Virtuella datarum (VDR), även kända som elektroniska datarum, har snabbt blivit oumbärliga för företag som värdesätter säkerhet och effektivitet i sin verksamhet. I en tid där datasäkerhet är av största vikt, erbjuder VDR-tjänster en säker onlineplattform för lagring och delning av känslig information.
Dessa plattformar skyddar värdefulla data med avancerade säkerhetsprotokoll och kryptering, vilket garanterar att endast behöriga personer har tillgång till materialet. Men med ett stort utbud av VDR-leverantörer kan det vara svårt att välja rätt lösning för just ditt företag. Därför har vi sammanställt en lista över de bästa leverantörerna av virtuella datarum för att hjälpa dig i ditt val.
Innan vi går in på leverantörer, låt oss först undersöka vad ett virtuellt datarum faktiskt är och vilka fördelar det erbjuder.
Vad är ett virtuellt datarum?
Ett virtuellt datarum (VDR) fungerar som ett säkert digitalt arkiv där organisationer kan lagra och distribuera konfidentiell data. Det är mer än bara en lagringsplats; det fungerar som ett virtuellt affärsrum där företag kan kommunicera, fatta strategiska beslut och hantera arbetsflöden, med tillgång till all nödvändig information i en kontrollerad miljö.
VDR-system är typiskt säkrade med kryptering av högsta klass, sofistikerade säkerhetsprotokoll, tvåfaktorsautentisering och enkel inloggningskontroll. Detta gör det möjligt för företag att genomföra komplexa transaktioner, såsom fusioner och förvärv (M&A), med ökad säkerhet. VDR har blivit ett oumbärligt verktyg för företag som vill dela viktig information med kunder och leverantörer utan att behöva fysiska möten. Till skillnad från traditionell pappershantering erbjuder VDR en modern och effektiv lösning för dokumenthantering. Användare måste ansöka om tillgång till data i ett VDR, och godkända användare får snabbt tillgång till informationen.
Hur fungerar ett virtuellt datarum?
Ett VDR fungerar som en säker lagringsplattform eller ett verktyg för alla digitala dokument. Det underlättar genomförandet av stora affärstransaktioner med due diligence. Genom att kombinera projektledningsfunktioner säkerställs effektiva arbetsflöden och behovet av fysiskt pappersarbete minimeras.
Källa: DealRoom
När ett företag väljer ett VDR från en pålitlig leverantör, installeras det på företagets server och skapar en centraliserad och säker resursplattform för att dela information med tredje parter. Investerare, kunder och andra parter med lämpliga behörigheter kan komma åt dessa resurser i en kontrollerad miljö. VDR:er ger dig möjlighet att hantera tittarnas behörighet att läsa, kopiera eller skriva ut dokument, vilket ökar säkerheten.
Under affärsprocesser kan företag säkert utbyta känsliga dokument och information. VDR:er möjliggör även för anställda att utföra sina uppgifter snabbare genom automatiserade processer och avancerad projektledning.
Fördelar med virtuella datarum
VDR-tjänster erbjuder flera fördelar:
- Säker och skyddad lagring: En av de största fördelarna med VDR är den höga säkerheten för lagring och delning av känslig data. Krypteringsprotokoll skyddar informationen mot obehörig åtkomst.
- Förbättrad due diligence: VDR har visat sig vara avgörande för att förbättra due diligence-processen genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för information. Det underlättar effektiv delning, granskning och analys av data för investerare och kunder.
- Ökad transparens: Genom att erbjuda en säker miljö för informationsdelning och möjligheten att spåra användaraktivitet, bygger VDR förtroende och transparens mellan alla inblandade parter.
- Snabbare affärsprocesser: VDR underlättar för företag att genomföra affärsprocesser genom en centraliserad plattform för informationsdelning. Detta bidrar till att påskynda försäljningsprocesser och transaktioner.
- Kostnadseffektivitet: Genom att minska behovet av fysiskt pappersarbete, utskrifter och resor för att visa dokument, kan VDR bidra till betydande kostnadsbesparingar.
Användningsområden för virtuella datarum
VDR-tjänster har revolutionerat hur fusioner och förvärv, kapitalanskaffningar, finansiella transaktioner och andra affärsöverenskommelser genomförs. Här är några exempel på användningsområden:
- Tillverkningsindustri: Tillverkningsföretag använder ofta VDR för att genomföra stora affärer med kunder och leverantörer, vilket ger dem en säker plattform för samarbete och informationsdelning.
- Informationsteknologi: Inom IT-branschen är VDR populärt för att dela dokument mellan team i olika delar av världen, samt med kunder och andra intressenter.
- Banker: VDR hjälper banker att hantera fusioner, utlåning, utbyte av känsliga dokument och andra uppgifter i en säker och reglerad miljö. De kan lagra kundinformation i ett säkert digitalt arkiv.
- Konsultföretag: VDR underlättar projektsamarbete, kundhantering och kunskapsdelning inom konsultverksamheten.
- Juridiska firmor: Genom att digitalisera dokumenthantering kan VDR hjälpa juridiska firmor att effektivisera arbetsflöden och dela information med kunder och andra företag.
Nu ska vi titta närmare på några av de bästa leverantörerna av virtuella datarum som du kan överväga.
DealRoom
DealRoom är en ledande VDR-plattform som ger företag en säker plats att lagra konfidentiella dokument, hantera datakontroller och samarbeta med kunder. Med DealRoom får du en centraliserad lagring av dokument och kan visa informationen genom en integrerad dokument- och Excel-läsare utan att behöva växla mellan olika plattformar. Plattformen erbjuder även dataanalysfunktioner som ger insikter i dokumentaktivitet, åtkomstförfrågningar och kundinteraktioner. DealRoom har anpassningsbara behörigheter och multifaktorautentisering för att skydda data mot stöld eller obehörig åtkomst. Due diligence-förfrågningar kan enkelt hanteras med hjälp av en dra-och-släpp-funktion för uppladdning. DealRooms startplan börjar på 1295 USD per månad.
Caplinked
Caplinked är en välkänd leverantör av VDR-lösningar som hjälper företag att ta sin dokumenthantering till en ny nivå med säkerhet. Caplinked erbjuder ett valv för att säkert lagra dokument från företag, kunder och investerare. Plattformen använder 256-bitars kryptering, uppfyller HIPAA- och SOC 2-standarder, och erbjuder anpassningsbara grupper och behörighetsinställningar. Utöver filhantering erbjuder Caplinked funktioner som säkerhetskopiering och möjligheten att skapa instruktioner för åtkomst. Med hjälp av AI kan du redigera känslig information automatiskt och organisera data genom en textbaserad sökfunktion. En central instrumentpanel ger överblick över alla åtgärder och ändringar. Caplinked erbjuder VDR-mjukvara i olika paket, med startpriset 149 USD per månad för Team-paketet.
Box
Box underlättar avtalshantering och datadelning med sitt VDR-verktyg. Box hjälper till att effektivisera och säkra due diligence-processer vid M&A, kontraktsförhandlingar och andra transaktioner. Box erbjuder 1400+ integrationer som kan påskynda affärscykler och ger mobilåtkomst och förhandsvisning i webbläsaren för 125+ filformat utan att kompromissa med datasäkerheten. Plattformen tillhandahåller säkerhetsprotokoll, klassificering och robusta auktoriseringsprocesser. Med funktioner som döljande samarbete, vattenmärkning och hantering av dataförvaring, säkerställs efterlevnad av SOX- och FINRA-standarder. Box använder maskininlärning för att extrahera relevant information från lagrade dokument och underlättar samarbete med budgivare i VDR-miljön.
Digify
Digify är en pålitlig VDR-leverantör som ger de insikter du behöver för att påskynda dina affärstransaktioner. Med avancerad dokumentspårning och analys kan du se hur dina investerare interagerar med data. Digify erbjuder även varumärkesalternativ med vitmärkningsfunktion för att använda egna webbadresser på plattformen. Med anpassning av logotyp, avatarer och varumärkesfärger kan du bygga förtroende med besökare i datarummet. Digify är ISO27001-certifierat och erbjuder fullständig kryptering och engångsavtal (NDA) för högsta säkerhet. Standardplanerna för tjänsten börjar på 120 USD per månad vid årlig fakturering.
Onehub
Onehub erbjuder en sömlös plattform för att lagra, hantera och genomföra affärer med hjälp av ett virtuellt datarum. Med Onehub kan du dela dokument och annan viktig information med kunder, klienter och kollegor på ett säkert sätt. Dra-och-släpp-funktionen för uppladdning underlättar filhantering och förhandsvisning av över 30 filtyper. Onehub erbjuder också avancerad aktivitetsspårning som ger detaljerad information om datarumets aktivitet. Det är enkelt att organisera filer och mappar och kontrollera behörigheter för olika användare. Onehub använder 256-bitars kryptering och tillhandahåller möjlighet att anpassa arbetsytan med företagets logotyp och färg. Detta ger en personlig touch och stärker varumärket.
iDeals
Med iDeals kan du dela affärsdokument och annan känslig information på ett säkert sätt. iDeals VDR är interaktivt och tillgängligt från alla enheter utan att plugin-program krävs. Dokument kan enkelt laddas upp med dra-och-släpp och numreras automatiskt. Vattenstämplar och behörighetsinställningar kan konfigureras innan affären startar. iDeals stöder över 25 filformat och ger möjlighet att begränsa visning av känslig information i dokument. En dokumenträttighetshantering gör att du kan anpassa filernas behörigheter efter behov. iDeals erbjuder en drifttid på 99,95 % och genererar rapporter som ger insikter i budgivares aktivitet. Plattformen har 256-bitars kryptering, 2048-bitars nycklar och är SOC 2-kompatibel med datacentersäkerhet som granskats av EY och ISO 27001-certifierad. iDeals erbjuder flera avancerade funktioner som fence view, vattenstämpel, IP-adressbegränsning och säker kalkylarkvisare.
DocSend
DocSend från Dropbox erbjuder ett virtuellt datarum med smidig hantering av e-postadresser, domäner och tillgänglighet för känslig information. Du kan styra behörigheter på dokumentnivå och anpassa visningen med din egen logotyp och banner. DocSend tillåter användare att dela flera dokument via en länk. Användare kan öppna filer direkt utan att behöva ladda ner mjukvara.
FirmRoom
FirmRoom är SOC 2 Typ 2-certifierat och erbjuder enkel dokumenthantering i ett användarvänligt VDR. Med en dra-och-släpp-funktion för uppladdning, automatisk indexering och avancerad sökning kan du hantera filer effektivt. FirmRoom har en säker kalkylarkvisare, en dokument- och Excel-visare för att visa data i flera filformat. Den inbyggda redigeringsfunktionen kan snabbt identifiera och ta bort känslig information. FirmRoom erbjuder dokumentskydd med fyra åtkomstnivåer, vattenmärkning och NDA. Genom smart analys får du en detaljerad bild av vad som händer i datarummet, inklusive en värmekarta för dokument och en översikt över användaraktivitet.
Ansarada
Ansarada är en VDR-tjänst som är utformad för att stödja företagstillväxt och kritiska affärsresultat. Ansarada erbjuder en säker plattform för fildelning som kan integreras med andra plattformar för enkel dokumentvisning. Med en dra-och-släpp-funktion underlättas filhantering. Deal Workflow-verktyget gör att team kan samarbeta och arbeta strategiskt utan begränsningar av antalet användare. Ansarada använder AI för att spåra användaraktiviteter. Ansarada erbjuder inte bara ett verktyg för M&A-affärer och börsintroduktioner utan även stöd för användarhantering och drift. Ansarada kostar 1039 USD per månad för ett obegränsat antal användare.
Imprima
Imprima är en AI-driven VDR-plattform som erbjuder snabb dataåtkomst med bloblagringsteknik. Plattformen fungerar med alla typer av dokument och kan automatiskt redigera viktiga delar av dokument för att följa GDPR. Imprima analyserar även juridiska dokument och strukturerar VDR:en automatiskt. Genom instrumentpaneler i realtid och värmekartor kan du övervaka budgivarnas intressen. Imprimas AI- och automatiseringsverktyg hjälper dig att granska juridisk dokumentation och organisera dina VDR:er effektivt. Imprima är kompatibel med ISO 27001:2013 och GDPR och skyddar data med branschledande säkerhetsåtgärder. Imprima har EU-baserade dataservrar.
Slutsats
Virtuella datarum (VDR) har gjort det enklare för företag att lagra och hantera data säkert och samtidigt påskynda M&A-processer och andra transaktioner. Alla de VDR-leverantörer som nämns ovan erbjuder grundläggande och avancerade funktioner med robusta säkerhets- och efterlevnadspolicyer för att skydda dig mot säkerhets- och integritetsrisker. Välj den leverantör som bäst passar dina affärsbehov och budget.
Läs vidare och lär dig mer om datacentertyper.