Vi rekommenderar att du använder OHIO (Only Handle It Once) för att triage dina e-postmeddelanden. En viktig del av OHIO är att arkivera e-postmeddelanden som du behöver behålla – få ut dem från din inkorg! Här är varför arkivering är avgörande – och varför du inte bör bry dig om mappar.
Innehållsförteckning
Varför du behöver arkivera dina e-postmeddelanden
En snabb sammanfattning från vår OHIO-artikel: din inkorg är inte ett arkiv, en papperskorg, ett arkivskåp eller en dumpningsplats. Det är en inkorg!
När du har hundratals eller tusentals e-postmeddelanden i din inkorg blir de snabbt begravda. Utom synhåll är utom sinne. Det är mycket svårare att hitta specifika e-postmeddelanden, det gör att din e-postklient fungerar långsammare (även om du kommer åt din e-post via en webbläsare som Gmail), och den kan använda ditt lagringsutrymme om du använder Outlook eller Apple Mail på din telefon.
Summan av kardemumman: Det är ingen idé att behålla alla dina e-postmeddelanden i din inkorg och många goda skäl att inte göra det.
Med det i åtanke måste du hantera ett e-postmeddelande (svara på/vidarebefordra det, förvandla det till en uppgift, ställa in ett möte) och sedan antingen ta bort e-postmeddelandet eller arkivera det. Så här ska du göra.
Var du bör arkivera dina e-postmeddelanden
Dina e-postmeddelanden bör hamna i en arkivmapp. De ska inte gå in i en av flera hundra noggrant organiserade mappar; de bör hamna i en arkivmapp.
Det är ett ganska djärvt uttalande, så det behövs en liten motivering.
För det första tar en hierarki av mappar tid att ställa in och underhålla, tid som skulle spenderas bättre på att hantera dina e-postmeddelanden. För det andra kan det ta en hel del ansträngning att bestämma vart ett e-postmeddelande ska hamna – hamnar ett e-postmeddelande från din kollega om varför de kan missa en projektdeadline i mappen för det projektet? Mappen för den personen? En mapp med lärdomar? — och beslutsfattande är både tidskrävande och dränerande. Slutligen kan det vara otroligt svårt att hitta e-postmeddelanden vid ett senare tillfälle när de kan finnas i någon av flera mappar, och varje mapp har hundratals e-postmeddelanden.
Ett enda arkiv gör det enkelt att flytta dina e-postmeddelanden från din inkorg eftersom du inte behöver använda några resurser för att tänka eller fatta beslut. Du hanterar bara posten och flyttar den till ditt arkiv. Det kan inte bli enklare, och när du försöker hålla koll på ett aldrig sinande flöde av e-post vill du att din process ska vara så enkel och lätt som möjligt. Varje svårighet eller irritation förstoras i skala, så något som är ett mindre irritationsmoment eller tidspress för ett e-postmeddelande kommer att vara ett enormt irritationsmoment och tidspress för hundratals e-postmeddelanden.
För vissa människor kommer detta att vara en välkommen lättnad för tortyren av en mappstruktur, men vissa andra människor kommer att behöva andas in i en papperspåse vid själva tanken på att förlora sin mödosamt designade, intrikata, logiska, vackra mappstruktur. Om det är du kommer det här tyvärr att bli svårt att svälja. Vi känner igen din smärta, även om vi är säkra på att de långsiktiga fördelarna med ett enda arkiv mer än kompenserar för den kortsiktiga smärtan av att ändra ditt system
Hur du arkiverar dina e-postmeddelanden i bulk
Det verkar förmodligen uppenbart att för att arkivera dina e-postmeddelanden behöver du bara flytta dem till din arkivmapp, och du har rätt i det. Men om du har hundratals eller tusentals e-postmeddelanden i din inkorg kommer det att verka ganska skrämmande att flytta dem individuellt. Helst måste du hitta ett sätt att flytta dem i bulk.
Om du använder en klient som Microsoft Outlook eller Apple Mail är det enkelt att välja e-post i bulk. Klicka på ett e-postmeddelande i din inkorg, scrolla nedåt, tryck på SHIFT-tangenten på ditt tangentbord och välj ett annat e-postmeddelande. Alla e-postmeddelanden mellan den första och den andra kommer att väljas. Du kan dra och släppa dem i din arkivmapp eller använda knappen Arkivera. Liksom diskettikonen som används för att representera Spara, finns det en standardarkivikon som ser ut som en traditionell kartongarkivlåda. Detta är i både Outlook och Apple Mail (både klientapplikationerna och mobilapparna) för Arkiv-knappen.
Om du använder Outlook-klienten kan du också skapa en snabbstegsåtgärd som markerar alla valda e-postmeddelanden som lästa och flyttar dem till mappen Arkiv med ett knapptryck (eller kortkommando).
Om du har bestämt dig för att börja om kan du alltid välja alla e-postmeddelanden i din inkorg genom att använda Ctrl + A kortkommando (Kommando + A på en Mac) och arkivera dem. Vi kan inte berätta om det är rätt sak att göra, men du kommer säkert att få en tom inkorg väldigt snabbt.
I ett webbgränssnitt som Gmail kan du välja en sida åt gången genom att klicka på kryssrutan högst upp på sidan.
När du har valt e-postmeddelandena klickar du på Arkivera för att flytta dem.
Det finns ingen kortkommando för att välja alla e-postmeddelanden i din Gmail-inkorg (även om * + a kommer att markera alla e-postmeddelanden på sidan) men när du har valt alla e-postmeddelanden på sidan visas ett meddelandefält ovanför e-postmeddelandena ger dig möjlighet att välja alla e-postmeddelanden i din inkorg.
Klicka på den här länken för att välja alla e-postmeddelanden i din inkorg. Meddelandefältet ändras så att du kan avbryta valet.
Hur många e-postmeddelanden ska du arkivera?
Antalet e-postmeddelanden du vill arkivera på en gång är verkligen upp till dig. Som vi har sagt tidigare, att ha en tom inkorg är i bästa fall tillfälligt och i värsta fall nästan omöjligt. Du har inte kontroll över vad som kommer in i din inkorg, eftersom vem som helst med din adress kan skicka något till dig. Så även om du lyckas tömma din inkorg förblir den inte tom. Som sagt, det är inte ett dåligt mål att sikta på eftersom att ha en tom inkorg, även för en kort tid, definitivt tar lite press från dina axlar. Men det kommer inte att förbli tomt, varför hanteringen av din e-post är en process, inte ett mål. Och naturligtvis behöver du inte arkivera ett e-postmeddelande om du inte behöver behålla det, du kan ta bort det – det är ett utmärkt alternativ för att spara utrymme.
Så istället för att fokusera alla dina ansträngningar på att arkivera (eller ta bort) varje enskilt brev i din inkorg, fokusera på uppnåeliga mål som kommer att minska din e-poststress. Bara du vet vad som kommer att minska din e-poststress, men exempelmålen är:
Ingen högprioriterad post kvar i slutet av dagen
Ingen post som är äldre än två arbetsdagar i din inkorg
Inget mail från din personal/chef/kunder (radera vid behov) i slutet av veckan
Ta reda på vilken e-post som orsakar dig mest stress. Hantera och arkivera (eller ta bort) dessa e-postmeddelanden som en prioritet.