lönehantering, karriärutveckling och personalretention. Plattformen erbjuder planer som hjälper till att utveckla medarbetarna, hjälper dem att uppnå sin potential och ta nästa steg i karriären.
Funktioner:
- HR-personal kan enkelt komma åt, redigera och uppdatera all personalinformation på ett ställe, inklusive tidrapporter, lönesatser och kontaktuppgifter.
- De kan spara feedback från intervjuer automatiskt med hjälp av ett poängsystem.
- HR-personal får tillgång till analyser som hjälper dem att bygga upp en kultur med högt förtroende, vilket direkt påverkar resultatet.
- De kan planera kompensation eftersom de kraftfulla analysverktygen hjälper dem att övervaka lönefrågor och analysera ersättningstrender.
- Ekonomichefer kan skapa konkurrenskraftiga lönesystem som ökar chanserna att rekrytera bra kandidater och motivera de bästa medarbetarna.
Paycor låter ekonomichefer analysera antalet anställda, följa personalomsättningen och identifiera faktorer som orsakar förändringar i personalstyrkan.
Slutsats
Prestationsbedömningar är ett viktigt verktyg för bättre personalhantering. Genom att lära känna medarbetarnas styrkor och svagheter kan organisationer skapa mer effektiva utbildningsprogram.
Utvärderingar hjälper organisationen att bedöma teamets prestationer och engagemang gentemot målen. Dessa utvärderingar leder till framgång i framtida mål och ger chefer möjligheten att reflektera över sina egna förmågor, vilket också sätter ribban för organisationen.
Du kan även utforska programvara för övervakning av anställda för ökad arbetsproduktivitet.