Lär dig de olika typerna av kommunikationsstilar för att avsevärt förbättra din professionella och personliga interaktion med andra.
Kommunikationsförmåga är en oumbärlig egenskap som du måste växa. Det är särskilt viktigt om du vill placera dig själv i en ledande position, som en teamledare, chef, etc.
För att anpassa dig till konstfull kommunikation måste du först känna till alla typer av kommunikationsstilar och deras egenskaper. Fortsätt läsa för att lära dig allt du bör veta för att bli en mästare i kommunikatör på kontoret eller utanför kontoret.
Innehållsförteckning
Vad är en kommunikationsstil?
En kommunikationsstil hänvisar till det unika sättet på vilket människor uttrycker sig, förmedlar information och interagerar med andra. Den består av olika metoder, mönster, preferenser och kroppsspråk som människor använder när de kommunicerar. Kommunikationsstilen du väljer styr hur du skickar och tar emot meddelanden.
Kommunikationsstilar kan variera avsevärt från person till person. Du skiljer dig från din kollega eller vän genom en mängd faktorer som uppväxt, kulturell bakgrund, personlighetsdrag och livserfarenheter. Därför utvecklar du en kommunikationsstandard och tar med den till arbetsplatsen eller på andra offentliga platser.
Varför är det viktigt att lära sig kommunikationsstilar?
Den främsta anledningen till att lära sig om flera kommunikationsstilar och hur man tränar dem är att förbättra din kommunikationsförmåga. Ska du förbereda dig för yrket måste du lära dig olika sätt att förmedla samma åsikt.
Anta att du är med dina vänner och vill att de ska gå med på ett av dina förslag för den kommande campingresan. Här kan du tala högt eftersom situationen är informell och dina vänner vet att du inte menar något ont.
Kom nu till en formell konfiguration som ett affärsmöte. Du vill att andra sälj- och marknadsföringsteams intressenter ska överväga ditt förslag för att marknadsföra en produkt. Här ska du inte bli den mest högljudda rösten. För att lära dig hur man beter sig i ett sådant scenario, ta reda på mer i avsnittet om kommunikationsstilsvariationer nedan.
Typer av kommunikationsstilar
Det har gjorts mycket forskning inom detta område för att förstå, kategorisera och organisera hur människor kommunicerar. Den kanske mest populära modellen för kommunikationsstilar som terapeuter och affärscoacher följer är den som förklaras av den amerikanske forskaren om ångest Edmund Bourne i sin bok The Anxiety and Phobia Workbook. Den gavs ut 1990 och har sedan dess visat sig vara guldstandarden för att mäta kommunikationsmodeller på arbetsplatsen eller andra yrkesplatser.
Hitta dessa fem olika sätt att kommunicera i detalj nedan:
Bestämd
Den påstridiga kommunikationsstilen insisterar på att du blir direkt utan att vara oförskämd i konversationer. Förtroende spelar en nyckelroll i ett sådant kommunikationssätt. Du ska uttrycka dina tankar och krav tydligt samtidigt som du lyssnar på andra. Allt handlar om att balansera kompromisserna och överenskommelserna.
Om du tränar assertiv kommunikation ska du inte låta dina känslor påverka hur du kommunicerar. Du kommer att förbli optimistisk, positiv, lugn och fokuserad på att hitta lösningar snarare än tvister. Dessutom lyssnar du på allas perspektiv men prioriterar också dina egna åsikter och önskemål.
Egenskaper
- Nå mål utan att skada andra
- Respektera andras rättigheter
- Öppen för feedback och komplimanger
- Måttlig ögonkontakt
- Du bör vara i en avslappnad, lång och symmetriskt balanserad hållning
Exempel
Du skickade in en uppgift för länge sedan, men godkännaren agerar inte på den, och du säger följande:
”Skulle du ha något emot att kontrollera min inlämning? Jag försöker hålla schemat.”
Undergiven eller passiv
Den undergivna kommunikationsstilen är sättet att tillgodose andras bedömningar eller säga över ditt och sätta dina tankar på sista raden. När du kommunicerar passivt tenderar du att låta mer påstridiga eller aggressiva individer ta ansvaret.
Eftersom du kanske ogillar konflikter, försök att undvika debatt och därigenom såra andras känslor om dig. Aggressiva och passiv-aggressiva kommunikatörer kommer att komplettera din konversationsstil. Men folk kommer att förbise din åsikt och dina krav om du inte uttrycker dessa röstmässigt. Du kan också bära på känslor av förbittring på grund av att du tvekar att uttrycka dina egna tankar, gillande, ogillar och önskningar.
Egenskaper
- Du känner skam eller ursäkt när du frågar vad som är skyldigt
- Du vill inte ha någon konfrontation
- Rabatt på dina egna idéer, förslag, önskemål och preferenser
- Mjuk talat
- Din hållning är antingen vriden eller slingrande
- Du slipper ögonkontakt
- Försök ofta få dig själv att se mindre ut än andra genom att klämma dig själv
Exempel
Din teamledare diskuterar en produktdesign med dig och de delar sin idé. I det här scenariot säger du så här:
”Din idé är jättebra! Allt är okej med mig.”
Aggressiv
När din konversation har följande toner eller ord som betyder samma saker, är din kommunikationsstil aggressiv:
- Argument med motparten
- Försöker skrämma
- Bete sig fientligt
När du kommunicerar i det här läget värdesätter du din åsikt och dina idéer framför alla i rummet. Din avsikt är också att vinna varje situation. I de flesta fall kanske du inte respekterar alla andras rättigheter i frågan du diskuterar.
Aggressiva kommunikatörer ignorerar andras åsikter. De kommer omedelbart att bulldotta alla som försöker hävda en oberoende åsikt i frågan. Således känner andra sig obetydliga, mobbade och ignorerade när det finns en aggressiv högtalare i rummet.
Egenskaper
- Konversationstonen är hög, hotfull och fientlig
- Vill alltid vinna
- Posera högre eller större än andra i rummet
- Rynkiga pannor och ögonbryn förs ofta ihop
- Oförutsägbart beteende, mest mobbning
- Namnlöshet
Exempel
En aggressiv kommunikatör utvecklar en programkod tillsammans med dig. Du försökte improvisera över dem, och de säger följande:
”Titta vad du gjorde. Du bröt programmet! Jag hade rätt hela tiden.”
Passiv aggressiv
Den passiv-aggressiva kommunikationsstilen kombinerar aspekter av passivitet och aggressivitet i konversation. Människor som använder den här stilen kan verka tysta och coola på ytan, men undertill är de verkligen frustrerade. De uttrycker sådan frustration genom att sprida rykten, bli sarkastiska, skvallra och försöka visa överlägsenhet.
Istället för att öppet uttrycka sin motvilja, arbetar passiv-aggressiva kommunikatörer på ett hemligt sätt. De kanske försöker sabotera ditt arbete i smygläge eller sprida hörsägen bland teamet om att din idé misslyckades. Om laget upptäcker sådana aktiviteter, skulle ingen vilja arbeta i laget om inte sådana aktörer är ur spelet.
Egenskaper
- Aggressiviteten är tyst
- Ofta klagar man till andra på ens arbete eller idé
- Bete dig artigt inför dig
- Ger improduktiv kritik i din frånvaro
- Tonen är söt och lugn
- Ansiktsuttryck är naivt
Exempel
Din teamledare accepterade din produktdesignidé. I din frånvaro kan den passiv-aggressiva kommunikatören säga något så här till teamledaren:
Jerrys idé är inte unik. Jag såg att han kopierade det från vår konkurrent. Anklaga mig inte för att jag inte gav dig tips innan jag implementerade den här designen.
Manipulativ
Du ska dölja dina avsikter i samtalet om du följer den manipulativa kommunikationsstilen. Du vet tydligt vad du behöver, och du är också kapabel att ta dig fram. Men du kommer att försöka lura andra att svika dem, speciellt om deras mål är detsamma som ditt. Dessutom kommer du också att föredra att påverka andra att agera på ett specifikt sätt som hjälper ditt mål. Slutligen ska du be om förmån eller saker indirekt.
Egenskaper
- Intentioner är inte tydliga, uttrycker sällan de sanna avsikterna
- Tonen kan vara både avundsjuk och nedlåtande
- Uttrycker ofta den besegrade känslan eller hjälplösheten
Exempel
Din kollega deltog i ett träningspass, men du glömde det. När du frågade varför de inte påminde dig, skulle de säga detta:
Jag trodde att du inte var intresserad av ämnet. Läraren gjorde inte heller bra för att förklara ämnet.
Vikten av att förstå kommunikationsstilar för arbetsplatsen
Att förstå olika sätt som människor kommunicerar på på jobbet kan vara till stor nytta för dig. Det gör det möjligt för dig och ditt team att samarbeta effektivt genom att använda kommunikationsmetoder som alla kan förstå. När ni besitter kunskap om och anpassar er till olika kommunikationsstilar kan ni förebygga missförstånd, bygga starkare relationer och uppnå mer tillsammans.
I det långa loppet har det högt värde att bemästra din kommunikationsstil för att avancera din karriär. Det förbättrar din synlighet, pålitlighet och positiva inflytande. Att ha en tydlig och effektiv kommunikationsstil ger dig möjlighet att på ett säkert sätt uttrycka dina tankar och prestationer, vilket gör att du kan sticka ut och få erkännande från dina kollegor, chefer och beslutsfattare.
Hur påverkar kommunikationsstilar arbetsplatskulturen
Olika kommunikationsmetoder påverkar arbetsplatsen på olika sätt, och dessa är enligt nedan:
Kommunikationsgap
En passiv kommunikationsstil kommer att skapa förvirring och resultera i förlorade arbetstimmar. Dina underordnade kommer inte att rapportera problem tydligt och föredrar att undertrycka dem tills du undersöker. Alternativt, som en gruppmedlem, kanske du inte får rätt stöd från din teamledare förrän ni båda blir bestämda.
Obekväm att tala
Om någon på arbetsplatsen är för aggressiv i kommunikationen skulle andra känna sig obekväma runt den personen. Däremot kan teamledamöter och chefer utöva en viss aggressivitet när de tar itu med produktions-, drift- eller försäljnings- och marknadsföringsteamet som behöver motivation.
Konfliktlösning
När man medlar konfliktlösning mellan anställda eller gruppmedlemmar är det viktigt att visa problemlösningsförmåga, empati och självsäkerhet. Undvik att använda aggressiva, passiva eller passiv-aggressiva kommunikationslägen under konflikter. Sträva istället efter att vara självsäker och taktfull, hitta en balans som möjliggör effektiv upplösning samtidigt som du upprätthåller respektfull kommunikation.
Transparent kommunikation
När en företagsorganisation följer en assertiv kommunikationsstil kommer du att känna att du vet vad du behöver veta. Det hjälper dig att känna dig positiv till verksamheten och leverera det bästa.
Skapa en inkluderande arbetsmiljö
Om du främjar inkludering och respekt på arbetsplatsen kommer din kommunikationsstil att tala för sig själv. När du aktivt lyssnar, visar empati och värdesätter olika synpunkter, underlättar det en inkluderande arbetsplatskultur. Genom att behandla andra med respekt, oavsett position eller bakgrund, bidrar du till ett starkt lagarbete.
Strategier för att förbättra din kommunikationsstil
Att förbättra din kommunikationsstil innebär att bli självsäker på arbetsplatsen eller andra offentliga platser. Du måste också se till att du inte diskonterar dina intressen i konversationen. Nedan hittar du några beprövade strategier som du kan öva på för att bli en effektiv kommunikatör:
#1. Bli självmedveten
Utveckla en förståelse för dina egna behov, känslor och kommunikationsmönster. Inse alla tendenser till passivitet eller aggression och sträva efter att odla självsäkerhet.
#2. Kom till punkten snabbt
Öva på att uttrycka dina tankar, åsikter och behov på ett direkt och respektfullt sätt. Använd ett tydligt och kortfattat språk, fokusera på det specifika budskap du vill förmedla.
#3. Lyssna på andra när de pratar
Ge din fulla uppmärksamhet åt talaren, visa empati och förståelse. Lyssna aktivt utan att avbryta och visa genuint intresse för deras perspektiv.
#4. Börja meningar med ”jag” mycket
Rama in dina uttalanden med hjälp av ”jag” för att ta ägarskap över dina känslor och åsikter. Säg till exempel ”jag känner” eller ”jag tänker” istället för att göra anklagande eller generaliserande uttalanden.
#5. Definiera gränser
Definiera och kommunicera tydligt dina gränser och förväntningar. Var självsäker i att säga ”nej” när det är nödvändigt samtidigt som du respekterar andras behov.
#6. Var uppmärksam på icke-verbal kommunikation
Övervaka noga ditt kroppsspråk, ton och ansiktsuttryck när du kommunicerar. Dessa måste till varje pris vara artiga. Behåll också god ögonkontakt, använd en självsäker ton och visa flexibelt kroppsspråk.
#7. Var en problemlösare eller främja detsamma
En mästare och konstfull kommunikatör kommer aldrig att gå djupt in i skuldspelet. Istället kommer du att leta efter gemensamma grunder i debatten och välkomna förslag för att lösa problemet.
Det finns inget sätt du kan ångra när någon orsakar skada på verksamheten. Det bästa du kan göra är att välja en lämplig strategi för att minimera skador och återställa affärsresultat.
Avslutar
Nu när du känner till de fem grundläggande kommunikationsstilarna är det avgörande att utveckla självmedvetenhet. Du måste också upptäcka dina beteendemönster och individuella krav innan du kommunicerar med någon.
Testa sedan den självsäkra kommunikationstekniken för att med säkerhet uttrycka dina tankar och krav från den andra parten.
Oavsett om ditt mål är att växa i din karriär, må bra, ta hand om familjen eller hantera ekonomi, är effektiv kommunikation nyckeln till allt detta.
Framgångsrik kommunikation betyder inte att tala högst, ha sista ordet eller undvika konflikter. Det sista ordet är att du når en dialog med den andra parten och avslutar affären – vare sig det är på ett affärsmöte eller hemmafest!
Kolla också in dessa medarbetarkommunikationsplattformar för ditt företag eller team.