Viktiga Aspekter av Meddelandehantering
- Många missar grundläggande principer för kommunikation via meddelanden och uppför sig mindre hänsynsfullt än i verkliga samtal.
- Undvik fragmenterade ”Shatner-meddelanden” och utdragna texter; bekräfta istället mottagna meddelanden utan att pressa på svar.
- Tänk efter vem du skriver till, när och vad du kommunicerar; var försiktig med användningen av emojis och förkortningar, och prioritera korrekt språk.
Oavsett om du använder SMS eller en app som iMessage eller WhatsApp, finns det vissa riktlinjer som är bra att följa. Det verkar som att alla inte är bekanta med dessa grundläggande etikettregler för meddelanden. Därför har jag sammanställt 11 råd om vad du bör och inte bör göra när du skickar meddelanden, något jag själv alltid strävar efter att följa…
1. Undvik Korta Fragmenterade Meddelanden
Termen ”Shatner-meddelande” kanske är ny för dig, men konceptet är nog bekant. Det handlar om en serie korta meddelanden som skickas i snabb följd, när ett enda längre meddelande hade varit mer effektivt. De som är värst kan till och med skicka ett ord i taget för dramatisk effekt, vilket leder till en flod av notifikationer på mottagarens telefon.
Benämningen kommer från William Shatners sätt att tala, med korta pauser mellan orden, vilket påminner om den här typen av meddelandehantering. Oavsett vad du kallar det, är det bäst att undvika.
2. Skriv Inte Långa Uppsatser Utan Pauser
I kontrast till ”Shatner-meddelanden” finns de som skriver utdragna texter som meddelanden, vilket är lika onödigt. Även om du har ett viktigt budskap, spara mottagaren från ett långt, detaljerat meddelande som täcker flera ämnen samtidigt.
Fokusera istället på ett ämne i taget och invänta svar innan du går vidare. Tänk dig hur det skulle kännas i ett verkligt samtal, så inser du hur opassande och onödigt det är.
3. Bekräfta Alltid Mottagna Meddelanden
Vi känner alla någon som låter en meddelandekonversation tystna utan att ge något tecken på att den är avslutad. Det är allmänt uppfattat som oartigt. Det är viktigt att på något sätt bekräfta ett meddelande, även om det bara är med en tumme upp eller en bock-emoji. Det visar att du har sett meddelandet och är klar med konversationen.
Varför är det oartigt? Föreställ dig att du talar med någon ansikte mot ansikte och de plötsligt går iväg utan att på något sätt avsluta samtalet. Du skulle känna dig irriterad, och med rätta. Samma grundläggande artighet bör gälla i digitala interaktioner. Vi borde till och med vara artiga mot AI-chattbottar!
4. Undvik Att Stressa Mottagaren Till Ett Snabbt Svar
Även om det kan vara frestande att påminna någon om att de inte har svarat, är det också oartigt. Personen kan vara upptagen, så om du inte vet att de är online och tillgängliga, ge dem lite tålamod.
Det finns dock en gräns. Som tidigare nämnt, är det oartigt att helt ignorera ett meddelande. Om det inte bekräftats inom 24 timmar, har du all rätt att skicka en uppföljande fråga.
5. Var Medveten Om Tidpunkten För Dina Meddelanden
I en alltmer globaliserad värld, har vi ofta kontakt med familj och vänner i olika tidszoner. Meddelandeappar gör kommunikationen enkel, men det är viktigt att vara medveten om tidsskillnader.
Jag arbetar med många amerikaner som vet att de inte ska skicka meddelanden under deras kväll, eftersom det är tidig morgon för mig här i Storbritannien. De flesta använder ”Stör ej”-funktionen, men du bör också vara uppmärksam på vilken tid det är för den du skickar till.
6. Tänk På Vem Du Skriver Till
Det är lätt att glömma att olika mottagare kräver olika sätt att kommunicera. Jag använder ett annat språk i familjens WhatsApp-grupp än i grupper med jämnåriga vänner. Vad du säger och hur du säger det bör variera beroende på vem du pratar med.
Förutom att anpassa din ton till familj jämfört med vänner, bör du även vara mer formell med kollegor och din chef. De kanske inte uppskattar en opassande bild som du tänkt skicka till din partner, eller ett skämt som är avsett för dina vänner.
7. Skicka Aldrig Olämpligt Material
Även om du tror att mottagaren uppskattar det du skickar, tänk efter en extra gång innan du skickar något olämpligt. Det kan vara allt från opassande bilder och skämt till känslig information.
Var också försiktig med att prata illa om någon till en annan. Meddelanden kan skärmdumpas och användas mot dig. Skärmdumpar kan också oavsiktligt avslöja din identitet, men det är en annan fråga. Vänskapsrelationer kan ändras. Om du har skickat felaktig information till en vän som du senare bryter kontakten med, kan den informationen användas mot dig.
8. Använd Emojis Med Måtta Och Omdöme
För många av oss har emojis blivit standardsättet att reagera på saker online, inklusive meddelanden. Det är helt okej. Jag gillar dem också, eftersom de snabbt kan bekräfta något.
Men om du använder emojis för ofta, minskar deras effekt och du kan verka lat och ointresserad. Emojis som tummen upp eller ett skrattande ansikte är bra när ett meddelande inte motiverar ett utförligt svar, men inte när du får en direkt fråga eller pratar om något allvarligt.
9. Använd Korrekt Stavning Och Grammatik
Den här regeln kanske inte uppskattas av yngre generationer, där korrekt stavning och grammatik ofta ses som valfritt. Men jag tycker att alla bör sträva efter att stava rätt och använda kommatecken på rätt ställe i all skriftlig kommunikation.
Redan 2012 skrev jag en artikel om varför stavfel spelar roll, även i sms. Och även om världen har förändrats sedan dess, med meddelandeappar som ersätter SMS, är min poäng fortfarande relevant.
10. Anta Inte Att Alla Känner Till Textförkortningar
Förkortningar är vanliga i meddelanden, särskilt eftersom SMS hade en begränsning av antalet tecken. Men alla känner inte till alla förkortningar.
Generellt blir problemet större ju äldre man är. Nya förkortningar och slanguttryck dyker upp hela tiden, och en del blir allmänt accepterade. Men de som inte sprider sig till allmänheten kan förvirra andra. Så försök att använda hela ord när det är möjligt, även om det tar lite längre tid att skriva.
11. Skicka Inte Meddelanden När Du Är Trött Eller Påverkad
Du bör aldrig skicka meddelanden när du är trött eller påverkad. Om din förmåga att tänka klart är nedsatt (på grund av alkohol eller trötthet), bör du undvika att skicka meddelanden, även om det innebär att låsa in din telefon.
Varför? För att du kan ha förlorat omdömet att inte förolämpa någon, och din impulskontroll kan vara sämre. Det kan leda till att du meddelar ett ex, eller skickar fel meddelande till fel person.
Dessa är några av de regler som är bra att tänka på när du skickar meddelanden. De säkerställer att du inte framstår som oartig, och kan också förhindra att du hamnar i pinsamma situationer.