En digital arbetsyta refererar till den uppsättning verktyg, applikationer och tjänster som möjliggör för team utanför kontoret att samverka och utföra sitt arbete oberoende av plats.
Denna digitala miljö skapar en trygg plats för distansarbetande team att på ett säkert sätt nå, spara och dela information, dokument och annat material. Den bidrar också till att effektivisera affärsprocesser, förbättra produktiviteten och sänka kostnader.
Digitala arbetsytor är oumbärliga för företag med distansarbete, då de tillhandahåller den infrastruktur som är nödvändig för att säkerställa att medarbetarna har tillgång till de resurser de behöver, samtidigt som företagets data förblir skyddad.
Dessutom underlättar en digital arbetsyta en mer effektiv samverkan mellan distansarbetande företag och deras samarbetspartners, kunder och andra intressenter.
Verktyg för digitala arbetsytor ger säker tillgång till dokument, applikationer och tjänster, samt kommunikationsverktyg som hjälper team att hålla kontakten och arbeta produktivt. De erbjuder även avancerade säkerhetsfunktioner för att skydda data och hindra obehörig åtkomst.
Utmaningar med en digital arbetsmiljö
Samarbete
Att säkerställa ett effektivt samarbete mellan teammedlemmar som befinner sig på olika platser kan vara en utmaning. För att skapa en framgångsrik digital arbetsyta behöver företag implementera verktyg och system som underlättar smidig kommunikation och samarbete.
Anpassningsförmåga
I takt med att den digitala arbetsytan utvecklas, måste företag säkerställa att deras system kan hålla jämna steg. Det är viktigt att vara beredd att införa ny teknik och nya processer vid behov.
Utbildning
För att kunna använda en digital arbetsyta krävs det att medarbetarna har kunskap om de olika verktygen och teknikerna som används. Företag måste se till att personalen har tillräcklig utbildning och tillgång till de rätta resurserna.
Säkerhets- och integritetsrisker
I takt med ökad användning av digitala verktyg, har datasäkerhet och integritet blivit en allt större angelägenhet. Utan adekvata säkerhetsåtgärder kan känslig data bli sårbar för illvilliga aktörer eller oavsiktliga intrång.
Tekniska problem
Precis som med all teknik kan digitala arbetsytor drabbas av tekniska svårigheter. Det kan innebära problem med långsamma laddningstider, anslutningsproblem och andra prestandarelaterade bekymmer.
Komplexitet
Digitala arbetsytor kräver mer teknisk kunskap än traditionella arbetsplatser, vilket kan göra dem svåra att använda för de som är mindre teknikvana. Detta gäller särskilt de som inte är bekanta med de digitala verktygen som används på arbetsplatsen.
Brist på fokus
Det kan vara lätt att bli distraherad av meddelanden, e-post och annat i en digital arbetsyta. Med rätt åtgärder kan det dock bli lättare att behålla fokus på arbetsuppgifterna.
Att skydda den digitala arbetsytan: En nödvändighet
Att säkra den digitala arbetsytan är avgörande i dagens digitala värld. När fler företag övergår till digitala arbetsytor, ökar behovet av att skydda dessa från skadliga attacker och intrång.
Det finns flera sätt att skydda en digital arbetsyta. Det kan handla om att införa brandväggar, kryptera data, implementera användaråtkomstkontroller samt installera system för att upptäcka och förhindra skadlig programvara.
Företag bör även investera i utbildning för sina medarbetare om hur de bäst skyddar sina digitala arbetsytor. Det är också viktigt att se till att systemen regelbundet övervakas och uppdateras med de senaste säkerhetsuppdateringarna för att skydda mot nya hot.
Genom att vidta dessa åtgärder kan företag säkerställa att deras digitala arbetsytor är säkra och att deras data är skyddad.
De främsta verktygen för en säker digital arbetsyta
Den digitala arbetsytan håller snabbt på att bli en central del av modern företagsverksamhet. Den erbjuder en trygg virtuell miljö där medarbetare kan samverka, dela information och komma åt viktiga resurser.
För att uppnå högsta möjliga säkerhet och effektivitet inom den digitala arbetsytan är det viktigt att organisationer använder de bästa verktygen som finns tillgängliga.
Vi har analyserat några av de bästa och säkraste verktygen för digitala arbetsytor som kan hjälpa företag att skydda sin data och sina resurser, samt effektivisera arbetsflöden.
ClickUp
ClickUp är en plattform för projektledning och produktivitet som hjälper team att organisera sig, hålla koll på sina framsteg och nå sina mål. Den passar bäst för team av alla storlekar, från små startups till stora företag.
Funktioner i ClickUp
- Uppgiftshantering
- Automatisering
- Integration med tredjepartsappar
- Anpassningsbara arbetsflöden
- Samarbetsverktyg
- Aviseringar
- Kommentarer och diskussioner
- Kalender och tidslinjer
- Rapporter och analyser
ClickUp erbjuder användare omfattande verktyg för projekthantering, inklusive uppgiftshantering, schemaläggning, samarbetsfunktioner, rapportering med mera.
Plattformen gör det också möjligt för användare att anpassa sin arbetsyta efter behov. ClickUp samlar in data från olika källor, som uppgifter, inlägg, diskussioner och dokument, för att ge användarna en organiserad översikt över sina projekt.
Tresorit
Tresorit är ett säkert molnlagringssystem som erbjuder end-to-end-kryptering och säker fildelning för att skydda data från obehörig åtkomst. Det är idealiskt för företag, organisationer och individer som hanterar känslig data som behöver extra skydd.
Funktioner i Tresorit
- End-to-end-kryptering
- Nollkunskapsarkitektur
- Automatisk synkronisering
- Användar- och rollhantering
- Samarbetsverktyg
- Filåtkomstkontroll
- Förebyggande av dataförlust
- Tvåfaktorsautentisering
- Övervakning av användaraktivitet
- Säker dokumentförvaring
Tresorit krypterar data på enheten innan den laddas upp till molnet och dekrypterar den när den laddas ned. Detta skyddar datan även om molnmiljön skulle utsättas för intrång.
Informationen lagras även på flera platser för ökad säkerhet och redundans. Tresorit har även andra funktioner, som tvåfaktorsautentisering, säker länkdelning och fjärradering av data från enheter.
VMware Workspace ONE
VMware Workspace ONE är en intelligent digital arbetsplattform som hjälper organisationer att effektivt hantera, skydda och distribuera applikationer och data över olika enheter.
Plattformen är idealisk för företag som behöver säker leverans och hantering av applikationer och data på vilken enhet som helst, samtidigt som de automatiserar och kontrollerar hela enhetens livscykel.
Med VMware Workspace ONE kan företag samla åtkomstkontroll, enhetshantering, applikationsleverans, identitets- och åtkomsthantering, säkerhet och efterlevnad på en enda digital arbetsplattform.
Den erbjuder en plattform för hantering av alla mobila enheter, bärbara datorer, stationära datorer och applikationer på olika plattformar. Den samlar även in data från slutpunkter för att ge realtidsinformation om användarbeteende, aktiviteter och efterlevnad.
Plattformen tillhandahåller analyser för att hjälpa företag att fatta bättre beslut om sin digitala arbetsyta och optimera användarupplevelsen.
Funktioner i VMware Workspace ONE
- Enhetlig slutpunktshantering: Hantera, säkra och konfigurera enheter på alla operativsystem, som Windows, macOS, Android och iOS.
- Identitets- och åtkomsthantering: Säker autentisering av användare och ger dem tillgång till nödvändiga applikationer och resurser.
- Applikationsaktivering: Leverera och hantera applikationer över digitala arbetsytor, inklusive virtuella och fysiska enheter samt virtualiserade mobila enheter.
- Dynamisk analys: Övervaka och analysera data från slutpunkter, applikationer och användare för att identifiera och hantera potentiella risker.
- Enhetlig användarupplevelse: Skapa en enhetlig och intuitiv upplevelse som förenklar användarens arbetsflöden.
- Säkerhet och efterlevnad: Säkerställ överensstämmelse med bransch- och företagsstandarder och skydda data med inbyggda säkerhetsfunktioner.
- Molnhantering: Hantera och övervaka molnbaserade applikationer.
VMware Workspace ONE erbjuder omfattande datasäkerhet och efterlevnad som garanterar säkerheten för enheter, applikationer och nätverk.
Egress
Egress är en avancerad svit för fildelning och samarbete som möjliggör säker, spårbar och kompatibel kommunikation och samarbete. Den passar bäst för företag och organisationer som behöver dela känslig information med externa parter som kunder, partners och leverantörer.
Med Egress kan användare på ett säkert sätt skicka och ta emot filer, e-postmeddelanden och meddelanden till och från externa parter. Plattformen använder kryptering för att säkerställa att all data skyddas och ger även en översikt över alla aktiviteter.
Funktioner i Egress
- Filredigering i realtid, inklusive dokumentredigering och PDF-kommentarer
- Detaljerade granskningsloggar som registrerar användar- och administratörsaktiviteter, som öppningar, delningar, redigeringar och nedladdningar, med tid- och datumstämplar.
- Skyddar data både när den lagras och överförs
- Användarstyrning och behörighetskontroll
Användare kan anpassa användarbehörigheter och åtkomstkontroller för att se till att endast behöriga personer har tillgång till datan.
Egress erbjuder även automatiskt skydd mot dataförlust, detaljerad åtkomstkontroll och säkert dokumentsamarbete. Dessutom erbjuder plattformen en enda inloggningsportal för alla användare, vilket ger smidig åtkomst till data från alla enheter.
Google Workspace
Google Workspace är en molnbaserad samarbetsplattform som hjälper team att arbeta bättre tillsammans. Den är idealisk för företag, skolor och organisationer som behöver samarbeta, dela filer och kommunicera på ett säkert sätt.
Google Workspace är integrerad med Gmail, Kalender, Drive, Meet och andra Google-tjänster, vilket gör det enkelt för användare att komma åt e-post, dokument, videokonferenser med mera på ett och samma ställe.
Plattformen erbjuder även en säker samarbetsmiljö med funktioner som tvåstegsautentisering, skydd mot dataförlust och säkerhet i företagsklass.
Med Google Workspace kan användare skapa, lagra och dela filer i molnet, komma åt sina dokument från vilken enhet som helst och samarbeta med andra i realtid.
Funktioner i Google Workspace
- Gmail: Professionell e-post för företag, med cirka 15 GB lagringsutrymme, anpassade e-postadresser och säkert dataskydd.
- Kalender: Med kalendern kan man enkelt schemalägga möten, dela dokument och hålla sig uppdaterad med kollegor.
- Drive: Ett säkert molnbaserat lagringssystem med möjligheter för fildelning.
- Dokument: Skapa, redigera och samarbeta i dokument med teamet i realtid, oavsett plats.
- Kalkylark: Ett intuitivt kalkylverktyg som gör det enkelt att skapa, redigera och dela kalkylark och samarbeta med teamet.
- Presentationer: Skapa, presentera och samarbeta i snygga presentationer med teamet i realtid.
- Formulär: Skapa anpassade formulär och undersökningar för att samla in kund- och kollegadata, feedback och insikter.
- Grupper: Skapa dedicerade utrymmen där kollegor kan samarbeta och dela idéer, dokument med mera.
- Meet: En säker videokonferenslösning för upp till 500 deltagare, med skärmdelning.
Google Workspace erbjuder även robusta analys- och rapportverktyg som hjälper organisationer att mäta sina resultat och fatta datadrivna beslut.
Sync
Sync är en molnlagringstjänst som erbjuder användare säker, krypterad lagring och delning av data. Tjänsten passar bäst för individer och företag som vill lagra och dela filer, dokument och media på ett säkert sätt med sina team eller allmänheten.
Sync fungerar genom att kryptera datan med en unik krypteringsnyckel, vilket gör att endast användaren har tillgång till sin data.
Funktioner i Sync
- Nollkunskapssäkerhet: All data krypteras och dekrypteras på användarens enhet, vilket innebär att endast användaren kan komma åt informationen.
- Privat nyckelkryptering: All data krypteras med AES-256 GCM, låst med användarens 2048-bitars RSA-nyckel.
- Aktivitetsloggning: Spåra användaraktivitet på kontot.
- Länkdelning: Dela enkelt länkar till filer och mappar med vem som helst.
- Automatiska säkerhetskopieringar: Säkerhetskopiera data automatiskt utan manuell inmatning.
Sync låter användare synkronisera data mellan sina enheter, vilket säkerställer att all data är uppdaterad och säker. Den erbjuder även funktioner för mapp- och länkdelning, fjärråtkomst till filer samt versionshantering för att spåra ändringar i filer.
Skiff
Skiff är en privat, end-to-end-krypterad digital arbetsyta som skyddar konfidentiell information. Den ger användarna en säker, krypterad e-posttjänst som anonymiserar all kommunikation och skyddar data från inkräktare.
Med Skiff kan användare skriva anteckningar, dela filer och samarbeta i en säker, privat miljö. Plattformens användarvänliga gränssnitt gör det enkelt att skapa konton och snabbt börja använda den digitala arbetsytan.
Funktioner i Skiff
- Intuitiva och samarbetsvänliga projekt: Skapa och samarbeta i projekt med lätthet
- Robust säkerhet och efterlevnad: Säkerställ efterlevnad av branschstandarder, skydda data och din organisations känsliga information
- Smart filhantering: Lagra, få åtkomst till och dela filer automatiskt
- Ladda upp, importera och dela krypterade filer på ett säkert sätt
- Skiff erbjuder 10 GB gratis lagringsutrymme och gör det enkelt att byta från andra molnlagringsleverantörer, samtidigt som man behåller full kontroll över sin data.
Skiff är bäst för alla som vill skydda sin data och kommunikation, exempelvis småföretagare, entreprenörer och proffs som hanterar konfidentiell information.
Slack
Slack är ett molnbaserat verktyg för samarbete och kommunikation på arbetsplatsen. Det är idealiskt för att hålla kontakten med team och kollegor, och gör det enkelt för användare att dela filer och information. Det fungerar som ett centralt nav för kommunikation och samarbete.
Funktioner i Slack
- Meddelanden i realtid och fildelning
- Möjlighet att skapa kanaler för separata ämnen, team eller projekt
- Integrationer med andra tjänster
- Möjlighet att dela och samarbeta i dokument
- Mobilapp för åtkomst var som helst
- Anpassningsalternativ
- Säkerhets- och efterlevnadsfunktioner
Användare kan skapa kanaler för specifika ämnen och sedan lägga till personer i kanalerna för att diskutera. De kan även skicka meddelanden till varandra och dela filer, videor och dokument. Dessutom kan man via Slack starta gruppsamtal och söka efter tidigare diskussioner.
Slutsats
Inget företag är det andra likt, och detsamma gäller för digitala arbetsytor. Den bästa digitala arbetsytan kan variera beroende på storleken och omfattningen av verksamheten. Vissa företag kan gynnas av en allt-i-ett-lösning med flera verktyg, medan andra kan dra nytta av en kombination av verktyg som fyller olika syften. I slutändan kommer den bästa digitala arbetsytan för ett företag att bero på dess individuella behov.
När man väljer ett verktyg för digitala arbetsytor är det viktigt att ta hänsyn till nuvarande och framtida behov, användarupplevelsen och den säkerhetsnivå som krävs. Det är viktigt att hitta ett säkert verktyg som kan växa med verksamheten. Man bör även överväga de totala ägandekostnaderna, inklusive kostnader för installation, löpande underhåll, support samt eventuella tilläggsfunktioner.
Genom att ta sig tid att överväga alla dessa faktorer kan man hitta den bästa digitala arbetsytan för sin verksamhet, vilket kan leda till ökad produktivitet, effektiva arbetsprocesser och skydd av data.